Mariusz Sosna

Pracuj głową

czyli praktyczny system pracy zwiększający
codzienną efektywność

Projekt okładki

Krzysztof Krawiec

Ilustracje

Grzegorz Kaszuba

Korekta

Małgorzata Stempowska

Copyright © by Mariusz Sosna, 2016

ISBN 978-83-943922-0-8

Napisałeś książkę i chcesz ją wydać? Zapraszamy do serwisu Rozpisani.pl.

Znajdziesz tu szeroki zakres usług wydawniczych, dzięki którym Twoja książka trafi do księgarń.

Pomożemy Ci dotrzeć do czytelników na całym świecie!

Kontakt
www.rozpisani.pl
info@rozpisani.pl

Konwersja do epub A3M Agencja Internetowa

Wstęp

Żyjemy i pracujemy w natłoku informacji i zadań. Rozwój środków komunikacji i presja ciągłej dostępności „pod telefonem" i „pod mailem" sprawiają, że nasza codzienność wydaje się być nieprzerwanym strumieniem wydarzeń i informacji, z których coraz trudniej wydobyć te, które powinny być dla nas istotne. Gdy przełożymy to na perspektywę zawodową, bardzo łatwo odnieść wrażenie, że ilość pracy, którą mamy do zrobienia, jest po prostu awykonalna. W szczególności doświadczają tego pracownicy dużych korporacji, w których bolączki te są dodatkowo wzmacniane poprzez kulturę organizacyjną, często zachęcającą do wysłania maila w najdrobniejszej nawet kwestii. Najlepiej do wiadomości kilku osób. Któż z nas nie zna sytuacji, w której dwie osoby siedzące obok siebie rozmawiają ze sobą za pomocą Outlooka? Jakkolwiek nienaturalne, zachowania te stały się naszą codziennością już dawno temu. Obiegowa opinia mówi, że tak właśnie wygląda praca w dużych korporacjach i że zawsze jest więcej pracy do zrobienia niż czasu na nią przeznaczonego. A tak właściwie, to płaci się za pisanie maili, a nie faktyczną pracę. Niektóre firmy próbują z tym walczyć, zakazując wykorzystywania maili do komunikacji wewnętrznej lub uniemożliwiając rezerwację salek na spotkania. Działania te zwykle przenoszą jedynie problem w inne miejsce. Pracownicy natomiast zmuszeni są do odnalezienia się w nowej sytuacji i znalezienia sobie nowego sposobu na realizację swoich obowiązków.

Dodatkowo coraz więcej z nas zapytanych: „Co słychać, jak tam w pracy?", odpowiada, że zadań jest bardzo dużo, wymagania ciągle rosną, wszystko ma terminy „na wczoraj", a awans znowu dostał ten, co siedzi po godzinach. Coraz więcej osób nie pała wielkim entuzjazmem do swojej pracy i przez większość dnia walczy o utrzymanie się na powierzchni.

Niezależnie od tego, czy jesteś pracownikiem wielkiej korporacji, urzędu, czy prywatnej frmy – jeżeli w Twojej pracy masz do czynienia z szybkim przepływem informacji, a w biurze zawsze bardzo dużo się dzieje, ta książka jest właśnie dla Ciebie. W księgarniach można znaleźć wiele tomów poświęconych efektywności, zarządzaniu czasem czy realizowaniu zadań. Są to często świetne pozycje, które wskazują kierunek, mówią, co robić, a czego nie. Większość jednak nie daje konkretnych narzędzi, nie odpowiada na pytanie, jak poradzić sobie z problemami, które napotykamy przy pierwszej próbie wdrożenia teorii w praktykę. Dla większości osób kończy się to frustracją i powrotem do starych nawyków. W książce, którą masz w ręce, daję Ci gotowy system pracy, który powinieneś potraktować jako punkt wyjścia do stworzenia swojego, szytego na miarę systemu. Pozwoli Ci on przejąć kontrolę nad dniem pracy i kierować wysiłki w stronę, którą świadomie obierzesz. Ale zanim do tego doprowadzisz – pomoże Ci odpowiedzieć na podstawowe pytania i problemy dnia codziennego (jak sobie poradzić z natłokiem maili, brakiem czasu, przeszkadzaczami). Ostatecznie jednak zbliży Cię do odpowiedzi na fundamentalne pytanie:

Co ja właściwie w tej pracy robię?

Książka, którą właśnie czytasz, powstała z powyższego pytania. To ono jest źródłem dalszych przemyśleń i odpowiedzi, to ono jest motorem napędowym mojej codziennej pracy. Będę się starał zachęcić Cię do zadania sobie tego samego pytania. Ale dosyć już obietnic – wiem, że nie masz czasu na czytanie książek. Do rzeczy!

Samoocena

Zacznijmy od oceny Twojej obecnej sytuacji. Rozdział ten ma na celu zrozumienie przyczyn, dla których czytasz tę książkę, i ustalenie celów, które powinieneś przed sobą postawić. Sam fakt, że ją czytasz, zdradza już, że sytuacja, w której się znajdujesz, nie jest idealna. Zapewne jest coś, co chciałbyś zmienić. Być może jest to brak kontroli? Być może zbyt często jesteś zmuszony pracować w weekendy? Być może nie widzisz przed sobą perspektyw rozwoju lub nie masz czasu się nimi zająć, nawet jeżeli się pojawiają? Na początku najważniejszym krokiem będzie uświadomienie sobie, co tak naprawdę chciałbyś zmienić. Jeżeli uda Ci się to ustalić – będziesz mógł określić konkretne cele do zrealizowania i, przede wszystkim, zająć się ograniczeniami, które sprawiają, że jeszcze ich nie osiągnąłeś.

Stan obecny

Proponuję, abyś zaczął od prostego ćwiczenia. Stawiam tezę, że są cztery wartości, których możesz poszukiwać poprzez swoją codzienną pracę. Cztery motory napędowe, których większość z nas potrzebuje. Są to:

• wynagrodzenie (suma pieniędzy, które otrzymujesz za włożony wkład pracy, dodatkowe świadczenia i możliwość realizacji ambicji finansowych);

• rozwój zawodowy i osobisty (możliwość awansu, rozwoju kompetencji miękkich i twardych czy zdobywanie doświadczenia);

• spokój i stabilność (niski poziom stresu, rozumienie swoich obowiązków i świadomość posiadania kompetencji do ich wykonania, bezpieczeństwo);

• czas wolny (czas dla siebie i rodziny, możliwość realizacji celów niezwiązanych z pracą, wolne weekendy itp.). Każda z wartości wymienionych powyżej jest istotna, ale ich kolejność będzie różna w zależności od oczekiwań każdego z nas. Dla jednej osoby najważniejsze będą pieniądze, dla innej spokojna, stabilna praca i czas dla siebie. Wartości te będą oczywiście zmieniały się w czasie i wraz z zawodowym rozwojem. Osoby młode zapewne bardziej cenią sobie możliwość rozwoju zawodowego, który w późniejszym czasie pozwoli dopiero czerpać korzyści finansowe. Jeżeli masz w domu małe dzieci, zapewne chcesz mieć dla nich czas i nie spędzać weekendów w pracy. Spróbuj ocenić, co jest ważne dla Ciebie.

W skali od 1 do 10 oceń, jak ważne są dla Ciebie poszczególne wartości. 1 oznacza, że jest ona dla Ciebie zupełnie nieistotna. 10 oznacza, że to jest sens Twojej pracy. Możesz wpisać wszędzie wartość 10 lub 1, ale prawdopodobnie będziesz różnicował poszczególne wartości.

Swoje wyniki wpisz poniżej.

• Wynagrodzenie (1–10) ……………… (na ile ważne jest dla Ciebie wynagrodzenie, dodatkowe świadczenia i możliwość realizacji ambicji finansowych).

• Spokój i stabilność (1–10) ……………… (niski poziom stresu, znajomość swoich obowiązków i świadomość posiadania kompetencji do ich wykonania, bezpieczeństwo).

• Rozwój zawodowy i osobisty (1–10) ……………… (możliwość awansu, rozwoju kompetencji miękkich i twardych czy zdobywanie doświadczenia).

• Czas wolny (1–10) ……………… (czas dla siebie i rodziny; możliwość realizacji celów niezwiązanych z pracą, wolne weekendy). Przykładowo czas dla rodziny to Twój priorytet, cenisz sobie bezpieczeństwo oraz oczekujesz wynagrodzenia na przyzwoitym poziomie. Może to być: czas wolny (8), spokój i stabilność (5), wynagrodzenie (5), rozwój (1).

W następnym kroku spróbuję pomóc Ci ocenić Twoją aktualną sytuację. Zastanów się nad tym, jak wyglądała Twoja praca w ostatnich miesiącach i czego możesz się spodziewać w nadchodzącym czasie. Zadaj sobie pytania, które podpowiadam poniżej, i oceń swoją sytuację w skali od 1 do 10.

• Wynagrodzenie (1–10) ……………… (Czy aktualne wynagrodzenie wystarcza Ci na spełnienie swoich potrzeb finansowych? Jeżeli nie – czy możesz się spodziewać w najbliższym czasie znaczącej podwyżki? Czy pieniądze, które otrzymujesz za swoją pracę, są adekwatne do wysiłku w nią włożonego?).

• Spokój i stabilność (1–10) ……………… (Czy będąc w domu, relaksujesz się i nie myślisz o pracy? Czy śpisz spokojnie? Czy lubisz swoją pracę? Czy czujesz, że jesteś w stanie sprostać stawianym przed Tobą oczekiwaniom bez problemu? Czy jesteś spokojny o swoje stanowisko w nadchodzącym roku?).

• Rozwój zawodowy i osobisty (1–10) ……………… (Czy znasz swoją ścieżkę rozwoju na najbliższe lata? Czy spełnia ona Twoje oczekiwania? Czy wierzysz, że będziesz nią podążał? Czy pozwoli Ci ona zostać ekspertem w swojej dziedzinie i sprawi Ci osobistą satysfakcję?).

• Czas wolny (1–10) ……………… (Czy masz wystarczająco dużo czasu, który chcesz poświęcać na swoje prywatne sprawy? Czy spędzasz tyle czasu, ile chciałbyś, ze swoimi bliskimi? Czy ilość wolnego czasu umożliwia Ci zajmowanie się swoimi pasjami?). Udało się? Jesteś pewien wpisanych wartości? Świetnie, w takim razie czas na ich porównanie. Na poniższym wykresie uzupełnij swoje wyniki. Najpierw wpisz swoje oczekiwania (wartości, z pierwszej samooceny) – zaznacz je kropką na każdej z osi. Kropki połącz liniami. W ten sposób powstanie mapa Twojego celu. To jest Twój poziom ambicji, coś, do czego chcesz dążyć.

Następnie, na tym samym wykresie, najlepiej innym kolorem (lub ołówkiem) wprowadź wartości z drugiej samooceny – jak oceniasz swoją aktualną sytuację. Kropki połącz liniami i zakreśl wnętrze powstałego w ten sposób kształtu. W ten prosty sposób jesteś w stanie zobaczyć, jak wygląda Twoja aktualna sytuacja na tle Twoich oczekiwań.

Wyniki mogą być następujące:

• Aktualna sytuacja przykrywa oczekiwania. Świetnie! Moje gratulacje. Zastanów się jednak, czy nie powinieneś być bardziej ambitny. Ewidentnie jesteś w stanie osiągnąć więcej, niż udało Ci się dotychczas.

• Aktualna sytuacja jest zgodna z oczekiwaniami – mierzysz siły na zamiary. Pomyśl również o swoim poziomie ambicji i zerknij jeszcze raz na swoją ocenę wartości.

• Aktualna sytuacja nie pokrywa oczekiwań w jednym lub wielu obszarach. Obawiam się, że zdecydowana większość z nas jest właśnie w tej sytuacji. Ja również. To nie musi być jednak sytuacja zła. Jeżeli jesteś ambitny, to zawsze będziesz zawieszał sobie poprzeczkę wyżej.

• Niezależnie od tego, w której z powyższych kategorii mieścisz się obecnie, możesz również ocenić za pomocą uzyskanych wyników swój poziom ambicji. Podsumuj wszystkie wartości z pierwszej samooceny (suma z przedziału od 1 do 40). Wyniki są bardzo indywidualne i nie chcę ich wartościować. Na pewno jednak warto się zastanowić nad swoim poziomem ambicji, jeżeli suma jest mniejsza niż 15 (bardzo mało oczekujesz od pracy) lub większa niż 30 (masz bardzo wysokie oczekiwania i niełatwo będzie im sprostać).

Cel?

Przyjrzyjmy się jednak bliżej sytuacji, w której stan obecny nie pokrywa oczekiwań. Jeżeli taka sytuacja ma miejsce przynajmniej na jednej osi, łatwo zobaczyć CELE, które powinieneś przed sobą postawić. Powinieneś tak zmienić swoją pracę, aby wyrównać te różnice. Zastanów się dobrze nad poniższym pytaniem:

Co by się musiało wydarzyć, abyś zmienił swoją samoocenę adekwatnie do oczekiwań? O ile musi wzrosnąć Twoje wynagrodzenie? Ile czasu dla siebie chciałbyś mieć? Jakie kompetencje chciałbyś rozwijać w nadchodzących latach? Używając odpowiedzi na te i podobne pytania, skonstruuj konkretne CELE i zapisz je poniżej (może to być jeden lub wiele celów). Bądź konkretny – używaj liczb lub innych mie rzalnych wartości (np. chcę w ogóle nie pracować w weekendy, chcę dostać 2000 zł podwyżki, chcę wychodzić z pracy o 16:30).

1.…………………………………………………………………… ……………………………………………………………………

2…………………………………………………………………… ……………………………………………………………………

3…………………………………………………………………… ……………………………………………………………………

4…………………………………………………………………… ……………………………………………………………………

5…………………………………………………………………… ……………………………………………………………………

Przeszkody

Powinniśmy teraz zająć się przeszkodami powstrzymującymi Cię od osiągnięcia celów, które przed sobą postawiłeś. Nie jestem w stanie odgadnąć, jakie cele pojawiły się na powyższej liście. Niezależnie jednak od tego, jak je skonstruowałeś – wiele z nich będzie wymagało od Ciebie zmian w sposobie pracy (inaczej już byś je osiągnął). Większość będzie zapewne należała do jednej z dwóch kategorii:

• Jak robić, aby się wyrobić? (Nie siedzieć po godzinach, nie pracować w domu, mieć czas dla rodziny).

• Jak być lepszym, wydajniejszym w pracy i realizować swoje cele? (Być promowanym, realizować swoje cele zawodowe, więcej zarabiać). Odpowiedź na pierwsze pytanie jest stosunkowo prosta (z punktu widzenia kogoś, kto pracuje nad swoją efektywnością – wręcz banalna). Wymagać będzie od Ciebie po prostu zastosowania się do zasad, które będę opisywał w dalszych rozdziałach.

Odpowiedź na pytanie drugie jest już bardziej skomplikowana i będzie wymagała od Ciebie nie tylko wykonywania swoich obowiązków zgodnie z zasadami, które opiszę, ale również odpowiedniego nastawienia do pracy i zrozumienia, że to, co robisz codziennie, wpływa na to, czy osiągniesz swoje cele, czy nie.

W następnym rozdziale przedstawię system pracy mający sprawić, że wysiłki, które wkładasz w codzienną pracę, przynoszą maksymalne rezultaty. Czytając dalej tę książkę, miej na uwadze swoje cele. Zastanawiaj się nad przeszkodami, które znajdujesz w swojej codziennej pracy, a które uniemożliwiają Ci osiągnięcie tego, co sobie założyłeś. Po przeczytaniu całości wróć myślami do tego miejsca i zastanów się: Co powinienem zmienić w swojej pracy, aby osiągnąć powyższe cele?

Ocena systemu pracy

Aby ułatwić Ci zrozumienie mojego systemu pracy i pozwolić w prosty sposób odnieść go do Twojej aktualnej sytuacji, proponuję, byś ocenił również to, jak dzisiaj wygląda Twoja praca. Dojrzałość Twojego sposobu pracy możesz ocenić zgodnie z poniższą skalą (od 0 do 5). Wraz ze wzrostem dojrzałości rosną efektywność i zadowolenie z pracy, a maleją stres i poczucie zmęczenia.

Poziom 0. Wykonujesz zadania ad hoc. Zwykle te, które wydają się być najbardziej pilne, dla osoby, która najgłośniej krzyczy. W Twojej skrzynce mailowej jest zawsze za dużo maili i nie masz czasu na wszystkie odpowiadać. Musisz pracować po godzinach i stresujesz się, że nie możesz się wyrobić ze wszystkimi obowiązkami. Nie masz spisanych celów i nie wiesz, które zadania dotyczą Twoich najważniejszych projektów.

Poziom 1. Opanowałeś źródła swoich zadań. Panujesz nad swoją skrzynką mailową, znasz swój zakres obowiązków, notujesz zadania na spotkaniach. Co prawda nadal się nie wyrabiasz, ale wiesz przynajmniej, których zadań nie wykonujesz, i możesz zarządzać eskalacjami. Chciałbyś, aby doba była dłuższa (patrz rozdział „Czym właściwie są Twoje zadania?").

Poziom 2. Posiadasz listę zadań i plan na dziś, który składa się z zadań i dat realizacji dla nich. Nie zajmujesz się zadaniami, które są „na przyszły tydzień", wiesz, które są do wykonania dzisiaj. Skrzynka mailowa i spotkania nie przeszkadzają Ci w pracy, wiesz, co masz do zrobienia, i starasz się codziennie realizować swoją listę. Nieprzewidziane sytuacje potrafią jednak zburzyć Twój plan działania i nie potrafisz na nie reagować. Mimo pozornie dobrego systemu pracy nie zawsze potrafisz zrealizować swój plan (patrz rozdział „Zarządzanie listą zadań").

Poziom 3. Wiesz, które zadania są kluczowe. Codziennie rano weryfikujesz swoją listę zadań pod kątem wykonalności i rezerwujesz czas na te najważniejsze. Zaczynasz swój dzień od tego, co najistotniejsze, i wiesz, że codziennie wypełniasz przynajmniej najważniejsze, kluczowe dla danego dnia zadania (tzw. MIT-y). W przypadku niespodziewanej sytuacji, burzącej Twój plan, wiesz, które zadania możesz przesunąć, a dla których warto zostać w pracy dłużej (patrz rozdział „Zarządzanie listą zadań").

Poziom 4. Znasz swoje cele i kluczowe projekty. Posiadasz listę celów, które chcesz zrealizować, i wiesz, które projekty je wspierają i wpływają na ocenę Twojej pracy przez innych. Poświęcasz większość czasu na zadania związane z tymi celami poprzez wskazywanie kluczowych zadań je wspierających (MIT-y). Często weryfikujesz postępy i wskazujesz następne zadanie dla każdego celu, aby przyśpieszyć ich realizację. Twoja efektywność jest na wysokim poziomie (patrz rozdział „Projekty i cele").

Poziom 5. Zamiast wykonywać zadania właściwie, zaczynasz wykonywać zadania właściwe. To również oznacza, że wiesz, których zadań nie robić lub które odkładać na przyszłość. Świadomie je odrzucasz, wskazujesz ich bezcelowość. Nie poświęcasz czasu na te, które marnują Twoją energię i czas. Starasz się pracować maksymalnie efektywnie i koncentrować swoją energię na pojedynczych, kluczowych zadaniach. Doradzasz innym, jak być efektywnym w swojej pracy. Jesteś wzorem dla nich, ponieważ widzą efekty Twojej pracy (patrz wszystkie rozdziały).

Gdzie jesteś?

Zastanów się dobrze, na jakim etapie jesteś dzisiaj. Bądź wobec siebie szczery i surowy. Nawet jeżeli zdarza Ci się zachowywać zgodnie z wyższym poziomem, nie znaczy to, że na nim jesteś. Musisz w pełni opanować poziom niższy, aby przeskoczyć wyżej. Jeżeli tego nie zro bisz, może być to dla Ciebie niebezpieczne. Czy mógłbyś na przykład skupiać się na kluczowych zadaniach, jeżeli nie miałbyś pewności, że panujesz nad wszystkimi źródłami zadań? Doprowadziłoby to do sytuacji, w której zajmowałbyś się zadaniami, nie wiedząc, że te naprawdę ważne właśnie Ci umknęły.

W dalszej części książki przeprowadzę Cię przez poszczególne obszary zarządzania zadaniami i będę sugerował poziom, którego dotyczą, poprzez wskazywanie miejsca na poniższym schemacie. Po lekturze proponuję, abyś ocenił raz jeszcze swój system pracy, zadając sobie pytanie: Czy odpowiednio zarządzam każdym z elementów na poniższym schemacie?

Ale zacznijmy od podstaw. A podstawą jest mieć system.