Redakcja

Autor:

Piotr Dynia

Kierownik grupy wydawniczej:

Ewa Ziętek-Maciejczyk

Wydawca:

Monika Kijok

Redaktor prowadzący:

Rafał Janus

Korekta:

Zespół

Skład i łamanie:

Triograf, Dariusz Kołacz

Projekt okładki:

Piotr Fedorczyk

Druk: Miller

ISBN: 978-83-269-3323-3

Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2014

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

„Zaawansowane narzędzia graficznej prezentacji w Excelu” wraz z przysługującym Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona www i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opubliko

wanych w „Zaawansowanych narzędziach graficznej prezentacji w Excelu” oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło.

Publikacja „Zaawansowane narzędzia graficznej prezentacji w Excelu” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji „Zaawansowane narzędzia graficznej prezentacji w Excelu” oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Zaawansowane narzędzia graficznej prezentacji w Excelu” lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Wstęp

Excel jest jednym z najbardziej popularnych narzędzi do analizy danych. Swoją popularność zawdzięcza temu, że oferuje wiele różnych sposobów dokonywania obliczeń oraz ma dużą gamę możliwości prezentacji danych i wizualizacji wyników. Te możliwości pozwalają przedstawiać analizy statystyczne czy trendy w sposób dostosowany do konkretnego użytkownika i ułatwiają mu analizę, a tym samym podejmowanie decyzji. Znajomość poszczególnych metod prezentacji i wizualizacji danych w Excelu jest podstawową umiejętnością sprawnego menedżera, księgowego czy specjalisty od kontrolingu. W tej książce przedstawimy poszczególne narzędzia służące do tych celów i omówimy je dokładnie na bazie przykładów.

Każda kolejna wersja Excela jest wzbogacana o nowe narzędzia prezentacji danych. Użytkownik może pogubić się w tym, jak te narzędzia wykorzystać do własnych zadań. Dlatego w tej książce położono nacisk na omówienie prawie wszystkich narzędzi służących do wizualizacji wyników wraz z zaznaczeniem różnic pomiędzy nimi. Po zapoznaniu się z tą publikacją Czytelnik zdobędzie szeroką wiedzę na temat poszczególnych narzędzi. Będzie również w stanie wybrać odpowiednie narzędzie do własnych potrzeb w zakresie prezentacji danych. Wszystkie informacje zawarte w tej książce są dostosowane do nowszych edycji Excela, począwszy od wersji 2007.

Autor omawia nie tylko popularne narzędzia, jak tabele czy wykresy, ale również te rzadko wykorzystywane: motywy czy obiekty SmartArt. Omawia również bardziej zaawansowane metody wizualizacji umożliwiające użytkownikom interakcję z arkuszem. Tę publikację można traktować jako obszerny zbiór wiedzy na temat metod wizualizacji danych i prezentacji wyników analiz, którą powinien mieć pod ręką każdy menedżer czy analityk.

Wszystkie pliki Excela z przykładami

omawianymi w książce można pobrać

ze strony:

http://online.wip.pl/download/exceltom5.zip

1. Wykorzystanie tabel do prezentacji danych

Jednym z podstawowych narzędzi, które pozwalają na odpowiednie zwizualizowanie danych, są tabele programu Excel. Tabele te zostały wprowadzone w wersji Excel 2007, zastępując listy. Zaprezentujemy możliwości przedstawienia danych w takiej tabeli na podstawie arkusza z rozliczeniem budżetu przedstawionym na rysunku 1.1.

Rys. 1.1. Arkusz z rozliczeniem budżetu

1.1. Tworzenie tabeli

Najpierw musimy utworzyć tabelę. W tym celu zaznacz dowolną komórkę w zakresie wypełnionych komórek. Następnie na karcie Narzędzia główne w grupie poleceń Style wybierz Formatuj jako tabelę i z listy dostępnych stylów formatowania wybierz ten, który najlepiej będzie pasował do wyglądu naszej tabeli, np. styl Średni 9.

Rys. 1.2. Wybieranie stylu formatowania z galerii stylów

Pojawi się okno Formatowanie jako tabelę z zakresem komórek obejmującym bieżący obszar zaznaczonej komórki. Jeśli tabela ma obejmować inne komórki, to trzeba skorygować ten zakres komórek. Jeżeli opcja Moja tabela ma nagłówki nie jest zaznaczona, to ją zaznacz, ponieważ zestawienie ma nagłówki. Następnie naciśnij przycisk OK, aby zastosować tabelę dla danego zakresu komórek.

Rys. 1.3. Okno dialogowe wyświetlane przy tworzeniu tabeli

Tabela zostanie sformatowana zgodnie z użytym stylem formatowania. Tabela ma w wierszach nagłówkowych znaczniki autofiltra, co może ułatwić ukrycie pewnych danych.

Rys. 1.4. Tabela po utworzeniu

Tabelę można utworzyć również przez zaznaczenie dowolnej komórki w zakresie i na karcie Wstawianie w grupie poleceń Tabele wybranie polecenia Tabela. Po ewentualnym skorygowaniu zakresu komórek i opcji Moja tabela ma nagłówki następnie musimy nacisnąć przycisk OK. Przy tym sposobie utworzenia tabela zostanie utworzona z domyślnym stylem formatowania.

1.2. Zmiana ustawień tabeli

Tabela kolorystycznie nam odpowiada, ale chcielibyśmy wprowadzić kilka zmian wizualnych, np. wyróżnić pierwszą kolumnę, dodać wiersz sumy i naprzemiennie kolorować kolumny, a nie wiersze. Tabele programu Excel oferują kilka możliwości zmiany swojego wyglądu i w bardzo prosty sposób można zmienić te podstawowe opcje.

W tym celu:

1. Zaznacz dowolną komórkę w tabeli. Na karcie Narzędzia tabel/Projektowanie w grupie poleceń Opcje stylu tabeli wybierz na liście dostępnych opcji Pierwsza kolumna, aby wyróżnić pierwszą kolumnę tabeli.

2. Wśród tych samych opcji w grupie poleceń Opcje stylu tabeli zaznacz opcję Kolumny naprz., a opcję Wiersze naprz. zmień na niezaznaczoną, aby zamiast wierszy na przemian kolorowane były kolumny.

3. W tym samym miejscu w grupie poleceń Opcje stylu tabeli zaznacz jeszcze opcję Wiersz sumy, aby na dole tabeli pokazany został wiersz z podsumowaniem zestawienia.

Rys. 1.5. Zmiana opcji stylu tabeli

Tabela po zmianie tych opcji jest przedstawiona na rysunku 1.6.

Rys. 1.6. Tabela po zmianie opcji stylu tabeli

Zmień jeszcze tylko opcje podsumowania tabeli, ponieważ domyślnie wstawiona jest wyłącznie suma wartości dla kolumny E, co nam nie odpowiada. Zaznacz komórkę E38. Pojawi się po prawej stronie komórki znacznik listy rozwijalnej. Po kliknięciu go z listy rozwijalnej wybierz pozycję Brak, ponieważ w tej kolumnie nie chcemy użyć żadnej funkcji do podsumowania.

Rys. 1.7. Zmiana funkcji agregującej w komórce E38

W podobny sposób zaznacz kolejno komórki B38, C38 oraz D38 i dla każdej z nich z listy rozwijalnej wybierz funkcję Suma, ponieważ chcemy sumować wszystkie wartości w tych kolumnach.

Widok dolnej części tabeli po zmianie ustawień podsumowania jest przedstawiony na rysunku 1.8.

Rys. 1.8. Wiersz podsumowania po zmianie funkcji agregujących w wierszu

1.3. Tworzenie nowego stylu tabeli

Jeśli żaden z predefiniowanych stylów tabeli nam nie odpowiada, w Excelu mamy możliwość utworzenia własnego stylu tabeli. Dalej pokażemy, jak utworzyć taki styl tabeli, który można wykorzystać przy innych tabelach w skoroszycie.

Najpierw zaznacz dowolną komórkę w tabeli. Na karcie Narzędzia tabel/Projektowanie w grupie poleceń Style tabeli wybierz przycisk rozwinięcia galerii stylów znajdujący się w dolnym prawym rogu grupy poleceń i po rozwinięciu galerii stylów wybierz na dole polecenie Nowy styl tabeli. Zostanie otwarte okno Nowy szybki styl tabeli. W tym oknie w polu Nazwa wpisz nazwę naszego stylu: Moja tabela.

Następnie można zaznaczać poniżej na liście elementów tabeli poszczególne elementy tabeli i ustawiać ich formatowanie. Na początku zaznacz pozycję Cała tabela i wybierz przycisk Format, a następnie w oknie Formatowanie komórek w zakładce Wypełnienie wybierz kolor jasnobłękitny i naciśnij przycisk OK.

Rys. 1.9. Ustawianie koloru wypełnienia dla całej tabeli

Rys. 1.10. Okno tworzenia nowego stylu po ustawieniu koloru wypełnienia dla całej tabeli

Następnym elementem jest Pierwszy pasek kolumny, zaznacz go i w polu rozmiar paska wybierz ilość 2, ponieważ chcemy, aby naprzemiennie były kolorowane co dwie kolumny. Dla elementu Drugi pasek kolumny robimy podobnie i dodatkowo kolor wypełnienia ustaw na trochę ciemniejszy błękitny.

Rys. 1.11. Okno tworzenia nowego stylu po ustawieniu formatowania dla pierwszego i drugiego paska kolumny

UWAGA

Jeśli pomyliliśmy się i ustawiliśmy element tabeli, którego nie chcieliśmy zmieniać, to możemy zaznaczyć ten element tabeli na liście wszystkich elementów w oknie ustawienia nowego stylu tabeli i nacisnąć przycisk Wyczyść, aby usunąć formatowanie tego elementu.

Dla elementu Pierwsza kolumna ustaw ciemniejszy kolor niebieski oraz w zakładce Czcionka w polu Kolor ustaw dodatkowo kolor biały czcionki, gdyż z tym wypełnieniem lepiej wygląda jaśniejsza czcionka. Podobnie ustaw element Wiersz nagłówka, ale kolor wypełnienia wskaż na jeszcze ciemniejszy niebieski i dodatkowo wybierz pogrubienie czcionki. Ostatnim elementem do modyfikacji jest Wiersz sumy. Dla tego elementu wskaż pochyloną czcionkę. W zakładce Obramowanie w polu Linia wybierz podwójną linię i w polu Obramowanie zaznacz górną krawędź, a następnie naciśnij OK.

UWAGA

Jeśli przez pomyłkę zostało ustawione niepoprawne formatowanie w jednej z zakładek okna Formatowanie komórek, można użyć przycisku Wyczyść znajdującego się w dolnym prawym rogu każdej z zakładek.

Rys. 1.12. Ustawianie górnej krawędzi obramowania wiersza sumy

Po ustawieniu formatowania wszystkich elementów tabeli w oknie Nowy szybki styl tabeli naciśnij przycisk OK, aby utworzyć styl na bazie ustawionego formatowania.

UWAGA

Aby utworzony styl był domyślnym stylem dla wszystkich nowych tabel w skoroszycie, to w oknie Nowy szybki styl tabeli przed naciśnięciem przycisku OK zaznacz pole Ustaw jako domyślny styl tabeli dla tego dokumentu.

Rys. 1.13. Okno tworzenia nowego stylu przed zatwierdzeniem nowego stylu

Teraz dla tabeli z danymi budżetu można ustawić styl, który przed chwilą utworzyliśmy. W tym celu zaznacz dowolną komórkę w tabeli, na karcie Narzędzia tabel/Projektowanie w grupie poleceń Style tabeli rozwiń galerię stylów i na samej górze w kategorii Niestandardowe wybierz styl tabeli: Moja tabela.

Rys. 1.14. Wybieranie własnego stylu tabeli

Tabela po sformatowaniu utworzonym stylem przedstawiona jest na rysunku 1.15.

Rys. 1.15. Tabela sformatowana nowym stylem tabeli

UWAGA

Jeśli skoroszyt, który zawiera niestandardowy styl tabeli, zostanie zapisany w starym formacie pliku z rozszerzeniem .xls, to niektóre elementy formatowania mogą zostać zapisane w niepoprawny sposób. Zaleca się zapisywanie takich skoroszytów w jednym z nowych formatów pliku, np. z rozszerzeniem .xlsx.

1.4. Modyfikowanie niestandardowego stylu tabeli

Jeśli po ustawieniu dla tabeli jej własnego stylu okaże się jednak, że wybrane formatowanie nie do końca nam odpowiada, Excel daje możliwość modyfikacji stylu utworzonego przez użytkownika.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Wstęp

1. Wykorzystanie tabel do prezentacji danych

2. Zaawansowane możliwości tworzenia wykresów

3. Przykłady zastosowania motywów

4. Opcje formatowania warunkowego

5. Używanie grafiki SmartArt

6. Używanie formantów do zmiany wizualizacji na arkuszu