Spis treści

Spis treści

Redakcja

Od Redakcji

Sporządzając poprawnie dokumenty księgowe, można uniknąć kontroli

Tematy publikacji w pełnej wersji

Redakcja

Redaktor prowadzący: Monika Zabrocka-Kutera Wydawca: Emilia Leśniewska Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski Skład: Raster studio, Norbert Bogajczyk Projekt graficzny: Dominika Raczkowska Drukarnia: Miller Nakład łączny: 2000 egz.

Prenumerata:

Aktualności rachunkowości budżetowej Centrum Obsługi Klienta ' tel.: 22 518 29 29, : e-mail: cok@wip.pl Masz pytanie?

Skontaktuj się z nami: ab@wip.pl

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy

dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy

XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy

Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

Od Redakcji

Szanowni Czytelnicy Centrum kultury może otrzymać dotację na działalność sportową – uznała Regionalna Izba Obrachunkowa w Kielcach. Wójt jednej ze świętokrzyskich gmin zwrócił się do RIO z prośbą o zajęcie stanowiska w sprawie wsparcia finansowego dla gminnego centrum kultury. Przedstawiciele izby w piśmie nr WI-44/1383/2014 uznali, że jednostka samorządu terytorialnego może wydzierżawić gminnemu centrum kultury nieruchomość z basenem. Instytucja kultury jest bowiem odrębną od gminy jednostką sektora finansów publicznych, posiadającą osobowość prawną. Może także przekazać dotację podmiotową przeznaczoną na utrzymanie tych obiektów. Nie można bowiem zapomnieć o statucie takiego centrum, który może zawierać postanowienia dotyczące prowadzenia działalności innej niż kulturalna (np. sportowej).

Monika Zabrocka-Kutera

Sporządzając poprawnie dokumenty księgowe, można uniknąć kontroli

Jednostki prowadzące księgi rachunkowe zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości zobowiązane są do ewidencjonowania w okresie sprawozdawczym każdego zdarzenia, które w tym okresie wystąpiło. Podstawą zapisów są dowody księgowe, stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych.

Za dowód księgowy uznaje się dokument źródłowy, stwierdzający powstanie lub dokonanie operacji, stanowiący podstawę zapisów w księgach rachunkowych. Podstawowy podział dowodów księgowych wynika z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości, który dzieli je na trzy grupy:

- zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów, np. faktury zakupu, otrzymane noty odsetkowe,

- zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom, np. faktury sprzedaży, noty księgowe,

- wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki, np. listy płac, polecenia księgowania, OT – przyjęcie środka trwałego.

Drugi podział dowodów księgowych ustawodawca określił w artykule 20 ust. 3, przyjmując za kryterium klasyfikacji funkcję dokumentów. Są nimi:

1. Dokumenty zbiorcze – służą do ujmowania w ewidencji łącznie pewnych zdarzeń, które w dokumencie zbiorczym muszą być wymienione pojedynczo, przykładem takich dokumentów mogą być:

- raporty kasowe,

- rejestry sprzedaży i zakupu.
2. Dokumenty korygujące, czyli do poprawy błędnych zapisów w księgach, są to najczęściej polecenia księgowania, faktury lub noty korygujące.

3. Dokumenty zastępcze – dowody wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego, mogą dotyczyć operacji bankowych z tytułu prowizji, oświadczenia. Przy czym należy pamiętać, że zastępczym dowodem nie można dokumentować operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności. W momencie otrzymania obcego dowodu źródłowego konieczne jest porównanie go z danymi ujętymi na podstawie dowodu zastępczego i w przypadku stwierdzenia ewentualnych rozbieżności należy je wyjaśnić i ujednolicić zgodnie z dowodem obcym. Możliwość i przypadki, w których mogą być stosowane dowody zastępcze, powinny wynikać z zapisów w polityce rachunkowości jednostki.

Kiedy dokumentacja księgowa spełnia warunki z ustawy

Oprócz tradycyjnych dowodów księgowych, o których mowa w art. 20 ust. 1–4 ustawy o rachunkowości, ustawodawca przewidział możliwość automatycznych zapisów w ewidencji. Muszą one jednak spełniać następujące warunki:

- otrzymane dane są zgodne z treścią odpowiednich dowodów księgowych i zostaną zapisane w sposób trwały, tzn. że nie można dokonywać ich zmiany,

- możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie do ksiąg rachunkowych, czyli istnieje możliwość identyfikacji miejsca, z którego informacja została nadana, oraz jej nadawcy,

- musi być stosowana procedura kontrolna, zapewniająca sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,

- dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Przykładem takich automatycznych zapisów może być generowanie przez program księgowy na podstawie wcześniej wprowadzonych danych rozliczania kosztów w czasie, naliczania różnic kursowych czy też tworzenie bilansu otwarcia przy zamykaniu roku.

Dokumenty księgowe muszą zawierać podstawowe elementy

Zakres danych, które powinny zawierać dowody księgowe, został określony w art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przepisy zezwalają jednak na pominięcie pewnych danych, jeżeli wynika to z innych norm. Dane te dotyczą rodzaju dowodu i jego numeru, określenia stron i opisu operacji oraz podpisów wystawcy i odbiorcy.

Dowód księgowy nie musi również zawierać elementu wymienionego w pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych. Przykładowo, dla dowodu z programu drukowany jest dekret, który należy połączyć trwale z dowodem i nadać na dowodzie numer z programu. Przy takiej dekretacji nie jest konieczne zamieszczanie odręcznego podpisu, ale musi być umieszczony identyfikator osób tworzących zapis księgowy. Taki sposób dekretacji jest akceptowany zarówno przez audytorów, jak i organy podatkowe.

Nie wszystkie podpisy są konieczne

Podpisy wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano składnik, nie muszą być umieszczane na dowodach, tylko mogą być zastąpione znakami identyfikującymi osoby. Chyba że dowód dokumentuje przekazanie lub przejęcie składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo jest dowodem zastępczym, to wówczas musi być podpisany przez te osoby, a na dokumentach ubezpieczenia i emitowanych papierach wartościowych mogą być odtworzone mechanicznie.

Dokument WZ nie musi zawierać ceny

W dowodzie może być pominięta wartość, ale tylko w sytuacji, gdy w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem. Przykładem takiego dowodu może być wydanie towaru z magazynu, tzw. WZ, gdzie często ewidencja jest tylko ilościowa, a w momencie, gdy trafia do komórki księgowości, następuje wycena.

Dowód księgowy w walutach obcych powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie.

Dowody księgowe powinny mieć określone właściwości

Cechy dowodów księgowych to: rzetelność, kompletność, poprawność. Dowody rzetelne, czyli przedstawiające rzeczywisty przebieg operacji, kompletne. W dowodach nie wolno dokonywać żadnych przeróbek, a błędy mogą być poprawiane przez wystawienie korekt w dokumentach zewnętrznych. W dowodach wewnętrznych mogą być dokonywane poprawki przez skreślenie i wpisanie poprawnej treści z datą i podpisem. Tylko dowody spełniające te cechy mogą być podstawą zapisów w księgach rachunkowych, dlatego też każdy dowód przed ujęciem go w ewidencji księgowej podlega kontroli pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.

Kontrole w jednostkach wynikają z ustawy

Główny księgowy dokonuje wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym oraz kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. A dowodem dokonania tej kontroli jest podpis złożony na danym dokumencie.

W razie ujawnienia nieprawidłowości główny księgowy zwraca dokument właściwemu rzeczowo pracownikowi, a w razie nieusunięcia nieprawidłowości odmawia jego podpisania. Musi wtedy zawiadomić pisemnie kierownika jednostki o odmowie podpisania dokumentu i jej przyczynach. Kierownik jednostki może wstrzymać realizację zakwestionowanej operacji albo wydać w formie pisemnej polecenie jej realizacji. Kto, kiedy i pod jakim względem dokonuje kontroli, powinno być uregulowane w wydanym przez kierownika jednostki zarządzeniu wewnętrznym, dotyczącym instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych.

Każdy dokument należy sprawdzić przed ewidencją

Pierwszym rodzajem kontroli, jakiej podlega każdy dowód księgowy, jest kontrola merytoryczna, która obejmuje swym zakresem:

- sprawdzenie zasadności i celowości operacji,

- potwierdzenie, że operacja została przeprowadzona przez osoby do tego upoważnione,

- sprawdzenie, czy została przeprowadzona zgodnie z obowiązującymi jednostkę procedurami i zawartą umową (ceny i stawki wynikają z umów),

- potwierdzenie prawidłowości opisu operacji w dowodzie.

Pracownik merytoryczny powinien ponadto na odwrocie dokumentu dokonać opisu przebiegu operacji. W razie stwierdzenia w dowodach nieprawidłowości merytorycznych należy na załączniku szczegółowo opisać nieprawidłowości wraz z podpisem. Potwierdzeniem przeprowadzenia kontroli jest zamieszczenie na odwrocie dokumentu daty oraz podpisu osoby sprawdzającej. Następnie, według wymogów wynikających z ustawy o finansach publicznych, kontroli i potwierdzenia ujęcia w planie finansowym środków na wydatek dokonuje główny księgowy.

Przed zatwierdzeniem dowodu do ujęcia w ewidencji i dokonaniem zapłaty podlega on kontroli formalno-rachunkowej. Jest ona przeprowadzana przez pracowników działów księgowych, a potwierdzenie sprawdzenia jest dokonywane pieczątką o treści „sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym, data ... podpis ...”.

Istnieje procedura przy stwierdzeniu pomyłki

W sytuacji stwierdzenia w dokumencie wad formalno-rachunkowych powinno dojść do zatrzymania dowodu do momentu wyjaśnienia, sprostowania nieprawidłowości. W ramach kontroli rachunkowej zawsze należy przeprowadzać obliczenia od początku w sposób prawidłowy, niezależnie od danych wynikających na dowodzie księgowym. Wykryte w trakcie czynności kontrolnych błędy formalno-rachunkowe w dowodach księgowych źródłowych, zewnętrznych, obcych i własnych można korygować jedynie innym dokumentem zawierającym sprostowanie i uzasadnienie. Dowód po zakończonej kontroli formalno-rachunkowej nie może już zawierać żadnych błędów w liczbach.

Ujednolicono przepisy dotyczące wystawiania faktur

Rozporządzenie ministra finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, zmniejszyło zakres obowiązkowych danych, jakie musi zawierać faktura. Podstawowe zmiany wynikające z tego rozporządzenia są następujące:

- faktury VAT nie muszą już zawierać takiego oznaczenia, a więc to, że dokument jest fakturą, nie wynika z nazwy, ale z elementów, jakie zawiera,

- wprowadzono nowy rodzaj faktury, tzw. fakturę uproszczoną, którą wystawia się w przypadku operacji na należności nieprzekraczającą 450 zł lub 100 euro (jeśli kwotę określa się w euro). A faktura ta nie musi zawierać:
✓ danych nabywcy (z wyjątkiem NIP),

✓ miary i ilości towarów lub zakresu usług,

✓ ceny jednostkowej netto,

✓ wartości sprzedaży netto,

✓ stawki podatku,

✓ sumy wartości netto i

✓ kwoty podatku w podziale na poszczególne stawki.

Wystawianie faktur

Od 1 stycznia 2014 r. wymogi dotyczące faktur zawarte są w art.106 a–q ustawy o podatku od towarów i usług.

W jednostkach sektora finansów publicznych udokumentowaniu fakturą podlegają między innymi następujące operacje:

- usługi najmu oraz dzierżawy,

- usługi dostarczania wody,

- usługi kanalizacyjne,

- sprzedaż nieruchomości,

- sprzedaż składników majątkowych.

W jednostce świadczącej usługi czy też dokonującej dostawy i wystawiającej fakturę na rzecz odbiorcy stanowią dowód zewnętrzny własny.

Zgodnie z art. 106b ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę w następujących przypadkach:

- dostawa, świadczenie usług dokonywane jest na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem,

- sprzedaż jest dokonywana wysyłkowo, zarówno na terytorium kraju, jak i z terytorium kraju,

- wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów,

- otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem sprzedaży lub usługi.

Jest możliwe wystawienie faktury na żądanie

Dla nabywców, będących osobami fizycznymi i niebędących podatnikami VAT, istnieje obowiązek wystawienia faktur tylko na żądanie, które zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty. Zmienione przepisy dotyczące zasad wystawiania faktur, które weszły od 1 stycznia 2014 r., umożliwiły wystawianie faktur również przez podatników zwolnionych z VAT, w tym niezarejestrowanych.

PRZYKŁAD 1

RÓŻNE TERMINY WYSTAWIANIA FAKTURY

Gmina zawarła w styczniu dwie nowe umowy:

- umowę najmu za lokal od 1 stycznia 2014 r. do 31 grudnia 2016 r. Rozliczenia najmu będą odbywały się w okresach miesięcznych, z terminem płatności do 10. danego miesiąca,

- umowę dzierżawy części działki od 1 stycznia 2014 r. do 31 grudnia 2016 r. Dla dzierżawcy ustalono opłaty roczne płatne do 31 marca każdego roku, którego dotyczy dzierżawa.

Mimo że okres świadczenia usługi dla obydwu najemców jest taki sam, to data wykonania usługi będzie różna, dla najemcy lokalu pierwszą fakturę należy wystawić do 10 stycznia 2014 r. z datą usługi 31 stycznia 2014 r., a dla dzierżawcy do 31 marca 2014 r. z datą usługi 31 grudnia 2014 r.

W sytuacji gdy faktura jest wystawiana przez podatnika korzystającego z metody kasowej, to powinna zawierać wyraz „metoda kasowa”, a gdy wystawiana jest przez nabywcę towarów bądź usług, to na fakturze powinien się znaleźć wyraz „samofakturowanie”. Faktury wystawia się w co najmniej w dwóch egzemplarzach.

Pomyłki należy poprawić fakturą korygującą

W zależności od rodzaju błędu korekta może być wystawiona przez wystawcę, który wystawia fakturę korygującą, lub nabywcę i jest to wówczas nota korygująca. Fakturę korygującą wystawia się w sytuacjach, gdy po wystawieniu faktury:

- udzielono obniżki ceny w formie rabatu, udzielono opustów,

- dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,

- dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty,

- podwyższono cenę po wystawieniu faktury lub w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź jakiejkolwiek innej pozycji faktury.

Natomiast nota korygująca wystawiana jest w przypadku drobnych pomyłek, z wyłączeniem możliwości poprawiania pomyłek liczbowych, uprawnionym do jej wystawienia jest tylko nabywca, który notę obowiązkowo przesyła do akceptacji wystawcy faktury. A sprzedawca poprawiający błędy na fakturze zawsze czyni to fakturą korygującą.

Faktury mogą być wystawiane zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, jednak ta druga forma nadal wymaga akceptacji nabywcy.

Faktury własne ewidencjonuje się jako dowód dostawy

W sytuacji gdy do wystawiania faktur stosuje się oprogramowanie komputerowe, to nie ma obowiązku dokonywania kontroli rachunkowej faktur własnych. Kontroli (merytorycznej, rachunkowej, formalnej) w jednostce podlegają natomiast otrzymane faktury, potwierdzające nabycie towarów lub usług. Aby faktura zewnętrzna mogła być uznana za prawidłowy dowód księgowy, musi przejść cały proces kontroli, potwierdzony na odwrocie faktury, najczęściej w formie pieczątek. Ich wzory powinny być określone w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Sporządzając poprawnie dokumenty księgowe, można uniknąć kontroli

Stanowiska księgowych zagrożone – resort podtrzymuje swoje zdanie

RIO: Instytucje kultury mogą samodzielnie rozporządzać przyznanym im majątkiem

Skuteczny komornik skarbowy otrzyma wyższe wynagrodzenie

Przekazany majątek w formie aportu należy wycenić w wartości rynkowej

Istnieją dwa sposoby ewidencji opłaty komorniczej

Na koncie 229 można ewidencjonować rozliczenia publicznoprawne

Otrzymana darowizna może być ewidencjonowana na koncie 760

Odsetki od pieniędzy zgromadzonych na rachunku bankowym są przychodami finansowymi

Nieprzeprowadzenie inwentaryzacji składników niskocennych jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych

Stołówka szkolna może sprzedawać posiłki bez VAT tylko w określonych sytuacjach

Podmioty niebędące podatnikami VAT mogą wystawiać faktury

Przez zapisy w planie finansowym konkretnych sytuacji można uniknąć rozbieżności w sprawozdaniu

Jednostka, posiadająca trzy plany finansowe, powinna kierować się planem ogólnym

Przy ustalaniu przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia pracownika należy uwzględniać wynagrodzenie wypłacone za cały rok

Aby otrzymać odszkodowanie powypadkowe, poszkodowany powinien zgłosić się z wnioskiem do swojego pracodawcy

Dzienna dieta za wyjazd służbowy na terenie kraju wynosi 30 zł, trzeba ją jednak pomniejszyć o bezpłatne świadczenia