Redakcja

Autorzy:

Krzysztof Chojnacki, Piotr Dynia

Kierownik grupy wydawniczej:

Agnieszka Konopacka-Kuramochi

Wydawca:

Weronika Wota

Redaktor prowadzący:

Rafał Janus

Korekta:

Zespół

Skład i łamanie:

Norbert Bogajczyk

Projekt okładki:

Magdalena Huta

Druk: Miller

ISBN: 978-83-269-6512-8

Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2017

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

„Przenoszenie danych z i do Excela” wraz z przysługującymi Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona www i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w książce „Przenoszenie danych z i do Excela” oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło.

Publikacja „Przenoszenie danych z i do Excela” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji „Przenoszenie danych z i do Excela” oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Przenoszenie danych z i do Excela” lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Wstęp

Excel jest niezastąpionym narzędziem do analizy danych – prostym w użyciu, szybkim i oferującym ogromne możliwości. Nie tylko oferuje wiele wbudowanych funkcji, ale również umożliwia skomplikowane analizy statystyczne. Do przeprowadzenia analiz potrzebne są dane, te jednak często znajdują się w zewnętrznych źródłach: plikach tekstowych, bazach danych czy stronach WWW. W tej książce przeczytasz, jak je pozyskać, aby móc pracować z nimi w Excelu.

Zaawansowanych użytkowników z pewnością zainteresuje rozdział na temat dodatku Power Query. Jest to bezpłatne rozszerzenie Excela, które pozwala użytkownikom wyszukiwać, dostosowywać do własnych potrzeb i pobierać dane z różnych źródeł zewnętrznych, w tym z Internetu.

Zaimportowanie danych to jednak nie koniec pracy związanej z przygotowaniem danych do analizy. Typowym problemem w tej sytuacji jest „zaśmiecenie” danych zbędnymi ciągami znaków czy też występowanie kropek zamiast przecinków w liczbach. Excel oferuje kilka przydatnych funkcji i narzędzi, dzięki którym błyskawicznie pozbędziesz się ich z arkusza. Ważnym etapem porządkowania zestawienia jest również formatowanie. W książce pokazujemy, jak można tę operację szybciej, a także w jaki sposób radzić sobie z formatowaniem komórek zawierających informacje o czasie i dacie.

Dane przechowywane w programie Access można przetwarzać w skoroszycie programu Excel, co umożliwia korzystanie z funkcji analizy danych i tworzenia wykresów, elastyczne rozmieszczanie i tworzenie układów danych oraz stosowanie wielu innych funkcji, które są niedostępne w programie Access. W tym rozdziale przeczytasz, w jaki sposób zaimportować całą bazę danych oraz wybrane rekordy.

Innym wyzwaniem jest przenoszenie danych z Excela do innych aplikacji. Zestawienia wklejane do dokumentów Worda zwykle mają niepoprawny układ, co zmusza do ich ponownego formatowania. Okazuje się, że wcale nie musisz tracić na to czasu. Pełne możliwości Excela i Worda wykorzystasz, jeśli nauczysz się wymieniać dane między skoroszytami i dokumentami.

1. Przegląd metod importowania danych do Excela

Excel jest niezastąpionym narzędziem do analizy danych – prostym w użyciu, szybkim i oferującym ogromne możliwości. Nie tylko możemy korzystać z wielu wbudowanych funkcji, ale również przeprowadzać za jego pomocą skomplikowane analizy statystyczne. Nie powinien być jednak używany w roli źródła danych, szczególnie jeżeli z tymi samymi danymi pracuje więcej niż jedna osoba.

Przechowywanie danych źródłowych bezpośrednio w skoroszytach Excela ma dwie poważne wady:

1. Arkusze te z reguły są zapisane w komputerach użytkowników, a więc poza bezpośrednią kontrolą administratorów. W rezultacie są narażone na utratę, np. w wyniku uszkodzenia komputera czy przypadkowego skasowania pliku i udostępnienia niepowołanym osobom (stacje robocze z reguły są gorzej zabezpieczone niż serwery, często też fizyczny dostęp do nich mają różne osoby).

2. Skoroszyty mogą zawierać rozbieżne kopie tych samych danych. Ponieważ najczęściej sami użytkownicy są odpowiedzialni za synchronizację (aktualizację) zapisanych w nich danych, zdarza się, że poszczególne skoroszyty zawierają kopie danych z różnych dni, w konsekwencji ta sama analiza przeprowadzona przez poszczególnych użytkowników daje odmienne wyniki.

Rozwiązaniem obu tych problemów (gwarantującym bezpieczeństwo danych i spójność wyników ich analiz) jest pobieranie danych do analizy z zewnętrznych źródeł. Od wersji 2007 można to zrobić za pośrednictwem połączeń danych pakietu Office.

1.1. Pliki typu ODC

Połączenia danych to pliki w formacie XML, w których zapisane są informacje potrzebne do połączenia się z zewnętrznym źródłem danych i pobrania z niego wybranych danych. Bez obaw, żeby pobrać dane, nie będziemy jednak musieli samodzielnie tworzyć i edytować pokazanego na rysunku 1.1 dokumentu XML – zrobi to za nas arkusz Excel.

Tworzenie połączeń przećwiczymy na przykładzie różnych baz danych, zaczynając od serwera SQL Server firmy Microsoft.

Rysunek 1.1. Fragment pliku typu ODC definiującego połączenie z widokiem bazy danych

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

1. Przegląd metod importowania danych do Excela

2. Szybkie importowanie danych z bazy MS Access

3. Importowanie danych z plików tekstowych za pomocą kreatora

4. Importowanie danych do tabeli przestawnej

5. Power Query – zaawansowane możliwości importu danych

6. Pobieranie danych ze stron WWW

7. Konsolidowanie danych z wielu arkuszy

8. Szybkie modyfikowanie zaimportowanych danych

9. Formatowanie zaimportowanych danych

10. Porządkowanie danych o niestandardowym układzie

11. Wymiana danych między Excelem i Wordem

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71