Redakcja

Autorzy:

Barbara Jarosz

Izabela Świderek

Wydawca:Aleksandra Kiecana

Redaktor:Dorota Strusiewicz-Kotela

Koordynator produkcji:Magdalena Huta

Korekta:Zespół

Skład, łamanie:Piotr Kotela

Druk:KRM druk

ISBN 978-83-8276-192-4

Nr rejestrowy BDO: 000008579

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.03–918 Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10 NIP: 523-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wyskość kapitału zakładowego 200.000 zł

Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o.Warszawa 2021

Wydanie I

Publikacja „Zamknięcie roku 2021 w jednostkach sektora publicznego” chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w niniejszej publikacji – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja „Zamknięcie roku 2021 w jednostkach sektora publicznego” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji „Zamknięcie roku 2021 w jednostkach sektora publicznego” porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Zamknięcie roku 2021 w jednostkach sektora publicznego” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Od autorów

Funkcjonowanie jednostek samorządu terytorialnego oraz ich jednostek organizacyjnych związane jest nie tylko z bieżącą ewidencją zdarzeń i operacji gospodarczych w ciągu roku budżetowego, ale również z prawidłowym zakończeniem roku budżetowego. Poprawne zamknięcie ksiąg rachunkowych determinuje rzetelne przygotowanie sprawozdawczości końcoworocznej, zarówno budżetowej, jak i finansowej. Stanowi również o prawidłowości otwartych ksiąg rachunkowych w kolejnym okresie obrachunkowym.

Procedura zakończenia roku budżetowego obejmuje wiele różnorodnych czynności, których realizacja zapewnia prawidłowość zamknięcia ksiąg rachunkowych, rozumianych jako trwałe uniemożliwienie dokonywania nowych zapisów lub zmian w zapisach już wprowadzonych. Zakończenie roku budżetowego to proces wieloetapowy, czasochłonny i dotyczący również pracowników wydziałów merytorycznych jednostki. Dlatego jest istotne właściwe zdefiniowanie niezbędnych czynności oraz ustalenie harmonogramu ich realizacji.

W książce zaprezentowano czynności niezbędne do wykonania w poszczególnych etapach zakończenia roku obrachunkowego. Czynności przygotowawcze w jednostkach samorządu terytorialnego oraz ich jednostkach organizacyjnych rozpoczynają się już w ostatnim kwartale kończącego się okresu budżetowego. Od precyzji ich określenia i umiejscowienia we właściwym przedziale czasowym będzie zależało zachowanie ustawowych terminów nałożonych na jednostki obowiązków (ewidencyjnych, inwentaryzacyjnych czy sprawozdawczych).

Jednym z niezbędnych elementów zakończenia roku budżetowego jest inwentaryzacja. Obejmuje swym zakresem posiadany przez jednostkę majątek oraz źródła jego finansowania, pozytywnie wpływa na rzetelność informacji zawartych w księgach rachunkowych. Inwentaryzacja, mająca obligatoryjny charakter, realizowana jest w różnych terminach, adekwatnych do rodzaju inwentaryzowanych elementów aktywów lub pasywów jednostki, z wykorzystaniem ustawowo określonych metod. Inwentaryzacja ma szczególne znaczenie dla rzetelności prowadzonych przez jednostkę ksiąg rachunkowych, odzwierciedlających całokształt zaistniałych w jednostce zdarzeń i operacji gospodarczych wpływających na stan posiadanych aktywów i pasywów oraz innych wielkości ekonomicznych, charakteryzujących kondycję finansową jednostki.

Kondycja finansowa jednostki determinowana jest nie tylko decyzjami podejmowanymi przez kierujących jednostką. Na jej obiektywne i rzetelne przedstawienie wpływa prawidłowe zakończenie roku budżetowego. Poprawne ustalenie obrotów, sald końcowych czy odpowiednia korespondencja kont księgowych przy dokonywaniu księgowań na koniec roku znajdują odzwierciedlenie w sporządzanych przez jednostkę sprawozdaniach o różnym charakterze i zakresie informacyjnym.

Końcoworoczne sprawozdania budżetowe, konstruowane na podstawie kasowej realizacji budżetu jednostki samorządu terytorialnego (oraz planu finansowego jednostek organizacyjnych) odzwierciedlają wyniki rocznych działań jednostki, skoncentrowane głównie na osiągniętych dochodach budżetowych, wysokości i zakresie wykonanych wydatków budżetowych, istniejących w jednostce zobowiązaniach czy należnościach oraz budżetowym wyniku rocznej realizacji budżetu. Z kolei sprawozdawczość finansowa, sporządzana według zasady memoriału, prezentuje zrealizowany przez jednostkę roczny wynik finansowy, wysokość i zakres poniesionych w trakcie roku kosztów oraz wielkość i strukturę posiadanego majątku. Z uwagi na specyficzne zasady funkcjonowania jednostek samorządu terytorialnego również sprawozdawczość finansowa sporządzana jest z uwzględnieniem szczególnych rozwiązań odnoszących się do jednostek samorządu terytorialnego i ich jednostek organizacyjnych. Konsekwencją ich są odmienne w odniesieniu do sektora publicznego zasady ewidencji zdarzeń gospodarczych i wykazywania ich w obowiązującej sprawozdawczości (zarówno budżetowej, jak i finansowej).

Specyfika funkcjonowania jednostek samorządu terytorialnego przejawia się również w charakterystycznych dla sektora finansów publicznych zasadach zatwierdzania rocznych sprawozdań finansowych, budżetowych i z wykonania budżetu. Odnoszą się one zarówno do terminów ich zatwierdzania, jak i zakresu prezentowanych w nich danych.

Swoiste dla sektora finansów publicznych jest sprawozdanie z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego w roku budżetowym. Ustawowo sformalizowano zakres danych objętych tym sprawozdaniem, który może jednak zostać dostosowany do specyficznych potrzeb informacyjnych odbiorców, jak również termin jego sporządzenia. Dlatego należy szczególnie zadbać o zachowanie prawidłowości sekwencji czynności towarzyszących zakończeniu okresu budżetowego.

Prezentowana publikacja, mimo że głównie skierowana jest do pracowników wydziałów finansowo-księgowych i kierowników jednostek, może stanowić również źródło niezbędnych informacji dla pracowników wydziałów merytorycznych, czynnie uczestniczących w procedurze zakończenia roku budżetowego.

Rozdział I. Czynności przygotowawcze związane z zakończeniem roku budżetowego

Koniec roku dla każdej funkcjonującej na rynku jednostki, a w szczególności dla służb finansowo-księgowych, związany jest z wieloma niezbędnymi do wykonania czynnościami. Celem ich jest takie przygotowanie ksiąg rachunkowych do zamknięcia, aby uzyskane na ich podstawie informacje były rzetelne, obiektywne, bezbłędne i sprawdzalne. Sporządzone na podstawie tak prowadzonych ksiąg rachunkowych różnego rodzaju sprawozdania kończące rok gwarantują właściwe zobrazowanie efektów rocznej działalności jednostki. Od poprawnego zamknięcia ksiąg rachunkowych roku minionego zależy także poprawne otwarcie ksiąg rachunkowych roku następnego (zgodnie z zasadą ciągłości działalności). Procedura zakończenia okresu obrachunkowego jest szczególnie istotną kwestią również z uwagi na fakt, że informacje roczne stanowią znaczące dane zarządcze. Analiza osiągniętych efektów rocznej działalności może stanowić potwierdzenie prawidłowości przyjętej polityki (strategii) rozwoju jednostki lub przyczynić się do konieczności jej skorygowania, a w skrajnych przypadkach – całkowitego przeformułowania.

1.1. Ustalenie terminu wpływu dokumentacji finansowej do jednostki

Niezbędne do wykonania, w związku z zakończeniem roku budżetowego, czynności tworzą cykl logicznie powiązanych i uzależnionych od siebie etapów. Zwieńczeniem ich są sprawozdania roczne (finansowe, budżetowe) oraz inne, niezbędne raporty i zestawienia (m.in. sprawozdania statystyczne).

Procedura zakończenia roku budżetowego nie musi dotyczyć wyłącznie wydziału (komórki) finansowo-księgowego. Zazwyczaj obejmuje ona czynności wykonywane przez wydziały merytoryczne. Zakończenie (zamknięcie) roku budżetowego dotyczy zatem wielu działań wykonywanych przez te komórki. Większość realizowanych w trakcie całego roku budżetowego czynności znajduje swój „finał” w wydziale finansowo-księgowym jednostki, w postaci faktury (rachunku) obrazującej dokonany zakup lub dokumentu obrazującego postęp w realizacji przedsięwzięcia inwestycyjnego czy też ukazującego zmiany w posiadanym przez jednostkę majątku trwałym. Z tego względu pomocne staje się przygotowanie harmonogramu całokształtu niezbędnych działań, które decydują o prawidłowości zakończenia roku budżetowego.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Rozdział I. Czynności przygotowawcze związane z zakończeniem roku budżetowego

Rozdział II. Inwentaryzacja składników aktywów i pasywów jednostki

Rozdział III. Ewidencja składników aktywów i pasywów jednostki na dzień bilansowy

Rozdział IV. Przygotowanie ksiąg rachunkowych do zamknięcia

Rozdział V . Sprawozdawczość budżetowa na koniec roku

Rozdział VI. Sprawozdawczość finansowa na koniec roku

Rozdział VII. Sprawozdanie z wykonania budżetu i absolutorium z wykonania budżetu

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71