Heinz Hütter

Zarządzanie czasem

JAK UMIEJĘTNIE PLANOWAĆ CZYNNOŚCI;
NA CO NIE WARTO TRACIĆ CZASU

Wydano na licencji Cornelsen Verlag GmbH & Co. OHG, Berlin.

Przy opracowywaniu edycji polskiej wykorzystano tekst, układ graficzny oraz ilustracje z niemieckiego oryginału.

Tytuł oryginału: Zeitmanagement

Przekład: Urszula Goebel

Redakcja: Maria Białek

Korekta: Olga Gorczyca

Skład: Bernard Ptaszyński

Wszelkie prawa zastrzeżone. Zabrania się wykorzystywania niniejszej książki i jej części do innych celów niż prawnie ujęte bez uprzedniej pisemnej zgody wydawcy. Zgodnie z prawem autorskim, bez uprzedniej zgody wydawcy zabrania się powielania, zapisywania oraz zamieszczania dzieła lub jego części w sieci komputerowej, a także w wewnętrznej sieci szkół i innych placówek oświatowych.

© Cornelsen Verlag GmbH & Co. OHG, Berlin 2006

© BC Edukacja Sp. z o.o., Warszawa 2008

Wydanie I

ISBN: 978-83-61655-19-0

Skład wersji elektronicznej:

Virtualo Sp. z o.o.

Wprowadzenie

Każdy z nas pragnie się dowiedzieć, jak efektywnie zarządzać czasem, jak dobrze zorganizować pracę, jak radzić sobie z codziennym stresem, jak postępować, aby lepiej i sprawniej wykonywać swoje zadania…

Często wydaje się nam, że wszyscy są od nas lepiej zorganizowani, że świetnie sobie radzą, perfekcyjnie wykonują zadania – porównujemy się z nimi, sięgamy po różne triki mające usprawnić nasze zarządzanie czasem, jednak najczęściej stwierdzamy, że metody te funkcjonują u innych, a u nas nie. Często taka postawa – oczekiwanie od siebie wzmożonej dyscypliny i samokontroli – prowadzi do jeszcze większej frustracji!

Kłopotliwe staje się zatem już samo podejście do problemu. Cóż bowiem znaczy „wykonywać coś perfekcyjnie” lub „świetnie sobie radzić z czasem”? Czy nie rozsądniej byłoby zapytać: Jak postępować, aby bardziej optymalnie wykonywać swoje obowiązki, jak lepiej radzić sobie ze stresem?

Być może masz już wytyczone cele, np. efektywniejsze wykorzystywanie czasu pracy, optymalne wykonywanie zadań. Świetnie! Cel to istotny element zarządzania czasem. A teraz spróbuj odpowiedzieć na pytanie, jakie jest najlepsze rozwiązanie twoich problemów. Może takie: nauczyć się odpowiednio selekcjonować wszystkie codziennie sprawy w zależności od roli, jaką odgrywają w życiu prywatnym i zawodowym, oraz tego, czy przynoszą nam zadowolenie i sukces, a może nawet szczęście. Ważne jest, by najistotniejsze sprawy potraktować poważnie i odpowiednio wcześnie podjąć się ich realizacji. Pomoże to zmniejszyć stres, który stanie się wyzwaniem, a nie problemem (oczywiście należy pamiętać, że sytuacji stresowych zupełnie uniknąć się nie da). Przyjmij założenie: od dziś podchodzę do swoich zadań z większym spokojem, jestem bardziej konsekwentny w dążeniu do realizacji celów, sprawy mniej istotne załatwiam pobieżnie.

Jeśli pragniesz szczęścia, zadowolenia, sukcesu – zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym – weź sobie te rady do serca.

Zarządzanie czasem dostarcza narzędzi wspomagających zarządzanie samym sobą.

Na dobry początek

Jeśli naprawdę chcesz zmienić swoje przyzwyczajenia i sposób myślenia, musisz je najpierw przeanalizować, przemyśleć własną postawę i okazać szczerą chęć zmiany. Wewnętrzna motywacja jest bardzo istotna. Zastanów się, jakie popełniałeś błędy w twoim planowaniu czasu i jak możesz to zmienić. Podejdź do sprawy z dystansem – łatwiej znajdziesz rozwiązanie.

Na dobry początek zapoznaj się z kilkoma powiedzeniami nawiązującymi do tematu „Praca i czas”:

Gdy sam wszystko robisz, szybko się nie dorobisz. (przysłowie chorwackie)

Nie brakuje nam czasu, lecz trwonimy go. (Seneka)

Brak czasu jest nadczynnością gruczołu zarządzania u menedżerów. (Mérleg Jennö)

Gdy Bóg stwarzał świat, Europejczykom podarował zegar, a Afrykańczykom czas. (Robbi Kastner)

Każdego dnia na pół godziny odsuń od siebie kłopoty; ten czas przeznacz na drzemkę. (Abraham Lincoln)

To, co wczoraj – minęło, o jutro zatroszczy się Bóg, ja żyję teraźniejszością. (Inge Meysel)

1. Pierwszy krok

Jak korzystać z niniejszej książki?

Każdy czytelnik inaczej wykorzysta tę książkę. Jeden przeczyta ją, odłoży na bok, a po pewnym czasie zauważy, że nieświadomie zaczął stosować pewne zawarte w niej wskazówki. Inny po zakończonej lekturze podda skrupulatnej analizie wszystkie idee, a następnie będzie starał się wdrożyć je w życie. Kolejna osoba skorzysta z niej wybiórczo – skoncentruje się na najważniejszych dla siebie informacjach. Najbardziej optymalny sposób korzystania z niniejszej książki stanowi lektura aktywna, tzn. wykonywanie ćwiczeń, przygotowywanie i uzupełnianie formularzy oraz ankiet.

Pozycja ta uwzględnia różne przyzwyczajenia czytelników. Najważniejsze jednak, by czytać ją aktywnie. Podkreślaj najważniejsze informacje, dopisuj komentarze, załóż dzienniczek planowania czasu i umieszczaj w nim swoje przemyślenia, skojarzenia, doświadczenia i propozycje dotyczące zmian organizacji planu dnia. To pierwszy krok do prawidłowego zarządzania czasem!

Stwórz listę rzeczy do zrobienia!

Lista rzeczy do zrobienia to zbiór nasuwających się w czasie lektury sugestii i pomysłów, które warto zastosować w praktyce. Najlepiej sporządzić ją w formie tabeli i podzielić według części książki. Każdej z nich powinny odpowiadać:

rozdział i temat,

związane z tematem przemyślenia, sugestie, pomysły,

możliwe propozycje działań (zanotuj, jak zamierzasz wykorzystać zdobytą wiedzę w praktyce),

początek i zakończenie,

osiągnięcia (ocena to niezbędna część każdej metody).

2. Zarządzanie samym sobą a zarządzanie czasem

Zarządzanie czasem to część zarządzania samym sobą

Zarządzanie czasem stanowi istotny element kształtowania naszego życia. „Kształtowanie” oznacza możliwość decydowania, wolny wybór, a „zarządzanie czasem” kojarzy się z administrowaniem, kontrolą. Czy w takim razie te pojęcia się nie wykluczają? W żadnym wypadku! Zarządzanie czasem może rzeczywiście stać się aktem kreatywnym.

2.1 Nowoczesne zarządzanie samym sobą – pytania

Współczesny człowiek jest często zawieszony między różnymi punktami orientacyjnymi życia zawodowego i prywatnego – tj. celami, wyobrażeniami, życzeniami i problemami. Punkty te ulegają jednak ciągłym zmianom. Nagle kończy się sen o karierze, bo zmienia się polityka firmy; sprawy prywatne przybierają nieoczekiwany obrót, bo odchodzi od nas partner.

Coraz częściej brakuje nam stałych odniesień. Zmiany i związany z nimi stres sprawiają, że zmuszeni jesteśmy do ciągłej weryfikacji podejmowanych działań, tworzenia odpowiednich warunków dla ich efektywnej realizacji, nawet gdyby za chwilę miały się zdezaktualizować.

Obecnie tego typu problemy coraz bardziej przybierają na sile. Przy tak dużym tempie rozwoju gospodarczego i społecznego człowiek zmuszony jest do zmiany organizacji czasu. Odpowiednie zarządzanie sobą i swoim czasem pomaga wyznaczyć właściwe granice i priorytety działań.

Istotę zarządzania samym sobą wyraża następujące pytanie: Jak postępować, by być szczęśliwym i zadowolonym, by móc z radością i bez zbędnego nakładu pracy oraz energii realizować swoje cele i wizje?

2.2 Nowoczesne zarządzanie samym sobą – schemat

Diagram zamieszczony na następnej stronie to schematyczne ujęcie zarządzania samym sobą. Obrazuje typowe życiowe role i dwa wymiary tego zarządzania.

Aby móc mówić o zarządzaniu samym sobą, należy wziąć pod uwagę cztery aspekty:

1. Krąg życiowych ról.

2. Przebieg czasu.

3. Postrzeganie czasu.

4. Punkt „teraz” (czas podejmowania decyzji i działania).

1. Krąg życiowych ról to opis ról, jakie człowiek przyjmuje w danym systemie i danej społeczności. Każda rola wiąże się z pewnymi prawami, celami, które dana osoba pragnie osiągnąć, ale też z obowiązkami. Określa również stosunek do innych oraz granice wpływu na drugiego człowieka i na system społeczny.

Przykład 1a

Pani Kowalska jest główną księgową w niedużej firmie, działa też w kilku stowarzyszeniach. Jej mąż pracuje na stanowisku szefa działu. Mają dwoje dzieci w wieku szkolnym. Są właścicielami domu z ogrodem. Pani Kowalska pełni kilka ról, które wymagają od niej różnych umiejętności i zaangażowania; musi umieć je godzić, co jest bardzo wyczerpujące, zwłaszcza gdy kolidują ze sobą. W takich chwilach zaczyna wątpić, czy wszystkiemu podoła i czy jest w stanie pogodzić pracę, życie prywatne, działalność społeczną. Nie jest pewna, czy jedno nie dzieje się kosztem drugiego.

Podstawowym wyzwaniem współczesnego człowieka jest umiejętność godzenia oczekiwań związanych z pełnionymi przez niego rolami. Nie jest to łatwe, ponieważ każda z nich składa się z ról mniejszych, podrzędnych.

Krąg życiowych ról i pytania w dwuwymiarowym schemacie zarządzania samym sobą

Przykład 1b

Pani Kowalska, jako główna księgowa, jest odpowiedzialna za wyniki swojego działu, ma pod sobą podwładnych, motywuje ich do działania, gdy pojawiają się problemy. Poza tym pracuje w grupie projektowej, która zajmuje się instalacją nowego oprogramowania.

Odpowiednie zarządzanie czasem pozwoli pogodzić oczekiwania z pełnionymi życiowymi rolami.

2. Przebieg czasu mierzony jest według dwóch krańcowych punktów: przeszłości (pochodzenie i rozwój) oraz przyszłości (kariera i planowanie życia).

Przyszłość można podzielić, biorąc pod uwagę horyzont oczekiwań, na krótkoterminową (do kilku tygodni), średnioterminową (kilka miesięcy) i długoterminową (kilka lat). Ponieważ często mamy na głowie kilka spraw, które należy zrealizować w różnych terminach, powinniśmy zadać sobie pytanie, co jest ważniejsze – załatwienie sprawy pilnej i krótkoterminowej czy skoncentrowanie się na realizowaniu własnych celów, na sprawach długoterminowych.

Umiejętność balansowania między sprawami długo- i krótkoterminowymi to warunek prawidłowego zarządzania własnym czasem.

3. Czas w jednej chwili może zmienić swoją formę. Gdy wspominamy urlop, powiemy: „Było świetnie, czas minął tak szybko”. Nudną konferencję skomentujemy natomiast w ten sposób: „Czas się strasznie dłużył”. Jak widać, miarą czasu jest tempo jego upływu.

Postrzeganie czasu jest bardzo różne. Nie dlatego, że urlop jest przyjemny, a praca nuży. Równie dobrze może być odwrotnie. Postrzeganie czasu zależy raczej od tego, czy go wykorzystujemy, czy też przeżywamy. Wykorzystanie czasu oznacza koncentrację na danym celu i jego konsekwentne, czasami pełne wyrzeczeń, realizowanie. Przeżywanie czasu pozornie jest celem samym w sobie – jak czerpanie radości z luźnej, miłej atmosfery w pracy lub uwolnienie się od zmartwień, pozostawienie za sobą problemów. Jest takie, ponieważ od pewnego czasu coraz głośniej mówi się, że radość oraz zadowolenie (tak w życiu prywatnym, jak i zawodowym) wpływają pozytywnie na zdrowie i atmosferę w pracy. W tym miejscu nasuwa się kolejne pytanie związane z zarządzaniem czasem: Ciężko pracować czy cieszyć się życiem?

4. Punkt „teraz” to punkt przecięcia się osi czasu. To moment, w którym zadajemy sobie pytania: „Co teraz robię?”, „Co jest celem mojego działania?”. Do punktu „teraz” odnosi się praktyczne zarządzanie czasem w ramach szerzej pojmowanego zarządzania samym sobą.

Praktyczne zarządzanie czasem polega na podejmowaniu decyzji dotyczących roli, którą narzucimy sobie w następnej kolejności, horyzontów czasowych, wykorzystania czasu i zadań, które będziemy wykonywać.

2.3 Zarządzanie czasem = codzienne zarządzanie samym sobą

Zarządzanie czasem to praktyczny aspekt zarządzania samym sobą. Każdego dnia, w każdej chwili podejmujemy przecież decyzje, zastanawiamy się, czy coś zrobimy, czy nie. W tym kontekście można powiedzieć, że „teraz” to „wciąż, zawsze”. Trudno byłoby jednak pytać: „Co teraz będę robił?” lub „Co teraz powinienem robić, co byłoby rozsądne?”.

Pytanie: „Co teraz będę robił?” należy stawiać w konkretnych momentach zarządzania czasem: stałych porach planowania, lukach czasowych, przerwach, na początku projektu lub gdy dojdzie do nieprzewidzianych sytuacji.

2.4 Narzędzia wspomagające zarządzanie czasem

Istotną rolę w organizacji dnia odgrywają proste narzędzia wspomagające zarządzanie czasem. Należą do nich:

metody i techniki planowania, które nadają zarządzaniu czasem odpowiednią formę (np. planowanie celów, porządkowanie dziennego kalendarza),

zasady dotyczące planowania i podejmowania decyzji,

ćwiczenia służące nabyciu i utrwaleniu pewnych nawyków,

materiały pomocnicze (np. formularze, listy kontrolne, terminarz, organizer, programy komputerowe ułatwiające zarządzanie czasem).

2.5 Funkcje zarządzania czasem

Wcześniej padło już najważniejsze w zarządzaniu samym sobą pytanie: „Jak postępować, by być szczęśliwym i zadowolonym, by móc z radością i bez zbędnego nakładu pracy oraz energii realizować swoje cele i wizje?”

Nawet jeśli nie można sobie stawiać tego pytania codziennie, warto do niego powracać. Wskazuje bowiem na cztery klasyczne funkcje praktycznego zarządzania czasem:

1. Działanie ukierunkowane na cele – działanie w odniesieniu do przyszłości (sukcesu, szczęścia, zadowolenia).

2. Działanie proaktywne – działanie w oparciu o prognozy.

3. Optymalne wykorzystanie własnych zasobów – odpowiednie wykorzystanie energii i umiejętności oraz ich dalszy rozwój.

4. Pokonanie stresu – eliminowanie czynników negatywnych dla naszego zdrowia, samopoczucia oraz stanu intelektualno-emocjonalnego.

Warto dodać jeszcze piątą funkcję zarządzania czasem – zachowanie równowagi, które oznacza optymalne wypełnianie codziennych obowiązków przy jednoczesnym zachowaniu równowagi. Nie zawsze mamy przecież do czynienia ze sprawami, które mają sens. W przypadku niektórych trzeba po prostu zacisnąć zęby i przez nie przebrnąć. Funkcja ta, o czym się często zapomina, powinna stanowić podstawę wszelkich działań.

Kierowanie się wymienionymi metodami w codziennym życiu pomaga lepiej zarządzać czasem, co z kolei pozwala na:

myślenie zorientowane na wynik,

kierowanie się priorytetami,

poprawienie formy podejmowanych działań,

poprawienie jakości realizowanych działań i proponowanych rozwiązań,

lepsze wykorzystanie własnych zasobów przy zachowaniu wewnętrznej równowagi,

zyskanie czasu,

prowadzenie harmonijnego życia zawodowego i prywatnego.

Niektórzy postrzegają zarządzanie czasem jedynie w aspekcie jego pozyskiwania, tak jakby w głowach tykały im zegarki. Warto jednak pamiętać, że zbyt duże tempo pracy źle wpływa na jej jakość i wywołuje większy stres.

Choć może to brzmieć paradoksalnie, słowa Laozi są wciąż aktualne: Jeśli się spieszysz, idź wolniej.

2.6 Jak zarządzasz swoim czasem?

Może omówione do tej pory zagadnienia pozwoliły już rozwiać niektóre z twoich wątpliwości lub sprawiły, że pewne kwestie widzisz w zupełnie innym świetle. Rozwiąż test dotyczący nastawienia do zarządzania czasem. Zakreśl odpowiedzi, które według ciebie są właściwe, dokończ zdania lub odpowiedz na zadane pytania.

1. Dzięki odpowiedniej organizacji czasu można zmienić: wiele rzeczy/niektóre rzeczy/niewiele rzeczy.

2. Planowanie czasu oznacza dla mnie…

3. Moje planowanie czasu mogłoby być lepsze, gdyby…

4. Kto jest winien/Co jest winne temu, że mam problemy z odpowiednim zaplanowaniem czasu?

5. Jak powinienem postępować, by być w pełni zadowolonym z własnej organizacji czasu?

6. Co mi w tym przeszkadza?

Podsumowanie

W porównaniu z umiejętnością codziennej organizacji pracy wszystko inne w życiu wydaje się jedynie dziecinadą – twierdził Johann Wolfgang Goethe. I chyba miał rację…

Zarządzanie czasem przedstawiane jest często jako bardzo proste – wystarczy, że będziemy przestrzegać kilku zasad i na pewno osiągniemy sukces. Jednak wiele z tych reguł funkcjonuje tylko w określonych sytuacjach.

Zarządzanie czasem oznacza zarządzanie samym sobą. Dużą część naszych codziennych zadań wyznaczają cele wynikające z pełnionych przez nas życiowych ról. Są to najistotniejsze zadania. Ich pozostała część, niezwiązana bezpośrednio z celami, wynika z codziennych potrzeb.

Zadania konkurują ze sobą i wymagają realizacji. Warto zastanowić się od czasu do czasu: „Co jest celem mojego działania, co powinienem teraz robić?”, by dokonać właściwego wyboru.

Pytania: „Co jest celem mojego działania, co powinienem teraz robić?” nie można sobie stawiać zbyt często, w przeciwnym razie nie będziemy w stanie nic zdziałać. W zarządzaniu czasem ważna jest elastyczność, zdolność balansowania między różnymi życiowymi rolami, między krótko-, średnio- i długoterminowymi zadaniami. Istotne jest też, aby nie tylko orientować się, jakie zadania wymagają wykonania, ale też mieć wgląd w każde z nich.

3. Zarządzanie czasem – analiza

Zmiany z uwzględnieniem aktualnego stanu

Jeśli chcesz usprawnić zarządzanie czasem, musisz najpierw ocenić jego dotychczasową organizację. Dopiero wtedy zobaczysz, jakie są jej słabe strony, gdzie popełniasz błędy i jakie środki zaradcze powinieneś zastosować.

Najlepszą metodą oceny jest analiza własnego wykorzystania czasu, czyli protokół z przebiegu pracy. Kilkudniowy protokół dostarcza danych, na podstawie których można zweryfikować swoją postawę i podjąć odpowiednie kroki w celu optymalizacji zarządzania czasem.

Protokół zawiera części poświęcone najbardziej rozpowszechnionym błędom związanym ze złym planowaniem czasu, takimi jak odkładanie na później (zagadnieniu temu, jak również metodzie poprawiania błędów i ich unikaniu poświęcono więcej miejsca w dalszej części rozdziału).

Podczas analizy tego rozdziału, należy pamiętać, że nikt nie jest doskonały, że każdy bez wyjątku ma przyzwyczajenia, które należałoby zmienić. Warto otworzyć się na te zmiany! Z pewnością nie jest łatwo tak po prostu odrzucić złe nawyki – łatwiej zapobiegać ich pojawianiu się, niż potem się ich pozbyć. Każdy jednak sam odpowiada za swoje planowanie czasu i musi działać na własny rachunek.

3.1 Czynniki wpływające na zarządzanie czasem

Zdarza się, że organizację czasu utrudniają niesprzyjające środowisko pracy i jej niekorzystne warunki.

Przykład:

Każdego dnia przed rozpoczęciem pracy przygotowujesz plan dnia, jednak napływ wielu pilnych zadań i obowiązków uniemożliwia jego realizację.

Nie masz jasno zdefiniowanej funkcji w pracy, więc często bierzesz na siebie zbyt wiele zadań (wychodząc z założenia, że należą do zakresu twoich obowiązków). Nie możesz skoncentrować się na jednej czynności.

Wprawdzie codziennie pracujesz z komputerem, ale ponieważ pracodawca nie może sobie pozwolić na zainwestowanie w szkolenie, program znasz jedynie częściowo. Często masz poczucie straconego czasu, bo wiesz, że mógłbyś pracować wydajniej i lepiej.

Jak widać, zarządzanie czasem to nie tylko planowanie zadań i ich realizacja. Ponieważ najwięcej czasu poświęca się treści i strukturze zadań – to właśnie one najbardziej utrudniają metodyczną pracę – należy najpierw wziąć pod uwagę i zaakceptować ogólne warunki organizacji czasu (nawet jeśli nie mamy na nie wpływu).

1. Odpowiedz na pytania znajdujące się w ankiecie. Dotyczą one utrudnień w zarządzaniu czasem, które pojawiają się w pracy. Uzupełnij je przykładami, które przyjdą ci do głowy. Czy podczas odpowiedzi na pytania, odkryłeś inne czynniki, które wpływają na pogorszenie warunków i organizacji twojej pracy? Pamiętaj, jej warunki muszą być optymalne!

2. Zastanów się, jak możesz wpłynąć na lepsze zarządzanie czasem i poprawę warunków swojej pracy? Wypełnij formularz.

Środowisko pracy

Zgadza

się

Częściowo się zgadza

Nie zgadza się

Polecenia i instrukcje wydawane w mojej firmie często odbieram jako sprzeczne.

□

□

□

Wiele z siebie daję, żeby zadowolić klientów.

□

□

□

Narady w firmie trwają zbyt długo, a ich efekty są najczęściej niezadowalające.

□

□

□

Brakuje odpowiedniej komunikacji między pracownikami (zbyt rzadka lub późna wymiana informacji prowadzi do nieporozumień i sporów).

□

□

□

Nie wiem dokładnie, co mi wolno, a czego nie, co należy do zakresu moich obowiązków.

□

□

□

Gdyby firma zatrudniała więcej pracowników, miałbym czas na realizację swoich zadań.

□

□

□

Spoczywa na mnie zbyt dużo obowiązków.

□

□

□

Moja relacja z pracodawcą jest problematyczna.

□

□

□

Ewentualnie podaj inne przykłady utrudnień w organizacji pracy.

Poprawa ogólnych warunków pracy

Przykład

1.

2.

Co jest dla mnie problemem?

Zbyt dużo różnych obowiązków.

W jakim stopniu ma to wpływ na moje osiągnięcia wyniki pracy?

Tracę orientację i kontrolę nad wykonywanymi zadaniami, ciągle coś mi przerywa ich realizację.

Jak mogę temu zaradzić?

Rezerwując bloki czasowe, dokumentując przerwy, racjonalizując zadania.

Czy istnieją inne możliwości rozwiązania mojego problemu?

Mogę domagać się od szefa konkretniejszego określenia zakresu moich obowiązków, zaproponować bardziej logiczny i przejrzysty podział zadań między pracowników.

3.2 Typowy dzień pracy – protokół

Protokół pomoże ci ocenić twoją sytuację w pracy. Przynosi on efekty zarówno w przypadku pojedynczych osób, jak i grup (np. pracowników firmy).

Zanotuj przebieg trzech – czterech typowych dni pracy i wykonywanych czynności, zaznacz, kiedy i jak długo coś robisz, podaj godzinę, rodzaj czynności, czas jej trwania, stopień pilności. Pilne zadania oznacz w odpowiedniej kolumnie literką „P”.

Nie obawiaj się, że sporządzenie protokołu zajmie ci wiele czasu. Na jego wypełnianie poświęć dziennie maksymalnie 15 minut. Późniejszy wgląd w wykonywane czynności i czas ich trwania może dać ci wiele do myślenia.

Spektrum analizy

Protokół oferuje dwanaście analiz (odpowiadają one jego kolejnym kolumnom), które można przeprowadzić w oparciu o wcześniej sporządzone protokoły dzienne. Dostarcza on wskazówek, jak wyeliminować słabe strony dotyczące zarządzania czasem. Kolejne analizy są szczegółowo omówione w dalszych częściach rozdziału.

Kolumny: 1. Ważność i 2. Optymalna realizacja odnoszą się do oceny efektywności i wydajności pracy (część 3.3). X Kolumna 3. dotyczy analizy wykorzystania czasu w zależności od wykonywanych czynności (część 3.4, w której znajduje się również podsumowanie grup czynności).

Kolumny 4.-9. analizują styl pracy, m.in.: pułapki czasowe, w które wpadamy, zobowiązania, które podejmujemy, umiejętności: odmawiania, delegowania, racjonalizowania i standaryzowania zadań, skłonność do odkładania ich na później, przerywania lub rezygnowania z nich, a także perfekcjonizm (części 3.5-3.9).

Kolumna 10. wskazuje przyczyny stresu i radzi, jak im przeciwdziałać (część 3.10).

Kolumna 11. rejestruje czas przeznaczony na przerwy, luki czasowe, zabawę (część 3.11).

Kolumna 12. Ćwiartka dotyczy czwartej generacji planowania czasu (rozdział 6).

Pełna analiza dwunastu kolumn wymaga nakładu czasu, jednak dzięki jej przeprowadzeniu nie tylko zyskasz go o wiele więcej, lecz także dowiesz się, jak wyeliminować swoje słabe strony.

Dodatkowe efekty autoanalizy

Osoby, które przeprowadzają analizę na podstawie protokołu, dostrzegają zazwyczaj pozytywne zmiany. Stwierdzają, że:

w ciągu dnia są w stanie zrobić o wiele więcej, pracują dużo wydajniej,

są bardziej świadome swoich złych nawyków i częściowo potrafią je zwalczyć.

są świadome upływu czasu, dzięki czemu potrafią lepiej go wykorzystać.

Już choćby ze względu na ten ostatni efekt, warto korzystać z protokołów, zwłaszcza gdy mamy dużo do zrobienia.

Przed skopiowaniem formularza i wypełnieniem protokołu zapoznaj się z poniższą instrukcją.

1. Protokołowanie czynności

Uzupełnij datę protokołowania. Każdą rozpoczynaną czynność notuj w kolumnie Czynność. Zaznacz czas jej rozpoczęcia (kolumna Godzina) i trwania (przedziały czasowe do wyboru). Jeśli czynność została przerwana, zanotuj czas jej rozpoczęcia po przerwie. Pamiętaj również o uzupełnianiu kolumny Pilność.