Redakcja

Redaktor prowadzący

Rafał Janus

Wydawca

Monika Kijok

Opracowanie graficzne okładki

Małgorzata Piaskowska

Opracowanie graficzne

Zbigniew Korzański

Koordynator produkcji

Mariusz Jezierski

Korekta

Zespół

ISBN 978-83-269-3243-4

Nakład: 1000 egz.

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z.o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: pgromulski@wip.pl

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy

XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

Skład i łamanie: Triograf Dariusz Kołacz

Miller Druk sp. z o.o., 03-301 Warszawa, ul. Jagiellońska 82, tel.: 22 614 17 67

Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2014

Poradnik „Excel w praktyce” wraz z przysługującym Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona www i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w poradniku „Excel w praktyce” oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło.

Poradnik „Excel w praktyce” został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji „Excel w praktyce” oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Excel w praktyce” lub w innych dostępntych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przykładów.

Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa Wiedza i Praktyka.

Od Redakcji

Drodzy Czytelnicy!

Edytor tekstu Word oferuje pewną funkcjonalność, której brak w Excelu: wydruk korespondencji seryjnej. Zwróć uwagę, jak praktyczne byłoby to narzędzie, gdyby można było wygodnie drukować z Excela rachunki, faktury, kalkulacje, oferty. Teoretycznie możliwe jest zastosowanie wydruku korespondencji seryjnej z Worda i z jego poziomu wstawianie zawartości arkuszy Excela, ale to rozwiązanie skomplikowane oraz wymagające dobrej znajomości obsługi programu Word. W tej aktualizacji poznamy sposób rozwiązania problemu wydruku seryjnego w Excelu wykorzystujący makropolecenia VBA.

Arkusz kalkulacyjny Excel pozwala przeprowadzić obliczenia nie tylko szybko, ale także bardzo dokładnie. Paradoksalnie właśnie duża dokładność obliczeń może mieć czasem fatalne skutki i być przyczyną błędów w zestawieniach czy różnych innych dokumentach tworzonych w arkuszu kalkulacyjnym. Zdarza się to wówczas, gdy użytkownik programu nie ma odpowiedniej wiedzy na temat sposobu przeprowadzania obliczeń na wartościach zaokrąglanych. W tej aktualizacji przeczytamy, w jaki sposób to poprawnie robić.

Scenariusze są w Excelu częścią zestawu poleceń nazywanych narzędziami analizy symulacji. Analiza symulacji polega na zmienianiu wartości w komórkach, aby zobaczyć, jak te modyfikacje wpłyną na wynik formuł w arkuszu. Przy użyciu scenariuszy można tworzyć i zapisywać różne zestawy wartości oraz przełączać między nimi. W tej aktualizacji przyjrzymy się, jak korzystać z menedżera scenariuszy na przykładzie fikcyjnej firmy.

W trakcie przeprowadzania różnego rodzaju prognoz lub badań statystycznych prawie zawsze przyjmuje się określony margines błędu. W przypadku zestawień liczbowych bardzo łatwo możemy go uwzględnić dzięki zastosowaniu odpowiednich formuł. Problemy pojawiają się wówczas, gdy dopuszczalne wartości błędu chcemy zaznaczyć na wykresie. Excel jest przygotowany do budowania takich prezentacji. Aby dowiedzieć się, jak je tworzyć, warto skorzystać z tej aktualizacji.

Jedną z częściej przygotowywanych w Excelu prezentacji jest porównanie wartości zrealizowanych z planowanymi. Aby doprowadzić wygląd wykresu do perfekcji, niekiedy trzeba przy nim spędzić nawet kilkanaście minut. Jeżeli chcemy oszczędzić ten czas, skorzystajmy z rozwiązań zawartych w tym haśle. Pokażemy, jak za pomocą podstawowych typów wykresów zbudować czytelną prezentację porównawczą.

Zapraszam do lektury

redaktor prowadzący poradnika „Excel w praktyce”(rjanus@wip.pl)

Redakcja odpowiada

Sprawdźmy, z jakimi problemami borykają się inni użytkownicy Excela. Te rozwiązania mogą się przydać!

Warto przeczytać:

Wstawianie wykresu z Excela do Worda

Problem z uruchomieniem formularza

Wstawianie zera na początku liczb

Jak wygenerować listę losowych nazw

Wstawianie wykresu z Excela do Worda

Przygotowałem kilka tabel i wykresów w Excelu, które chciałbym wykorzystać w dokumentacji przygotowywanej w programie Word. W jaki sposób przenieść te treści z jednego programu do drugiego?

Do tworzenia wykresów niewątpliwie najlepiej nadaje się Excel. Niestety, to, co zostało stworzone w arkuszu kalkulacyjnym, musi być niekiedy użyte w innym programie, najczęściej w Wordzie.

Najprostszą metodą na przeniesienie całego wykresu z Excela do Worda jest jego zaznaczenie w Excelu, skopiowanie i wklejenie do Worda. Wówczas będziemy mieli możliwość zmian, aktualizowania treści czy w ogóle całkowitego przeprojektowania wykresu w samym Wordzie. Co więcej, jeżeli zmienimy dane w Excelu, na podstawie których jest sporządzany wykres, to zmiany te zostaną uwzględnione w Wordzie.

Tak więc po kolei:

1. W Excelu kliknijmy wykres, zaznaczając go, a następnie wciśnijmy kombinację klawiszy [CTRL] ++ [C], aby go skopiować.

2. W Wordzie ustawiamy kursor w miejscu, w którym chcemy wkleić wykres, i wciskamy kombinację klawiszy [CTRL] + [V].

Ręczna aktualizacja wykresu (w razie kłopotów z aktualizacją automatyczną) odbywa się poprzez kliknięcie wykresu w Wordzie i wybranie z „megakarty” Narzędzia wykresów karty Projektowanie, a w niej wciśnięcie przycisku Odśwież dane.

Rys. 1. Przycisk do ręcznej aktualizacji wykresu na bazie zmienionych danych

Edytowanie wykresu w Wordzie

Do zmiany danych obrazowanych przez wykres w samym Wordzie służy karta Projektowanie (w Narzędzia wykresów). Po zaznaczeniu wykresu możemy tam wybrać styl, typ czy elementy wykresu. Same dane zmienimy zaś na karcie Projektowanie w obszarze Dane poprzez przycisk Edytuj dane.

W Wordzie 2013 można także kliknąć na wykres i wówczas korzystać z czterech klawiszy wyświetlonych po prawej stronie wykresu.

Jeżeli po kliknięciu wykresu nie mamy możliwości jego edycji, całkiem możliwe, że ktoś wkleił go do Worda jako obraz. Wówczas nie będzie go można edytować, a jedynie dostosować obraz za pomocą karty Narzędzia obrazów. Dostępność tej karty po kliknięciu „wykresu” jest najlepszym dowodem na to, że mamy do czynienia z obrazem, a nie wykresem. Edytując obraz, możemy tylko wpłynąć na pewne jego cechy, takie jak obramowanie czy przezroczystość.

Rys. 2. Wykres jako obraz – widoczna karta Narzędzia obrazów

Wklejanie na różne sposoby

Samo wklejanie wykresu do Worda może odbywać się na jeden z pięciu sposobów. Dwa z tych sposobów zakładają przeklejenie także całego skoroszytu (a więc danych źródłowych), dwa kolejne powodują przeklejenie tylko samego wykresu i jego powiązanie z oryginalnym skoroszytem. Piąty sposób to wspominane już wklejenie wykresu jako obrazu.

Wklejanie z wyborem sposobu nie odbywa się przez zwykłe zastosowanie kombinacji [CTRL] + [V]. Musimy kolejno wykonać następujące kroki:

1. W Excelu kliknijmy wykres, zaznaczając go, a następnie wciśnijmy kombinację klawiszy [CTRL] + + [C], aby go skopiować.

2. W Wordzie ustawiamy kursor w miejscu, w którym chcemy wkleić wykres, i z karty Narzędzia główne klikamy strzałkę znajdującą się pod przyciskiem Wklej (po lewej stronie Wstążki).

Rys. 3. Poszczególne sposoby wklejania

Poszczególne sposoby wklejania są następujące:

► Użyj motywu docelowego i osadź skoroszyt – osadzany w Wordzie jest i skoroszyt, i wykres, a więc aby zmienić wykres, należy zmieniać dane w osadzonym skoroszycie, a nie w Excelu; wykres zmieni swój wygląd, gdyż zostanie zastosowany motyw docelowy z Worda;

► Zachowaj formatowanie źródłowe i osadź skoroszyt – tak samo jak wyżej, ale wklejony wykres zachowuje taki motyw, jaki był użyty w Excelu;

Rys. 4. Edycja danych skoroszytu niczym w Excelu, a to przecież Word

► Użyj motywu docelowego i połącz dane – to, co dzieje się po wciśnięciu [CTRL] + [V]; wykres jest połączony ze skoroszytem w Excelu i dane zmieniamy w Excelu, a nie w Wordzie;

► Zachowaj formatowanie źródłowe i połącz dane – tak samo jak wyżej, ale wklejony wykres zachowuje taki motyw, jaki był użyty w Excelu;

► Obraz – po użyciu tej opcji użytkownik dokumentu w Wordzie nie będzie mógł edytować wykresu ani aktualizować danych.

Problem z uruchomieniem formularza

Lubię korzystać z formularza danych do wypełniania i modyfikowania tabel. Chciałem także skorzystać z tego polecenia w rejestrze firmowych samochodów, ale nie mogę uruchomić tego formularza. Po wybraniu polecenia Formularz pokazywane jest okno z komunikatem, a po naciśnięciu przycisku OK wyświetlana jest informacja o tym, że formularza nie można uruchomić. Dlaczego nie mogę uruchomić tego formularza i jak korzystać z tego polecenia?

Rys. 1. Rejestr firmowych samochodów

Rys. 2. Okno komunikatu wyświetlane, w przypadku gdy program Excel nie może zlokalizować nagłówków kolumn

Do wyświetlania formularza służy polecenie menu Dane/Formularz. W Excelu 2007/2010 nie ma domyślnie bezpośredniego dostępu do tego polecenia. Trzeba go dodać ręcznie do paska szybkiego dostępu.

Rys. 3. Informacja o braku możliwości uruchomienia formularza

Program Excel nie potrafi wyświetlić formularza, gdyż w bieżącym zakresie znajdują się scalone komórki. Aby móc skorzystać z formularza, należy je usunąć.

W tym celu:

1. Zaznacz scalone komórki w tej tabeli, czyli komórki A1:F2, i wybierz polecenie Scal i wyśrodkuj na pasku narzędzi Formatowanie (w Excelu 2007/2010: na karcie Narzędzia główne, w grupie poleceń Wyrównanie wybierz Scal i wyśrodkuj), aby usunąć wszystkie scalenia komórek w tych komórkach.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Pozostałe tematy publikacji w pełnej wersji

Redakcja odpowiada

Triki

Automatyzacje seryjnych wydruków za pomocą makr

Błędne zaokrąglenia mogą zafałszować wyniki obliczeń

Menedżer scenariuszy – planowanie różnych wariantów budżetu

Oznaczenie na wykresie marginesu błędu

Poprawianie czytelnościporównań na wykresach