Redakcja

Redaktor Naczelny

Urszula Wróblewska

Redaktor prowadzący

Jarosław Wilk

Wydawca

Monika Kijok

Opracowanie graficzne okładki

Małgorzata Piaskowska

Opracowanie graficzne

Zbigniew Korzański

Koordynator produkcji

Mariusz Jezierski

Korekta

Zespół

ISBN 978–83–269–3070-6

Nakład: 1000 egz.

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z .o.o.

03–918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: pgromulski@wip.pl

NIP: 526–19–92–256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy

XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

Skład i łamanie: Triograf Dariusz Kołacz

Miller Druk Sp. z o. o., 03–301 Warszawa, ul. Jagiellońska 82, tel.: 22 614 17 67

Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2014

Poradnik „Excel w praktyce” wraz z przysługującym Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona www i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w poradniku „Excel w praktyce” oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło.

Poradnik „Excel w praktyce” został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji „Excel w praktyce” oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Excel w praktyce” lub w innych dostępntych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przykładów.

Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa Wiedza i Praktyka.

Od Redakcji

Drodzy Czytelnicy!

Wielu moich znajomych korzysta z Excela. Wszak jest to niezastąpione narzędzie do liczenia, analizy danych, ich formatowania i wyświetlania. Jednak zdecydowana większość używa tylko opcji, które dobrze zna. Po części jest to spowodowane ograniczonym czasem pracy. Jednak niektórzy po prostu nie lubią eksperymentować z nowymi funkcjami, opcjami, ustawieniami. Ręczę, że warto przełamać rutynę i korzystając z okazji polecam materiał P 082 z tej aktualizacji. Pokazujemy w nim, jak skomplikowaną funkcję, zapisaną w trzech komórkach i składającą się w sumie z bagatela 280 znaków, można zastąpić krótkim, 18-znakowym wpisem. Nawet kiedy dziś nie mamy potrzeby wykorzystania tych funkcji, warto je przećwiczyć, przeanalizować i, być może w nieco zmienionej formie, wprowadzić do własnych dokumentów.

Jeszcze więcej uwagi radzę poświęcić na hasło A 060. Bo któż z nas nie spotkał się z dokumentami, które co jakiś czas trzeba kopiować, zmieniając w nich tylko datę i na przykład nazwisko. W artykule przedstawiamy rozwiązanie automatyzujące powielanie tego typu plików. Wystarczy stworzyć jeden wzór dokumentu, tabelę z danymi do wypełniania, a następnie napisać proste makro automatyzujące pracę. Później stworzenie plików z wieloma właściwie uzupełnionymi arkuszami będzie się ograniczało tylko do wpisania daty i kliknięcia na jeden przycisk. Wygodne! Prawda?

Gratką dla osób korzystających z anglojęzycznej wersji Excela z pewnością będzie praktyczny słownik S 045, który specjalnie przygotowaliśmy dla naszych Czytelników. Można w nim znaleźć alfabetycznie posortowane polskojęzyczne nazwy funkcji i ich odpowiedniki, z których należy korzystać w anglojęzycznych wydaniach Excela. Od tej pory wykonywanie wskazówek z poradnika, nawet w angielskiej wersji programu, będzie dziecinnie proste. Dobrze jest też pamiętać, że większość anglojęzycznych funkcji działa w popularnych arkuszach Google Docs, o których niedługo będziemy pisać na łamach aktualizacji.

Na koniec pragnę jeszcze zwrócić Waszą uwagę na ciekawe i praktyczne triki zamieszczone na łamach tego numeru. Poznając je, z pewnością przyspieszycie swoją pracę z Excelem i być może wprowadzicie ciekawe innowacje w firmowych dokumentach. Szczególnie zachęcam do przetestowania makra z triku Wyróżniamy ważną komórkę – włączamy kolorowe migania. Z jego pomocą wyróżnicie komórkę tak, że nie będzie jej można przeoczyć po otwarciu arkusza. Wielu z Was przyda się także pomoc związana z zapisywaniem tabel na jednej stronie pliku PDF, a także przy odpowiednim rozdzielaniu pól w plikach CSV.

Zapraszam do lektury

redaktor prowadzący poradnika „Excel w praktyce”(jwilk@wip.pl)

Redakcja odpowiada

Jak naprawić uciążliwy błąd przy drukowaniu?

Ostatnio nie mogę wydrukować mojego arkusza zawierającego zestawienie faktur przedstawionego na rysunku 1. Przy próbie wydruku wyświetlany jest komunikat przedstawiony na rysunku 2., a po naciśnięciu na nim przycisku OK zestawienie nie jest drukowane. Co muszę zrobić, aby wydrukować to zestawienie?

Rys. 1. Arkusz zawierający zestawienie faktur

Rys. 2. Błąd pokazywany przy próbie wydruku

Taki komunikat jest wyświetlany w przypadku nieprawidłowych ustawień tytułów wydruku. Najczęściej jest to spowodowane błędem zapisu pliku. Nie został on jeszcze opublikowany, więc nie są znane przyczyny jego powstawania, ale było już wiele odnotowanych przypadków jego zaistnienia.

Aby usunąć ten błąd, należy otworzyć ponownie okno dialogowe z ustawieniami wydruku. W tym celu:

1. Wybieramy polecenie menu Plik/Ustawienia wydruku (w Excel 2007/2010: na karcie Układ strony w grupie poleceń Ustawienia strony kliknij znacznik znajdujący się w dolnym prawym rogu tej grupy poleceń).

2. Zostanie wyświetlone okno dialogowe Ustawienia strony. Naciśnij przycisk OK, aby zamknąć to okno i zatwierdzić ustawienia wydruku.

Po otwarciu okna dialogowego Ustawienia strony w poszczególnych polach zostaną wstawione prawidłowe wartości, a klikając przycisk OK, zatwierdzamy te ustawienia.

Rys. 3. Okno dialogowe Ustawienia strony w Excel 2007

Jeśli otwarcie okna i zatwierdzenie tych ustawień nie pomoże, to należy ponownie otworzyć to okno dialogowe i zmienić jakieś ustawienia w zakładce Arkusz, np. w polu Błędy komórek jako wybieramy pozycję <puste> i naciskamy przycisk OK, aby zamknąć okno i zatwierdzić zmiany.

Dlaczego pokazywana jest formuła zamiast wartości?

Nie wiem, co się ostatnio stało, ale w arkuszu z wydrukiem faktury, z którego korzystałem wiele razy, jest jakiś błąd. W jednej z komórek pokazywana jest formuła zamiast wartości i w dodatku podsumowanie poniżej też nie uwzględnia tej wartości. Co się stało i jak z powrotem przywrócić arkusz do normalnego stanu?

Rys. 1. Arkusz faktury pokazujący formułę zamiast wartości w komórce J19

Takie zachowanie jest spowodowane tym, że ktoś przestawił w tej komórce format liczbowy komórki na format tekstowy. Aby to sprawdzić i zmienić:

1. Zaznaczamy komórkę J19 i wybieramy polecenie menu Format/Komórki.

2. W oknie dialogowym Formatowanie komórek przechodzimy do zakładki Liczby.

3. Na liście Kategoria zaznaczona jest pozycja Tekstowe – zaznaczamy na tej liście pozycję Ogólne lub Liczbowe i naciskamy przycisk OK, aby zatwierdzić zmiany.

Rys. 2. Okno dialogowe formatowania komórki z ustawionym formatem liczbowym

4. W Excel 2007/2010 zamiast opisanych kroków na karcie Narzędzia główne w grupie poleceń Liczba na liście rozwijalnej w polu Format liczb zamiast pozycji Tekstowe wybieramy Ogólne lub Liczbowe.

Rys. 3. Wstążka programu Excel 2007/2010 z oznaczeniem pola, w którym można sprawdzić i zmienić format liczbowy komórki

5. Po zmianie formatu liczbowego komórki nadal jednak będzie pokazywana formuła zamiast wartości. Musimy jeszcze wejść w tryb edycji komórki. W tym celu, mając zaznaczoną komórkę, musimy dwukrotnie kliknąć ją lub kliknąć w środku formuły na pasku formuły lub nacisnąć klawisz F2. Po wejściu do trybu edycji komórki naciskamy przycisk Enter, aby zatwierdzić formułę.

Po tych czynnościach w komórce J19 pokazywana jest z powrotem wartość, a nie tekst formuły.

Zmiana formatu wielu komórek

Czasami możemy mieć więcej komórek przestawionych na format tekstowy, tylko tego nie widać na arkuszu. Dopiero po wejściu w tryb edycji komórki, która ma zmieniony format liczbowy, będziemy mogli zauważyć, że w komórce jest pokazywany tekst formuły zamiast wartości. Dzieje się tak, ponieważ w takim przypadku także trzeba potwierdzić zmianę formatu liczbowego poprzez zatwierdzenie zawartości komórki w trybie edycji.

Rys. 4. Arkusz faktury po zmianie formatu liczbowego komórki

W przypadku jednoczesnej zmiany formatu liczbowego wielu komórek na Liczbowe lub Ogólne w sposób opisany wyżej musimy na końcu po kolei w każdej komórce wejść do trybu edycji i nacisnąć klawisz Enter. Może to być bardzo czasochłonne rozwiązanie w przypadku dużej liczby komórek, dlatego poniżej przedstawimy alternatywne rozwiązanie z użyciem polecenia Tekst jako kolumny.

Aby zmienić jednocześnie format liczbowy wielu komórek:

1. Zaznaczamy wszystkie komórki zawierające format liczbowy ustawiony na Tekstowe i zmieniamy format liczbowy komórek na Ogólne lub Liczbowe, tak jak to opisaliśmy w krokach 1–4.

2. Zaznaczamy komórki w pojedynczej kolumnie. W przypadku gdy chcemy zmienić format liczbowy komórek znajdujących się w wielu kolumnach, to kolejne kroki musimy przeprowadzić osobno dla komórek w poszczególnych kolumnach.

3. Wybieramy polecenie menu Dane/Tekst jako kolumny (w Excel 2007/2010: na karcie Dane w grupie poleceń Narzędzia danych wybieramy Tekst jako kolumny).

4. Pojawi się okno dialogowe Kreator konwersji tekstu na kolumny. W kroku pierwszym zaznaczamy opcję Rozdzielany i naciskamy przycisk Dalej.

5. W kolejnym kroku naciskamy przycisk Dalej.

6. W ostatnim kroku w sekcji Format danych w kolumnie zaznaczmy opcję Ogólne i naciskamy przycisk Zakończ.

Rys. 5. Ustawienie zmiany formatu w kreatorze konwersji tekstu na kolumny

Po zakończeniu we wszystkich zaznaczonych komórkach zostanie ustawiony format liczbowy na Ogólny i automatycznie wszystkie wyświetlane formuły zmienią się na wartości.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Redakcja odpowiada

Jak naprawić uciążliwy błąd przy drukowaniu?

Dlaczego pokazywana jest formuła zamiast wartości?

Jak poprawne wczytywać pliki CSV do Excela?

Triki

Zliczanie niepowtarzalnych wartości

Wyróżniamy ważną komórkę – włączamy kolorowe miganie

Sumowanie według wielu kryteriów za pomocą funkcji SUMA.ILOCZYNÓW

Data z podręcznego kalendarza w wybranej komórce

Zapisujemy cała tabela z Excela na jednej stronie pliku PDF

Pięć sposobów na przyporządkowanie wartości do komórek

ORGANIZACJA ARKUSZA

SPOSÓB 1: UŻYCIE FUNKCJI POŚREDNIEJ

SPOSÓB 2: FORMUŁA WARUNKOWA ROZDZIELONA DO DWÓCH KOMÓREK

SPOSÓB 3: ZASTOSOWANIE FUNKCJI WYBIERZ

SPOSÓB 4: UŻYCIE FUNKCJI WYSZUKAJ.PIONOWO

SPOSÓB 5: WŁASNA FUNKCJA VBA

JAK DZIAŁA GENERATOR ARKUSZY

SAMODZIELNE PRZYGOTOWANIE NARZĘDZIA

DOSTOSOWANIE GENERATORA ARKUSZY DO SWOICH POTRZEB

Wykres pierścieniowy – zależności pomiędzy kategoriami danych będą bardziej czytelne

TWORZENIE WYKRESU PIERŚCIENIOWEGO

OPISYWANIE SERII DANYCH UTWORZONEGO WYKRESU

ZMIANA KOLEJNOŚCI SERII DANYCH (PIERŚCIENI)

MODYFIKACJE ELEMENTÓW WYKRESU

WYKRES MIESZANY

INNE OPCJE

Słowniczek funkcji Excela