Spis treści

Redakcja

Rozdział 1. Wzorcowa lista płac

Tematy publikacji w pełnej wersji

Redakcja

Autorzy: Aldona Salamon Mariusz Pigulski

Joanna Kaleta

Michał Culepa

Sławomir Liżewski

Kierownik grupy wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca:

Agnieszka Gorczyca

Redakcja:

Renata Kajewska

Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski

Korekta:

Anna Marecka

Skład:

Triograf Dariusz Kołacz Druk:

Drukarnia Miller

Nakład: 300 egz.

ISBN 978-83-269-4891-6

Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2016

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: cok@wip.pl NIP: 526-19-92-256, KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, Wysokość kapitału zakładowego 200.000 zł.

Publikacja „Korekty ZUS 2016” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Korekty ZUS 2016” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Rozdział 1. Wzorcowa lista płac

Pytanie, jak powinna wygładać lista płac, bardzo często zadają sobie nie tylko pracodawcy, płacowcy czy księgowi. O tym myślą wszyscy pracownicy, którzy patrząc na swoją indywidualną listę płac, próbują zrozumieć, o co chodzi z wyliczeniami i dlaczego wynik wynagrodzenia do wypłaty tak bardzo się różni od pozycji największej, przy której często jest słowo „brutto”. Żaden przepis nie reguluje, jak powinna wyglądać lista płac, jakie informacje powinny na niej być wskazane i w jakiej kolejności.

WAŻNE

Nie ma przepisów, które pozwalałyby pracodawcy określić wygląd list płac dla wszystkich pracowników sporządzanych jako jeden dokument, ale już w kwestii informowania poszczególnych pracowników o ich naliczeniach ustawodawca wypowiedział się w kilku miejscach. Kodeks pracy jest tą regulacją, która przede wszystkim zobowiązuje pracodawcę, by prowadził on ewidencję dotyczącą czasu pracy i wpływu tej ewidencji na wynagrodzenie pracownika.

W art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy na pracodawcę został nałożony obowiązek prowadzenia list obecności, list płac oraz innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i potwierdzającej wysokość wypłacanego pracownikom wynagrodzenia. To pracodawca musi mieć możliwość udowodnienia, że w danym okresie pracownik był nieobecny w pracy, i wskazując długość tej nieobecności, pokazać zależność pomiędzy wypłaconym wynagrodzeniem a czasem faktycznie przepracowanym. Obowiązek ten wydaje się bardzo prosty, ale w praktyce rodzi wiele problemów i nieporozumień. Kolejnym, bardzo ważnym aktem regulującym obowiązek pracodawcy, który ma założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, jest § 8 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. To nie tylko akta osobowe mają mieć formę udokumentowanych relacji pracodawca – pracownik, ale także każda wypłata świadczeń na rzecz pracownika musi być udokumentowana. Wiąże się to bardzo ściśle z kolejnym obszarem obowiązków pracodawcy występującego w roli płatnika w kontaktach z ZUS oraz urzędem skarbowym. Pracodawca jest bowiem co miesiąc zobowiązany obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych należną od danego zatrudnionego (czy to na umowę o pracę, czy na podstawie umów cywilnoprawnych), pobrać ją z wynagrodzenia, terminowo wpłacić do właściwego urzędu skarbowego, a na koniec roku także przesłać pracownikowi i urzędowi informacje podatkowe (najczęściej PIT-11) niezbędne do rocznego rozliczenia się podatnika z urzędem skarbowym.

Comiesięczne obowiązki pracodawca ma nie tylko względem fiskusa. Przepisy zobowiązują go również do obliczania co miesiąc składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i zdrowotne, pobrania ich z wynagrodzenia, przekazania do ZUS i wypełniania odpowiednich dokumentów rozliczeniowych dla wszystkich ubezpieczonych. Praktyka pokazuje, że te obowiązki nie byłyby możliwe do zrealizowania przez pracodawców bez pomocy naliczonych list płac. To właśnie w nich mamy zarówno odzwierciedlone podstawy do naliczania składek na ubezpieczenie społeczne, jak i podstawę składki zdrowotnej, a także przychód do opodatkowania. I chociaż nie ma jednego urzędowego wzoru listy płac, to i tak w praktyce wszystkie wyglądają podobnie. A dla ułatwienia rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym listy płac zawierają wiele podobnie brzmiących pozycji. Lista płac jest:

- podstawą do wypłaty pensji pracownikom, po przeliczeniu wynagrodzenia od brutto do netto,

- podstawą do rozliczenia pracodawcy z ZUS z tytułu naliczonych składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz wypłaconych zasiłków finansowanych z funduszu ubezpieczeń społecznych,

- podstawą do rozliczenia pracodawcy z urzędem skarbowym i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy,

- udokumentowaniem kosztów wynagrodzeń ponoszonych przez pracodawcę z uwzględnieniem składek na ubezpieczenia społeczne oraz fundusze finansowane przez pracodawcę,

- podstawą do sporządzenia dokumentacji księgowo-finansowej rozliczającej wydatki poniesione ze środków pracodawcy na poczet wynagrodzeń pracowniczych, tak by stosowne rozliczenie księgowe spowodowało zaliczenie ich w koszty uzyskania przychodu danej firmy,

- podstawą do zweryfikowania poprawności naliczonych i należnych świadczeń na rzecz pracowników zarówno przez samych pracowników, jak i instytucje zewnętrzne do tego upoważnione.

Obok roli listy płac w zakładzie pracy pojawia się także jej zakres, który najprościej można definiować jako kalkulację wynagrodzenia pracownika:

- od wyliczenia wartości wynagrodzenia zasadniczego brutto,

- poprzez naliczenie składek społecznych ZUS, składki zdrowotnej i zaliczki na podatek dochodowy,

- aż do naliczenia wynagrodzenia do wypłaty, gdzie od wynagrodzenia netto odejmujemy potrącenia i doliczamy dodatki.

Należy przy tym wszystkim pamiętać, że lista płac to nie pojedynczy dokument za dany miesiąc czy z danego tytułu, ale cykl wyliczeń wykonywanych w określonej kolejności z uwzględnieniem podstaw i zwolnień z naliczania składek ZUS i zaliczki na podatek w ujęciu danego roku kalendarzowego. To narastające obliczenia, bez których płatnik składek i płatnik zaliczek na podatek dochodowy nie byłby w stanie poprawnie zrealizować swoich obowiązków, gdyby nie kontynuował obliczeń miesiąc po miesiącu.

Podsumowując, na liście płac od wynagrodzenia brutto odejmujemy składki społeczne, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek i wyliczamy wynagrodzenie netto. Później obliczamy wynagrodzenie do wypłaty. Umieszczamy na niej dane pracodawcy, oznaczenie rodzaju listy płac oraz okresu, którego lista dotyczy, a także podpisy osób sporządzających i zatwierdzających listę.

Kwota do wypłaty

Wszelkie obliczenia wartości wynagrodzenia do wypłaty dokonywane są indywidualnie dla każdego pracownika z uwzględnieniem m.in. następujących składników:

- wynagrodzenia zasadniczego naliczonego na podstawie stałej stawki miesięcznej z uwzględnieniem liczby dni przepracowanych w danym okresie lub na podstawie stawki godzinowej z uwzględnieniem liczby godzin przepracowanych w danym okresie przez poszczególnych pracowników,

- premii, nagród, prowizji i innych elementów zmiennych uzależnionych od wyników pracy pracowników,

- wynagrodzenia wraz z dodatkami za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatku za pracę w porze nocnej, dodatku za pracę w warunkach szkodliwych, wynagrodzenia za dyżur, wynagrodzenia za niezawiniony przestój czy też wynagrodzenia za czas urlopu,

- stałych dodatków i ryczałtów, a także wszelkiego rodzaju ekwiwalentów,

- wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłków z ubezpieczenia społecznego: chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego, wypadkowego czy świadczenia rehabilitacyjnego,

- jednorazowych nagród czy gratyfikacji,

- ekwiwalentów pieniężnych za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,

- odpraw i rekompensat związanych z rozwiązaniem stosunku pracy,

- stałych potrąceń obowiązkowych i dobrowolnych z wynagrodzenia i zasiłków,

- jednorazowych dodatków, wyrównań lub potrąceń,

- świadczeń rzeczowych pozostawionych do dyspozycji pracowników,

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Rozdział 1. Wzorcowa lista płac

Rozdział 2. Zaokrąglenia przy wypłacie wynagrodzeń

Rozdział 3. Korekty ZUS przy umowach o pracę w pytaniach i odpowiedziach Rozdział 4. Korekty ZUS przy umowach zlecenia w pytaniach i odpowiedziach Rozdział 5. Świadczenia dla pracowników a składki ZUS i podatek Rozdział 6. Ochrona danych osobowych przy wypłacie wynagrodzeń Rozdział 7. Odpowiedzialność specjalisty ds. kadr i płac

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71