Spis treści

Spis treści

Redakcja

Autorzy

Język IT versus język prawa, czyli jak należy się przygotować do rozmowy z prawnikiem

Tematy publikacji w pełnej wersji

Redakcja

Wydawca: Monika Kijok Redaktor: Rafał Janus Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski Korekta: Zespół

ISBN: 978-83-269-2923-6

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z .o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: e-mail redakcji NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2014

„Słownik zwrotów prawniczych dla informatyka” wraz z przysługującym Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona www i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w „Słownik zwrotów prawniczych dla informatyka” oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło.

Publikacja„Słownik zwrotów prawniczych dla informatyka” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji „Słownik zwrotów prawniczych dla informatyka” oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji„Słownik zwrotów prawniczych dla informatyka” lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przykładów.

Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa Wiedza i Praktyka.

Centrum Obsługi Klienta: Tel: 22 518 29 29

e-mail: cok@wip.pl

Autorzy

Łukasz Bazański

radca prawny, itB Legal Kancelaria Radcy Prawnego

Marcin Sarna

radca prawny

Jarosław Straś

aplikant radcowski, itB Legal Kancelaria Radcy Prawnego

Krzysztof Węgier

adwokat

Język IT versus język prawa, czyli jak należy się przygotować do rozmowy z prawnikiem

Zlecenie prawnikowi przygotowanie umowy z zakresu IT to za mało, by dokument ten odpowiadał na wszystkie oczekiwania informatyka. Obie strony powinny się spotkać i punkt po punkcie dokładnie omówić zakres przygotowywanego kontraktu.

Już sam wybór prawnika ma znaczenie. Z uwagi na tendencję państwa do szczegółowego regulowania praktycznie każdej sfery życia i galopujący wzrost ilości przepisów specjalizacje przedmiotowe i branżowe wśród prawników (kancelarii prawnych) odgrywają coraz większą rolę.

Kryteria wyboru prawnika

Specjalizacje niektórych kancelarii czy prawników z założenia powinny nie tylko ułatwić i usprawnić kontakt z prawnikiem zajmującym się na co dzień szeroko pojmowanym prawem IT i terminologią branżową, ale także zapewnić szybsze uzyskanie satysfakcjonującej klienta i odpowiadającej realiom gospodarczym i biznesowym, w jakich funkcjonuje, porady czy umowy. Niestety tego typu kancelarii na rynku wciąż jest za mało w stosunku do potrzeb.

Określanie przedmiotu spotkania

Spotkanie z prawnikiem powinno zostać poprzedzone ustaleniem przedmiotu rozmowy. Inny będzie przebieg spotkania, jeśli dotyczyć ma ono wyłącznie kwestii określenia współpracy (często określenie zasad współpracy przez prawnika możliwe jest dopiero po pierwszym spotkaniu i zapoznaniu się z zakresem zlecenia), a inny, jeśli ma ono mieć charakter merytoryczny. Zarówno jedna, jak i druga strona potrzebuje nieco czasu, aby do takiego spotkania się przygotować.

Przed wizytą kluczowe jest zatem określenie, co ma być jego przedmiotem: konsultacje związane z konkretnym zagadnieniem prawnym (należy wówczas spróbować ogólnie opisać rodzaj problemu przed spotkaniem), zaopiniowanie lub negocjacje projektu umowy otrzymanego od kontrahenta czy też przygotowanie specyficznej umowy. W każdym z tych przypadków inny będzie zakres informacji czy dokumentów, o jakie poprosić powinien prawnik.

Przygotowanie do rozmowy

Po wstępnym określeniu przedmiotu spotkania dobrym i coraz częstszym zwyczajem kancelarii jest przesłanie klientowi e-maila z listą podstawowych dokumentów i informacji wymaganych czy przydatnych na spotkaniu. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby o taki „zestaw” poprosił informatyk.

PRZYKŁAD

BŁĘDNA INTERPRETACJA LICENCJI

Firma A zleciła firmie B wykonanie programu do fakturowania i rozliczania stanów magazynowych. Firma B wykonała taki program na podstawie przygotowanej przez prawnika umowy, zapewniając w niej, że praca w całości jest jej autorstwa. Firma ta błędnie uznała jednak, że skoro wykona program na podstawie nieodpłatnie udostępnianego kodu źródłowego innego programu stworzonego przez firmę C, to jest uprawniona do sprzedaży stworzonego programu bez analizy licencji dotyczącej kodu i bez wskazania tej informacji prawnikowi. Po jakimś czasie okazało się, że firma C wystąpiła przeciwko firmie A o zapłatę z tytułu naruszenia praw autorskich, albowiem licencja nie upoważniała firmy B do wykorzystywania kodu w celach zarobkowych.

Należy pamiętać, że prawnicy bazują przede wszystkim na dokumentach, a udzielenie prawidłowej porady będzie możliwe dopiero po ich analizie oraz przekazaniu prawnikowi wszystkich i rzetelnych informacji dotyczących danej sprawy. Często bowiem zdarza się tak, że klienci chcąc osiągnąć pozytywny dla siebie efekt końcowy, „zapominają” podać prawnikowi w ich ocenie nienieznaczące lub niekorzystne, ale istotne dla sprawy okoliczności.

Spotkanie dotyczące umowy z zakresu IT

Konstruowanie umów dla branży IT wymaga aktywnego współdziałania zarówno prawnika, jak i przedstawiciela IT, czyli osób, które w swej profesjonalnej działalności posługują się różnymi językami. Dlatego pracownik IT nie może oczekiwać, żeby prawnik posiadł wysoką wiedzę techniczną, dotyczącą np. języków programowania. Rozwiązaniem tej językowej mieszanki jest po prostu pytanie i proszenie o wyjaśnienie każdego niezrozumiałego pojęcia czy zwrotu przez obie strony.

Jeśli przedmiotem spotkania ma być dyskusja na temat skonstruowania przez prawnika umowy z zakresu IT, wówczas na takie spotkanie warto przygotować już podstawowe założenia do umowy, które wynikać będą albo z posiadanej dokumentacji (np. oferta), albo z ustaleń z kontrahentem bądź po prostu z posiadanego pomysłu. Informacje te stanowić będą bazę przyszłej umowy i umożliwią prawnikowi przygotowanie jej zgodnie z oczekiwaniami klienta lub zaproponowanie alternatywnych rozwiązań.

Generalnie kontrahenci zawierający umowę mogą umówić się dowolnie co do jej treści, zgodnie z tzw. zasadą swobody umów. Niemniej jednak przedstawiciel IT musi mieć świadomość, że zakres swobody prawnika przy konstruowaniu postanowień umowy jest w niektórych przypadkach ograniczony przepisami prawa. W zakresie programów komputerowych pewien zakres takich przepisów zawiera ustawa o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

Przystępując do rozmów dotyczących umowy z zakresu IT i przygotowania jej treści, prawnik musi znać przede wszystkim: jej przedmiot oraz założenia biznesowe, strony umowy, założenia dotyczące ochrony prawno-autorskiej, przewidywany czas trwania umowy (zwłaszcza w przypadku umów świadczenia usług IT) oraz założenia dotyczące jej realizacji (możliwości wykonania przez klienta serwisu, udział w spotkaniach roboczych itp.).

Dokumenty, o które może poprosić prawnik

Dokument

Opis

Specyfikacje techniczne

Opis programu, usługi czy sprzętu, na dostarczenie których zawierana ma być umowa.

Oferta złożona przez klienta

Powinna zawierać podstawowe parametry wymagane przez klienta oraz zasady realizacji umowy (cena, terminy, miejsce wykonania/dostawy itp.).

Specyfikacja istotnych warunków zamówienia

Powinna zawierać umowę w odniesieniu do przetargów publicznych (tu doradztwo prawnika dla klienta przystępującego do przetargu ograniczać się będzie w zasadzie do zaopiniowania projektu umowy i wskazania ryzyka).

Umowy licencyjne na programy i kody źródłowe

Dotyczy kodu, z którego ma korzystać tworzony program.

Pozostałe

Umowy, których dotyczy ewentualny spór, korespondencja prowadzona w sprawie itp.

Precyzyjne określenie w umowie czy w jej załącznikach przedmiotu umowy (specyfikacja techniczna sprzętu czy też tworzonego oprogramowania) pozwala na uniknięcie zarzutu wykonania umowy niezgodnie z jej przedmiotem.

W zależności od tego czy klientem prawnika będzie informatyk będący pracodawcą, czy informatyk będący pracownikiem, różne będą ich oczekiwania co do efektu końcowego tworzonej umowy. W przypadku programu komputerowego stworzonego przez pracownika w ramach wykonywania obowiązków ze stosunku pracy prawo do dysponowania takim programem (również na płaszczyźnie ekonomicznej) przysługuje pracodawcy, chyba że strony inaczej określą zakres tych uprawnień w umowie.

Inne kwestie będą priorytetowo traktowane przez prawnika, kiedy reprezentuje on firmę IT wykonującą oprogramowanie, a inne, jeśli firmę, która zleca wykonanie takiego programu (jego części) podwykonawcy. W przypadku umów, których przedmiotem jest stworzenie oprogramowania, trzeba precyzyjnie określić cele, którym ma ono służyć. Okoliczności te posłużą ustaleniu tzw. pól eksploatacyjnych w korzystaniu przez kontrahentów ze stworzonego programu. Umożliwią również określenie (choćby ze względów podatkowych), czy do jego dystrybucji odpowiedniejsza będzie licencja czy przeniesienie majątkowych praw autorskich, względnie takie skonstruowanie umowy, aby umożliwić korzystanie z oprogramowania w tzw. chmurze w razie niemożliwości dowolnego korzystania z programów opartych np. na bazie licencji GPL.

Procedury realizacji kontraktu

Aby zaoferować w umowie przejrzyste procedury dotyczące jej realizacji, warto przekazać prawnikowi informacje dotyczące realności i możliwości technicznych jej wykonania przez klienta (jego pracowników, zleceniobiorców itp.). W szczególności rekomendowane jest ujęcie czynności wdrożeniowych w harmonogramie, który będzie załącznikiem do umowy. W przypadku umów serwisowych ważne jest określenie przez wykonawcę możliwości czasowych wykonania określonych zobowiązań (np. minimalny czas trwania reakcji na awarie, procedury i terminy usuwania usterek). Przy umowach o dostawy sprzętu należy zdefiniować realne ramy czasowe jego dostarczenia kontrahentowi. Przeliczenie się przez klienta z własnymi możliwościami organizacyjnymi często może się wiązać z dotkliwymi karami umownymi za opóźnienie w świadczeniu zakontraktowanej usługi czy dostawy.

Bardzo wskazane jest przekazanie prawnikowi ustalonej z kontrahentem (choćby wstępnej) procedury odbywania spotkań roboczych w trakcie realizacji umowy (zwłaszcza umowy wdrożeniowej). Przygotowane przez prawnika na bazie tych informacji procedury mogą skutecznie zapobiec pojawieniu się nieporozumień i zacieśnić ramy wzajemnej współpracy pomiędzy kontrahentami.

PRZYKŁAD

PROCEDURY WDROŻENIA

Na podstawie umowy firma B ma wdrożyć stworzony przez siebie program do zarządzania bazą klientów w firmie A. Strony w umowie postanowiły, że w pierwszej kolejności firma B wykona analizę przedwdrożeniową (posiadane przez A oprogramowanie, sprzęt, lokalizacja serwerów itp.), następnie dokona wdrożenia na podstawie wcześniej wykonanej i zaaprobowanej przez A analizy i wedle ustalonego harmonogramu przewidującego udział wyznaczonych przedstawicieli obu firm w czynnościach wdrożeniowych, kolejno dokonujących testów programu. Finalnie tworzony zostaje raport z wdrożenia, na podstawie którego firma B opracowuje poprawki do programu, które wprowadza w ramach serwisu nad programem.

Określenie procedur wdrożenia oprogramowania w oparciu o wywiad techniczny, jak w podanym przykładzie, pozwala na weryfikację technicznych możliwości wdrożenia określonego oprogramowania w środowisku klienta firmy IT, odpowiednie dobranie rozwiązań dopasowanych do jego potrzeb, co zapobiega zarzutowi nienależytego (niezgodnego z oczekiwaniem klienta) wykonania przedmiotu umowy. Ryzyko to ogranicza także wdrożenie programu i dokonanie testów przy udziale przedstawicieli klienta, a zawarte w raporcie wnioski z wdrożenia pozwalają na dopasowanie i przygotowanie aktualizacji programu w ramach wykonywanego suportu IT, co niewątpliwie pozytywnie wpłynie na współpracę obu firm w przyszłości.

Łukasz Bazański

Jarosłąw Straś

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Język IT versus język prawa, czyli jak należy się przygotować do rozmowy z prawnikiem

Gwarancja bankowa i ubezpieczeniowa zabezpieczeniem dobrego wykonania umowy

Osobiste prawa autorskie, czyli zadośćuczynienie w razie naruszenia praw programisty

Utracone korzyści mogą być większe niż rzeczywista szkoda poniesiona przez zleceniodawcę

Zasada swobody umów, czyli dowolność relacji między zamawiającym a wykonawcą

Interwencja uboczna, czyli zamawiający z wykonawcą mogą wspólnie wystąpić przeciwko podwykonawcy

Nadzwyczajna zmiana okoliczności, czyli zwolnienie z obowiązku realizacji kontraktu

Regres, czyli skutki wspólnej odpowiedzialności wykonanwców

Należyta staranność, czyli przeciętność w umowach IT. Bezpieczne rozwiązanie dla wykonawcy