Redakcja

Wydawca: Weronika Wota

Redaktor: Barbara Brózda

Druk: Paper&Tinta

Nakład: 600 egz.

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10

e-mail: cok@wip.pl

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264

– Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,

Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy.

Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

Redakcja zastrzega sobie prawo dokonywania zmian i skrótów w nadesłanych artykułach i ich tytułach. Artykułów, ani jakichkolwiek innych materiałów niezamówionych Redakcja nie zwraca. Wszelkie prawa do niniejszej publikacji, w tym do jej tytułu oraz do treści zawartych w zamieszczonych w niej artykułach, podlegają ochronie prawnej przewidzianej w szczególności prawem autorskim. Ich przedruk oraz rozpowszechnianie bez wiedzy i zgody Redakcji są zabronione. Zakaz ten nie dotyczy cytowania ww. materiałów w granicach dozwolonego użytku, z powołaniem się na źródło.

Wszelkie materiały zawarte w niniejszej publikacji mają charakter wyłącznie popularyzacyjno-informacyjny i nie mogą być traktowane w sposób prawnie wiążący pomiędzy Czytelnikiem a Wydawcą lub Redakcją. Redakcja dokłada wszelkich starań, aby informacje i dane zamieszczone w tych materiałach były poprawne merytorycznie i aktualne, jednakże informacje te nie mają charakteru porady czy opinii prawnej, jako że Wydawca ani Redakcja nie świadczy żadnych usług prawnych. Nie mogą być one również traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. Zastosowanie tych informacji w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji lub opinii prawnej. Wobec powyższego Wydawca, Redakcja, redaktorzy ani autorzy ww. materiałów nie ponoszą odpowiedzialności prawnej w szczególności za skutki zastosowania lub wykorzystania w jakikolwiek sposób informacji zawartych w tych materiałach.

Od Redakcji

SZANOWNI PAŃSTWO,

Lipiec i sierpień są miesiącami wakacyjnymi, w których również pracownicy korzystają z wcześniej zgłoszonych urlopów. Może zdarzyć się tak, iż pracodawca odwoła osobę zatrudnioną z urlopu, a ona będzie musiała stawić się w firmie. Jest to jednak dopuszczalne tylko w ściśle określonych nadzwyczajnych sytuacjach. Co więcej, pracodawca będzie zmuszony pokryć koszty zaplanowanego urlopu pracownika, a także jego rodziny.

W bieżącym numerze wyjaśniamy także zmiany w Kodeksie postępowania administracyjnego, które umożliwiają przedsiębiorcy załatwianie spraw z urzędem drogą elektroniczną.

Szczególnie zachęcam do zapoznania się z tekstem dotyczącym przestępstwa „prania brudnych pieniędzy”. Proceder ten, kojarzony z przestępczością zorganizowaną, paradoksalnie dotyczy legalnie działającej spółki z o.o.

Zapraszam do lektury

Barbara Brózda

Zmiany wprowadzone w postępowaniu administracyjnym umożliwiają e-komunikację z urzędem

11 maja 2014 r. weszły w życie zmiany w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne i w Kodeksie postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a.). Zamiast składać podanie w biurze podawczym urzędu lub za pośrednictwem poczty, można je przesłać w formie elektronicznej do skrzynki podawczej organu administracji publicznej. Co istotne, dzięki znowelizowanym przepisom organ jest zobowiązany do przyjęcia podania wniesionego elektronicznie.

Pierwszym krokiem, który powinien powziąć pełnomocnik spółki, jest założenie profilu zaufanego na platformie ePUAP (www.epuap.gov.pl). Posiadanie profilu zaufanego pozwala na pełne wykorzystanie możliwości komunikacji elektronicznej z urzędem, które dają obecnie obowiązujące przepisy. Warto podkreślić, że zarówno uzyskanie, jak i korzystanie z profilu zaufanego nie wiąże się z ponoszeniem żadnych kosztów. Ponadto profil ten działa bez potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania czy urządzeń. Oznacza to, że komunikacja elektroniczna z organem administracji publicznej odbywa się wyłącznie za pomocą skrzynki podawczej organu.

E-podanie

Wniesienie e-podania musi być uwierzytelnione, co oznacza, że tożsamość przedsiębiorcy jako osoby składającej podanie musi być potwierdzona. Mechanizmy, za pomocą których dokonuje się uwierzytelnienia podania, to: podpis potwierdzony profilem zaufanym na platformie ePUAP lub bezpieczny podpis elektroniczny kwalifikowany certyfikatem. W przypadku e-podań, z uwagi na konieczność uwierzytelnienia, nie można bowiem skorzystać z tradycyjnej poczty e-mail.

Z chwilą, gdy przedsiębiorca złoży e-podanie, całe postępowanie administracyjne będzie się toczyć z wykorzystaniem drogi elektronicznej. Wysłanie e-podania jest bowiem równoznaczne z wyrażeniem zgody na doręczanie pism przez organ w formie elektronicznej. Oprócz „dorozumianej” zgody na stosowanie komunikacji elektronicznej istnieje możliwość złożenia odrębnego wniosku o doręczenie e-pism w ramach konkretnego postępowania administracyjnego. Nie ma także przeszkód, aby pełnomocnik spółki wyraził zgodę na stałe komunikowanie się w ten sposób z organem we wszystkich lub określonych sprawach administracyjnych załatwianych w danym urzędzie. Ponadto możliwa jest także sytua- cja, w której udzieli zgody na doręczanie pism drogą elektroniczną w odpowiedzi na zapytanie organu w tym przedmiocie (art. 391 § 1 i § 2 k.p.a.). Warto jednak pamiętać, że we wszystkich tych przypadkach konieczne jest podanie adresu poczty elektronicznej, na który organ będzie doręczał e-korespondencję. Oczywiście zgoda nie ma charakteru ostatecznego i w każdym czasie może być cofnięta. Wówczas organ administracji będzie zobligowany komunikować się w tradycyjnej papierowej formie.

Skuteczność e-doręczeń

W celu doręczenia pisma w formie elektronicznej organ administracji przesyła na wskazany adres elektroniczny stosowne zawiadomienie (art. 46 § 4 k.p.a.). Zawiadomienie to powinno zawierać informację o możliwości odbioru e-pisma, o adresie elektronicznym, z którego można pobrać pismo (i równocześnie dokonać potwierdzenia doręczenia pisma), a także pouczenie dotyczące sposobu odbioru pisma (w szczególności o sposobie identyfikacji). Termin na odbiór pisma wynosi 7 dni, licząc od daty wysłania zawiadomienia. Po upływie tego terminu organ przesyła powtórne zawiadomienie o możliwości odebrania pisma. W przypadku nieodebrania pisma doręczenie uważa się za dokonane po upływie 14 dni, licząc od dnia przesłania pierwszego zawiadomienia (art. 46 § 6 k.p.a.).

Oznacza to, że za datę doręczenia e-pisma przyjmuje się datę potwierdzenia jego odbioru w systemie teleinformatycznym organu. Warunkiem skuteczności doręczenia e-pisma jest potwierdzenie odbioru tego pisma na urzędowym poświadczeniu odbioru za pomocą podpisu elektronicznego weryfikowanego certyfikatem lub podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePAUP.

WAŻNE

W przypadku nieodebrania pisma w formie dokumentu elektronicznego w terminie 14 dni, licząc od dnia pierwszego zawiadomienia, e-pismo uważa się za doręczone (fikcja e-doręczenia).

Do dnia wejścia w życie nowelizacji Kodeksu postępowania administracyjnego (tj. do 11 maja 2014 r.) przy doręczeniach elektronicznych obowiązywała zasada doręczenia bezpośredniego. W przypadku gdy organ w terminie 7 dni od dnia wysłania elektronicznego zawiadomienia o możliwości odebrania e-pisma nie otrzymał potwierdzenia jego odbioru, zobowiązany był doręczyć pismo w tradycyjny sposób, np. za pośrednictwem poczty. Zatem drugie awizo miało postać papierową. Obecnie obydwa zawiadomienia o możliwości odbioru e-pisma będą miały formę elektroniczną.

W przypadku uznania pisma elektronicznego za doręczone w trybie fikcyjnego e-doręczenia organ ma obowiązek umożliwić adresatowi pisma dostęp do jego treści przez okres co najmniej 3 miesięcy od dnia uznania e-pisma za doręczone. Jest też zobowiązany do podania informacji o dacie uznania pisma za doręczone i datach wysłania zawiadomień (art. 46 § 8 k.p.a.).

Dokumenty elektroniczne

Ułatwieniem dla przedsiębiorców w ramach kontaktów z organami administracji publicznej jest także przewidziane w nowelizacji zrównanie dokumentów papierowych i elektronicznych.

Wprowadzono możliwość udzielenia pełnomocnictwa w formie elektronicznej (art. 33 § 2 Kpa). Jeżeli odpis pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie zostały sporządzone w formie dokumentu elektronicznego, ich uwierzytelnienia dokonuje się za pomocą podpisu elektronicznego kwalifikowanego certyfikatem lub profilu zaufanego ePUAP. Nie ma wówczas potrzeby składania do akt administracyjnych oryginału bądź uwierzytelnionego odpisu papierowego pełnomocnictwa. Z pełnomocnictwa elektronicznego można korzystać w postępowaniach wszczętych po wejściu w życie nowelizacji. Do postępowań wszczętych i niezakończonych do 11 maja 2014 r. stosuje się bowiem przepisy dotychczasowe.

Nowym rozwiązaniem jest także możliwość złożenia – w odpowiedzi na wezwanie organu – wyjaśnień lub zeznań w formie dokumentu elektronicznego. (art. 50 § 1 k.p.a.). Do tej pory dla tych czynności zastrzeżona była wyłącznie forma pisemna. Decyzja co do sposobu złożenia zeznań lub wyjaśnień jest jednakże pozostawiona organowi administracji publicznej. To ten w wezwaniu określi formę uczestnictwa danej osoby (tj. strony, uczestnika, świadka) w postępowaniu administracyjnym, tj. czy ma stawić się osobiście, przez pełnomocnika, czy też może złożyć wyjaśnienia (zeznania) drogą elektroniczną.

Udostępnianie akt

W końcu wprowadzono możliwość wglądu w akta sprawy w systemie teleinformatycznym organu (art. 73 § 3 k.p.a.). Po identyfikacji strony (uczestnika) postępowania administracyjnego za pomocą profilu zaufanego ePUAP lub podpisu elektronicznego będzie możliwe nie tylko przeglądanie akt, ale także sporządzanie z nich notatek, kopii lub odpisów. Podkreślić trzeba, że w poprzednim stanie prawnym dostęp do akt obejmował jedynie pisma elektroniczne wnoszone do organu lub przez niego doręczane. Obecnie zapewniono dostęp do akt administracyjnych w pełnym zakresie. Inną rzeczą jest realizacja w praktyce opisanego uprawnienia. Oprócz trudności natury faktycznej (wiele urzędów nie wdrożyło elektronicznego systemu zarządzania dokumentami) pojawiają się wątpliwości, czy organ jest zobowiązany, czy tylko uprawniony do zapewnienia stronie wglądu w akta sprawy zawarte w systemie teleinformatycznym.

ELEKTRONICZNE DORĘCZENIE

PRZYKŁAD

Podmiot X sp. z.o.o. jest stroną postępowania administracyjnego, którego przedmiotem jest zezwolenie na zajęcie pasa drogowego. W trakcie tego postępowania wyraził zgodę na doręczanie przez organ wezwań, postanowień i decyzji w formie elektronicznej na wskazany adres elektroniczny. Stosownie do dyspozycji strony organ zawiadomił ją o możliwości pobrania decyzji administracyjnej wydanej w sprawie, wskazując adres elektroniczny oraz pouczając o sposobie odbioru pisma. Zawiadomienie zostało przesłane na adres elektroniczny spółki z o.o. 26 maja 2014 r. Spółka w terminie 7 dni nie odebrała pisma. W związku z tym urząd 3 czerwca 2014 r. po raz drugi przesłał elektronicznie zawiadomienie o możliwości odbierania e-pisma. Spółka nie potwierdziła jednakże odbioru decyzji.

Zgodnie z zasadą wynikają z art. 46 § 6 k.p.a. datą doręczenia decyzji spółce z o.o. będzie 10 czerwca 2014 r.

Podstawa prawna:

– art. 2, art. 10 ust. 1 ustawy z 10 stycznia 2014 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2014 r. poz. 183);

– art. 33, art. 391 , art. 46, art. 50, art. 54, art. 58, art. 63, art. 73 ustawy z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2013 r. nr 267 z późń. zm.).

Agnieszka Kręcisz-Sarna

radca prawny

Pracodawca ma prawo odwołać pracownika z urlopu, tylko w nadzwyczajnych i uzasadnionych przypadkach

Pracownika można odwołać z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w spółce wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczęcia przez niego wypoczynku. Prezes musi mieć świadomość, że w takim przypadku podwładny ma prawo wystąpić o zwrot poniesionych kosztów i wydatków związanych z niewykorzystanym urlopem i odwołaniem go z niego. Wydatki te muszą być jednak udokumentowane. Z kolei kierownictwo spółki z o.o. musi pamiętać, że tego rodzaju koszty zwrócone pracownikowi są objęte zwolnieniem z podatku dochodowego. Nie należy więc m.in. odprowadzać od nich zaliczek na PIT.

Zdarza się, że w spółkach z o.o. powstają nieprzewidziane sytuacje wymagające obecności niektórych pracowników, w tym również tych, którzy uzyskali zgodę na urlop i zamierzali skorzystać z niego albo już zdążyli wyjechać na wypoczynek. Pracodawcy mają bowiem prawo zawiadomić takich pracowników, że nie będą mogli skorzystać z urlopu w uzgodnionym wcześniej terminie lub będą musieli przerwać wypoczynek, ponieważ są pilnie potrzebni w zatrudniającej ich spółce. Przepisy dają pracodawcom tego rodzaju możliwości. Konkretnie przewidziano je w art. 167 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Przepis ten stanowi, że pracodawca może odwołać pracownika z urlopu, tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Pozostałe tematy publikacji w pełnej wersji

Zmiany wprowadzone w postępowaniu administracyjnym umożliwiają e-komunikację z urzędem

Pracodawca ma prawo odwołać pracownika z urlopu, tylko w nadzwyczajnych i uzasadnionych przypadkach

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością bez kapitału zakładowego jest coraz bardziej realna

Solidarna odpowiedzialność za długi składkowe nie musi być wskazana w decyzji ZUS

Za decyzje administracyjne podjęte niezgodne z prawem przysługuje odszkodowanie

Złożenie oświadczeń, które są ze sobą sprzeczne, nie oznacza jeszcze podania nieprawdziwych informacji

Nieuzupełnienie dokumentów w terminie nie może prowadzić do automatycznego zatrzymania wadium

Spółka może nieświadomie narazić się na ryzyko popełnienia przestępstwo prania pieniędzy

Zmiany w prawie