Redakcja

Wydawca: Agnieszka Gorczyca

Redaktor prowadzący: Szymon Sokolik

Autor: Monika Frączek

Korekta: Zespół

Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski

Opracowanie graficzne: Piotr Fedorczyk

Druk: Drukarnia Miller

Skład i łamanie: 6AN Studio

ISBN 978-83-269-5948-6

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: personel@wip.pl

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,

Sąd Gospodarczy, XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy

Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

© Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2017

Publikacja „Świadectwo pracy – wydawanie, wypełnianie, korekty i odpisy po zmianach z 1 stycznia 2017 r.” jest chroniona prawem autorskim. Przedruk materiałów w niej opublikowanych – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja „Świadectwo pracy – wydawanie, wypełnianie, korekty i odpisy po zmianach z 1 stycznia 2017 r.” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Świadectwo pracy – wydawanie, wypełnianie, korekty i odpisy po zmianach z 1 stycznia 2017 r.” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Więcej informacji: tel. 22 518 29 29; e-mail: cok@wip.pl

Świadectwo pracy – wydawanie, wypełnianie, korekty i odpisy po zmianach z 1 stycznia 2017 r.

Od 2017 roku nie ma już kłopotliwego obowiązku wydawania świadectw pracy po 24 miesiącach trwania umów terminowych. Można poczekać z wydaniem świadectwa za umowy, po których (bezpośrednio albo w ciągu siedmiu dni) zawieramy kolejną umowę. Nie dotyczy to wszakże umów skończonych przed 1 stycznia 2017 r., za które świadectwo wydaje się na odrębnych zasadach.

Poza tym od 2017 r. obowiązuje nowy wzór świadectwa pracy (wprowadziło go podpisane 30 grudnia 2016 r. nowe rozporządzenie). W niektórych punktach zmiany są niewielkie, jednak w kilku – dość zasadnicze. Przede wszystkim rozbito na kilka punktów informacje „rodzicielskie”, a także szczegółowo wskazano, kiedy i jak wykazywać urlopy związane z rodzicielstwem. Sprecyzowano co trzeba, a co można wpisać w świadectwie (na wniosek pracownika).

Oto publikacja, w której prezentujemy obecne zasady wydawania i wypełniania świadectwa, a także opisy poszczególnych punktów świadectwa – z wzorami zapisów.

Wydawanie świadectw pracy – po umowach terminowych i bezterminowych po zmianach z 2017 r.

Kolejna umowa w ciągu siedmiu dni zwolni z obowiązku wydania świadectwa

W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca musi niezwłocznie wydać pracownikowi świadectwo pracy, jeżeli nie zamierza nawiązać z nim kolejnego stosunku pracy w ciągu siedmiu dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniego stosunku pracy. Wydane w takim przypadku świadectwo pracy dotyczy okresu lub okresów zatrudnienia, za które dotychczas nie wydano świadectwa.

Natomiast w przypadku nawiązania z tym samym pracownikiem kolejnego stosunku pracy w ciągu siedmiu dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy, pracodawca musi wydać pracownikowi świadectwo wyłącznie na jego wniosek, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Przykład

Liczy się dzień rozpoczęcia pracy wskazany w umowie

Zgodnie z art. 26 Kodeksu pracy, stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy, a jeżeli terminu tego nie określono – w dniu zawarcia umowy. Zatem należy uznać, że jeżeli pracodawca po umowie na czas określony, która rozwiązała się z upływem czasu, na który został zawarta, np. 30 czerwca 2017 r. podpisze kolejną umowę o pracę z dniem 1 lipca 2017 r., ale jako dzień rozpoczęcia pracy wskaże np. 10 lipca 2017 r. – będzie musiał wydać świadectwo pracy za poprzednią umowę o pracę.

Dalej będą „zbiorcze” świadectwa pracy, ale na innych zasadach

Można więc przyjąć, że od 1 stycznia 2017 r. zasadą jest, że świadectwo pracy wydawane jest w sytuacji, gdy pracodawca ewidentnie kończy zatrudnianie pracownika w swojej firmie (co najmniej na dłuższy czas albo definitywnie).

W pozostałych przypadkach świadectwa pracy będą „zbiorcze”, np. jedno świadectwo pracy za umowy: na okres próbny, na czas określony i na czas nieokreślony, w sytuacji, gdy umowy będą zawierane bezpośrednio po sobie albo z przerwą nie dłuższą niż siedem dni między nawiązaniem poprzedniego i kolejnego stosunku pracy.

W praktyce pracodawca będzie musiał wydać pracownikowi świadectwo pracy również wtedy, gdy np. pracownik rozwiąże umowę o pracę bez wypowiedzenia, powołując się na winę pracodawcy albo gdy stosunek pracy wygaśnie w związku ze śmiercią pracownika.

Za umowy terminowe zakończone przed 2017 rokiem – świadectwo do czerwca 2017 r.

Powyższe zmiany dotyczą jednak:

•umów terminowych, które będą zawarte począwszy od 1 stycznia 2017 r. albo będą trwały w tym dniu oraz

•umów zawartych na czas nieokreślony.

Natomiast jeśli chodzi o umowy terminowe zakończone przed 1 stycznia 2017 r., świadectwo pracy za nie trzeba wydać w ciągu sześciu miesięcy od wejścia w życie ustawy nowelizującej Kodeks pracy w zakresie wydawania świadectw pracy – czyli do 30 czerwca 2017 r. Poniżej przedstawiamy te zasady na przykładach i schematach.

Przykład

Kilka umów, pierwsza po 1 stycznia 2017 r.

Strony zawarły umowę na okres próbny od 1 lutego 2017 r. do 30 kwietnia 2017 r. Po niej mają zamiar zawrzeć (bezpośrednio lub np. po 4-dniowej przerwie) umowę na czas nieokreślony.

 Świadectwo pracy za obie umowy należy wydać po zakończeniu umowy na czas nieokreślony (oczywiście pod warunkiem, że strony nie będą już kontynuować współpracy).

Przykład

Kilka umów, pierwsza na przełomie 2016 i 2017 r.

Strony zawarły umowę na okres próbny od 1 listopada 2016 r. do 31 stycznia 2017 r. Bezpośrednio po niej zawrą umowę na czas określony od 1 lutego 2017 r. do 31 sierpnia 2017 r., a następnie od 2 września 2017 r. umowę na czas nieokreślony.

 Świadectwo pracy za wszystkie te umowy należy wydać dopiero po zakończeniu umowy na czas nieokreślony.

Identyczna sytuacja będzie w przypadku gdy po wspomnianej umowie na okres próbny strony od razu zawrą umowę na czas nieokreślony.

Przykład

Umowa na zastępstwo

Strony zawarły umowę na okres próbny od grudnia 2016 r. do lutego 2017 r. Po niej podpisały umowę na zastępstwo nieobecnego pracownika – na czas jego nieobecności (bez podawania daty końcowej).

 Świadectwo za obie umowy należy wydać po zakończeniu umowy na zastępstwo, czyli – jeśli strony nie wypowiedzą umowy wcześniej – po powrocie osoby zastępowanej (chyba że strony w ciągu siedmiu dni od zakończenia tej umowy zawrą inną umowę).

Przykład

Dłuższa przerwa między umowami

Strony zawierają kolejno umowy:

– na okres próbny od 1 grudnia 2016 r. do 28 lutego 2017 r.,

– na czas określony od 3 marca do 30 listopada 2017 r.,

– na czas określony od 1 stycznia 2018 r. do 31 grudnia 2018 r. i

– na czas nieokreślony od 1 stycznia 2019 r.

 Za dwie pierwsze umowy świadectwo trzeba wydać już po 30 listopada 2017 r., gdyż między drugą a trzecią umową jest przerwa dłuższa niż siedem dni. Za dwie ostatnie umowy świadectwo należy wydać po zakończeniu umowy na czas nieokreślony.

Przykład

Umowa terminowa zakończona przed 1 stycznia 2017 r.

Strony zawarły umowę na okres próbny od 1 września do 30 listopada 2016 r. Po niej zawarły umowę na czas nieokreślony.

 Przepisy przejściowe przesądzają, że świadectwo za umowę na okres próbny trzeba wydać w ciągu sześciu miesięcy od wejścia w życie zmian, czyli do 30 czerwca 2017 r. (gdyby nadal obowiązywały dawne zasady, świadectwo trzeba byłoby wydać po 24 miesiącach od zawarcia umowy na okres próbny, czyli do 31 sierpnia 2018 r.).

Przykład

Umowa terminowa zakończona przed 1 stycznia 2017 r., po niej kolejna umowa terminowa

Strony zawarły umowę na okres próbny od 1 września do 30 listopada 2016 r. Po niej zawarły umowę na czas określony na rok – od 1 grudnia 2016 r. do 30 listopada 2017 r. Później zawrą umowę na czas nieokreślony.

 Przepisy przejściowe nakazują wydać świadectwo za umowę na okres próbny (jako umowę terminową zakończoną w starym stanie prawnym) do 30 czerwca 2017 r. Natomiast świadectwo za pozostałe dwie umowy trzeba będzie wydać po zakończeniu umowy na czas nieokreślony.

Przykład

Kilka umów terminowych zakończonych przed i po 1 stycznia 2017 r.

Strony zawierają kolejno umowy:

– na okres próbny od 1 stycznia do 31 marca 2016 r.,

– na czas określony od 1 kwietnia do 30 listopada 2016 r.,

– na czas określony od 1 grudnia 2016 r. do 30 listopada 2017 r.

– na czas nieokreślony od 1 grudnia 2017 r.

 Świadectwo pracy za pierwsze dwie umowy (jako zakończone przed 1 stycznia 2017 r.) należy wydać do 30 czerwca 2017 r. Natomiast świadectwo za pozostałe dwie umowy (ostatnią terminową i bezterminową) należy wydać po zakończeniu ostatniej z nich.

Uwaga: świadectwo wydaje się tylko za umowy nieobjęte poprzednim świadectwem pracy. Jeśli więc z jakichkolwiek powodów pracodawca wydał już świadectwo np. za umowę na okres próbny, to do 30 czerwca 2017 r. musi już wydać świadectwo tylko za umowę na czas określony zakończoną 30 listopada 2016 r. Jeśli zaś i za tę umowę wydał już świadectwo np. w grudniu 2016 r., wówczas w czerwcu 2017 r. nie musi już wydawać żadnego świadectwa.

Przykład

Dawna umowa terminowa, po niej nowa na przełomie 2016 i 2017 r.

Strony zawarły umowy:

– na okres próbny od 1 stycznia do 31 marca 2014 r.

– na czas określony od 1 kwietnia 2014 r. do 31 marca 2017 r.

Następnie podpiszą umowę na czas nieokreślony.

 Świadectwo pracy za umowę na okres próbny należy wydać do 30 czerwca 2017 r., a za dwie pozostałe umowy – po zakończeniu umowy na czas nieokreślony (gdyby nadal obowiązywały stare przepisy, to za dwie pierwsze umowy – jako terminowe – świadectwo trzeba byłoby wydać 31 marca 2017 r.).

Przykład

Pierwsza umowa do końca 2016 r., druga od początku 2017 r.

Strony zawierają umowy:

– na okres próbny od 1 października do 31 grudnia 2016 r.,

– na czas określony od 1 stycznia do 31 grudnia 2017 r.,

– na czas określony od 1 stycznia do 31 grudnia 2018 r.,

– na czas nieokreślony od 1 stycznia 2019 r.

 Za umowę na okres próbny należy wydać świadectwo najpóźniej 30 czerwca 2017 r. Za pozostałe umowy terminowe i bezterminową świadectwo wydaje się po zakończeniu umowy na czas nieokreślony.

Przykład

Umowy trwające równolegle

Strony zawarły umowę na czas określony od 1 stycznia 2017 r. do 31 grudnia 2017 r. Jednocześnie zawarły umowę równoległą – na inny rodzaj pracy – od 1 lutego 2017 r. do 31 grudnia 2018 r.

 Świadectwo za pierwszą z umów należy wydać 31 grudnia 2017 r., chyba że strony będą kontynuowały równoległe zatrudnienie.

Niekiedy musimy wpisać urlop z roku ustania zatrudnienia

W przypadku gdy w czerwcu 2017 r. będziemy musieli wydać świadectwo za umowy terminowe zakończone w 2016 roku lub we wcześniejszych latach, wówczas musimy rozliczyć się w takim świadectwie z urlopu z ostatniego roku obowiązywania ostatniej umowy objętej świadectwem. Wskazujemy wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny.

Przykład

Informacja o urlopie z roku zakończenia umowy

Pracownik ma kolejno następujące umowy:

– na okres próbny od 1 września do 30 listopada 2015 r.,

– na czas określony od 1 grudnia 2015 r. do 30 listopada 2016 r.,

– na czas nieokreślony od grudnia 2016 roku.

Za dwie pierwsze umowy pracodawca musi wydać świadectwo najpóźniej 30 czerwca 2017 r. Natomiast musi się w nim rozliczyć z urlopu z okresu 1 stycznia – 30 listopada 2016 r.

Siedem dni na wydanie świadectwa

Bez zmian pozostała natomiast zasada, że pracownik może żądać w każdej chwili świadectwa za wszystkie zakończone umowy, za które pracodawca dotychczas nie wydał świadectwa pracy – choćby strony kontynuowały zatrudnienie na podstawie kolejnych umów. Pozostała także zasada, że w przypadku gdy pracodawca nie może wydać świadectwa pracy w dniu wymagalności (czyli najczęściej – w ostatnim dniu trwania umowy) – wydaje je niezwłocznie, jednak nie później niż w ciągu siedmiu dni od dnia wymagalności.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Wydawanie świadectw pracy – po umowach terminowych i bezterminowych po zmianach z 2017 r.

Informacje na górze świadectwa pracy

Ustęp 1 świadectwa pracy – oznaczenie pracodawcy i okresy zatrudnienia

Ustęp 2 świadectwa pracy – rodzaj pracy, stanowiska i funkcje

Ustęp 3 świadectwa pracy – tryb i podstawa prawna rozwiązania umowy

Ustęp 4 świadectwa – jednostronne skrócenie okresu wypowiedzenia

Ustęp 5 pkt 1 świadectwa – urlop wypoczynkowy

Ustęp 5 pkt 2 świadectwa – urlop bezpłatny

Ustęp 5 pkt 3 świadectwa – informacja o urlopie ojcowskim

Ustęp 5 pkt 4 świadectwa – informacja o urlopie rodzicielskim

Ustęp 5 pkt 5 świadectwa – informacja o urlopie wychowawczym

Ustęp 5 pkt 6 świadectwa – informacja o ochronie na podstawie art. 1868 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy

Ustęp 5 pkt 7 świadectwa – informacja o korzystaniu z wolnego z tytułu wychowywania dziecka w wieku do 14 lat

Ustęp 5 pkt 8 świadectwa – informacja o niezdolności do pracy oraz pobieraniu wynagrodzenia chorobowego

Ustęp 5 pkt 9 świadectwa – informacja o niepłatnym pierwszym dniu zwolnienia lekarskiego, udzielonego na krócej niż siedem dni

Ustęp 5 pkt 10 świadectwa – informacja o odbytej służbie wojskowej

Ustęp 5 pkt 11 świadectwa – informacja o wykonywaniu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze

Ustęp 5 pkt 12 świadectwa – dodatkowy urlop lub dodatkowe uprawnienia

Ustęp 5 pkt 13 świadectwa – okresy nieskładkowe

Ustęp 6 świadectwa – należność egzekwowana przez komornika

Ustęp 7 świadectwa – informacje uzupełniające

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71