Redakcja

Publikacja „Akta osobowe” to starannie wyselekcjonowane i zebrane informacje, wskazówki, porady, stanowiska urzędów oraz orzeczenia sądów. Wszystko w jednym miejscu, łatwo dostępne, kompleksowo omawiające tematykę akt osobowych.

Wydawca

Agnieszka Konopacka-Kuramochi

Redaktor prowadzący

Anna Makarczuk

Korekta

Zespół

Koordynator produkcji

Magdalena Huta

Opracowanie graficzne

Piotr Fedorczyk

Druk

Drukarnia Mdruk

Skład i łamanie

„Triograf” Dariusz Kołacz

ISBN 978-83-269-5865-6

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: personel@wip.pl

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy

XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy

Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

© Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2016

Materiał został merytorycznie opracowany przez ekspertów m.in. z Państwowej Inspekcji Pracy oraz Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej.

Publikacja „Akta osobowe” jest chroniona prawem autorskim. Przedruk materiałów w niej opublikowanych – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja „Akta osobowe” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Akta osobowe” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Informacje o prenumeracie

tel.: 22 518 29 29

e-mail: cok@wip.pl

Rozdział 1.

Zasady ogólne

Prawidłowe prowadzenie, przechowywanie i udostępnianie dokumentacji pracowniczej

Dla każdego pracownika trzeba założyć osobną teczkę, z podziałem na 3 części i osobnym wykazem dokumentów w każdej części. Dokumenty powinny zostać ponumerowane i ułożone chronologicznie. Należy pamiętać, by nie przechowywać oryginałów dokumentów składanych przez pracownika.

Osobna teczka dla każdego pracownika

Dla każdego pracownika pracodawca powinien założyć i prowadzić oddzielną teczkę akt osobowych. Taką (pustą oczywiście) teczkę można zakupić w wielu sklepach z materiałami biurowymi lub też przygotować samodzielnie.

Założenie teczki jest konieczne dla każdej osoby zatrudnionej na podstawie: umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy o pracę. Nie ma znaczenia liczba zatrudnionych pracowników ani wymiar ich zatrudnienia. Obowiązek założenia teczki powstaje nawet, gdy pracodawca zatrudnił tylko 1 osobę na podstawie umowy o pracę na pół etatu.

Zleceniobiorcy itp. bez teczki

Nie ma obowiązku prowadzenia teczek akt osobowych dla osób zatrudnionych na podstawie umów zlecenia, umów o dzieło, cywilnoprawnych kontraktów menedżerskich oraz w ramach tzw. samozatrudnienia.

Teczka zbiorowa jest niedopuszczalna

Pracodawca nie może prowadzić akt zbiorowych, nawet jeżeli w teczce znajduje się dokument podpisany przez kilku pracowników.

Przykład

Czterech pracowników magazynu podpisało umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej. Pomimo to nie można ich dokumentów umieścić w jednej teczce. Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej powinna być sporządzona w tylu egzemplarzach, by możliwe było przekazanie po jednym egzemplarzu każdemu pracownikowi oraz włączenie po jednym egzemplarzu do części B akt osobowych każdego z pracowników, którego umowa dotyczy.

Akta osobowe w trzech częściach

Każda teczka akt osobowych powinna składać się z trzech części: A, B i C. Te części powinny być wyraźnie oddzielone:

▶w części A – należy gromadzić dokumenty związane z ubieganiem się kandydata o zatrudnienie,

▶w części B – należy gromadzić dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,

▶w części C – należy gromadzić dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Pełny wykaz dokumentów, które powinny znajdować się w aktach osobowych, zawarty jest w rozporządzeniu w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (patrz: Podstawa prawna).

Porządek chronologiczny, numeracja i wykaz

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych należy ułożyć w porządku chronologicznym, ponumerować i opisać w wykazie dokumentów (osobnym dla każdej części akt osobowych). Najwygodniej jest wpinać dokumenty od najstarszych do najnowszych, nie ma bowiem wówczas konieczności wypinania wszystkich dokumentów, gdy chcemy dodać nowy dokument. Umieszczając nowy dokument, należy każdorazowo nadać mu kolejny numer i uzupełnić wykaz dokumentów o jego tytuł.

Pewien praktyczny problem może powstać, jeśli pracownik doniesie dokument po czasie, np. brakujące świadectwo pracy z poprzedniego miejsca pracy. Aby w takiej sytuacji za każdym razem nie przepisywać wykazu na nowo, warto pomiędzy poszczególnymi pozycjami w wykazie zostawić nieco miejsca. Można wówczas dopisać ten dokument do wykazu, nadając mu oznaczenie cyfrowo-literowe, przykładowo numer: 1a, 1b lub 1c.

Przykład

Pracownik doniósł po czasie dyplom ukończenia studiów. Aby nie tworzyć na nowo wykazu dokumentów, uzupełniono dotychczasowy wykaz w następujący sposób:

1. ....................................

2. Świadectwo pracy z Prochem sp. z o.o.

2a. Dyplom studiów wyższych

3. Orzeczenie lekarskie

4. ....................................

Przechowywanie oryginałów zabronione

W aktach osobowych należy przechowywać odpisy lub kopie składanych przez pracownika dokumentów. Nigdy oryginały. Można żądać od pracownika przedłożenia oryginałów dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. Oczywiście zasada ta nie dotyczy dokumentów sporządzanych przez pracodawcę lub na jego polecenie.

Przykład

W aktach osobowych przechowuje się oryginał zaświadczenia o ukończonych szkoleniach bhp czy też np. oryginał orzeczenia lekarskiego. Nie wolno natomiast przechowywać oryginałów świadectw pracy z poprzedniego miejsca pracy dostarczonych przez pracownika.

Podstawa prawna

▶§ 1 ust. 3, § 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.),

▶art. 94 pkt 9a ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2016 r., poz. 1666).

Iwona Jaroszewska-Ignatowska

radca prawny, prowadzi Kancelarię Prawa Pracy

Nie ma obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej w określonych miejscach, np. w szafach pancernych

Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach, które nie grożą im uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Prawidłowe prowadzenie, przechowywanie i udostępnianie dokumentacji pracowniczej

Zakres i miejsce dokumentów przechowywanych w aktach osobowych

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71