Redakcja

Autorzy

Katarzyna Czajkowska-Matosiuk, prawnik specjalizujący się w prawie gospodarczym i finansach

Michał Dynerowicz, Błach Dynerowicz Bujak Kancelaria Prawna Sp. z o.o.

Ewa Drzewiecka, prawnik specjalizujący się w prawie pracy

Arkadiusz Góra, ekspert OCRK

Adam Janus, specjalista z zakresu transportu drogowego

Aldona Kapica, specjalista z zakresu transportu drogowego

Maria Krawczyk, Błach Dynerowicz Bujak Kancelaria Prawna Sp. z o.o.

Sebastian Kryczka, prawnik, ekspert prawa pracy

Karol Lankamer, prawnik, były pracownik PIP, obecnie wspólnik w spółce Pogotowie Kadrowe sp. j.

Cezary Młotek, radca prawny z Kancelarii Młotek

Beata Naróg, prawnik specjalizujący się w przepisach prawa pracy

Izabela Nowacka, specjalista ds. kadrowo-płacowych

Małgorzata Skonieczna, prawnik z Kancelarii Młotek

Grzegorz Sobota, prawnik specjalizujący się w prawie pracy

Redaktor

Joanna Banasiak-Lach

Wydawca

Alina Sulgostowska

Kierownik grupy wydawniczej:

Agnieszka Konopacka-Kuramochi

Korekta

Zespół

ISBN: 978-83-269-6563-0

Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. 2017

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

ul. Łotewska 9a, 03–918 Warszawa, tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10

DTP: Studio IGAWA Ireneusz Gawliński

Druk: Miller Druk sp. z o.o.

Książka „Dokumentacja pracownicza w transporcie drogowym” chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w książce bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Informujemy, że Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Łotewskiej 9a w celu realizacji niniejszego zamówienia oraz do celów marketingowych – przesyłania materiałów promocyjnych dotyczących innych produktów i usług. Mają Państwo prawo do wglądu oraz poprawiania swoich danych, a także do wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania do celów promocyjnych. Podanie danych jest dobrowolne. Zapewniamy, że Państwa dane nie będą przekazywane bez Państwa wiedzy i zgody innym podmiotom. Zaproponowane w niej wskazówki, porady oraz interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku wymaga dodatkowych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Dokumentacja pracownicza w transporcie drogowym” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Wstęp

Zatrudniając kierowców, musimy pamiętać o wielu formalnościach, począwszy od zawarcia umowy i umieszczenia w niej odpowiednich zapisów, poprzez między innymi badania, szkolenia bhp, rozliczanie podróży służbowych, aż po wystawienie świadectwa pracy. Wiąże się z tym wiele wątpliwości, które możesz rozwiać dzięki lekturze niniejszej książki. Wyjaśniamy w niej, jakie dokumenty powinien dostarczyć nowo zatrudniony kierowca, kiedy kierowca powinien przejść wstępne szkolenie, jak rozliczać podróże służbowe kierowcy z zagranicy. Z publikacji dowiesz się, jak wystawić świadectwo pracy, jak poprawnie określić porę nocną kierowcy. Podpowiemy również, jakie i do której części akt osobowych dołączyć oświadczenia od kierowców oraz które dokumenty kierowcy można przechowywać w aktach pracowniczych tylko w formie kopii.

Oprócz tego nie tylko dowiesz się, jak przebiega kontrola Państwowej Inspekcji Pracy i jakie dokumenty skontrolują inspektorzy, ale także przekonasz się, co sprawdzą inspektorzy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Dodatkowo przygotowaliśmy dla ciebie 15 najważniejszych wzorów dokumentów dotyczących zatrudniania kierowców z objaśnieniami. Wśród nich znajdziesz rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem, polecenie wyjazdu służbowego, protokół kontroli stanu trzeźwości czy wzór umowy zlecenia.

WSKAZÓWKA 1. JAKIE DOKUMENTY MUSI DOSTARCZYĆ KIEROWCA NOWEMU PRACODAWCY

Zanim osoba, która ma być zatrudniona jako kierowca ciężarówki albo autobusu zostanie dopuszczona do pracy musi przedstawić przyszłemu pracodawcy dokumenty, z których wynika, że spełnia wymagania ustawy o transporcie. Jakie to dokumenty?

Chodzi o dokumenty potwierdzające ukończenie kwalifikacji wstępnej lub szkolenia okresowego oraz prawo jazdy odpowiedniej kategorii. Przyszły kierowca musi też posiadać ważne orzeczenie lekarskie i psychologiczne stwierdzające brak przeciwwskazań zdrowotnych i psychologicznych do pracy na stanowisku kierowcy.

Orzeczenia i świadectwa

Przedsiębiorca, który poprzednio zatrudniał kierowcę, ma obowiązek wydania mu kopii orzeczeń lekarskich i psychologicznych oraz świadectw kwalifikacji zawodowych dopiero z chwilą rozwiązania stosunku pracy. Oryginały tych dokumentów powinien jednak posiadać kierowca, poza tym potwierdzeniem zaliczenia aktualnego szkolenia okresowego i badań jest wpis dokonywany w prawie jazdy.

Dane osobowe

Oprócz tego przyszły pracodawca może oczekiwać od kandydata do pracy udostępnienia danych osobowych obejmujących: imię i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Ma więc prawo zażądać:

•wypełnionego kwestionariusza osobowego dla kandydata do pracy,

•świadectw pracy z poprzednich zakładów oraz innych dokumentów potwierdzających zatrudnienie z roku, w którym kierowca ubiega się o zatrudnienie,

•omówionych wyżej dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe wymagane przy wykonywaniu oferowanej pracy.

Jeśli kandydat do pracy chce, może uzupełnić te informacje o dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia z lat ubiegłych oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Podstawa prawna:

•ustawa z 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 1907 ze zm.),

•art. 51 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2016 r. poz. 922 ze zm.),

•§ 1 ust 1 i 2 rozporządzenia MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.).

WSKAZÓWKA 2. CZY PRZY ZATRUDNIANIU KIEROWCY NA NIEPEŁNY ETAT W UMOWIE TRZEBA ZAPISAĆ DODATKOWY LIMIT

W umowie kierowcy zatrudnionego na część etatu musi się pojawić limit godzin pracy, po którym zaczynają się godziny ponadwymiarowe. Dlatego warto wiedzieć, jak ustalić ten limit i jakie wynagrodzenie przysługuje kierowcy po jego przekroczeniu.

W umowie o pracę kierowcy zatrudnionego na niepełny etat trzeba określić liczbę godzin, po przekroczeniu której następują godziny ponadwymiarowe. Musi to być liczba większa niż jego wymiar czasu pracy, ale mniejsza niż przewiduje wymiar dla całego etatu i mniej niż obowiązujące normy czasu pracy.

Jeżeli kierowca pracuje więcej niż nakazują normy, to nie są to godziny ponadwymiarowe, tylko nadliczbowe. Różnica jest taka, że godziny ponadwymiarowe można zrekompensować tylko wynagrodzeniem, natomiast godziny nadliczbowe czasem wolnym lub wynagrodzeniem. Za pracę ponadwymiarową nie można oddać czasu wolnego.

Godziny ponadwymiarowe mogą wystąpić wyłącznie w przypadku pracowników pracujących w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Przykład

Które godziny będą ponadwymiarowe

Szef firmy transportowej zatrudnił kierowcę na 3/4 etatu w podstawowym wymiarze czasu pracy. Kierowca pracuje od poniedziałku do piątku po 6 godzin. W umowie ustalono, że godziny ponadwymiarowe zaczynają się po 7. godzinie pracy w danej dobie, ale przed upływem 8. godziny pracy. Praca w wymiarze przekraczającym 8 godzin na dobę lub przeciętnie 40 godzin w tygodniu będzie pracą w nadgodzinach.

Jak ustalić limit godzin

Liczbę godzin pracy, po której zaczynają się godziny ponadwymiarowe pracownika zatrudnionego na niepełen etat pracodawca ustala w umowie o pracę. Jest to najczęściej kwestia do negocjacji z pracownikiem, tak samo jak wysokość wynagrodzenia za pracę. Jeśli kierowca przekroczy ustaloną liczbę godzin pracy, ma prawo do dodatku do wynagrodzenia – w wysokości takiej, jak za pracę w godzinach nadliczbowych. Liczbę godzin ponadwymiarowych można ustalić na dwa sposoby:

•w odniesieniu do etatu (np.: „powyżej 1/2 etatu”, „powyżej 3/4 etatu”),

•przez wskazanie liczby godzin pracy w jednej dobie pracowniczej lub w tygodniu.

Mogą to być wartości sztywne lub przeciętne w zależności od przyjętej koncepcji. Najbardziej praktyczne jest przyjęcie dobowego wymiaru pracy. Można stosować taką samą zasadę wynagradzania pracy ponadwymiarowej do wszystkich pracowników bez względu na wielkość etatu. 

Konkretne zapisy w umowie o pracę mogą brzmieć np. tak:

„Strony ustalają, że pracownikowi będzie przysługiwało wynagrodzenie wraz z dodatkiem, o którym mowa w art. 151 § 5 Kodeksu pracy, po przepracowaniu 7 godziny dobowo”.

„Strony ustalają, że po przepracowaniu 30 godzin w tygodniu pracownikowi będzie przysługiwało wynagrodzenie wraz z dodatkiem za godziny ponadwymiarowe, o którym mowa w art. 151 § 5 Kodeksu pracy”.

Nie wolno ustalić limitu na poziomie tylu godzin, ile przypadałoby na cały etat.

Jakie kary grożą za brak zapisów

Brak w umowie zapisu w sprawie wynagradzania godzin ponadwymiarowych jest naruszeniem przepisów o czasie pracy i wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Jest zagrożone karą grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.

Natomiast pracodawca, który nie zawarł w umowie klauzuli o godzinach ponadwymiarowych, nie musi się obawiać, że pracownik pójdzie do sądu, domagając się wypłaty zaległych dodatków do wynagrodzenia z tytułu takich godzin. Takie roszczenie nie będzie uznane przez sąd za zasadne. Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z 4 kwietnia 2014 r. (sygn. akt I PK 249/13). Sąd stwierdził: „Przepis art. 151 § 5 Kodeksu pracy nie stanowi samoistnej podstawy do wypłaty pracownikowi niepełnoetatowemu dodatku jak za pracę w nadgodzinach. Świadczenie to przysługuje pod warunkiem porozumienia się stron co do dopuszczalnej liczby godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy. Dopiero przekroczenie tego umówionego limitu obliguje pracodawcę do wypłaty wskazanego dodatku”.

Jak ewidencjonować godziny ponadwymiarowe

Godziny ponadwymiarowe, podobnie jak te mieszczące się w wymiarze, również trzeba ewidencjonować. Nie wykazuje się ich jako pracy w nadgodzinach. W ewidencji czasu pracy można wyodrębnić odrębną pozycję „godziny ponadwymiarowe”.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

WSKAZÓWKA 1. JAKIE DOKUMENTY MUSI DOSTARCZYĆ KIEROWCA NOWEMU PRACODAWCY

WSKAZÓWKA 2. CZY PRZY ZATRUDNIANIU KIEROWCY NA NIEPEŁNY ETAT W UMOWIE TRZEBA ZAPISAĆ DODATKOWY LIMIT

WSKAZÓWKA 3. CZY WYKROCZENIA DROGOWE I PUNKTY KARNE KIEROWCY MOGĄ BYĆ PRZESZKODĄ W ZATRUDNIENIU

WSKAZÓWKA 4. JAKIE SĄ SKUTKI ZATRUDNIENIA KIEROWCY Z ZAKAZEM WYKONYWANIA ZAWODU

WSKAZÓWKA 5. KIEDY KIEROWCA POWINIEN PRZEJŚĆ WSTĘPNE SZKOLENIE

WSKAZÓWKA 6. CZY PRZEWOŹNIK MOŻE WYMAGAĆ, ABY KIEROWCA NA ZLECENIU ODBYŁ SZKOLENIE BHP

WSKAZÓWKA 7. KIEROWCY PO WYPADKU PRZY PRACY PRZYSŁUGUJĄ DWA ODSZKODOWANIA

WSKAZÓWKA 8. KIEDY PRACODAWCA MUSI WYPŁACIĆ PRACOWNIKOWI ODSZKODOWANIE W ZWIĄZKU Z WYPADKIEM PRZY PRACY

WSKAZÓWKA 9. W JAKI SPOSÓB KIEROWCA MOŻE UZYSKAĆ WCZEŚNIEJSZĄ EMERYTURĘ

WSKAZÓWKA 10. JAKIE ROSZCZENIA PRZYSŁUGUJĄ KIEROWCY W ZWIĄZKU Z DYSCYPLINARNYM ZWOLNIENIEM Z PRACY

WSKAZÓWKA 11. CZY KIEROWCY ZAWSZE PRZYSŁUGUJE WYNAGRODZENIE ZA DYŻUR

WSKAZÓWKA 12. CZY MOŻNA POTRĄCAĆ KARY UMOWNE KIEROWCOM, KTÓRZY OTRZYMUJĄ STAWKĘ MINIMALNĄ

WSKAZÓWKA 13. JAK ROZLICZAĆ I JAK WYPŁACAĆ RYCZAŁTY ZA CZAS SPĘDZONY W ZAŁODZE

WSKAZÓWKA 14. JAK ROZLICZAĆ PODRÓŻE SŁUŻBOWE KIEROWCY Z UKRAINY

WSKAZÓWKA 15. CZY MOŻNA UZALEŻNIĆ STAWKĘ DIETY OD RODZAJU POJAZDU

WSKAZÓWKA 16. JAKIE KOSZTY PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ TRZEBA ZWRÓCIĆ KIEROWCY

WSKAZÓWKA 17. JAKI WYMIAR URLOPU PRZYSŁUGUJE KIEROWCY

WSKAZÓWKA 18. KIEDY JEST MOŻLIWE ODWOŁANIE KIEROWCY Z URLOPU I JAKIE BĘDZIE MIAŁO KONSEKWENCJE

WSKAZÓWKA 19. JAK OBLICZYĆ URLOP WYPOCZYNKOWY KIEROWCY, KTÓRY ODCHODZI Z PRACY W TRAKCIE ROKU

WSKAZÓWKA 20. JAK EWIDENCJONOWAĆ CZAS PRACY MAGAZYNIERA-KIEROWCY

WSKAZÓWKA 21. CZYM SIĘ RÓŻNI PRACA W GODZINACH PONADWYMIAROWYCH OD PRACY W NADGODZINACH

WSKAZÓWKA 22. JAKIE WYNAGRODZENIE ZA PRACĘ W PORZE NOCNEJ PRZYSŁUGUJE KIEROWCY

WSKAZÓWKA 23. JAK PRAWIDŁOWO OKREŚLIĆ PORĘ NOCNĄ DLA KIEROWCY

WSKAZÓWKA 24. DO KTÓREJ CZĘŚci AKT OSOBOWYCH DOŁĄCZYĆ OŚWIADCZENIA OD KIEROWCÓW

WSKAZÓWKA 25. KTÓRE DOKUMENTY KIEROWCY MOŻNA PRZECHOWYWAĆ W AKTACH PRACOWNICZYCH TYLKO W FORMIE KOPII

WSKAZÓWKA 26. CZY DO ODDELEGOWANIA KIEROWCY WYSTARCZY USTNE ZAWIADOMIENIE

WSKAZÓWKA 27. CZY WYNAGRODZENIE ZA PRACĘ PONAD WYMIAR NIEPEŁNOETATOWCA TRZEBA ZAPISAĆ W UMOWIE O PRACĘ

WSKAZÓWKA 28. CZY PRZEWOŹNIK POWINIEN PRZECHOWYWAĆ KOPIE ZAŚWIADCZEŃ LEKARSKICH KIEROWCY

WSKAZÓWKA 29. JAKIE OBOWIĄZKI WIĄŻĄ SIĘ Z WPROWADZENIEM STAWKI MINIMALNEJ DLA KIEROWCÓW NA UMOWIE ZLECENIA

WSKAZÓWKA 30. CZY PRACODAWCA MOŻE UKARAĆ KIEROWCĘ ZA NIEPOWIADOMIENIE W TERMINIE O CHOROBIE

WSKAZÓWKA 31. KIEDY KIEROWCA ULEGA WYPADKOWI PRZY PRACY

WSKAZÓWKA 32. JAK POSTĄPIĆ, JEŻELI OKAŻE SIĘ, ŻE KIEROWCA JEST NA DOPALACZACH

WSKAZÓWKA 33. O CZYM TRZEBA PAMIĘTAĆ PRZY WYSTAWIANIU ŚWIADECTWA PRACY

WSKAZÓWKA 34. JAK PRZEBIEGA KONTROLA ZUS W FIRMIE TRANSPORTOWEJ

WSKAZÓWKA 35. CO SPRAWDZĄ INSPEKTORZY ZUS PODCZAS KONTROLI W FIRMIE TRANSPORTOWEJ

WSKAZÓWKA 36. JAK PRZEBIEGA KONTROLA PIP W FIRMIE TRANSPORTOWEJ

WSKAZÓWKA 37. CO SKONTROLUJE PIP W RAMACH KONTROLI BHP W FIRMIE TRANSPORTOWEJ

WSKAZÓWKA 38. CO MOŻE SPRAWDZAĆ PIP, KONTROLUJĄC W FIRMIE TRANSPORTOWEJ BHP

WSKAZÓWKA 39. CZY PIP MOŻE BEZ UPRZEDZENIA SKONTROLOWAĆ LEGALNOŚĆ ZATRUDNIENIA KIEROWCÓW

WSKAZÓWKA 40. CZYM SKUTKUJE UTRUDNIANIE CZYNNOŚCI KONTROLNYCH INSPEKTOROWI PRACY

DOKUMENT 1. KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA PRACOWNIKA

DOKUMENT 2. OŚWIADCZENIE KIEROWCY O WYMIARZE ZATRUDNIENIA

DOKUMENT 3. OŚWIADCZENIE O POWIERZENIU MIENIA

DOKUMENT 4. POLECENIE PRACY W NADGODZINACH

DOKUMENT 5. POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO

DOKUMENT 6. POROZUMIENIE W SPRAWIE STOSOWANIA MNIEJ KORZYSTNYCH WARUNKÓW ZATRUDNIENIA

DOKUMENT 7. PROTOKÓŁ KONTROLI STANU TRZEŹWOŚCI

DOKUMENT 8. ROZWIĄZANIE UMOWY O PRACĘ BEZ WYPOWIEDZENIA – NA PODSTAWIE ART. 53 KP

DOKUMENT 9. ROZWIĄZANIE UMOWY O PRACĘ NA MOCY POROZUMIENIA STRON

DOKUMENT 10. POROZUMIENIE STRON W SPRAWIE SKRÓCENIA OKRESU WYPOWIEDZENIA UMOWY O PRACĘ

DOKUMENT 11. UMOWA O DZIEŁO

DOKUMENT 12. UMOWA O PRACĘ

DOKUMENT 13. UMOWA ZLECENIA

DOKUMENT 14. WYPOWIEDZENIE WARUNKÓW UMOWY O PRACĘ

DOKUMENT 15. ZARZĄDZENIE O NIEDOPUSZCZENIU DO PRACY PRACOWNIKA POD WPŁYWEM ALKOHOLU

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71