JOSH DAVIS

Tytuł oryginału: TWO AWESOME HOURS: SCIENCE-BASED STRATEGIES TO HARNESS YOUR BEST TIME AND GET YOUR MOST IMPORTANT WORK DONE

Przekład: Aleksandra Samson-Banasik

Redakcja: Ewa Skuza

Korekta: Anna Kołat

Projekt okładki: Marcin Górski

Zdjęcie autora: © 2013 Ron Holtz Photography.

Skład: Jolaks - Jolanta Szaniawska 

Opracowanie wersji elektronicznej:

Copyright © 2015 by Josh Davies.

Published by arrangement with HarperCollins Publishers.  All rights reserved.

Copyright © for the Polish edition by MT Biznes Ltd.

Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentów niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci zabronione. Wykonywanie kopii metodą elektroniczną, fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym, optycznym lub innym powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji. Niniejsza publikacja została elektronicznie zabezpieczona przed nieautoryzowanym kopiowaniem, dystrybucją i użytkowaniem. Usuwanie, omijanie lub zmiana zabezpieczeń stanowi naruszenie prawa.

Warszawa 2016

MT Biznes sp. z o.o.

ul. Jutrzenki 118, 02-230 Warszawa

tel. (22) 632 64 20

www.mtbiznes.pl

sekretariat@mtbiznes.pl

ISBN 978-83-8087-032-1 (format e-pub)

ISBN 978-83-8087-121-2 (format mobi)

Mojej żonie Danieli, moim rodzicom Susan i Donowi oraz mojemu bratu Kenny’emu, za ich bezgraniczną miłość, wsparcie i uznanie za to, kim jestem i co robię

WPROWADZENIE Osiągnij niezwykłą efektywność

jedni kochają swoją pracę, inni jej nienawidzą, ale wymiar zadań, którym na co dzień musimy sprostać, dla większości z nas osiągnął jednakowo abstrakcyjne rozmiary. Każdy poranek przynosi dręczące pytania, czy uda nam się ze wszystkim zdążyć, komu być może sprawimy zawód i które z ważnych spraw będziemy musieli poświęcić – kolejny już raz – żeby utrzymać się na powierzchni.

Chwytając w przelocie pierwszy kubek kawy, drugą ręką sprawdzamy w telefonie, o ile pozycji wydłużyła się nasza lista zadań. Z każdym kolejnym przeczytanym mailem rośnie w nas poziom stresu, bo wiemy, że żadna z napływających próśb nie jest błahostką, którą można spełnić w kilka minut. Oznaczamy wiadomości jako nieprzeczytane i zostawiamy je na… „później”. Mentalnie dodajemy je do stosu niezałatwionych spraw z poprzedniego dnia (kiedy to wyszliśmy z biura o wiele za późno). Musimy odpowiadać na coraz więcej wiadomości, oddzwaniać do coraz większej liczby osób i wypełniać coraz większą stertę dokumentów. A wszystko to wymaga natychmiastowej uwagi.

Tych niecierpiących zwłoki spraw jest tak wiele, że z trudem udaje nam się dobrnąć do zadań, które naprawdę mają znaczenie, a i tych jest zdecydowanie za dużo. Często pracujemy całymi dniami – najpierw w biurze, potem w domu, zajmując się rodziną, sprzątając, płacąc rachunki – przerwę robiąc sobie wyłącznie na sen. Po prostu brakuje nam czasu, a obowiązków zawsze jest w bród.

Brzmi znajomo? Cóż, nie jesteś odosobnionym przypadkiem. Jako profesor, nauczyciel, trener kadry zarządzającej i autor odkryłem, że podobne doświadczenia są aż nazbyt często udziałem tak profesjonalistów, jak i osób niewykwalifikowanych, i to na wszystkich szczeblach. Co gorsza, ci wszyscy ludzie – od dyrektorów, lekarzy, przez studentów, przedsiębiorców, aż po pracowników rządowych – szukając wytchnienia od natłoku zadań, sięgają po te same fatalne rozwiązania.

A to tylko pogarsza sprawę.

Na każdym kroku obserwuję, jak bystrzy, zaangażowani, pracowici ludzie wpadają w pułapkę „wydajności”. Próbują maksymalnie wydłużyć czas pracy, wykorzystując każdą wolną chwilę w ciągu dnia. A jeśli mają podwładnych, zachęcają ich, by postępowali w ten sam sposób. Autorzy poradników, guru zarządzania czasem, a nawet firmy konsultingowe mają jeden wspólny cel: pomóc nam „robić więcej w krótszym czasie”. Jak mawia mój brat, dyrektor notowany w rankingu Fortune 1000: „Wszyscy mamy kupę roboty i musimy zająć się całym tym szajsem. Wiadomo, ten szajs daje hajs, ale kiedy próbujemy upchnąć dziesięć kilo szajsu do pięciokilowego worka, pod koniec dnia i tak cali jesteśmy ubabrani g…”.

Inni specjaliści od zarządzania czasem radzą, żeby w pierwszej kolejności zająć się najważniejszymi zadaniami, bo kiedy zostawiamy je na później, zdarza się, że nie starcza nam na nie czasu. Umiejętność oddzielenia spraw naprawdę ważnych od tych pilnych, ale mniej istotnych, jest bardzo cenna. Jednak i w tym podejściu jest coś frustrującego. W ostatecznym rozrachunku na liście i tak zostaje nam mnóstwo zadań, które nie należą do najistotniejszych. Niektóre z nich mają znaczenie, bo wpływają na jakość naszych relacji z ludźmi. Zaniedbanie innych mogłoby skutkować utratą pracy. Z jeszcze innych musimy się wywiązać, bo zgodziliśmy się na konkretny termin i nie możemy dać plamy tylko dlatego, że mamy inne rzeczy na głowie.

Przeważnie nie są to sprawy najwyższej wagi, a mimo to, kiedy nie udaje nam się ich zrealizować, wracamy do domu z poczuciem niespełnienia. Jasne że niektóre problemy znikają, kiedy się je zignoruje. Odpuszczanie jest sztuką, którą w znacznym stopniu można opanować. Jednak w przypadku wielu zadań nikt nie zwolni nas z odpowiedzialności. Prędzej czy później będziemy musieli się z nimi zmierzyć.

Gdyby sednem problemu był brak wydajności, większość z nas, łącznie z moimi odnoszącymi sukcesy klientami, już dawno by sobie z tym poradziła. Odpowiedni system albo aplikacja pomagająca zarządzać czasem i priorytetami zmniejszyłaby presję codziennego natłoku obowiązków. Jednak ilość i wydolność to nie jedyne liczące się czynniki. I choć pracujemy z maksymalną możliwą wydajnością, wciąż nie jesteśmy usatysfakcjonowani. Pod koniec typowej dniówki większość z nas zamiast spełnienia odczuwa raczej stłamszenie.

Tymczasem to, czego pragniemy, jest osiągalne. Większość ludzi sukcesu, których spotykam, chce zasadniczo dwóch rzeczy. Po pierwsze, chce mieć poczucie kontroli. I po drugie, chce triumfować na polu zawodowym – osiągnąć mistrzostwo w swoim rzemiośle.

W obydwu przypadkach typową – i najczęściej chybioną – strategią jest podnoszenie sobie poprzeczki w oczekiwaniu, że będziemy pracować bez ustanku i zmieścimy jeszcze więcej pozycji w grafiku, który i tak pęka już w szwach. Co złego jest w takim podejściu do realizacji zadań? I przede wszystkim, jak można je ulepszyć?

Krótka opowieść o produktywności

Prawdopodobnie nikt nie zasłynął ze swojej pracowitości bardziej niż Benjamin Franklin. Jak świat długi i szeroki ludzie zgadzają się co do tego, że był wzorem efektywności i produktywności. Był wręcz deprymująco zdolny, a lista jego dokonań graniczy z absurdem: był pisarzem, wynalazcą, uczonym, drukarzem, filozofem, politykiem, poczmistrzem, dyplomatą, a to jeszcze nie wszystko. Jak ktokolwiek może osiągnąć w życiu aż tak wiele? Już pobieżne spojrzenie na początek jego kariery jako drukarza i wydawcy – jego główną profesję – rzuca światło na sposób, w jaki pracował, a przy okazji uświadamia nam, co sami robimy dobrze, a co źle.

W 1724 roku, w wieku zaledwie osiemnastu lat, Ben Franklin miał już na koncie staż w bostońskiej drukarni, niezależne stanowisko w zakładzie drukarskim w Filadelfii, a także publikację kilku poczytnych artykułów[1]. W tymże roku wyjechał do Londynu, gdzie pobierał naukę rzemiosła od najlepszych, między innymi od Samuela Palmera, uznanego wówczas drukarza. Nieźle jak na biednego dzieciaka z szesnaściorgiem rodzeństwa.

Pracując u Palmera, Franklin szybko zaimponował środowisku – a przy okazji niejednego wkurzył – swoją błyskotliwością i etyką pracy. Podczas gdy jego współpracownicy od rana do wieczora popijali piwo, on pił wyłącznie wodę, żeby zachować wysoką formę fizyczną i robić więcej niż jego towarzysze, a dzięki temu zaoszczędzić trochę pieniędzy. Można by rzec, że w tamtych czasach łatwiej było o przewagę konkurencyjną, ale Franklinowi należy się uznanie za to, że dostrzegł swoją szansę, podjął ryzyko i wytrwale dążył do celu. W rezultacie otrzymał awans i przeniósł się do jeszcze lepszej firmy.

Po powrocie do Filadelfii, kilka lat później, był gotów działać na własną rękę. Po kilkuletniej współpracy z kolejnym drukarzem wziął kredyt z zamiarem otworzenia własnego interesu. Mając zakład drukarski do dyspozycji i spore potrzeby finansowe, Franklin odkrył dla siebie kolejną szansę: publikowanie własnych materiałów. W mieście działała tylko jedna gazeta, która była „bardzo nędzna, okropnie prowadzona, wcale nie zajmująca” (za: Benjamin Franklin, Żywot własny, tłum. Julian Stawiński, Państwowy Instytut Wydawniczy, Warszawa 1960 – przyp. tłum.). Wiedział, że był jedynym drukarzem w okolicy, który miał jednocześnie zdolności pisarskie, dlatego spróbował swoich sił, wydając gazetę, a także poczytny zbiór maksym i porad zatytułowany Almanach Biednego Ryszarda. Almanachy, oprócz tego, że zawierają istotne daty, służą jako miejsce do prowadzenia zapisków. Franklin wypełniał puste przestrzenie swoimi (dziś słynnymi) powiedzeniami. Dzięki temu jego rocznik dostarczał rozrywki i doskonale się sprzedawał. Almanach Biednego Ryszarda był prawdziwym hitem.

Aby zagwarantować sobie sukces na polu działalności drukarskiej, Franklin został również członkiem zgromadzenia Pensylwanii. Pozwoliło mu to stykać się z ludźmi, którzy mieli wiele do powiedzenia w kwestii tego, gdzie były realizowane zlecenia rządowe (rzeczy takie jak karty do głosowania czy banknoty). W końcu objął posadę poczmistrza Pensylwanii, co z kolei znacznie ułatwiło mu rozprowadzanie swojej gazety. Zajęcia te przynosiły Franklinowi niewielkie pieniądze i oznaczały dodatkową pracę, ale nadały rozpędu jego działalności drukarskiej i sprawiły, że zyskał uznanie w swoim mieście.

Benjamin Franklin był i wciąż pozostaje wspaniałym przykładem triumfu i produktywności. Pracuj ciężko, nie stroń od nowych obowiązków, a sukces przyjdzie sam. Dzisiaj wszystkim się wydaje, że aby coś osiągnąć, muszą być jak Franklin. Muszą robić więcej, niż pozornie są w stanie. Tymczasem prawda jest taka, że nawet Franklin nie był takim Franklinem, za jakiego go uważamy. Okazuje się, że poza doglądaniem swoich finansów, nie był w najmniejszym stopniu skupiony na pracy.

Rzadko mówi się o tym drugim Franklinie. Mówi się jedynie o tym, który jawi się nam jako ikona pracowitości i jako ktoś, kto podporządkował życie karierze zawodowej. Nie musiałem jednak długo szukać, by dowiedzieć się o nim czegoś więcej – wystarczy sięgnąć do jego autobiografii. Franklin był zapalonym myślicielem i uwielbiał tworzyć. Przeznaczał mnóstwo czasu na realizację swoich pasji i spotkania z przyjaciółmi, choć mógł poświęcić się intratnej karierze drukarza. W rzeczywistości to właśnie zainteresowania, które odciągały go od jego głównej profesji, stały się źródłem wielu znakomitych osiągnięć, z których jest dzisiaj znany, takich jak wynalezienie piorunochronu czy pieca bezdymnego, zwanego piecem Franklina.

Mniemam, że aby odkryć sekret jego sukcesu, należy przyjrzeć się przede wszystkim temu, jak spędzał czas wolny od pracy i jak dużo go sobie zapewniał.

Jednym z ulubionych zajęć Franklina w czasach młodości było spotykanie się w każdy piątek z grupą entuzjastów książek i twórczych dyskusji. Członkowie klubu postanawiali, jakie zagadnienie będą omawiać następnym razem i każdy we własnym zakresie zgłębiał wiedzę na ten temat, by wrócić dobrze przygotowanym do rozprawy. Niestety w owym czasie w Filadelfii niełatwo było o książki i wiele pozycji trzeba było sprowadzać z Anglii. Klubowicze uznali, że dobrze by było przechowywać wszystkie należące do nich tytuły w jednym miejscu, aby z łatwością móc sprawdzać teksty źródłowe, na które powoływali się rozmówcy – pomysł ten ostatecznie doprowadził do historycznego utworzenia wspaniałej biblioteki publicznej, Library Company of Philadelphia, która funkcjonuje do dziś.

Franklin nie założył biblioteki jako dwudziestopięciolatek, by czerpać z niej korzyści w ramach swojej działalności drukarskiej. Nie miało to również związku z jego posadą rządową. Poświęcił czas na stworzenie księgozbioru, ponieważ uwielbiał omawiać rozmaite idee, zwłaszcza te, które umożliwiały doskonalenie siebie i świata wokoło. Kochał literaturę i sztukę. Komponował nawet muzykę dla swojej żony[2]. Dał się również poznać jako niepoprawny flirciarz, z lubością oddający się miłosnym podbojom po śmierci małżonki[3]. Był też amerykańskim prekursorem rozwoju osobistego. Przez jakiś czas próbował wegetarianizmu – przeczytał o nim w książce i był ujęty ideą płynącej z niego oszczędności. Dodatkowo przeznaczał wiele czasu i energii na wdrażania w życie swoich słynnych trzynastu cnót. Jedna z nich zdaje się być szczególnie godna uwagi osób, które próbują każdy dzień po brzegi wypełniać pracą: jest to Ład (czyli bycie dobrze zorganizowanym). Franklin utrzymywał, że nigdy nie był w tym nadzwyczaj dobry. W swojej autobiografii napisał: „Prawdę mówiąc, okazałem się niepoprawny w dziedzinie Ładu, i obecnie, gdy jestem już stary i pamięć mnie zawodzi, bardzo ten brak odczuwam” (za: Benjamin Franklin, Żywot własny, tłum. Julian Stawiński, Państwowy Instytut Wydawniczy, Warszawa 1960 – przyp. tłum.). Zyskał reputację człowieka, który garściami czerpał ze źródła przyjemności życia – od nauki po kontakty towarzyskie, uwodzenie i tworzenie. To uderzające, że pracując tak intensywnie zawodowo, wciąż mógł do woli rozkoszować się swoimi licznymi pasjami, odpoczynkiem i życiem towarzyskim. Jak to możliwe?

Każdego dnia Franklin stwarzał sobie optymalne warunki mentalne i biologiczne, które sprzyjały szczytowej efektywności; w tych okresach najwyższej efektywności dokonywał rzeczy niezwykłych. Nie upychał obowiązków związanych z pracą drukarza w każdą dostępną godzinę. Przeciwnie, w planie, który sporządził dla lepszej organizacji dnia codziennego, uwzględnił dwugodzinną przerwę na lunch i inne zajęcia, czas na wieczorne „muzykowanie, rozrywkę lub konwersację” (za: Benjamin Franklin, Żywot własny, tłum. Julian Stawiński, Państwowy Instytut Wydawniczy, Warszawa 1960 – przyp. tłum.), a także regularny nocny wypoczynek. Wydaje się, że odniósł tak ogromny sukces w życiu zawodowym właśnie dlatego, że przeznaczał tyle czasu na przyjemności, naukę, kreatywność, rozrywkę, dbanie o zdrowie fizyczne, rodzinę i więzy towarzyskie, a nie pomimo tych wszystkich zajęć.

Całkowite poświęcenie działalności drukarskiej, zamiast innym zainteresowaniom, z pewnością byłoby najwydajniejszym sposobem wykorzystania przezeń czasu. Wyobraźmy sobie jednak, jak niewiele wiedzielibyśmy o Franklinie, gdyby tak właśnie postępował, gdyby nie zarezerwował części swojej mentalnej przestrzeni i energii na swoje liczne wynalazki, działalność filantropijną, a nawet na rozwijanie swojego imperium drukarskiego.

Którym Benjaminem Franklinem chcesz być: tym, który zawsze potrafił wygospodarować czas na swoje hobby i niezliczone zainteresowania? A może tym, który zostawiał konkurencję daleko w tyle, wytrwale dążąc do nadzwyczajnej produktywności, renomy i dostatku? Wydaje się, że w dzisiejszych czasach nie ma miejsca na obydwie te postawy jednocześnie, więc jesteśmy zmuszeni wybierać pomiędzy radością życia a sukcesem. Jednak dobra wiadomość jest taka, że to fałszywy dylemat. Presję wyboru zaczynamy odczuwać wtedy, gdy niesłusznie zakładamy, że produktywność zależy od wygospodarowania odpowiedniej ilości czasu.

Pułapka wydajności

Pracując nad zwiększeniem efektywności z osobami zajmującymi wysokie stanowiska, nauczyłem się, że niezależnie od tego, na którym szczeblu kariery aktualnie jesteśmy, na przeciążenie pracą zawsze reagujemy dwojako. Po pierwsze, zmuszamy się do nieprzerwanej pracy, aby jak najwydajniej wykorzystać każdy dzień. Ewentualnie, zostajemy w pracy dłużej – prosząc o to samo podwładnych – by jak najwydajniej wykorzystać każdy tydzień. U podstaw obydwu środków zaradczych leży przekonanie, że aby właściwie zarządzać obowiązkami, powinniśmy zaprzestać „marnowania” czasu – powinniśmy być „wydajni”. Takie przekonanie wypływa z kolei z niezrozumienia fundamentalnych zasad funkcjonowania ludzkiego mózgu.

Praca bez przerw i wydłużanie aktywności to doskonałe rozwiązania dla komputerów i innych maszyn. Maszyny nie odczuwają zmęczenia, więc jakość wykonywanej przez nie pracy jest identyczna za każdym razem, gdy ich używamy. A im częściej ich używamy, tym większą osiągamy wydajność. Jednak my z całą pewnością nie jesteśmy maszynami. Jesteśmy żywymi istotami. Nieustanne zmuszanie mózgu do wykonywania jednego rodzaju pracy – i oczekiwanie od niego niezmiennej efektywności – jest jak wymaganie od biegacza, by utrzymywał stałe tempo bez względu na okoliczności: czy to w sprincie, czy w maratonie, czy pokonując długi dystans po nieprzespanej nocy i całodniowym poście, truchtając po otrząśnięciu się z gigantycznego kaca, czy ćwicząc po należytym posiłku i dostatecznym odpoczynku.

To, że jesteśmy istotami biologicznymi ma wpływ na sposób, w jaki myślimy. W środowisku naukowym nazywa się to „ucieleśnionym poznaniem”[4]. Teoria ucieleśnionego poznania zakłada, że posiadanie ciała w rozmaity sposób wpływa na nasze procesy myślowe. Mózg jest częścią mechanizmu kontrolnego, sterującego resztą ciała. Nie można właściwie zrozumieć poznania – czyli ogółu procesów myślowych – nie odwołując się do ciała, któremu to poznanie służy.

Co to oznacza w praktyce?

Oznacza to, że sposób, w jaki poruszasz własnym ciałem może w znacznym stopniu wpływać na twoje myśli. Siedzenie z rękami splecionymi za głową i stopami opartymi na blacie biurka – w symbolicznej „pozycji siły” – może podnosić poziom testosteronu i zmniejszać wyrzut kortyzolu, a taki profil hormonalny może dawać poczucie władzy i sprzyjać zachowaniom przywódczym[5]. Ruchy twojego ciała mogą także oddziaływać na twój nastrój oraz to, jak interpretujesz myśli i intencje innych osób. Badania sugerują na przykład, że jeśli wykonasz wrogi gest – taki jak pokazanie środkowego palca – w chwili, gdy kogoś oceniasz, z większym prawdopodobieństwem uznasz tę osobę za wrogą, ponieważ ruch generuje ideę wrogości[6].

Pomyśl przez chwilę, w jaki sposób się uczysz: zasadniczo polegasz na wspomnieniach. Jednak wspomnień nie instalujesz w mózgu tak jak instaluje się software albo ściąga pliki na dysk. Wspomnienia muszą dojrzeć. Potrzeba czasu, by w neuronach mogły zajść zmiany strukturalne, ułatwiające później reaktywację komórek, co może wyjaśniać, dlaczego zakuwanie bezpośrednio przed testem jest mniej efektywne niż rozłożenie nauki na kilka poprzedzających dni, jeśli chcemy przyswojone informacje zachować w pamięci na dłużej[7].

To jedynie kilka przykładów spośród tysięcy odkryć, które ilustrują, że jako istoty biologiczne, jesteśmy całkowicie odmienni od komputerów i z tej racji nie możemy osiągać charakterystycznej dla nich wydajności. Ludzie mają jednak olbrzymi niespożytkowany potencjał, który jest obcy maszynom. A im usilniej staramy się utrzymywać wysoką wydajność, tym trudniej jest nam ten potencjał wykorzystać. Gdyby moim celem było zrobienie dziesięciu tysięcy pompek, przeżyłbym naprawdę ciężkie chwile, podejmując to wyzwanie bez żadnej przerwy. Nie miałbym jednak najmniejszego problemu, gdybym robił niewielką liczbę pompek w przerwie między innymi ćwiczeniami i rozłożył całe wyzwanie na kilka sesji treningowych. Mózg przypomina pod tym względem mięsień. Zapewnij sobie nieodpowiednie warunki poprzez ciągłą pracę, a niewiele osiągniesz. Zapewnij sobie właściwe warunki, a niewiele rzeczy będzie stanowiło dla ciebie przeszkodę.

Pracując z wysoce produktywnymi i szczęśliwymi ludźmi, a także zgłębiając tajniki neurobiologii i psychologii, nauczyłem się, że aby osiągnąć imponującą produktywność, najlepiej będzie, jeśli całkowicie porzucimy kwestię wydajności i skupimy się na stworzeniu warunków sprzyjających dwóm godzinom niezwykłej efektywności każdego dnia.

Dwie niezwykłe godziny

Kluczem do osiągania fantastycznych poziomów efektywności jest ścisła współpraca z naszą biologią. Wszyscy jesteśmy zdolni do imponujących przejawów zrozumienia, motywacji, kontroli emocjonalnej, zaradności, kreatywności i pewności działania, jeśli nasze systemy biologiczne działają w optymalnych warunkach. Ale z tymi samymi rzeczami możemy też kompletnie sobie nie radzić, jeśli naszym systemom biologicznym tych warunków zabraknie. Poziom aktywności fizycznej, ilość snu i dieta mogą silnie oddziaływać na wszystkie te procesy poznawcze w bardzo krótkiej perspektywie – nawet w ciągu kilku godzin. Również aktywność umysłowa podejmowana bezpośrednio przed rozpoczęciem pracy może mieć niebagatelny wpływ na jej przebieg.

Dzięki badaniom w dziedzinie psychologii i neurobiologii dysponujemy sporą wiedzą na temat specyficznych uwarunkowań wysoce efektywnej pracy umysłowej. W niniejszej książce szczegółowo opiszę pięć niepozornych strategii, które, jak wynika z moich obserwacji, stanowią najskuteczniejsze remedium dla osób przytłoczonych pracą; pomagają bowiem w stworzeniu warunków sprzyjających przynajmniej dwóm godzinom niezwykłej produktywności każdego dnia:

Rozpoznaj swoje punkty decyzyjne. Po rozpoczęciu pracy nad dowolnym zadaniem, działasz w dużej mierze na autopilocie, co znacznie utrudnia zmianę kursu. Naucz się maksymalnie wykorzystywać te krótkie chwile pomiędzy poszczególnymi zadaniami, które dają ci możliwość wyboru, czym zajmiesz się w następnej kolejności, a tym samym pozwalają ci zdecydować, co jest najważniejsze.

Zarządzaj swoją energią mentalną. Zadania, które wymagają dużej dozy samokontroli lub skupionej uwagi, mogą być wyczerpujące, a te, które angażują cię emocjonalnie, potrafią radykalnie obniżyć twoją skuteczność. Planując zadania, zawsze bierz pod uwagę, jakich nakładów energii mentalnej i czasu na regenerację będą wymagały.

Przestań walczyć z rozkojarzeniem. Naucz się kierować uwagą. Twój umysł jest stworzony do tego, by błądzić w poszukiwaniu odświeżenia, a nie pozostawać w stanie permanentnego skupienia. Zwalczanie tej tendencji to jak próba zwalczenia przypływów i odpływów. Kiedy zrozumiesz, jak funkcjonuje twój mózg, nauczysz się znacznie szybciej i efektywniej kierować uwagę na właściwy tor, gdy ta zostanie rozproszona.

Wykorzystaj współzależność ciała i umysłu. Ruszaj się i odżywiaj swoje ciało tak, by sprzyjać skuteczności w krótkiej perspektywie. (W czasie wolnym masz pełną dowolność w kwestii jedzenia i aktywności fizycznej).

Zadbaj o sprzyjające otoczenie pracy. Poznaj czynniki środowiskowe, które pomagają ci osiągać szczytową efektywność – i naucz się odpowiednio dostosowywać swoje środowisko pracy. Kiedy dowiesz się, co cię rozprasza, a co służy kreatywności lub podejmowaniu ryzyka, będziesz w stanie zapewnić sobie warunki sprzyjające wysokiej produktywności.

Powyższe strategie, choć opracowane na kanwie przełomowych czasem badań w dziedzinie neurobiologii i psychologii, mogą brzmieć dość banalnie; niektóre wydają się wręcz zdroworozsądkowe. A jednak rzadko je stosujemy. Zrozumienie ich naukowych podstaw uświadamia nam, co naprawdę warto robić i jak tego dokonać w ramach naszych indywidualnych ograniczeń. Każdy może nauczyć się regularnie i świadomie je wykorzystywać, osiągając w końcu niezwykłe rezultaty.

Nie ma absolutnie nic magicznego w rzeczonych dwóch godzinach. Polecam dwie godziny, ponieważ zaobserwowałem, że to zarówno osiągalna, jak i wystarczająca ilość czasu, by zająć się tym, co naprawdę ważne. Dokładny wymiar godzin nie ma większego znaczenia. Kiedy nabierzesz doświadczenia w stosowaniu tych strategii, będziesz umiejętnie stwarzać warunki niezbędne do nawet czterech godzin albo jedynie dziesięciu minut szczytowej aktywności umysłowej w ciągu dnia, w zależności od potrzeb.

Zauważ, że nie każę ci ustalić dwóch konkretnych godzin (powiedzmy, od dziewiątej do jedenastej) i konsekwentnie się ich trzymać. Jeśli należysz do większości zapracowanego społeczeństwa, nie zawsze masz kontrolę nad tym, kiedy pewne rzeczy powinny zostać zrobione. Jeśli jesteś rannym ptaszkiem, a szef prosi cię o przeprowadzenie prezentacji podczas nadchodzącego zebrania – późnym popołudniem – to właśnie wtedy musisz być w szczytowej formie umysłowej. Dzięki wymienionym przeze mnie strategiom, możesz opanować sztukę osiągania maksymalnej efektywności o każdej porze dnia.

Choć wierzę, że we właściwych warunkach można dokonać rzeczy niebywałych, jestem daleki od sugerowania, że uda ci się uporać ze wszystkimi zadaniami w ciągu zaledwie dwóch godzin, jakkolwiek niezwykłych. Myślę natomiast, że w chwilach szczytowej efektywności umysłowej możesz osiągnąć wszystko to, co jest dla ciebie najistotniejsze w danym momencie, z poczuciem dumy i inspiracją do dalszego działania. Resztę dnia możesz poświęcić na zadania, które nie wymagają od ciebie dużej kreatywności czy myślenia strategicznego: przeglądać pocztę elektroniczną, wypełniać formularze, rozliczać wydatki, zarządzać harmonogramem, płacić rachunki, planować podróże, odpowiadać na telefony. Kiedy myślisz efektywnie, potrafisz też skuteczniej decydować, którymi spośród tych zadań nie warto zawracać sobie głowy.

Pracując w sprzężeniu z naszą biologią – mam na myśli stworzenie optymalnych warunków do kilku godzin szczytowej produktywności – nie tylko skupiamy się na zadaniach, które są najistotniejsze dla nas i kluczowe dla naszego sukcesu, ale ponadto przywracamy w naszym życiu równowagę i odzyskujemy zdrowie psychiczne.

Osiąganie szczytowej produktywności

Każdy jest w stanie nauczyć się bycia tak efektywnym jak tylko zechce. W pozostałej części książki pokażę ci, jak to zrobić. Opiszę ze szczegółami pięć wspomnianych strategii, wyjaśnię ich naukowe podstawy i podzielę się historiami, które ilustrują ich działanie w praktyce. W ramach każdej strategii zaproponuję ci kilka prostych kroków, dzięki którym z łatwością wprowadzisz daną koncepcję w życie. Mam nadzieję, że z każdym sięgnięciem po moją książkę, pozyskasz inspirującą wiedzę, zwiększysz w sobie pokłady samowspółczucia i zyskasz motywację, by dalej podążać ścieżką rozwoju sprawności umysłowej.

Doświadczenie podpowiada nam, mniej lub bardziej wyraźnie, że kiedy jesteśmy dla siebie łaskawi, potrafimy przez jakiś czas działać z niebywałą efektywnością. I odwrotnie, bywamy koszmarnie nieefektywni, kiedy traktujemy się nieodpowiednio. Mam nadzieję, że poznawszy naukowe spojrzenie na kwestię produktywności, zaufasz swojemu doświadczeniu, pogłębisz wiedzę o sobie i zaczniesz planować każdy dzień w taki sposób, by zawsze mieć do dyspozycji dwie niezwykłe godziny – i to dokładnie wtedy, kiedy są ci najbardziej potrzebne.

[1] Benjamin Franklin, Autobiography of Benjamin Franklin 1790, domena publiczna, https://itunes/us/xZiNx.1.

[2] Benjamin Franklin, I Sing My Plain Country Joan 1742, Founders Online, National Archives, http://founders.archives.gov/documents/Franklin/01-02 -02-0087 (dostęp: 2014).

[3] Benjamin Franklin, Biography.com, www.biography.com/people/benjamin-franklin-9301234.

[4] Pełniejszą definicję ucieleśnionego poznania można znaleźć we wprowadzeniu do specjalnego wydania czasopisma poświęconego zagadnieniom kognitywistycznym, które współredagowałem z Arthurem Markmanem: Joshua I. Davis, Arthur B. Markman, Embodied Cognition as a Practical Paradigm: Introduction to the Topic, the Future of Embodied Cognition, „Topics in Cognitive Science” 2012, t. 4, nr 4, s. 6856–691. Szeroki wybór artykułów i innych materiałów dotyczących ucieleśnionego poznania można znaleźć na stronie: www.embodiedmind.org.

[5] Dana R. Carney, Amy J. Cuddy, Andy J. Yap, Power Posing: Brief Nonverbal Displays Affect Neuroendocrine Levels and Risk Tolerance, „Psychological Science” 2010, t. 21, nr 10, s. 1363–1368; Pranjal H. Mehta, R.A. Josephs, Testosterone and Cortisol Jointly Regulate Dominance: Evidence for a Dual-Hormone Hypothesis, „Hormones and Behavior” listopad 2010, t. 58, nr 5, s. 898–906.

[6] Jesse Chandler, Norbert Schwarz, How Extending Your Middle Finger Affects Your Perception of Others: Learned Movements Influence Concept Accessibility, „Journal of Experimental Social Psychology”, styczeń 2009, t. 45, nr 1, s. 123–128.

[7] Josh Davis, Maite Balda, David Rock, Paul McGinniss, Lila Davachi, The Science of Making Learning Stick: An Update to the AGES Model, „NeuroLeadership Journal” 2014, t. 5. Nie każdy badacz ucieleśnionego poznania uznałby ten przykład o nauce za adekwatny. Przytaczam go jednak celowo, ponieważ taki wgląd w neurobiologiczne podstawy poznania może pomóc czytelnikowi zobaczyć, jakie są konsekwencje posiadania ciała i dlaczego to ciało nie jest w stanie pracować tak jak komputer lub inna maszyna.