Redakcja

Kierownik grupy wydawniczej:

Ewa Ziętek-Maciejczyk

Wydawca: Katarzyna Czech

Redaktor prowadząca: Justyna Rek-Pawłowska

Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski

Opracowanie graficzne: Dominika Raczkowska

Korekta: Monika Rychalska

Skład i łamanie: Raster Studio, N. Bogajczyk

Druk: Paper&Tinta

ISSN: 1897-3272

Nakład: 2000 egz.

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

tel.: 22 518 29 29, faks: 22 617 60 10, e-mail: zp@wip.pl

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2014

Publikacja „Zamówienia publiczne w pytaniach i odpowiedziach” wraz z przysługującymi Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w tej publikacji oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja ta została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów. Zaproponowane w publikacji oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w tej publikacji lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przykładów.

Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa Wiedza i Praktyka.

Informacje o prenumeracie:

tel.: 22 518 29 29, e-mail: cok@wip.pl

OD REDAKCJI

Szacowanie wartości zamówienia to jedna z pierwszych czynności postępowania. Determinuje ona przebieg całej procedury. Kwota zamówienia decyduje bowiem o konkretnych przepisach, jakie zamawiający będzie musiał zastosować, aby móc podpisać z wykonawcą umowę. Niewłaściwie przeprowadzone szacowanie może też z łatwością narazić na zarzuty organów kontrolnych, jeśli tylko okazałoby się, że zamawiający chciał w ten sposób uniknąć stosowania konkretnych procedur ustawowych. Strony 2–4 niniejszego wydania poświęcamy omówieniu zagadnień związanych z ustalaniem kwoty zamówienia na roboty budowlane oraz usługi bankowe (str. 2 i 4). Radzimy również, jak opisać zamówienie i potrzebną jego ilość, w sytuacji gdy nie jest ona do końca znana (str. 3).

Polecam również zagadnienia związane z dokumentami, jakie wykonawcy muszą złożyć w postępowaniu. Wśród nich omówienie kwestii wpisów do właściwej izby inżynierów budownictwa i ich wymagania na etapie postępowania oraz podpisywania umowy (str. 8).

Justyna Rek-Pawłowska

redaktor prowadząca

Pełnomocnictwo do podpisania oferty nie upoważnia do składania innych pism

Pytanie W prowadzonym przez nas postępowaniu ofertę złożyła spółka cywilna. W załączonym do niej pełnomocnictwie wskazano, iż pełnomocnik jest upoważniony do składania w imieniu wykonawcy ofert (oświadczeń woli). Czy wobec tego ma on prawo podpisać za wspólników oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia z postępowania i dotyczące przynależności do grupy kapitałowej?

Odpowiedź Ustanowiony pełnomocnik jest upoważniony do podpisywania oferty, rozumianej jako oświadczenie woli wykonawcy. Natomiast oświadczenia o braku podstaw do wykluczenia z postępowania i przynależności do grupy kapitałowej powinien złożyć osobiście każdy ze wspólników lub umocowana do tego osoba. Zamawiający ma w tej sytuacji obowiązek wezwać wykonawcę do uzupełnienia pełnomocnictwa lub właściwie podpisanych oświadczeń zgodnie z art. 26 ust. 3 ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (dalej: ustawa Pzp).

Wyjaśnienie Na gruncie ustawy Pzp za ofertę uznaje się oświadczenie wykonawcy wyrażone w formularzu ofertowym. Jest ono jednostronnym zobowiązaniem do wykonania oznaczonego świadczenia na rzecz zamawiającego. Na treść oferty składają się dokumenty dotyczące przedmiotu zamówienia i jego realizacji. Nie stanowią jej jednak oświadczenia o:

braku podstaw do wykluczenia,

braku przynależności do grupy kapitałowej,

spełnieniu warunków udziału w postępowaniu oraz

dokumenty potwierdzające spełnianie warunków.

W uzasadnienia wyroku z 8 czerwca 2009 r. (sygn. akt KIO/UZP 663/09) Krajowa Izba Odwoławcza (dalej: KIO) wskazała, iż na treść oferty nie składa się oświadczenie wykonawcy czy inne dokumenty informujące np. o stanie jego rachunku bankowego czy doświadczeniu zawodowym. Dokumenty te uprawdopodabniają, iż jest on zdolny do wykonania zamówienia o wymaganym stopniu komplikacji i rozmiarach. Nie stanowią jednak zobowiązania wykonawcy, że przy wykonywaniu zamówienia będzie np. używał osób lub sprzętu, który w nich wykazał na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu.

Podstawa prawna

art. 25 ust. 2, art. 26 ust. 3 ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.).

Justyna Andała-Sępkowska

prawnik, praktyk w dziedzinie zamówień publicznych po stronie zamawiającego

Specyfikacja nie musi precyzyjnie wskazywać ilości potrzebnego zamówienia

Pytanie Organizujemy postępowanie na usługę szkoleniową. W specyfikacji istotnych warunków zamówienia (dalej: siwz) chcemy zawrzeć zapis: „Maksymalna liczba szkoleń wyniesie 100, ale zamawiający gwarantuje ich realizację na poziomie 80%. 20% kursów może pozostać niezrealizowanych z powodu rezygnacji zapisanych osób z uczestnictwa”. Czy ustanawiamy tym samym prawo opcji? Czy przy takim zapisie należy dodatkowo zastrzec w dokumentacji możliwość istotnej zmiany umowy?

Odpowiedź Proponowane postanowienie siwz nie stanowi prawa opcji, ponieważ przewiduje zmniejszenie zakresu umowy a nie jego rozszerzenie. Jest ono w pełni dopuszczalne przepisami ustawy Pzp.

Wyjaśnienie Proponowany zapis jest standardowym i bardzo często praktykowanym zabiegiem. Stosuje się go w szczególności w przypadku zamówień, w których zamawiający nie jest w stanie podać z góry ich dokładnych ilości i w których rozliczenie odbywa się na podstawie faktycznie wykonanego zakresu umowy i ustalonej ceny jednostkowej.

Bardzo dobrym rozwiązaniem jest poinformowanie o gwarantowanej do realizacji wielkości zamówienia i pozostałej jego części, która zostanie zrealizowana w zależności od zaistniałych potrzeb. Podstawą do obliczenia ceny będzie w tym przypadku dla wykonawcy maksymalna prognozowana liczba kursów. Wkalkuluje on w nią ryzyko niezrealizowania 20% usług. Tego rodzaju działania nie są traktowane w kategoriach zmian umowy, o których mowa w art. 144 ustawy Pzp. Ustalenia te powinny natomiast znaleźć swoje odzwierciedlenie w zapisach kontraktu.

W odniesieniu do szacowania wartości zamówienia zamawiający powinien ją ustalić dla maksymalnej planowanej do realizacji liczby kursów. Proponowane przez zamawiającego zapisy nie muszą być rozpatrywane w kategoriach prawa opcji, ponieważ dotyczą rezygnacji z realizacji świadczenia w pełnej wysokości, a nie jego powiększenia w zależności od zaistniałych okoliczności.

W zakresie prawa opcji Urząd Zamówień Publicznych (dalej: UZP) wypowiedział się w opinii prawnej pt. „Prawo opcji w ustawie Prawo zamówień publicznych”. Wskazał w niej, iż zamawiający przewidując takie prawo, jest zobowiązany do określenia maksymalnego poziomu zamówienia, wskazując, iż pewien jego zakres, z góry przewidziany, będzie przez niego realizowany jedynie w określonych sytuacjach. Prawo opcji zakłada, że zamawiający każdorazowo określi minimalny poziom zamówienia, który zostanie na pewno wykonany, co pozwoli wykonawcom na rzetelną i właściwą wycenę oferty. Jednocześnie wskazuje dodatkowy zakres, którego realizacja jest uzależniona od określonych w kontrakcie okoliczności.

PRZYKŁAD

Zamówienie z prawem opcji to przykładowo leasing z opcją wykupu albo dostawy samochodów (lub innych sprzętów), których ilości dostawy są zależne od oferowanej ceny jednostkowej, a tym samym możliwości finansowych zamawiającego.

Przedmiot zamówienia odzwierciedlający jego zakres z wykorzystaniem prawa opcji oraz jego wartość powinny być określone przez zamawiającego już na etapie przygotowania postępowania. W konsekwencji, siwz, wzór czy warunki przyszłej umowy muszą zawierać wyraźne i precyzyjne uregulowania dotyczące tej części zamówienia, która będzie realizowana na pewno oraz równie dokładne określenie zakresu, którego wykonanie będzie poddane uznaniu zamawiającego.

Podstawa prawna

art. 29 ust. 1, art. 32, art. 34 ust. 5 ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.).

Agata Hryc-Ląd

doświadczony praktyk w dziedzinie zamówień publicznych, doradca, członek Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Konsultantów Zamówień Publicznych, obecnie główny specjalista w dużej instytucji zamawiającej

Szacunkowa wartość zamówienia na obsługę bankową to suma kwot pobieranych przez wykonawcę od zamawiającego

Pytanie W jaki sposób należy obliczyć szacunkową wartość zamówienia na obsługę bankową urzędu? Jakie konkretnie koszty należy uwzględnić podczas szacowania?

Odpowiedź Wartością zamówienia na obsługę bankową jest wynagrodzenie, jakie bank pobiera od zamawiającego, np. kwota odsetek od udzielanego kredytu czy cena za prowadzenie rachunku.

Wyjaśnienie W pierwszej kolejności zamawiający powinien ustalić, jakich świadczeń oczekuje od wykonawcy. To przedmiot umowy będzie decydował o wysokości wynagrodzenia banku, a następnie – o szacunkowej wartości zamówienia. Katalog czynności bankowych określa ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe. Przykładowo, zamówienie na obsługę bankową może obejmować: otwarcie i prowadzenie rachunków bankowych, wydanie i obsługę kart płatniczych, prowadzenie systemu bankowości elektronicznej, realizowanie operacji bankowych, w szczególności poleceń przelewów krajowych i zagranicznych oraz wpłat i wypłat gotówkowych, realizację zleceń stałych oraz poleceń zapłaty, sporządzanie wyciągów z rachunku bankowego itp. Następnie trzeba określić czas, na jaki ma być podpisana umowa z bankiem.

Analiza cen rynkowych podobnych zamówień

Dopuszczalne jest wcześniejsze zwrócenie się do wykonawców z prośbą o przedstawienie cen zamawianych usług. Posłuży to za podstawę oszacowania wartości zamówienia.

Zgodnie z opinią prawną Urzędu Zamówień Publicznych z 2 stycznia 2014 r. zasada oszacowania wartości zamówienia z należytą satrannością dopuszcza, aby zamawiający, który nie może we własnym zakresie oszacować zamówienia, zwrócił się do podmiotów profesjonalnie zajmujących się prowadzeniem określonej działalności o dokonanie wstępnej kalkulacji takich kosztów.

Należy jednak podkreślić, że czynność oszacowania wartości zamówienia należy do zadań zamawiającego i nie jest on związany obliczeniami przedstawionymi przez podmiot, do którego zwrócił się o ich sporządzenie. Kalkulacje te mają charakter informacyjny i powinny służyć jedynie rozpoznaniu cen na rynku.

Ustawowe zasady szacowania usług

Szacując usługi bankowe, należy pamiętać o normie postępowania określonej w art. 34 ust. 4 ustawy Pzp. Zgodnie z nią „jeżeli zamówienie obejmuje usługi bankowe lub inne usługi finansowe, wartością zamówienia są opłaty, prowizje, odsetki i inne podobne świadczenia”.

Kwotą zamówienia w przypadku usługi bankowej są świadczenia pieniężne płacone przez zamawiającego (jak np. wysokość oprocentowania lokat bankowych oraz środków na rachunku bieżącym). Inaczej mówiąc, jest to wynagrodzenie banku. Bez znaczenia przy tym jest sposób ustalania przez wykonawcę wysokości odsetek w ofercie.

Wybór odpowiedniej metody obliczania kwoty zamówienia

Szacując wartość usług bankowych, zamawiający musi uwzględnić fakt, że mają one charakter usług powtarzających się okresowo (art. 34 ust. 1 ustawy Pzp). Dla tego rodzaju zamówień ustawodawca przewidział dwa sposoby szacowania:

1) pierwszy opiera się na zliczeniu wartości usług tego samego rodzaju udzielonych w terminie 12 miesięcy poprzedzających udzielenie zamówienia lub w poprzednim roku budżetowym, zgodnie z wyborem zamawiającego, przy uwzględnieniu ilościowych zmian usług oraz prognozowanego na dany rok średniorocznego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych ogółem,

2) drugi polega na zliczeniu wartości zamówień, których zamawiający zamierza udzielić na usługi tego samego rodzaju w terminie 12 miesięcy następujących po pierwszej usłudze.

Wybór jednego z podanych sposobów należy do zamawiającego. Nie może być on przy tym dokonany w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy Pzp. Dodatkowo należy zauważyć, że pierwsza z omawianych metod dotyczy zamówień udzielanych w okresie nie dłuższym niż rok. Konieczne jest w niej bowiem zastosowanie prognozowanego wskaźnika cen towarów i usług konsumpcyjnych, który ustalany jest odrębnie dla każdego roku budżetowego (Prawo zamówień publicznych. Komentarz, Dzierżanowski Włodzimierz, Jerzykowski Jarosław, Stachowiak Małgorzata, LEX 2010).

Orzeczenie

Dopuszczalne jest zaoferowanie przez wykonawcę obsługi bankowej częściowo nieodpłatnie, jeżeli zgodnie z obowiązującym u niego cennikiem pewne czynności czy usługi świadczone są bez pobierania odrębnej opłaty. Może być ona uwzględniona w ramach ogólnej sumy za prowadzenie rachunku bankowego (wyrok Zespołu Arbitrów z 1 lutego 2006 r.; sygn. akt UZP/ZO/0-236/06).

Podstawa prawna

art. 34 ust. 1 i 4 ustawy z 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 907 ze zm.),

ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe (Dz.U. nr 140, poz. 939 ze zm.).

Ksenia Latos

prawnik, specjalista ds. zamówień publicznych,

doktorantka na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu

Prace realizowane w ramach jednego zamierzenia budowlanego należy oszacować łącznie

Pytanie Jak prawidłowo określić wartość zamówienia na: wykonanie skateparku, częściową wymianę ogrodzenia, renowację nawierzchni boiska, budowę łącznika między halą sportową a szatniami (wiatrołap)? Wszystkie te działania będą realizowane na terenie jednego ośrodka sportu.

Odpowiedź Wymienione prace należy zsumować i stosownie do ich łącznej wartości udzielić zamówienia. Wolno oczywiście przeprowadzić osobne procedury na każdy zakres, ale w trybach właściwych dla sumy ich wartości.

Wyjaśnienie Przez roboty budowlane należy rozumieć:

wykonanie robót lub obiektu budowlanego,

zaprojektowanie i wykonanie robót lub obiektu budowlanego,

realizację obiektu budowlanego, za pomocą dowolnych środków, zgodnie z określonymi przez zamawiającego wymaganiami.

Z kolei obiektem budowlanym jest wynik całości robót budowlanych w zakresie budownictwa i inżynierii lądowej i wodnej, który może samoistnie spełniać funkcję gospodarczą lub techniczną.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Pełnomocnictwo do podpisania oferty nie upoważnia do składania innych pism

Specyfikacja nie musi precyzyjnie wskazywać ilości potrzebnego zamówienia

Szacunkowa wartość zamówienia na obsługę bankową to suma kwot pobieranych przez wykonawcę od zamawiającego

Prace realizowane w ramach jednego zamierzenia budowlanego należy oszacować łącznie

Określając ryczałt, można kierować się własnymi obmiarami

Oddział nie może ubiegać się o zamówienie we własnym imieniu

Zamówienia sektorowe to również te, które służą zamawiającemu do prowadzenia działalności sektorowej

Wniosek o wyjaśnienie specyfikacji może być przekazany faksem, pod warunkiem, że zamawiający się na to zgodził

Kryteria oceny ofert muszą odpowiadać zasadzie równego traktowania wykonawców oraz zachowania uczciwej konkurencji

Zamawiający może najpierw wezwać do złożenia wyjaśnienia treści dokumentów, a potem ich uzupełnienia

Oferta w zwykłej formie elektronicznej podlega odrzuceniu

Dokumentu wpisu do izby inżynierów budownictwa wolno żądać od wykonawcy dopiero przed podpisaniem umowy

Umowy na usługi związane z obrotem instrumentami finansowymi można zawierać poza Prawem zamówień publicznych

Niska jednostkowa cena oferty nie zobowiązuje zamawiającego do wszczęcia procedury wyjaśniającej wysokość wynagrodzenia

Aktualności