Spis treści

Spis treści

Redakcja

Wstęp

Zakupy poniżej 30.000 euro – praktyczne aspekty związane z ich dokonywaniem

Tematy publikacji w pełnej wersji

Redakcja

Autorzy:

Agata Hryc-Ląd

wieloletni praktyk, doradca, autor komentarzy i publikacji w dziedzinie zamówień publicznych, członek Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Konsultantów Zamówień Publicznych, obecnie główny specjalista w dużej instytucji zamawiającej (str. 7–32) Małgorzata Skóra

prawnik, członek Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Konsultantów Zamówień Publicznych, w latach 2000-2003 starszy specjalista w Departamencie Prawnym Urzędu Zamówień Publicznych, kierownik Wydziału Zamówień w spółce sektora energetycznego (str. 33–57) Redaktor prowadzący:

Klaudyna Saja-Żwirkowska Wydawca:

Katarzyna Czech

Korekta:

Zespół

Projekt okładki: Piotr Fedorczyk ISBN: 978-83-269-3159-8

Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o., Warszawa 2014

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10

e-mail: zamowieniapubliczne@wip.pl Skład i łamanie: Katarzyna Kopeć Druk: MDruk

Publikacja chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w książce – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Niniejsza publikacja została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Informujemy, że Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Łotewskiej 9a w celu realizacji niniejszego zamówienia oraz do celów marketingowych – przesyłania materiałów promocyjnych dotyczących innych produktów i usług. Mają Państwo prawo do wglądu oraz poprawiania swoich danych, a także do wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania do celów promocyjnych. Podanie danych jest dobrowolne. Zapewniamy, że dane nie będą przekazywane bez Państwa wiedzy i zgody innym podmiotom.

Wstęp

Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia jest niezwykle ważną czynnością zamawiającego, która ma na celu określenie, w jakiej procedurze, zależnej od progu zamówienia, zamawiający zobowiązany jest dokonać zakupów. A progów w zamówieniach mamy wiele, ich wartości często się zmieniają. Nasza publikacja porządkuje wszystkie te informacje.

W wyniku nowelizacji, która weszła w życie 16 kwietnia 2014 r. próg stosowania przepisów ustawy Pzp wynosi obecnie 30.000 euro. Natomiast na wysokość tzw. progów unijne wskazuje rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 23 grudnia 2013 r. w sprawie kwot wartości zamówień oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Europejskiej (Dz.U. poz. 1735).

Ustalenie właściwego progu jest czynnością przesądzającą o tym, czy konieczne jest stosowanie ustawy Pzp, oraz o wyborze krajowej lub unijnej procedury udzielenia zamówienia publicznego. W zależności od tej kwoty należy zastosować różne przepisy. Im jest ona wyższa, tym więcej formalności trzeba dopełnić i tym dłużej będzie trwać procedura udzielenia zamówienia.

Najważniejsze różnice w zakresie wskazanych procedur nasi eksperci omówili w publikacji „Zakupy poniżej 30.000 euro. Zamówienia w procedurze krajowej i unijnej”. Została ona podzielona na dwie części, w pierwszej znajdują się informacje, jak dokonywać zakupów, jeśli nie został przekroczony próg 30.000 euro. Natomiast z drugiej dowiemy się, jak przeprowadzić postępowanie w procedurze krajowej i unijnej.

Z poważaniem

Klaudyna Saja-Żwirkowska

redaktor prowadząca

Zakupy poniżej 30.000 euro – praktyczne aspekty związane z ich dokonywaniem

Zamawiających publicznych zobowiązanych do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych niewątpliwie ucieszyła informacja o podniesieniu dotychczas obowiązującego progu stosowania ustawy z 14.000 euro do 30.000 euro.

Rodzi się jednak pytanie, w jaki sposób efektywnie wydatkować fundusze zwolnione z ustawowego obowiązku. Czy podniesienie progu ustawowego wpłynie pozytywnie na dobór wykonawców, czy zamawiający będą dbali o zachowanie zasad równego traktowania wykonawców dla drobnych zamówień pozaustawowych? Warto zwrócić uwagę, że w instytucjach zobowiązanych do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych wartość zamówień podprogowych, tj. poniżej 30.000 euro, może dochodzić do 80% wartości budżetu. Szacuje się, że liczba „drobnych” zamówień w sferze budżetowej wynosi nawet kilka miliardów złotych. Jednak należy pamiętać, że brak obowiązku stosowania ustawy Pzp nie oznacza, iż zamawiający przestaje być związany dyscypliną finansów publicznych.

Wskazujemy kierunki działań zalecanych przy organizacji zakupów do 30.000 euro. Podpowiada, też efektywne i elastyczne rozwiązania, które z powodzeniem sprawdzają się w firmach komercyjnych, a w prosty sposób mogą zostać przeniesione na grunt sektora finansów publicznych.

Ustawowe reguły związane ze zlecaniem zamówień podprogowych

Przy dokonywaniu drobnych zakupów należy pamiętać o normie z art. 44 ust. 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Określa ona, że wydatki publiczne powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny. Należy przy tym przestrzegać zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów. Trzeba mieć również na względzie terminową realizację zadań. Artykuł 44 ust. 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych tworzy swoisty dekalog, którym powinien kierować się każdy podmiot publiczny dokonujący zamówień podprogowych. Właśnie na tych wytycznych można z powodzeniem zbudować regulamin dla zamówień poniżej 30.000 euro.

Należy także pamiętać o zasadach udzielania zamówień wynikających z ustawy Pzp. Chodzi przede wszystkim o zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców oraz pisemności i jawności postępowania. Reguły te trzeba jednak stosować odpowiednio do celów i potrzeb w konkretnym przypadku, tak aby formalizm i długość procedur zakupowych nie paraliżowały pracy jednostki (zob. tabela 1). O tym, jak z nich rozsądnie korzystać, zachowując jednocześnie transparentność postępowania, piszemy w kolejnych rozdziałach.

Tabela 1. Reguły ustawowe w praktyce udzielania zamówień

Zasada

Przełożenie na działanie

Celowe i oszczędne wydatkowanie środków

Zamawiający powinien robić rozeznanie rynku oraz zbierać i porównywać oferty, aby generować oszczędności. Należy także weryfikować potrzeby zakupowe inicjatorów zakupu i dbać o to, by zamówienia nie były dzielone. Agregacja zakupów pozwala osiągnąć wymierne korzyści.

Zasada

Przełożenie na działanie

Uzyskiwanie najlepszego efektu z zakładanych środków

W praktyce reguła sprowadza się do tego, że najlepsze to nie zawsze najtańsze. Trzeba patrzeć na zakup całościowo. Należy zbadać, jaki jest całkowity koszt pozyskania, zainstalowania, użytkowania, utrzymywania dostawy/usługi na przestrzeni określonego czasu (Total Cost of Ownership – TCO). Czasami lepiej wydać więcej przy zakupie, aby zaoszczędzić na kosztach eksploatacji i długich ścieżkach reklamowania wadliwego sprzętu.

Zastosowanie optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów

Czas pracy osób dokonujących zamówień to wymierny koszt dla jednostki zamawiającej. Z tego względu nie należy narzucać sobie zbytnich formalności, jeśli nie jest to wymagane regulaminami wewnętrznymi. Warto stosować elektroniczne środki porozumiewania się, dokonywać zakupów przez Internet oraz porównywać ceny za pomocą prostych rozeznań rynku. Zawsze należy pytać o rabat lub upust. Trzeba też budować relacje z wykonawcami – chętnie obniżą cenę , jeśli będą mieli przekonanie, że klient (zamawiający) do nich wróci.

Obowiązek kupowania na tyle szybko, aby inni mogli terminowo realizować swoje zadania

Warto upraszczać procedury i nie budować skomplikowanych regulacji dla zakupu za przysłowiową złotówkę. Do pozyskania drobnych zamówień nie należy angażować wielu osób.

Traktowanie wykonawców w sposób uczciwy i obiektywny

Aby uniknąć dyskryminacji, trzeba zrobić rozeznanie rynku i dbać o stałe powiększanie się bazy wykonawców. Podmioty, które w danej organizacji czują się monopolistami, oferują wyższe ceny i „psują” rynek zakupów.

Zasady w regulaminie

Opisane zasady należy uwzględnić w regulaminie udzielania zamówień podprogowych.

Przykład

Oto propozycje konkretnych zapisów, jakie mogą znaleźć się w regulaminie udzielania zamówień do 30.000 euro:

1. Czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia wykonują pracownicy wskazani przez kierownika zamawiającego. Osoby te są zobowiązane działać bezstronnie i obiektywnie, dokonując wydatków w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów, w sposób umożliwiający terminową realizację zadań, w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

2. Wszystkie osoby uczestniczące w postępowaniu o udzielenie zamówienia o wartości nieprzekraczającej kwoty 30.000 euro są zobligowane stosować obowiązujące w tym zakresie przepisy powszechnie obowiązującego prawa oraz niniejszy Regulamin.

3. Udzielanie zamówień jest dopuszczalne z zachowaniem następujących zasad:

– uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców,

– jawności, przy czym zamawiający w uzasadnionych przypadkach może odstąpić od jawnego otwarcia ofert, natomiast dostęp do dokumentów z postępowania odbywa się na zasadach ustawy z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, poz. 1198 ze zm.),

– pisemności prowadzonego postępowania; przy czym za zachowanie formy pisemnej uważa się pismo, faks, dokument przesłany drogą elektroniczną (e-mail), a także złożenie oferty z wykorzystaniem systemu informatycznego zamawiającego do realizacji zakupów,

– pisemności zawieranych umów i składania zamówień z zastrzeżeniem, że wymóg zawarcia umowy w formie pisemnej nie dotyczy kontraktów, dla których ogólnie przyjętą praktyką jest ich zawieranie bez zachowania formy pisemnej (np. zakup biletów kolejowych i autobusowych). W takim przypadku pracownik odpowiedzialny za zakup jako potwierdzenie zawarcia umowy przedstawia dowód księgowy w rozumieniu przepisów o rachunkowości. Pracownik odpowiedzialny za zakup jest zobowiązany do potwierdzenia zakresu zamówienia, w szczególności poprzez zachowanie dokumentacji dotyczącej zlecenia zamówienia,

– zakazu dzielenia zamówienia i zaniżania jego wartości szacunkowej w celu ominięcia obowiązku stosowania przepisów ustawy Pzp.

Poprawne szacowanie wartości zamówienia na zakupy do 30.000 euro

Ustalenie wartości zamówienia jest pierwszą i niezwykle istotną czynnością przesądzającą o tym, czy podmiot prowadzący procedurę będzie musiał stosować przepisy ustawy Pzp, czy też będzie z tej powinności zwolniony. Od właściwego ustalenia tej kwoty zależy także wiele innych jego obowiązków, związanych m.in. z:

1) publikacją ogłoszenia o zamówieniu,

2) żądaniem od wykonawców dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu,

3) wniesieniem wadium oraz zabezpieczeniem należytego wykonania zamówienia.

Najważniejsze w tym zakresie będą regulacje zawarte w art. 4 ust. 8 oraz art. 32 ustawy Pzp. Określają one ramy, jakich powinna się trzymać jednostka sektora finansów publicznych, dokonując szacowania zamówień. Wynika z nich, że zakupy drobne, tj. te, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro, nie podlegają rygorom ustawy Pzp.

Kurs euro

Przelicznik kursu euro podany w rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów z 23 grudnia 2013 r. w sprawie średniego kursu złotego w stosunku do euro stanowiącego podstawę przeliczania wartości zamówień publicznych (Dz.U. poz. 1692) to 1 euro = 4,2249 zł. Przelicznik obowiązuje od 1 stycznia 2014 r. Zatem kwota 30.000 euro zwolniona z obowiązku stosowania ustawy Pzp wynosi w przeliczeniu na złotówki 126.747 netto.

Ustalając wartość zakupu do 30.000 euro, należy pamiętać, że powinien być on traktowany tak jak zamówienie publiczne. Dlatego trzeba mieć na względzie art. 32 ust. 2 ustawy Pzp, który przestrzega przed celowym zaniżaniem wartości zamówienia (czy dzieleniem go na części) jedynie w celu skorzystania z mniej formalnych zasad dokonywania zakupów. Zamawiający ma obowiązek ustalać kwotę zamówienia na podstawie łącznej wartości wszystkich części albo sumy dostaw lub usług tego samego rodzaju (art. 32 ust. 4 i art. 34 ustawy Pzp).

Zmiana progu a wszczęte postępowania

Dodatkowe utrudnienie powoduje fakt, że kwota zwolniona z ustawy wzrośnie w trakcie roku budżetowego. Jakie są zasady ustalania wartości zamówień w świetle zmiany w trakcie roku budżetowego progu? Odpowiedź na to pytanie daje nam sam ustawodawca, określając przepisy przejściowe. Zgodnie z nimi do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie znowelizowanej ustawy stosuje się przepisy dotychczasowe. Jeśli zatem proces zakupowy został uruchomiony, gdy obowiązywał próg do 14.000 euro, zamawiający nie może zwiększyć wartości zamówienia do obecnie obowiązującego progu. Może natomiast dokonać dwóch zakupów: jednego do 14.000 euro, a drugiego po wejściu w życie nowelizacji ponownie uruchomić procedurę zakupową i dokonać zakupu na 15.000 euro, nie łamiąc ustawowych ograniczeń.

Poniżej przedstawiamy kilka prostych zasad, które pozwolą uniknąć błędów w zakresie szacowania wartości zamówienia (tabela 2).

Tabela 2. Kiedy stosować ustawę Prawo zamówień publicznych

Lp.

Trzeba stosować ustawowe tryby

Można skorzystać z uproszczonej procedury

Wnioski

1.

Zamówienie nie przekracza 30.000 euro.

Tryb uproszczony jest uzasadniony (zgodnie z art. 4 pkt 8 ustawy Pzp).

2.

Zamówienie zostało oszacowane na 30.000 euro, jednak istnieją wątpliwości, czy szacunek był wykonany z należytą starannością.

Nie warto ryzykować – należy ponownie dokonać szacunku zamówienia. Jeśli nadal istnieją podejrzenia, że zakup będzie droższy, trzeba udzielić go w trybach ustawowych (art. 32 ust. 2 ustawy Pzp).

3.

Zamawiający oszacował wartość na kwotę poniżej 30.000 euro, jednak po zebraniu ofert od wykonawców okazało się, że oferowane przez nich ceny są wyższe niż próg określony w art. 4 ust. 8 ustawie Pzp.

Należy jeszcze raz przeanalizować, czy szacowanie było poprawne. Jeśli zmiana wartości była niezależna od zamawiającego (np. nowe kursy walut, zmiany popytu i podaży warunkujące podwyższenie cen), wówczas można udzielić zamówienia bez stosowania ustawy Pzp.

Jeśli jednak zamawiający dojdzie do wniosku, że pierwotny szacunek był mało obiektywny, wkradł się w niego błąd lub kwota wyjściowa została celowo zaniżona – lepiej ponowić procedurę w trybie ustawowym.

4.

Zamawiający udziela w danym roku kilku planowanych zamówień tej samej kategorii, z których każde przekracza 30.000 euro.

Należy przeprowadzić procedurę w trybie ustawy Pzp (art. 32 ust. 4).

5.

Zamawiający udziela jednego zamówienia podstawowego, a następnie zamówień uzupełniających, które łącznie przekraczają 30.000 euro.

Trzeba przeprowadzić procedurę w trybie ustawy Pzp (art. 32 ust. 3).

6.

Zamawiający dokonał jednego planowanego zamówienia poniżej 30.000 euro. Po jakimś czasie musi udzielić kolejnego i nie mógł przy tym wcześniej przewidzieć takiej sytuacji.

Jeśli faktycznie podział nie był celowy, można skorzystać z uproszczonej procedury. Trzeba jednak udokumentować, że faktycznie była to sytuacja niezaplanowana i wyjątkowa.

7.

Zamawiający zamierza udzielić zamówienia na 2 lata. W pierwszym roku zamówienie nie przekroczy 30.000 euro, w kolejnym już tak.

Istnieje obowiązek zastosowania ustawy Pzp. Wartością szacunkową zamówienia, determinującą sposób prowadzenia postępowania, jest łączna, szacowana wartość umowy (ustalona na cały okres jej trwania), która zostanie zawarta z wybranym wykonawcą.

8.

Zamówienie udzielane jest na czas nieoznaczony.

Zamawiający musi oszacować wartość na 48 miesięcy. Jeśli w tym okresie jego kwota nie przekroczy 30.000 euro, wówczas nie ma obowiązku stosowania ustawy Pzp.

Nie bez znaczenia jest także termin ustalenia wartości zamówienia. Ustawa Pzp wskazuje, że nie może to nastąpić wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania (dla dostaw i usług) lub 6 miesięcy dla robót budowlanych.

Opis przedmiotu zamówienia

Określenie, co chcemy nabyć, jest kolejną, kluczową czynnością w postępowaniu. Zasady regulujące obszar zakupów określają obowiązek jasnego i precyzyjnego określenia przedmiotu zamówienia, tak aby wykonawcy nie mieli wątpliwości, co należy dostarczyć, a zamawiający miał pewność, że otrzyma przedmiot, na którym faktycznie mu zależy.

Ustawa Pzp w sposób bardzo precyzyjny określa zasady dotyczące opisywania przedmiotu zamówienia. Artykuł 29 ust. 1 formułuje obowiązek opisania przedmiotu zakupu w sposób jednoznaczny i wyczerpujący. Należy przy tym użyć dostatecznie dokładnych i zrozumiałych określeń oraz uwzględnić wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty. Dodatkowo ustawodawca precyzuje, że przedmiotu zamówienia nie wolno opisywać w sposób, który mógłby utrudniać uczciwą konkurencję (29 ust. 2). Do wyjątków należy sytuacja, w której dopuszczalne jest powołanie się na znaki towarowe, patenty lub pochodzenie. Aby jednak móc skorzystać z tego uprawnienia, musi za tym przemawiać specyfika przedmiotu zamówienia. Ponadto można to zrobić tylko w sytuacji, gdy zamawiający faktycznie nie może opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń. Wówczas wskazaniu takich znaków muszą towarzyszyć wyrazy „lub równoważny”.

Powołane wyżej przepisy powinny obowiązywać również w postępowaniach na zakupy o wartości poniżej 30.000 euro. Jednak ze względów racjonalnych należałoby w tym względzie pomyśleć o uzasadnionych wyjątkach.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Zakupy poniżej 30.000 euro – praktyczne aspekty związane z ich dokonywaniem

Zamówienia w procedurze krajowej i unijnej – jak ustalić progi kwotowe i zastosować odpowiednie przepisy

Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości przekraczającej 30.000 euro - wzór

Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej 30.000 euro – wzór