Zygmunt Wieczorek

Pracownik

administracyjno-

-biurowy

Organizacja pracy, zagrożenia i szkolenia bhp

Redakcja

Autor:

Zygmunt Wieczorek

Wydawca: Rafał Kępka

Redaktor: Marek Kalman

Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski

Projekt graficzny okładki: Piotr Fedorczyk

Skład i łamanie: K. H. Kopeć

Drukarnia: MDruk

ISBN: 978-83-269-3272-4

Nakład: 200 sztuk

Cena brutto: 99 zł

Informacje i zamówienia:

e-mail: cok@wip.pl

infolinia: 22 518 29 29

faks: 22 617 60 10

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

ul. Łotewska 9A, 03-918 Warszawa

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy

Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

tel.: 22 518 29 29, faks: 22 617 60 10

© Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2014

Wprowadzenie

Stanowiska pracy biurowej tworzone są we wszystkich przedsiębiorstwach państwowych i prywatnych. Ten typ pracy dominuje w administracji państwowej i samorządowej, bankach, giełdach, firmach ubezpieczeniowych, informatycznych, kancelariach prawniczych, notarialnych, podatkowych, doradczych itp. Natomiast w firmach produkcyjnych, usługowych czy handlowych prace administracyjno-biurowe pełnią niezbędne funkcje usługowe w stosunku do działalności podstawowej.

Praca biurowa powszechnie postrzegana jest jako lekka, pozbawiona w zasadzie czynników narażających osoby, które ją wykonują, na uciążliwości czy nawet zagrożenia dla ich życia i zdrowia. Opinia ta może pokrywać się z rzeczywistością. Jednak ma to miejsce tylko wtedy, gdy stanowiska pracy biurowej zorganizowane są nie tylko zgodnie z wymaganiami bezpieczeństwa, ale również zasadami ergonomii. Zbyt często jeszcze przy projektowaniu stanowiska pracy zasady ergonomii są pomijane lub traktowane zupełnie marginalnie. Jest to podejście z gruntu niewłaściwe.

Z punktu widzenia bezpieczeństwa i higieny pracy czynniki występujące w procesach pracy zostały podzielone na:

niebezpieczne – to czynniki, których oddziaływanie na pracującego prowadzi lub może prowadzić do urazu lub innego istotnego natychmiastowego pogorszenia stanu jego zdrowia bądź śmierci,

szkodliwe i uciążliwe – to czynniki, których oddziaływanie na pracującego prowadzi lub może prowadzić do schorzenia lub obniżenia jego sprawności fizycznej i psychicznej.

W zależności od charakteru oddziaływania na człowieka czynniki środowiska pracy na stanowiskach pracy, w tym również pracy biurowej, można podzielić na:

fizyczne, np. elementy urządzeń technicznych znajdujące się w ruchu, prąd elektryczny, powierzchnie, na których możliwy jest upadek,

chemiczne, np. substancje i preparaty toksyczne, drażniące, uczulające,

biologiczne, np. bakterie, wirusy, grzyby,

psychofizyczne, np. obciążenia fizyczne statyczne i dynamiczne (np. długotrwała praca w wymuszonej pozycji), umysłowe (np. obciążenie psychonerwowe).

Podstawowe czynniki niebezpieczne i szkodliwe oraz związane z nimi zagrożenia i uciążliwości występujące w biurach to:

prąd elektryczny – porażenie prądem zasilającym urządzenia biurowe (komputery, kserokopiarki), urządzenia oświetleniowe i grzewczo-wentylacyjne (lampy stołowe, wentylatory, dmuchawy), przedłużacze, przewody, gniazda i wtyczki, tablice bezpiecznikowe,

ruchome elementy urządzeń biurowych, w tym wentylatorów, kserokopiarek, niszczarek dokumentów,

powierzchnie, na których możliwy jest upadek pracownika – uszkodzone podłogi i wykładziny, progi, zawilgocone posadzki z terakoty, układanie i zdejmowanie materiałów z regałów i półek bez bezpośredniego dostępu z poziomu podłogi,

środki chemiczne – drażniące, uczulające środki czystości, dezynfekcyjne, bakteriobójcze,

przemieszczanie przedmiotów ciężkich – np. komputerów, kopiarek, mebli biurowych,

powierzchnia i kubatura pomieszczeń i miejsc pracy – pomieszczenia zbyt ciasne, za niskie,

temperatura, wilgotność, ruch powietrza w pomieszczeniach pracy – brak wentylacji naturalnej, ogrzewania zapewniającego właściwą temperaturę,

oświetlenie – brak oświetlenia dziennego, niewłaściwe natężenie oświetlenia sztucznego,

hałas w miejscu pracy – np. pochodzący ze źródeł zewnętrznych oraz wewnętrznych urządzeń biurowych, w szczególności instalacji i urządzeń wentylacyjnych,

zagrożenie pożarowe – zaprószenie ognia, stosowanie prowizorycznie podłączonych urządzeń elektrycznych, pozostawienie bez nadzoru włączonych urządzeń zasilanych energią elektryczną,

obciążenia fizyczne – niestosowanie zasad ergonomii w organizacji i wyposażeniu stanowisk pracy, w tym nieregulowane, niedostosowane do wzrostu pracownika siedzisko i stół na stanowisku pracy, wymuszona pozycja ciała,

obciążenia nerwowo-psychiczne – nadmierne obciążenie umysłu, obciążenia emocjonalne.

Jednym z podstawowych warunków, które należy spełnić, by pracownicy biurowi byli w jak najmniejszym stopniu narażeni na uciążliwości pracy oraz oddziaływanie różnorodnych czynników zagrażających ich zdrowiu, a niekiedy nawet życiu, jest zorganizowanie stanowisk ich pracy zgodnie nie tylko z wymaganiami bezpieczeństwa i higieny pracy, ale również z zasadami ergonomii.

Przy organizacji i wykonywaniu pracy, w tym również biurowej, główna uwaga skupiona jest na spełnieniu wymagań bezpieczeństwa i higieny. Wynika to przede wszystkim z tego, że pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie pracy. Ma obowiązek chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. W szczególności pracodawca powinien:

organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy,

zapewniać przestrzeganie w zakładzie pracy przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, wydawać polecenia usunięcia uchybień w tym zakresie oraz kontrolować wykonanie tych poleceń.

Wprawdzie prawo pracy wymaga również, by stanowiska pracy były urządzone stosownie do rodzaju wykonywanych na nich czynności oraz psychofizycznych właściwości pracowników, z uwzględnieniem wymagań ergonomii, to jednak nie precyzuje tych wymagań. Dlatego zbyt często jeszcze się zdarza, że przy organizacji stanowiska pracy biurowej pomija się zasady ergonomii lub traktuje je całkowicie marginalnie.

Natomiast wszechstronna analiza warunków pracy pracowników biurowych dowodzi, że stosowanie zasad ergonomii ma znaczący wpływ również na:

zmniejszenie ryzyka zawodowego i wypadkowości,

poprawę samopoczucia i zdrowia pracowników,

zwiększenie wydajności pracowników,

zmniejszenie kosztów absencji, a tym samym kosztów działania firmy,

kreatywne myślenie pracowników.

Dalej zostaną omówione wymagania dotyczące prawidłowej organizacji pomieszczeń i stanowisk pracy biurowej oraz pomieszczeń higienicznosanitarnych zarówno z punktu widzenia wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy, jak i zasad ergonomii.

Zaproponowane zostaną również metody i narzędzia ułatwiające kompleksową ocenę warunków pracy pracowników administracyjno-biurowych.

Przedstawimy także zagadnienia dotyczące szkoleń pracowników administracyjno-biurowych i ocenę ryzyka zawodowego na tych stanowiskach.

Wymagania bhp dla pomieszczeń pracy biurowej

Pomieszczenia pracy to pomieszczenia przeznaczone na pobyt pracowników, w których wykonywana jest praca. Nie uważa się za przeznaczone na pobyt pracowników pomieszczeń, w których łączny czas przebywania tych samych pracowników w ciągu jednej zmiany roboczej jest krótszy niż 2 godziny, a wykonywane czynności mają charakter dorywczy bądź praca polega na krótkotrwałym przebywaniu związanym z dozorem albo konserwacją urządzeń lub utrzymaniem czystości i porządku.

Pomieszczenia pracy biurowej i ich wyposażenie powinny zapewniać pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy. W pomieszczeniach tych należy zapewnić oświetlenie naturalne i sztuczne, odpowiednią temperaturę, wymianę powietrza oraz zabezpieczenie przed wilgocią, niekorzystnymi warunkami cieplnymi i nasłonecznieniem, a także innymi czynnikami szkodliwymi dla zdrowia i uciążliwościami.

Powierzchnia i wysokość pomieszczeń pracy biurowej powinny zapewniać spełnienie wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy, z uwzględnieniem rodzaju wykonywanej pracy oraz czasu przebywania pracowników w tych pomieszczeniach.

Z uwagi na czas przebywania pracowników w pomieszczeniach pracy biurowej dzielą się one na:

pomieszczenia pracy stałej – pomieszczenie pracy, w którym łączny czas przebywania tego samego pracownika w ciągu jednej doby przekracza 4 godziny,

pomieszczenia pracy czasowej – pomieszczenie pracy, w którym łączny czas przebywania tego samego pracownika w ciągu jednej doby trwa od 2 do 4 godzin.

Na każdego z pracowników jednocześnie zatrudnionych w pomieszczeniach stałej pracy powinno przypadać co najmniej 13 m3 wolnej objętości pomieszczenia oraz co najmniej 2 m2 wolnej powierzchni podłogi (niezajętej przez urządzenia techniczne, sprzęt, meble itp.).

Pomieszczenia stałej pracy biurowej nie mogą być niższe niż 3 m w świetle. Od tej reguły przepisy dopuszczają następujące odstępstwa:

wysokość pomieszczeń może być obniżona w przypadku zastosowania w nich klimatyzacji – pod warunkiem uzyskania zgody państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego;

wysokość pomieszczeń może być również zmniejszona do:

– 2,5 m w świetle – jeżeli w pomieszczeniu zatrudnionych jest nie więcej niż 4 pracowników, a na każdego z nich przypada co najmniej po 15 m3 wolnej objętości pomieszczenia,

– 2,2 m w świetle – w pomieszczeniu usytuowanym na antresoli otwartej do większego pomieszczenia.

Pomieszczenia stałej pracy biurowej nie powinny być lokalizowane poniżej poziomu otaczającego terenu (suteryny, piwnice), z wyjątkiem pomieszczeń, w których zapewnione jest oświetlenie dzienne, i po uzyskaniu zgody właściwego państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego wydanej w porozumieniu z okręgowym inspektorem pracy.

Uzyskanie przez pracodawcę zgody właściwego państwowego wojewódzkiego inspektora sanitarnego wydanej w porozumieniu z okręgowym inspektorem pracy, na zlokalizowanie pomieszczeń pracy poniżej poziomu otaczającego teren, stanowi o uzyskaniu zgody na odstępstwo od zasady zagwarantowania przez pracodawcę oświetlenia pomieszczeń pracy światłem dziennym. Zgoda na lokalizację pomieszczeń pracy w miejscu pozbawionym dostępu do światła dziennego zawiera więc w sobie zgodę na stosowanie oświetlenia sztucznego.

Pomieszczenia czasowej pracy biurowej nie mogą być niższe niż 2,2 m w świetle.

Podłogi w pomieszczeniach biurowych powinny być równe, nieśliskie, niepylące i odporne na ścieranie oraz nacisk, a także powinny być przystosowane do łatwego utrzymania w czystości. Do pomieszczeń i stanowisk pracy położonych na różnych poziomach powinny prowadzić bezpieczne dojścia stałymi schodami.

Podstawowe wymagania odnośnie do drzwi w pomieszczeniach biurowych to:

drzwi rozsuwane muszą być wyposażone w urządzenia zapobiegające ich wypadnięciu z prowadnic,

drzwi wahadłowe muszą być przezroczyste lub posiadać przezroczyste panele,

drzwi przezroczyste powinny być wykonane z materiału odpornego na rozbicie lub ze szkła hartowanego oraz odpowiednio oznakowane w widocznym miejscu.

Pomieszczenia pracy biurowej, w których przebywają pracownicy, nie mogą być zamykane w sposób uniemożliwiający wyjście z nich. Jeżeli istnieją względy wymagające zamykania pomieszczeń w czasie pracy przed osobami nieupoważnionymi (np. pomieszczenie kasy, tajnej kancelarii itp.), należy stosować przy drzwiach zamki uniemożliwiające wejście z zewnątrz, jednocześnie umożliwiające wyjście z pomieszczania bez użycia klucza. W takiej sytuacji trzeba przewidzieć możliwość powiadamiania pracowników znajdujących się w takich pomieszczeniach o niebezpieczeństwie grożącym z zewnątrz.

Przezroczyste ściany działowe znajdujące się w pomieszczeniach pracy biurowej, w pobliżu takich pomieszczeń lub wzdłuż przejść muszą być jednoznacznie oznakowane oraz wykonane z materiału odpornego na rozbicie lub tak osłonięte, aby niemożliwe było zetknięcie się pracownika ze ścianą lub jego zranienie w razie rozbicia tej ściany.

Pomieszczenia i urządzenia higienicznosanitarne

Pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom odpowiednie urządzenia higienicznosanitarne. Wykonanie tego obowiązku nie jest uzależnione od jego możliwości ekonomiczno-finansowych.

Pod pojęciem pomieszczeń higienicznosanitarnych należy rozumieć szatnie, umywalnie, pomieszczenia z natryskami, ustępy, jadalnie, z wyjątkiem stołówek, pomieszczenia do wypoczynku, pomieszczenia do ogrzewania się pracowników oraz pomieszczenia do prania, odkażania, suszenia i odpylania odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.

Pomieszczenia higienicznosanitarne dla pracowników biurowych powinny znajdować się w budynku, w którym odbywa się praca, albo w budynku połączonym z nim obudowanym przejściem, które w przypadku przechodzenia z ogrzewanych pomieszczeń pracy powinno być również ogrzewane. Usytuowanie pomieszczeń higienicznosanitarnych powinno wykluczać konieczność przechodzenia przez pracowników biurowych korzystającym z nich przez pomieszczenia, w których stosowane są substancje trujące lub materiały zakaźne albo wykonywane są prace szczególnie brudzące.

Pomieszczenia higienicznosanitarne powinny być ogrzewane, oświetlone i wentylowane zgodnie z przepisami techniczno-budowlanymi i Polskimi Normami.

Pomieszczenia higienicznosanitarne oraz znajdujące się w nich urządzenia należy utrzymywać w stanie zapewniającym bezpieczne i higieniczne korzystanie z nich przez pracowników biurowych.

Wysokość pomieszczeń higienicznosanitarnych nie powinna być w świetle mniejsza niż 2,5 m. Od tego wymogu przepisy dopuszczają odstępstwo w przypadku usytuowania pomieszczeń higienicznosanitarnych w suterenie, piwnicy lub na poddaszu. Wtedy możliwe jest zmniejszenie wysokości pomieszczeń higienicznosanitarnych do 2,2 m w świetle.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Pozostałe tematy publikacji w pełnej wersji

Wprowadzenie

Wymagania bhp dla pomieszczeń pracy biurowej

Pomieszczenia i urządzenia higienicznosanitarne

Oświetlenie

Hałas

Ogrzewanie

Wentylacja, klimatyzacja

Instalacje i urządzenia elektryczne w pomieszczeniach biurowych

Ochrona przeciwpożarowa pomieszczeń administracyjno-biurowych

Ergonomia w organizacji stanowisk przy pracy biurowej

Czynniki ergonomiczne kształtujące stanowisko pracy

Organizacja i wyposażenie stanowiska pracy biurowej w aspekcie ergonomii

Ocena warunków pracy na stanowiskach pracy biurowej

Listy kontrolne

Ocena ryzyka zawodowego

Ogólne wymagania dotyczące szkoleń w dziedzinie bhp

Zasady szkolenia w dziedzinie bhp pracowników biurowych

Ramowe programy szkolenia

Instruktaż ogólny pracowników biurowych

Instruktaż stanowiskowy pracowników biurowych

Szkolenie okresowe pracowników administracyjno-biurowych

Dokumentowanie odbycia przez pracowników szkoleń w dziedzinie bhp

Materiały pomocnicze do szkoleń w dziedzinie bhp pracowników administracyjno-biurowych

Akty prawne

Bibliografia