Redakcja

Autor:

dr Katarzyna Trzpioła

Wydawca:

Katarzyna Bednarska

Koordynator produkcji:

Mariusz Jezierski

Korekta:

Zespół

Skład, łamanie:

Raster Studio

Druk:

MillerDruk, ul. Jagiellońska 82, 03-301 Warszawa

ISBN 978-83-269-6047-5

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z .o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10,

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy

XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2017

Publikacja „Polityka rachunkowości 2017 z komentarzem do planu kont dla organizacji pozarządowych” chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w niniejszej publikacji – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja „Polityka rachunkowości 2017 z komentarzem do planu kont dla organizacji pozarządowych” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przykładów.

Informacje o prenumeracie:

Tel: 22 518 29 29

e-mail: cok@wip.pl

Wykaz skrótów

art. – artykuł

BHP – bezpieczeństwo i higiena pracy

FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych

FP – Fundusz Pracy

kc – kodeks cywilny

kp – kodeks pracy

KSR – Krajowy Standard Rachunkowości

KŚT – Klasyfikacja Środków Trwałych

MSR – międzynarodowe standardy rachunkowości

NBP – Narodowy Bank Polski

NSA – Naczelny Sąd Administracyjny

OPP – organizacja pożytku publicznego

PFRON – Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych

RMB – rozliczenia międzyokresowe bierne

RMK – rozliczenia międzyokresowe kosztów

udpp – ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie

UE – Unia Europejska

uor – ustawa o rachunkowości

updof – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych

updop – ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych

uptu – ustawa o podatku od towarów i usług

usdg – ustawa o swobodzie działalności gospodarczej

VAT – podatek od towarów i usług

WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów

WNIP – wartości niematerialne i prawne

WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów

WSA – wojewódzki sąd administracyjny

ZFRON – zakładowy fundusz rehabilitacji osób niepełnosprawnych

ZFŚP – zakładowy fundusz świadczeń pracowniczych

ZFŚS – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

ZPK – zakładowy plan kont

ZUS – Zakład Ubezpieczeń Społecznych

Wstęp

W publikacji zawarto najważniejsze wskazówki związane z elementem dokumentacji polityki rachunkowości, którym jest zakładowy plan kont. Opracowanie to może być przydatne zwłaszcza przy przygotowywaniu, wdrażaniu, aktualizowaniu oraz sprawdzaniu poprawności stosowanych w poszczególnych jednostkach rozwiązań w zakresie całości lub określonych fragmentów zakładowego planu kont.

W opracowaniu – poza typowymi tematami, które są regulowane w zasadach polityki rachunkowości – zostały zamieszczone stosowne komentarze objaśniające sposób dokonywania zapisów w obrębie poszczególnych kont.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych wszystkie jednostki są zobowiązane przestrzegać zasad określonych w ustawie o rachunkowości (dalej: uor) oraz w innych obowiązujących je przepisach prawa. W konkretnej organizacji bezpośrednią podstawą prowadzenia rachunkowości nie może być jedynie uor, lecz akt prawny, którego przepisy są wprost do tej jednostki adresowane. W szczególności są to następujące regulacje:

•ustawa z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 1817 ze zm.),

•ustawa z 7 kwietnia 1989 r. – Prawo o stowarzyszeniach (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 21),

•ustawa z 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 40),

•statuty jednostek.

Ma to szczególne znaczenie w kontekście wymogów związanych z wyodrębnianiem działalności statutowej – odpłatnej i nieodpłatnej oraz działalności gospodarczej prowadzonej przez organizacje pozarządowe.

W każdej jednostce musi być też dokument opisujący jej zindywidualizowaną politykę rachunkowości. Powinien on uwzględniać jej uwarunkowania oraz potrzeby, a równocześnie nie pozostawać w sprzeczności zarówno z przepisami uor, jak i z innymi przepisami prawa znajdującymi się na styku z rachunkowością, np. ustawami podatkowymi. Takim aktem normatywnym, zgodnie z art. 10 uor, jest dokumentacja opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, którą powinna posiadać każda jednostka zobowiązana do stosowania przepisów uor.

Przypomnijmy, że dokumentacja polityki rachunkowości powinna obejmować głównie zasady dotyczące:

•określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;

•przyjętych metod wyceny aktywów i pasywów, a także ustalania wyniku finansowego w ramach przewidzianego dla jednostki w ustawie prawa wyboru;

•sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym zwłaszcza:

a) zakładowego planu kont (dalej: ZPK), określającego:

– wykaz syntetycznych kont księgi głównej,

– przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, w tym np. komentarz do zapisów typowych operacji, korespondencję kont itp.,

– zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z syntetycznymi kontami księgi głównej;

b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu tych ksiąg z zastosowaniem techniki komputerowej – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych w procesie przetwarzania danych;

c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych z zastosowaniem komputerów – opisu systemu lub podsystemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, zależnie od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, a zwłaszcza metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, jak również określenie wersji oprogramowania i dat rozpoczęcia ich eksploatacji;

•opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych oraz innych dokumentów będących podstawą dokonanych zapisów w tych księgach.

Dokumentację opisującą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości ustala w formie pisemnej i aktualizuje – w miarę potrzeby – kierownik jednostki, co wynika z art. 10 ust. 3 uor.

Budując ZPK, należy pamiętać o trzech bardzo istotnych przepisach uor. Muszą one być zawsze wzięte pod uwagę przy planowaniu technicznych rozwiązań księgowych.

Po pierwsze, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 11 uor, ilekroć w ustawie jest mowa o przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości – tylekroć rozumie się przez to wybrane i stosowane przez jednostkę rozwiązania dopuszczone ustawą, w tym także określone w MSR, zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych. ZPK musi uwzględniać przyjęte zasady związane z wyceną aktywów i pasywów, ustalaniem wyniku finansowego, sporządzaniem sprawozdań finansowych i uwzględnianiem innych potrzeb informacyjnych użytkowników systemu rachunkowości.

Po drugie, art. 4 ust. 1 uor wskazuje, że jednostki muszą stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Zatem ZPK musi być tak skonstruowany, aby umożliwiał dostarczenie rzetelnych i wiernie odzwierciedlających stan faktyczny informacji.

Po trzecie, art. 8 ust. 1 uor przypomina, że określając zasady (politykę) rachunkowości, należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności. A zatem należy zadbać o odpowiednią szczegółowość poziomów gromadzenia danych i zapewnić elastyczność ZPK, jeśli pojawi się potrzeba pozyskania innych nowych danych. Kierownicy jednostek powinni zastanowić się, czy uproszczenia nie przyniosą więcej szkody niż korzyści.

Tworząc politykę rachunkowości i jej dokumentację, warto pamiętać o możliwości wynikającej z art. 10 ust. 3 uor. W sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości, a w przypadku braku odpowiedniego standardu krajowego – mogą stosować międzynarodowe standardy. Stosowanie KSR w sprawach nieuregulowanych przepisami o rachunkowości prowadzi do przyjęcia rozwiązań, które uznaje się za zapewniające rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.

Podkreślić należy, że od 2015 roku kierownicy jednostek powinni wiedzieć, iż decyzja o stosowaniu tylko wybranych KSR spośród tych, które jej dotyczą, albo przyjęcie tylko niektórych ich postanowień są równoważne decyzji o nieprzyjęciu do stosowania KSR. Nie ma potrzeby ujawnienia w sprawozdaniu finansowym faktu nieprzyjęcia KSR do zasad (polityki) rachunkowości, stosowanych przez jednostkę (KSR 7 pkt 3.2.4).

W myśl art. 10 ust. 3 uor w przypadku braku odpowiedniego standardu krajowego jednostki mogą stosować MSR. Należy zauważyć, że prawo jednostki do stosowania MSR w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy jest warunkowe, gdyż w pierwszej kolejności jednostka powinna stosować KSR, a staje się to możliwe wtedy, gdy kierownik jednostki podjął decyzję o włączeniu KSR do przyjętych przez nią zasad (polityki) rachunkowości. Jednostki, które postanowiły nie stosować KSR, nie mogą stwierdzać w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości, że w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy stosują MSR, gdyż byłoby to naruszenie warunków prawa do stosowania MSR, określonych przez ustawodawcę w przywołanych przepisach ustawy.

Może się zdarzyć, że dane zagadnienie nie zostało uregulowane we wszystkich trzech źródłach. Wtedy można zastosować rozwiązania ustalone we własnym zakresie, jednak nie w sposób dowolny, lecz mając na względzie potrzeby (specyfikę i uwarunkowania) jednostki.

Ustawa o rachunkowości wymaga, aby regulacje w zakresie wyboru rozwiązań dotyczących prowadzenia rachunkowości nie pozostawały z nią w sprzeczności oraz były dostosowane do potrzeb jednostki. Przede wszystkim powinny zapewniać rzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych i poprawne opracowanie sprawozdania finansowego.

Przykład. Dokument polityka rachunkowości

Uchwała Zarządu

z 1 stycznia 2017 r.

w sprawie Polityki Rachunkowości

Na podstawie art. 4 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.), zwanej dalej ustawą, wprowadza się z dniem 1 stycznia 2017 r. Politykę Rachunkowości do stosowania w …………………………..

Polityka stanowi załącznik do niniejszej uchwały.

Prezes Zarządu

.................................

1. Zakres zagadnień przyjętych w niniejszym dokumencie

Zasadniczym celem przedstawionych dalej zasad jest obowiązek stosowania rozwiązań przewidzianych w uor oraz umożliwienie osiągnięcia następujących celów:

•rzetelnego i prawidłowego ustalenia oraz jasnego odzwierciedlenia stanu majątkowego i finansowego organizacji,

•prawidłowego ustalenia wyniku finansowego,

•sporządzenia prawidłowych sprawozdań finansowych,

•ustalenia podstaw do rozliczeń z tytułu podatków, opłat, składek itp.,

•prawidłowego ustalenia stanów rozliczeń z kontrahentami,

•stworzenia skutecznej kontroli wewnętrznej dokonywanych operacji gospodarczych.

Wszelkie zmiany dotyczące ustalonych zasad wymagają formy pisemnej.

Przyjęta do stosowania dokumentacja dotycząca zasad prowadzenia rachunkowości obejmuje:

•wykaz kont księgi głównej i kont pomocniczych oraz zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych,

•ogólne zasady klasyfikacji i ujmowania w księgach rachunkowych zdarzeń gospodarczych,

•zasady wyceny aktywów i pasywów,

•zasady i terminy przeprowadzania inwentaryzacji,

•ustalenie rodzajów dowodów księgowych oraz wymogów stawianych dowodom księgowym,

•zasady dokonywania zapisów księgowych w księgach rachunkowych,

•zasady kwalifikowania składników majątkowych do środków trwałych i zasady ich umarzania,

•zasady ewidencji rzeczowych składników aktywów obrotowych,

•zasady ewidencji, rozliczania i kalkulacji kosztów,

•opis zasad ustalania wyniku finansowego,

•sporządzanie, zatwierdzanie i ogłaszanie sprawozdań finansowych,

•ogólne zasady funkcjonowania programu komputerowego do prowadzenia ksiąg rachunkowych,

•opis stosowanych zasad ochrony danych, programów i sprzętu informatycznego.

Polityka rachunkowości uwzględnia w szczególności przedmiot działalności organizacji.

2. Księgi rachunkowe

2.1. Miejsce, czas oraz technika prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe są prowadzone w ............................................................................

albo

Prowadzenie ksiąg rachunkowych powierzono podmiotowi uprawnionemu do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jest nim ...............................................................................................................................................................................................

(podać adres siedziby lub wskazać inne miejsce lub podmiot prowadzący usługowo księgi jednostki)

Rokiem obrotowym jest okres kolejnych 12 miesięcy kalendarzowych rozpoczynający się z dniem ....................................................................

Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej, zgodnie z postanowieniami art. 9 i art. 11 ust. 1 uor.

Księgi rachunkowe są otwierane na początek każdego roku obrotowego, a zamykane na dzień kończący rok obrotowy. W skład roku obrotowego wchodzą śródroczne okresy sprawozdawcze, którymi są kolejne miesiące kalendarzowe.

Księgi rachunkowe są prowadzone przy użyciu komputera z wykorzystaniem oprogramowania wspomagającego ich prowadzenie. Program komputerowy zabezpiecza powiązanie poszczególnych zbiorów stanowiących księgi rachunkowe w jedną całość odzwierciedlającą dziennik i księgę główną. Dziennik umożliwia uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

Ewidencja księgowa na kontach księgi głównej spełnia podstawowe zasady:

•podwójnego księgowania,

•systematycznego i chronologicznego prowadzenia ewidencji na kontach księgi głównej,

•odnośnie do zapisów w dzienniku – zapewnia chronologiczne ujęcie wszystkich zdarzeń, kolejną numerację, ciągłość liczenia sum zapisów i umożliwienie jednoznacznego powiązania ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi,

•zapisy w księgach powinny być dokonane w sposób zapewniający ich trwałość przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych.

2.2. Podstawa zapisów w księgach rachunkowych i korekta błędów

Księgi rachunkowe organizacji pozarządowej powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco.

Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone rzetelnie, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletne i poprawnie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działań stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności:

•udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych;

•zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów umożliwiających sporządzenie sprawozdania finansowego i innych sprawozdań, w tym podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych;

•w związku z prowadzeniem ksiąg rachunkowych za pomocą komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych;

•zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów w księgach rachunkowych.

Księgi rachunkowe organizacji pozarządowej uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli spełniają trzy podstawowe kryteria:

•pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązującym sprawozdań finansowych, deklaracji podatkowych;

•zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej na poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, a za rok – nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym;

•ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Rozdział 1. Ogólna charakterystyka kont zespołu 0

Rozdział 2. Ogólna charakterystyka kont zespołu 1

Rozdział 3. Ogólna charakterystyka kont zespołu 2

Rozdział 4. Ogólna charakterystyka kont zespołu 3

Rozdział 5. Ogólna charakterystyka kont zespołu 4

Rozdział 6. Ogólna charakterystyka kont zespołu 5

Rozdział 7. Ogólna charakterystyka kont zespołu 6

Rozdział 8. Ogólna charakterystyka kont zespołu 7

Rozdział 9. Ogólna charakterystyka kont zespołu 8

Załącznik nr 1. Wzór sprawozdania finansowego według załącznika nr 6 do UoR

Załącznik nr 2. Wzór sprawozdania finansowego według załącznika nr 1 do UoR

WYKAZ AKTÓW PRAWNYCH

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71