Redakcja

Kierownik grupy wydawniczej:Agnieszka Konopacka-Kuramochi

Redaktor prowadząca: Emilia Wawrzyszczuk

Konsultant merytoryczny: Halina Tulwin

dyrektor Departamentu Prawnego GIP

Wydawca: Wojciech Dyr

Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski

Druk: Paper&Tinta

Nakład: 3500 egz.

Skład i łamanie: Triograf, Dariusz Kołacz

„Prawo Pracy w Pytaniach i Odpowiedziach” wraz z innymi elementami subskrypcji chronione jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy – zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Redakcja nie ponosi odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w „Prawie Pracy w Pytaniach i Odpowiedziach” lub w innych elementach subskrypcji informacji, wskazówek, przykładów itp. do konkretnych przypadków.

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa

KRS: 0000098264, Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie,Sąd Gospodarczy, XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy,wysokość kapitału zakładowego: 200 tys. zł

Zamówienia: tel. 22 518 29 29 • faks 22 617 60 10 • cok@wip.pl

Od Redakcji

ZLECENIA NA CELOWNIKU

Przestrzeganie art. 22 § 12 Kodeksu pracy przez pracodawców należy do głównych obszarów „zainteresowań” inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy. Niestety, jak pokazują wyniki ubiegłorocznych kontroli, umowy cywilnoprawne są nadużywane i – co niedopuszczalne – stosowane jako zamiennik umów o pracę.

W 2013 roku PIP (m.in. w wyniku skarg osób wykonujących prace na podstawie umów cywilnoprawnych) skontrolowała 44 tys. umów zleceń i o dzieło zawartych w 9 tys. firm. Okazało się, że blisko 1/4 (9,5 tys.) z nich powinna być umowami o pracę. Naruszenie przepisów w tym zakresie stwierdzono u niemal 2 tys. pracodawców.

Jakich zapisów unikać w umowach, aby nie zostać posądzonym o próbę obejścia prawa i unikanie umów o pracę? Jakie cechy przesądzają o tym, że dana praca może być wykonywana w ramach umowy cywilnoprawnej, a jakie świadczą o pracowniczym zatrudnieniu?

Emilia Wawrzyszczuk

redaktor prowadząca,specjalista w zakresie prawa pracy i wynagrodzeń

Wsteczna podwyżka – korzyść pracownika, kłopot pracodawcy

Pytanie: Czy pracodawca może w trakcie miesiąca przyznać pracownikom podwyżki wynagrodzenia z mocą obowiązującą np. od 1. dnia miesiąca? Jaki zapis w takim wypadku powinno zawierać porozumienie zmieniające dla pracownika – podpisane nie wcześniej niż zapadła decyzja pracodawcy, ale z mocą od 1. dnia miesiąca? Jakie są konsekwencje przyznania podwyżek z mocą wsteczną?

Odpowiedź: Pracodawca może podwyższyć wynagrodzenie pracownika z mocą wsteczną. W tym celu w porozumieniu zmieniającym należy wskazać datę, od której nowe warunki wynagradzania zaczną obowiązywać. Jednak wsteczne podniesienie wynagrodzenia w niektórych przypadkach może wiązać się z koniecznością przeliczenia wypłaconych już pracownikom świadczeń.

Wynagrodzenie za pracę jest jednym z istotnych elementów umowy o pracę. Chcąc zmienić wysokość wynagrodzenia, trzeba dokonać zmian w umowie o pracę. Pracodawca może to zrobić na 2 sposoby:

 na mocy porozumienia stron – gdy obie strony stosunku pracy (pracodawca i pracownik) wyrażają zgodę na wprowadzenie zmian do umowy, lub

 za wypowiedzeniem zmieniającym – gdy pracownik nie zgadza się na zmianę. Wówczas nowe warunki zaczynają obowiązywać po upływie okresu wypowiedzenia, a jeśli pracownik ich nie przyjmie – umowa o pracę rozwiązuje się definitywnie.

Z pytania można wywnioskować, że pracownicy wyrażają zgodę na zmianę warunków umowy w części dotyczącej wynagrodzenia.

Termin wejścia w życie zmian określa aneks

Warto podkreślić, że w przypadku zmiany wysokości wynagrodzenia na korzyść pracownika pracodawca może założyć dorozumianą zgodę pracownika. Niemniej jednak konieczne jest dokonanie zmiany w umowie o pracę na piśmie – w tym przypadku na mocy porozumienia stron (aneksu do umowy o pracę).

Ten tryb jest o tyle wygodnym sposobem wprowadzenia zmian do umowy, że można w nim określić termin, od jakiego obowiązują nowe warunki. Jeśli taki termin nie zostanie określony – za termin wejścia w życie zmian uznaje się datę zawarcia porozumienia.

Jeśli zatem pracodawca chce podwyższyć wynagrodzenia pracowników z mocą wsteczną, tak aby nowa wysokość obowiązywała od 1. dnia miesiąca, w porozumieniach zawieranych z pracownikami musi określić termin, od którego zaczną obowiązywać nowe stawki wynagrodzenia.

Porozumieniem można ustalić dowolną datę

Załóżmy, że pracodawca 18 sierpnia 2014 r.podjął decyzję o podwyższeniu wynagrodzenia pracownika nagradzanego dotychczas miesięczną stawką w wysokości 3.000 złdo 3.700 zł. Ponieważ wyższe wynagrodzenie miało obowiązywać od 1 sierpnia 2014 r.,strony zawarły porozumienie zmieniające o treści:

„Pracodawca i pracownik zgodnie postanawiają, że od 1 sierpnia 2014 r. w miejsce dotychczas obowiązujących warunków zatrudnienia:

 wynagrodzenie miesięczne brutto – 3.000 zł

wprowadza się następujące zmiany:

 wynagrodzenie miesięczne brutto – 3.700 zł.

Pozostałe warunki łączącej strony umowy pozostają bez zmian”.

Gdyby w porozumieniu nie wskazano daty, od której obowiązują nowe warunki, wynagrodzenie pracownika za sierpień należałoby obliczyć na podstawie dwóch stawek:

 od 1 do 17 sierpnia – 3.000 zł,

 od 18 do 31 sierpnia – 3.700 zł.

Zwiększa się nie tylko płaca zasadnicza

Pracodawca, który podejmuje decyzję o przyznaniu pracownikom podwyżek z mocą wsteczną, musi zdawać sobie sprawę, że może to pociągnąć za sobą konieczność przeliczenia wypłaconych już pracownikom świadczeń. W zależności od tego, jaki okres wstecz obejmuje podwyżka, mogą to być np. wynagrodzenie urlopowe czy dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych. Również jeśli w firmie obowiązuje np. system premiowania i na jego mocy pracownicy otrzymują premie określone jako procent płacy zasadniczej, wsteczna podwyżka spowoduje podwyższenie wcześniej wypłaconych premii.

Także świadczenia przysługujące pracownikom z tytułu czasowej niezdolności do pracy (wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy) będą podlegały przeliczeniu – w tym przypadku istotne jest jednak nie tylko to, ile wstecz pracodawca przyznał podwyżkę, ale także w którym momencie pracownik się rozchorował (przykład).

Emilia Wawrzyszczuk

specjalista w zakresie prawa pracy i wynagrodzeń

Podstawa prawna

art. 29 § 1 pkt 3, § 4, art. 42 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94).

Jeden pracownik może kolejno zastępować innych nieobecnych

Pytanie: Pracownica ma umowę na zastępstwo do 29 sierpnia 2014 r. Dni 30 i 31 sierpnia 2014 r. to sobota i niedziela. Od 1 września 2014 r. chcielibyśmy przyjąć tę pracownicę na inne stanowisko, na którym zatrudniona osoba do 17 grudnia 2014 r. przebywa na urlopie rodzicielskim. Czy należy wydać świadectwo pracy 29 sierpnia 2014 r., wyrejestrować pracownicę z ZUS, a następnie przyjąć ponownie na podstawie nowej umowy na zastępstwo?

Odpowiedź: Obowiązek wydania świadectwa pracy uzależniony jest od tego, kiedy została zawarta umowa na zastępstwo i czy jest to pierwsza, czy kolejna umowa terminowa z tą pracownicą. Strony mogą zawrzeć kolejną umowę już 30 sierpnia 2014 r. (mimo że jest to dzień wolny od pracy), dzięki czemu pracodawca nie będzie musiał wyrejestrowywać pracownicy z ZUS.

Po zakończeniu stosunku pracy obowiązkiem pracodawcy jest sporządzenie i wydanie pracownikowi świadectwa pracy. Jednak to, w jakim terminie i na jakich zasadach wydane będzie świadectwo zależy od tego, na podstawie jakiej umowy zatrudniony był pracownik.

Po umowie terminowej inne zasady

Jeżeli pracownik pozostaje w zatrudnieniu u tego samego pracodawcy na podstawie:

 umowy o pracę na okres próbny,

 umowy o pracę na czas określony lub

 umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy,

pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy obejmujące zakończone okresy zatrudnienia na podstawie takich umów, zawartych w okresie 24 miesięcy, poczynając od zawarcia pierwszej z tych umów. Świadectwo pracy wydaje się w dniu upływu wskazanego terminu, a więc po 24 miesiącach licząc od zawarcia pierwszej umowy terminowej. Jeżeli jednak rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy o pracę nawiązanej przed upływem 24 miesięcy przypada po upływie tego terminu, świadectwo pracy wydaje się w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia takiej umowy o pracę. Na żądanie pracownika pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy w każdym czasie – w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem każdej z powyższych umów lub dotyczące łącznego okresu zatrudnienia na podstawie takich umów, przypadającego przed zgłoszeniem żądania wydania dokumentu.

24-miesięczny termin

Umowa na zastępstwo stanowi szczególny rodzaj umowy o pracę na czas określony zawieranej w celu zastępstwa pracownika w okresie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Rozstrzygnięcie, czy pracodawca powinien wydać świadectwo pracy w związku z rozwiązaniem pierwszej umowy na zastępstwo, zależy od daty zawarcia tej umowy (w pytaniu brak informacji na ten temat).

Jeżeli w dniu rozwiązania umowy, tj. 29 sierpnia 2014 r., nie minęły jeszcze 24 miesiące od dnia zawarcia tej umowy, to pracodawca nie ma obowiązku wydania pracownikowi świadectwa pracy. Obowiązek wydania świadectwa powstanie dopiero z upływem 24 miesięcy zatrudnienia na podstawie umów terminowych. Jeżeli termin ten przypadnie w trakcie trwania kolejnej umowy, pracodawca będzie zobowiązany wydać świadectwo dopiero z dniem rozwiązania tej drugiej umowy. Jeżeli natomiast 29 sierpnia 2014 r. pracownica pozostaje w zatrudnieniu dłużej niż 24 miesiące, pracodawca powinien wydać jej świadectwo pracy z dniem ustania tego zatrudnienia.

Z kolejnym zatrudnieniem nie trzeba czekać

Nową umowę na zastępstwo pracodawca może zawrzeć z pracownicą już od 30 sierpnia 2014 r. Okoliczność, że ten dzień jest dniem wolnym od pracy, nie stanowi przeszkody do nawiązania stosunku pracy. W takim przypadku pracodawca nie musi wyrejestrowywać pracownicy z ZUS. W przeciwnym razie, a więc w sytuacji wystąpienia choćby kilkudniowej przerwy w zatrudnieniu, istnieje konieczność wyrejestrowania pracownika z ubezpieczeń.

Katarzyna Pietruszyńska

radca prawny, specjalista prawa pracy

Podstawa prawna:

art. 97 § 11–13 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.),

art. 13 pkt 1, art. 36 ust. 11 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1442).

Notatki służbowe o podwładnych – brak regulacji powoduje problemy

Pytanie: W naszej firmie praktykowane są notatki służbowe, które dotyczą indywidualnych zdarzeń – np. pracownik spóźnia się do pracy albo nie przychodzi wcale i nie usprawiedliwia tego we właściwy sposób, źle wykonuje powierzone zadanie lub lekceważy polecenie przełożonego. Nie są to kary nakładane na pracownika. Notatkę podpisują przełożony i pracownik i jest ona włączana do akt osobowych. Czy są podstawy, aby gromadzić takie dokumenty w aktach pracowniczych? Czy pracownik może nie zgodzić się na podpisanie notatki (bo np. nie zgadza się z oceną swojej pracy) i żądać usunięcia notatki z akt lub odwoływać od tego dokumentu? Czy pracodawca może wykorzystać takie notatki w razie ewentualnego sporu z pracownikiem?

Odpowiedź: Gromadzenie tego rodzaju notatek w aktach osobowych jest dyskusyjne, niemniej jednak przyjęcie kategorycznego zakazu takiego działania prowadziłoby często do pozbawienia pracodawcy możliwości obiektywnej oceny pracy pracownika. W razie gromadzenia takich pism w aktach pracownika należałoby jednak przyjąć okres czasu, po upływie którego byłyby one usuwane z akt.

Pracodawca ma do dyspozycji narzędzie „dyscyplinujące” w postaci kar porządkowych. Nie zawsze jednak określone niedociągnięcie w pracy spotyka się z karą. Często kończy się na uwagach szefa, co nie oznacza jednak, że zawsze po takich uwagach sprawa jest zamknięta i zapomniana. Takie drobne niekiedy elementy związane ze świadczeniem pracy wpływają na ogólną ocenę pracownika, mogą być przesłanką obniżenia nagrody kwartalnej czy nawet rozstania z pracownikiem. By móc powoływać się na takie sytuacje w przyszłości, należałoby mieć jakieś konkretne ślady ich wystąpienia. Stąd też częsta praktyka sporządzania notatek służbowych dotyczących danej sprawy i gromadzenia ich w aktach osobowych pracownika bądź ewentualnie w osobnej dokumentacji.

Stanowiska sądów nie są spójne

W wyroku z 4 czerwca 2002 r. (sygn. akt I PKN 249/01, OSNP 2004/7/118) Sąd Najwyższy orzekł, że sporządzenie i złożenie do akt osobowych pracownika notatki o jego zachowaniu, będące wynikiem ustalenia przyczyn powstania konfliktu pomiędzy pracownikami, nie może być uznane za bezprawne naruszenie dobra osobistego pracownika.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Wsteczna podwyżka – korzyść pracownika, kłopot pracodawcy

Jeden pracownik może kolejno zastępować innych nieobecnych

Notatki służbowe o podwładnych – brak regulacji powoduje problemy

Umowa cywilnoprawna czy o pracę – jak uchronić się przed zarzutami PIP

Pracę w godzinach nadliczbowych wyjątkowo może zlecić osoba niebędąca przełożonym pracownika

Zmiana godzin pracy nie zawsze wymaga modyfikacji w regulacjach wewnętrznych lub umowie o pracę

Staż odbyty w czasie studiów za granicą nie wpływa na wymiar urlopu w Polsce

Zaległy wypoczynek wystarczy rozpocząć przed 30 września

Zwolniony z podatku i składek jest zwrot kosztów nauki, a nie zerwanej umowy lojalnościowej

Pracownica na zwolnieniu lekarskim nie może opiekować się chorym dzieckiem

Ojciec zatrudniony u kilku pracodawców ma prawo do kilku urlopów ojcowskich

Za łamanie przepisów bhp na zleceniu u kontrahenta pracownikowi grozi kara

Sprzeciw organizacji związkowej w sprawie planowanego zwolnienia zostaje bez odpowiedzi

Niepełnosprawny zatrudniony na część etatu też może pracować 7 godzin na dobę