Redakcja

Autorzy:

Małgorzata Aleksander, starszy konsultant ds. inwestycji i rozwoju biznesu

Weronika Burman, ekspert ds. funduszy unijnych

Anna Nejfeld, konsultant ds. funduszy UE, Kancelaria Doradztwa Gospodarczego Cieślak&Kordasiewicz

Małgorzata Nejfeld, dyrektor zarządzający Kancelaria Doradztwa Gospodarczego Cieślak&Kordasiewicz

Marek Dominik Peda, koordynator programów europejskich, Polska Fundacja im. Roberta Schumana

Magdalena Pokrzycka-Walczak, specjalista ds. funduszy unijnych

Paulina Sawicka, ekspert ds. funduszy unijnych

Agnieszka Szuszakiewicz-Idziaszek, specjalista ds. funduszy unijnych

Redaktor: Iwona Jeleń

Wydawca: Rafał Duluk

Kierownik grupy wydawniczej: Ewa Marmurska-Karpińska

Korekta: zespół

Zdjęcie na okładce: fotolia.pl

Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski

Druk: Miller

Skład i łamanie: Triograf, Dariusz Kołacz

ISBN 978-83-269-6476-3

Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2017

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa,

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: cok@wip.pl

NIP: 526-19-92-256, KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie,

XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego

Wysokość kapitału zakładowego 200.000 zł.

Publikacja „Umowa o dofinansowanie unijne” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Umowa o dofinansowanie unijne” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Wstęp

Jeśli chcesz zobaczyć, jak będzie wyglądać podstawowy zakres umowy o dofinansowanie, uważnie zapoznaj się w warunkami udziału w postępowaniu o udzielenie dotacji. Już na etapie przygotowania wniosku o dofinansowanie można poznać wzór umowy o dofinansowanie.

To ważne i praktyczne rozwiązanie. Zanim ostatecznie jako wnioskodawca złożysz wniosek wraz z dokumentacją, możesz zapoznać się z prawami i obowiązkami, które będą Cię dotyczyć podczas realizacji i po zakończeniu projektu.

Każda instytucja zarządzająca danym programem operacyjnym opracowuje wzory umów i udostępnia je beneficjentom. Wzory te określają zakres minimum podpisywanej umowy o dofinansowanie. Wzór taki stanowi zwykle załącznik do ogólnych zasad finansowania danego programu operacyjnego i jest dostępny w chwili rozpoczęcia konkretnego naboru wniosków o dofinansowanie projektów.

Jednak umowy mogą różnić się między sobą w zależności od konkursu i jego grupy docelowej. Instytucje pośredniczące mogą dostosowywać wzory umów do danego programu operacyjnego oraz realizowanego priorytetu. Wówczas uwzględniają w odpowiednim wzorze umowy warunki danego konkursu oraz cechy charakterystyczne beneficjenta i specyfikę jego działalności.

Zmiany w zapisach umów nie mogą w żadnym przypadku zawierać postanowień sprzecznych z postanowieniami zawartymi we wzorze o minimalnym zakresie umowy.

To z jednej strony ochrona projektodawców i donatorów. Z drugiej strony możliwość poznania warunków realizacji umowy przed złożenie wniosku, a to może przyczynić się do bardziej świadomego udziału wnioskodawców w wyścigu po granty.

Dlatego pamiętaj o tym, że minimalny wzór umowy o dofinansowanie zwykle zawiera:

•numer wniosku o dofinansowanie projektu i termin realizacji projektu, szczegółowy opis przedsięwzięcia,

•harmonogram płatności,

•wysokość przyznanych środków i tryb ich przekazywania,

•zobowiązanie do poddania się kontroli i tryb kontroli realizacji projektu lub zadania,

•termin i sposób rozliczenia projektu oraz ewentualnych zaliczek,

•formy zabezpieczeń należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy,

•możliwość i tryb dokonywania zmian w projekcie,

•warunki rozwiązania umowy ze względu na nieprawidłowości występujące w trakcie realizacji projektu,

•warunki i terminy zwrotu środków nieprawidłowo wykorzystanych lub pobranych w nadmiernej wysokości lub w sposób nienależny,

•inne postanowienia wynikające z przepisów wspólnotowych lub krajowych bądź wytycznych przyjętych przez instytucje: zarządzającą lub pośredniczącą, lub wdrażającą (instytucja pośredniczącą II stopnia).

Załączniki do umowy stanowią integralną część umowy o dofinansowanie i również opierają się na opracowanych wzorach.

Jednak i wśród załączników mogą pojawić się różne wymagania. Należy sprawdzać dokładnie, jakiego typu załączniki są wymagane i czy w formie oryginałów, czy tylko kopii.

Dlatego gdy interesujesz się konkretnym konkursem, sprawdź zarówno warunki udziału w nim, jak i zapoznaj się z towarzyszącymi ogłoszeniu o naborze dodatkowymi dokumentami. Zweryfikuj, czy wzór umowy o dofinansowanie zawiera niezbędne minimum. Jeśli jakiś zapis wzbudzi Twoją wątpliwość, dopytuj instytucję organizującą konkurs, jak go rozumieć. Upewnij się przed złożeniem wniosku, że będziesz w stanie sprostać wymaganiom umowy o dofinansowanie. W ten sposób możesz zapobiec wielu problemom.

W publikacji, którą oddajemy w Twoje ręce, znajdziesz dobre praktyki menedżerów projektów unijnych. Zawierają one użyteczne wskazówki, na co zwracać uwagę w umowie o dofinansowanie, aby projekt zrealizować bez problemów, a z sukcesem.

Podpowiadają Ci, jak wywiązać się z obowiązków, a jak korzystać z przysługujących Ci praw na poszczególnych etapach procesu naboru i realizacji projektu. Prezentują typowe błędy i wyjaśniają, jak ich uniknąć. Przedstawiają skuteczne metody sprawnej i efektywnej realizacji projektu unijnego. Na przykładach wyjaśniają zawiłości związane z regułami, które rządzą funduszami europejskimi i wskazują, jak je zrealizować w projekcie, aby postępować zgodnie z zapisami w umowie.

Życzymy przyjemnej lektury!

Redakcja

1. Umowa o dofinansowanie nakłada wiele obowiązków, którym musisz sprostać (Agnieszka Szuszakiewicz-Idziaszek)

1. Umowa o dofinansowanie nakłada wiele obowiązków...

Jeśli zależy Ci na sprawnej realizacji projektu:

Krok 1. Dokładnie zapoznaj się z zapisami umowy.

Krok 2. Zapoznaj się z katalogiem kosztów kwalifikowanych.

Krok 3. Przygotuj się do kontroli projektu.

Krok 4. Zadbaj o trwałość projektu.

Krok 5. Pamiętaj o sprawozdaniu z postępów w realizacji projektu.

Krok 6. Poinformuj opinię publiczną o korzystaniu ze wsparcia unijnego.

Ubiegając się o fundusze unijne, musisz zapoznać się z wieloma procedurami oraz obowiązkami. To z pewnością przyczyni się również do właściwego prowadzenia projektu. Nie lekceważ podstawy dofinansowania projektu. Jest nią umowa o dofinansowanie lub decyzja o dofinansowaniu. To z nich wynikają Twoje obowiązki.

Umowa o dofinansowanie nakłada wiele obowiązków, którym będziesz musiał sprostać. Zapoznając się szczegółowo ze swoimi zobowiązaniami, ale także i uprawnieniami, zwiększysz prawdopodobieństwo osiągnięcia sukcesu.

Sprawdź, czego dotyczy umowa

Przed złożeniem wniosku o dofinansowanie zapoznaj się ze wzorem umowy, który stanowi załącznik do dokumentacji konkursowej.

Zwróć uwagę, że umowa zawiera m.in.:

•strony umowy,

•wysokość i warunki, na jakich będzie przekazane dofinansowanie,

•szczegółowe informacje na temat zasad realizacji i rozliczania projektu,

•obowiązki informacyjno-promocyjne w projekcie,

•wymagania w odniesieniu do monitorowania przebiegu projektu,

•zasady przeprowadzania kontroli projektu,

•informacje, jak postępować w przypadku, jeśli nie będzie możliwe dokładne wykonanie umowy.

Przedmiotem umowy będzie realizacja projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie. Wsparcie będzie Ci przyznane na podstawie umowy według wzoru zamieszczonego do dokumentacji konkursowej. Przed podpisaniem umowy dokładnie zapoznaj się z jej warunkami.

Samo zawarcie umowy nie gwarantuje, że przyznane środki zostaną wypłacone. Zależy to od spełnienia takich warunków, jak: zrealizowanie projektu w pełnym zakresie merytorycznym i po wywiązaniu się ze wszystkich formalności (dotyczących właściwego rozliczenia i udokumentowania poniesionych wydatków).

Upewnij się, jak wygląda ocena kwalifikowalności

Każdy program ma przypisany katalog kosztów kwalifikowanych, które podlegają dofinansowaniu z funduszy unijnych. Ocena kwalifikowalności projektu następuje na etapie oceny wniosku o dofinansowanie i polega na sprawdzeniu, czy przedstawiony projekt może zostać dofinansowany w ramach danego programu operacyjnego (PO). Projekt kwalifikuje się do dofinansowania, jeśli spełnia łącznie co najmniej następujące warunki:

•został złożony przez uprawnionego wnioskodawcę lub osobę mającą prawo w imieniu wnioskodawcy do złożenia wniosku o dofinansowanie w ramach danej osi priorytetowej, działania lub poddziałania,

•jest zgodny z PO oraz SZOOP i regulaminem konkursu lub dokumentacją dotyczącą projektów zgłaszanych w trybie pozakonkursowym,

•przyczynia się do realizacji szczegółowych celów danej osi priorytetowej, działania lub poddziałania,

•jest zgodny z horyzontalnymi politykami UE, zawartymi w rozporządzeniu ogólnym,

•spełnia kryteria wyboru obowiązujące w danym konkursie lub kryteria wymagane dla projektów pozakonkursowych, zatwierdzone przez komitet monitorujący PO.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

1. Umowa o dofinansowanie nakłada wiele obowiązków, którym musisz sprostać (Agnieszka Szuszakiewicz-Idziaszek)

2. Umowę podpiszesz tylko gdy masz umocowanie do reprezentacji danej jednostki (Marek Dominik Peda)

3. Jako kierownik projektu unijnego m.in. nadzorujesz realizację umowy (Anna Nejfeld)

4. Chcesz zmienić personel projektu w trakcie jego realizacji, upewnij się, że umowa ci na to pozwala (Marek Dominik Peda)

5. Z dokumentacją projektu postępuj zgodnie z wytycznymi, a unikniesz nieprzyjemności (Weronika Burman)

6. Kontrolerzy muszą sprawdzić, czy projekt realizujesz zgodnie z umową (Małgorzata Nejfeld)

7. Poznaj zadania systemu SL2014, a ułatwisz sobie realizację umowy (Paulina Sawicka)

8. Pamiętaj o wskaźnikach rezultatu – bez nich dotacja jest nieważna (Magdalena Pokrzycka-Walczak)

9. Naruszysz trwałość projektu, zwracasz dotację(Agnieszka Szuszakiewicz-Idziaszek)

10. Reguła proporcjonalności – kiedy nie możesz o niej zapomnieć (Małgorzata Aleksander)

11. Aby bez problemu realizować umowę przez konsorcjum, zaangażuj w nią partnerów (Magdalena Pokrzycka-Walczak)

12. Informuj i promuj – to tak samo ważne jak rozliczenie (Magdalena Pokrzycka-Walczak)

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71