Spis treści

Redakcja

Rozdział I. Podstawowe informacje dotyczące dowodów księgowych

Tematy publikacji w pełnej wersji

Redakcja

Autor:

Jarosław Jurga

Redaktor:

Dorota Strusiewicz-Kotela

Wydawca:

Katarzyna Bednarska

Koordynator produkcji:

Mariusz Jezierski

Skład:

Piotr Kotela

Drukarnia:

Miller

ISBN 978-83-269-6531-9

Prenumerata:

Centrum Obsługi Klienta

tel.: 22 518 29 29

e-mail: cok@wip.pl

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264

– Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy

Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

Publikacja chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w niniejszej publikacji – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Rozdział I. Podstawowe informacje dotyczące dowodów księgowych

1.1. Wymagania dotyczące dokumentów księgowych

Podstawowym dokumentem, w którym ujęto wymagania dotyczące dokumentów księgowych, jest ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości określająca wymagania formalne odnośnie do tego rodzaju dokumentacji. Dokument spełniający minimalne wymagania określone w ustawie powinien zawierać co najmniej:

•określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

•określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

•opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

•datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu,

•podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

•stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), a także podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Podstawowym elementem dowodu księgowego jest określenie jego nazwy, która wskazuje rodzaj oraz numer identyfikacyjny. Przyjęty sposób numeracji zależy od potrzeb jednostki. Nie ma zewnętrznych uregulowań w tym zakresie. Dopuszczalna jest numeracja tradycyjna, polegająca na nadawaniu kolejnego numeru dokumentu w trakcie roku obrotowego w przypadku dokumentów wystawianych ręcznie. Inny sposób numeracji polega na nadawaniu specyficznych numerów dokumentów księgowych określających nie tylko kolejność, ale dodatkowo np. kasjera czy miesiąc. W praktyce taki sposób numeracji odbywa się z wykorzystaniem systemów informatycznych.

Kolejnym niezbędnym elementem dowodu księgowego jest podanie nazw i adresów stron dokonujących operacji gospodarczej. Elementy te mogą być utrwalone w formie wydruku elektronicznego lub na dokumentach sporządzanych odręcznie w formie pieczęci. W przypadku dowodów własnych wewnętrznych na dowodach może być wskazana tylko jedna strona operacji. Istotnym elementem tej części dowodu księgowego jest jednoznaczna identyfikacja stron operacji gospodarczej. W zależności od charakteru dowodu księgowego należy podać imię i nazwisko pracownika oraz np. jego stanowisko służbowe. W przypadku podmiotów zewnętrznych konieczne jest wskazanie:

•pełnej nazwy kontrahenta,

•adresu i

•numeru NIP.

Dowody księgowe wewnętrzne mogą być zaopatrzone wyłącznie w nazwy symboli komórek organizacyjnych w celu ich identyfikacji.

Określenie operacji gospodarczej sprowadza się w praktyce do wskazania jej istoty oraz wyrażenia w jednostkach pieniężnych, a także w jednostkach naturalnych: sztukach, litrach, godzinach, metrach itp. W przypadku środków trwałych określenie operacji gospodarczej polega na opisie zadania inwestycyjnego lub przyczyn zmiany miejsca użytkowania tych środków.

Niezbędnym elementem dowodów księgowych jest data dokonania operacji i data sporządzenia dowodu. Poprawne wskazanie daty operacji gospodarczej pozwala na spełnienie wymagań zasady memoriałowej, określonej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Zasada memoriału nakazuje ująć w księgach rachunkowych jednostki wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty.

W przypadku rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych ma zastosowanie częściowe wyłączenie zasady memoriałowej na podstawie art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych. Dochody i wydatki ujmuje się w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą.

Data operacji gospodarczej zamieszczona na dowodzie księgowym pozwala także na spełnienie wymagań zasady współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów (art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości), zgodnie z którą do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego należy zaliczać koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

Ostatnim wymogiem dotyczącym dokumentu, niezbędnym w celu ujęcia go w księgach rachunkowych, jest podpis wystawcy dowodu (imię, nazwisko, stanowisko służbowe; w przypadku własnych dowodów wewnętrznych często też dodaje się nazwę komórki organizacyjnej właściwej do wystawiania danego rodzaju dowodów). Podpisują się osoby, którym wydano lub od których przyjęto składniki aktywów, ewentualnie inne osoby uczestniczące w wykonywaniu operacji gospodarczej. Podpis nie jest wymagany, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów.

Na dowodzie może być pominięta wartość, jeśli w rachunkowości, w toku przetwarzania danych wyrażonych w jednostkach naturalnych, następuje ich wycena potwierdzona stosownym wydrukiem.

Dowód księgowy opiewający na waluty obce powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie walut obcych na walutę polską, a wykonanie tego przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk.

Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie osób składających podpis. Podpisy na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.

1.2. Zawartość dokumentów księgowych

Ustawa o rachunkowości określa konieczną wymagalną treść dowodu księgowego, jednocześnie zezwalając na dokonywanie uproszczeń, które mogą wynikać z innych przepisów prawa. W odrębnych przepisach zostały uregulowane wymagania dotyczące dowodów księgowych, takich jak:

•faktura VAT,

•uproszczona faktura VAT,

•duplikat faktury,

•rachunek,

•duplikat rachunku,

•uproszczona faktura,

•pokwitowanie wpłaty i wypłaty należności podatkowych budżetu jednostki samorządu terytorialnego,

•pokwitowanie wpłaty należności podatkowych budżetu państwa.

Przepisy szczególne z jednej strony zezwalają na dokonanie uproszczeń w treści dokumentów księgowych, ale z drugiej strony obligują do stosowania dodatkowych zapisów w przypadku poszczególnych dowodów księgowych.

Rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi zawiera co najmniej:

•imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adresy sprzedawcy i kupującego bądź wykonawcy i odbiorcy usługi,

•datę wystawienia i numer kolejny rachunku,

•określenie rodzaju i ilości towarów lub wykonanych usług oraz ich ceny jednostkowe,

•ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo i słownie

(§ ١٤ ust. 1 rozporządzenia w sprawie naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także informacji, które muszą być zawarte w rachunkach).

Na rachunku nie jest wymagany podpis jego wystawcy. W przypadku gdy oryginał rachunku uległ zniszczeniu albo zaginął, ponownie wystawiony rachunek zawiera również wyraz „DUPLIKAT” oraz datę jego ponownego wystawienia.

Odrębne uregulowania, określające zawartość faktury VAT, zostały zawarte w art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług, w której w odniesieniu do czynnego podatnika VAT wskazano, aby faktura zawierała co najmniej:

•datę wystawienia,

•kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje tę fakturę,

•imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów bądź usług oraz ich adresy,

•numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,

•numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej albo pod którym otrzymał on towary lub usługi,

•datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów bądź wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,

•nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,

•miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

•cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),

•kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,

•wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

•stawkę podatku,

•sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,

•kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,

•kwotę należności ogółem.

W ustawie o VAT określono także elementy, których faktura nie musi zawierać, m.in. w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro, takie jak:

•miara i ilość (liczba) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,

•cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto),

•wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),

•stawka podatku,

pod warunkiem że wpisano w niej dane pozwalające określić kwotę VAT dla poszczególnych stawek podatku.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Rozdział I. Podstawowe informacje dotyczące dowodów księgowych

Rozdział II. Ogólne zasady sporządzania dowodów księgowych

Rozdział III. Dowody kasowe

Rozdział IV. Dowody materiałowe i obrotu wyrobami gotowymi

Rozdział V. Dowody bankowe

Rozdział VI. Ewidencja środków trwałych

Rozdział VII. Ewidencja wynagrodzeń

Rozdział VIII. Dowody kupna sprzedaży

Rozdział IX. Dowody księgowe

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71