Redakcja

Kierownik Centrum Wydawniczego

Agnieszka Konopacka-Kuramochi

Wydawca

Agnieszka Gorczyca

Redakcja

Aleksandra Pudzianowska

Opracowanie okładki

Katarzyna Kośmider

Koordynator produkcji

Mariusz Jezierski

Korekta

Zespół

Autorzy:

Monika Frączek

Grażyna Mazur

Marta Madej

Adam Dura

Sylwia Mizerek

Adrianna Jasińska-Cichoń

Bożena Lenart

Agnieszka Różańska

Joanna Kaleta

Katarzyna Wrońska-Zblewska

Agnieszka Fulara-Jaroszyńska

ISBN 978-83-269-3214-4

Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2014

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a,

www.wip.pl

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10

Skład i łamanie: „Triograf” Dariusz Kołacz

Druk: Zakłady Graficzne MOMAG SA,

ul. Farbiarska 28/32, 97-200 Tomaszów Mazowiecki

„Dokumentacja kadrowa w małej firmie” chroniona jest prawem autorskim.

Przedruk materiałów opublikowanych w publikacji „Dokumentacja kadrowa w małej firmie” – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło.

Publikacja „Dokumentacja kadrowa w małej firmie” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji „Dokumentacja kadrowa w małej firmie” wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Dokumentacja kadrowa w małej firmie” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Rozdział I. Nawiązanie i zmiana stosunku pracy

Kwestionariusze osobowe – dla kandydata do pracy i pracownika

Aby zatrudnić pracownika, pracodawca musi pozyskać dane dotyczące jego osoby. W procesie rekrutacji niezbędne będą informacje o wykształceniu oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia kandydata do pracy. Po zatrudnieniu pracownika pracodawca będzie zaś potrzebował jeszcze więcej informacji, np. numeru PESEL czy danych o dzieciach pracownika.

Niektórych danych można bowiem żądać już od kandydata, a niektórych – dopiero od osoby już zatrudnionej.

WZÓR

Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie

1. Imię (imiona) i nazwisko: Maria Adamczyk

2. Imiona rodziców: Anna, Jerzy

3. Data urodzenia: 5 maja 1971 r.

4. Obywatelstwo: polskie

5. Miejsce zamieszkania (adres do korespondencji): ul. Słowikowa 8 m. 5, 02-451 Warszawa

6. Wykształcenie: 1996 r. – Wyższa Szkoła Zarządzania i Administracji w Warszawie, magister

7. Wykształcenie uzupełniające:

– 2000 r. – Podyplomowe Studium Sekretarskie w Radomiu

– 2001 r. – kurs specjalistyczny j. angielskiego w Londynie

8. Przebieg dotychczasowego zatrudnienia:

– wrzesień 1996 r. – grudzień 1998 r. – firma „Rotex” w Warszawie, sekretariat,

– styczeń 1999 r. – marzec 2006 r. – firma „Instal – med.” w Radomiu, sekretariat prezesa,

– kwiecień 2006 r. – luty 2014 r. – Kancelaria Adwokacka w Warszawie, kierownik sekretariatu

9. Dodatkowe uprawnienia, umiejętności, zainteresowania:

– prawo jazdy kat. B,

– zawodowy j. angielski i niemiecki, dobra znajomość języka francuskiego

10. Oświadczam, że dane zawarte w pkt 1–4 są zgodne z dowodem osobistym seria AAG nr 567438 wydanym przez Prezydenta Miasta Radomia

6 marca 2014 r.

Maria Adamczyk

WZÓR

Kwestionariusz osobowy dla pracownika

1. Imię (imiona) i nazwisko: Maria Adamczyk

2. Numer ewidencyjny PESEL: 71050504597

3. Stan rodzinny: Agnieszka Adamczyk, urodzona 18 czerwca 2000 r.

4. Powszechny obowiązek obrony:

5. Osoba, którą należy zawiadomić w razie wypadku:

Jerzy Adamczyk, ul. Słowikowa 8 m. 5, 02-451 Warszawa, tel. 502 987 674

6. Oświadczam, że dane zawarte w pkt 1 i 2 są zgodne z dowodem osobistym seria AAG nr 567438 wydanym przez Prezydenta Miasta Radomia

6 marca 2014 r.

Maria Adamczyk

Od zleceniobiorcy nie można żądać za wiele bez jego zgody

Ad 1

Wypełnienia kwestionariuszy osobowych, których wzory zawarte są w rozporządzeniu w sprawie akt osobowych, pracodawca może żądać od osób ubiegających się o zatrudnienie w danej firmie oraz od pracowników tej firmy.

Natomiast pozyskiwanie i dalsze przetwarzanie danych osobowych od osób niebędących pracownikami, np. od:

zleceniobiorców czy

• wykonawców dzieła,

• podlega przede wszystkim przepisom ustawy Kodeks cywilny (dalej: kc) – stosownie do konkretnej umowy, a także przepisom ustawy o ochronie danych osobowych. Przy zawieraniu umowy cywilnoprawnej konieczne jest określenie stron takiej umowy i danych niezbędnych do jej realizacji.

Przetwarzanie danych zleceniobiorcy czy wykonawcy dzieła odbywa się przede wszystkim w celu realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą.

Należy pamiętać, iż zakres przetwarzanych danych powinien być adekwatny do realizacji zamierzonego celu, tj. pozyskiwane dane powinny być niezbędne do realizacji konkretnej umowy (art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o ochronie danych osobowych).

Podstawą prawną przetwarzania danych zleceniobiorców (wykonawców dzieła) będzie także:

• realizacja uprawnienia lub spełnienie obowiązku wynikających z przepisu prawa, np. wypełnienie deklaracji zusowskiej czy podatkowej,

• zgoda osoby, której dane dotyczą.

Ważne!

Zleceniobiorca nie korzysta ze szczególnych uprawnień związanych z rodzicielstwem wskazanych w przepisach prawa pracy. Nie ma więc podstawy prawnej, żeby musiał podać zleceniodawcy informację o tym, czy ma dzieci. Wyjątkiem może być tu jednak sytuacja, gdy podanie takich danych jest dla niego korzystne. Przykładowo może być uwzględniony jako osoba uprawniona do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i w związku z tym mieć możliwość uzyskania świątecznej paczki dla dziecka.

Należy przy tym zwrócić uwagę, iż zgodnie z brzmieniem art. 7 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych, zgoda to oświadczenie woli osoby, której dane dotyczą. Musi być dobrowolna, nie może być domniemana lub dorozumiana z oświadczenia woli o innej treści. Zgoda może też zostać odwołana w każdym czasie.

Kandydat do pracy powie nam mniej niż zatrudniony

Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca ma prawo żądać podania danych osobowych obejmujących (art. 22 1 § 1 Kodeksu pracy, dalej kp):

• imię (imiona) i nazwisko,

• imiona rodziców,

• datę urodzenia,

• miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

• wykształcenie,

• przebieg dotychczasowego zatrudnie-nia.

Innych danych wolno żądać od kandydata do pracy tylko wtedy, gdy wymóg ich podania wynika z przepisów innych ustaw. Pracodawca może żądać informacji (oświadczenia) o niekaralności np. jeżeli zechce zatrudnić pracownika samorządowego na stanowisku urzędniczym (art. 6 ust. 3 pkt 2 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych).

Po zawarciu umowy – dodatkowe dane

Po zatrudnieniu konkretnej osoby, a więc gdy stanie się ona pracownikiem, niezależnie od danych osobowych uzyskanych od niej jako od kandydata do pracy, pracodawca ma prawo żądać (art. 221 § 2 kp):

• innych danych osobowych, np. imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci, jeżeli podanie takich danych jest konieczne do korzystania przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

• numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL);

• innych danych osobowych, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Chce korzystać ze szczególnych praw – musi informować

Jeżeli pracownik chciałby korzystać z uprawnień związanych z rodzicielstwem, np. z prawa do dwóch dni wolnych w roku kalendarzowym z tytułu wychowywania dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 kp), z urlopu wychowawczego (art. 186 kp), prawa do odmowy wyjazdu w podroż służbową (178 § 2 kp) – musi podać dane dotyczące dzieci (imiona, nazwiska oraz daty urodzenia dzieci).

Niekiedy można żądać od razu więcej danych

Może zdarzyć się, że pracodawca zatrudnia osobę bez przeprowadzania szczegółowej i długotrwałej rekrutacji. Po rozmowie z nią decyduje się na natychmiastowe zatrudnienie jej w firmie. Jeżeli ta osoba od razu stała się pracownikiem, to można od niej odebrać od razu wszystkie dane osobowe, o których mowa w art. 221 § 1 i § 2 kp. Osoba taka wypełni więc jedynie kwestionariusz osobowy dla pracownika (albo po zatrudnieniu – obydwa kwestionariusze). Przepisy nie przewidują obowiązku odbierania obu kwestionariuszy ani w podziale, że najpierw pobierany jest ten od kandydata, a potem drugi – od pracownika.

W sytuacji zatrudnienia osoby bez przeprowadzania szczegółowej i długotrwałej rekrutacji pracodawca będzie mógł zmodyfikować wzory kwestionariuszy z rozporządzenia i stworzyć jeden wzór dla pracownika, który zostanie wypełniony po podpisaniu umowy o pracę. W takim dokumencie wolno zawrzeć wszystkie dane z obu kwestionariuszy, będzie bowiem podpisywany już przez pracownika.

Forma przekazania danych – oświadczenie

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której te dane dotyczą (art. 221 § 3 kp). Od osoby ubiegającej się o zatrudnienie wolno zatem żądać wypełnienia kwestionariusza osobowego (§ 1 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia w sprawie akt osobowych). Złożenia kwestionariusza można również wymagać od pracownika (§ 1 ust. 2b rozporządzenia w sprawie akt osobowych).

Ważne!

Rozporządzenie w sprawie akt osobowych zawiera dwa wzory kwestionariusza. Pierwszy z nich jest przeznaczony dla osoby ubiegającej się o pracę, drugi – dla pracownika (czyli osoby przyjętej już do pracy).

Możliwy własny wzór dokumentu

Pracodawca nie ma obowiązku korzystania ze wzorów kwestionariuszy zamieszczonych w rozporządzeniu w sprawie akt osobowych. Jednakże wykorzystywanie tych kwestionariuszy osobowych ułatwi mu zbieranie danych osobowych. Poza tym uchroni pracodawcę przed naruszeniem Kodeksu pracy (art. 221 § 1 kp) polegającym na żądaniu od kandydata do pracy, a później od pracownika danych, do których uzyskania zakład pracy nie jest uprawniony.

Jeżeli pracodawca posługuje się kwestionariuszem albo formularzem przygotowanym samodzielnie, nie może wymagać podania w nim innych danych niż wynika to z Kodeksu pracy (patrz: przykład 1).

Przykład 1

NIEDOZWOLONE DANE

W samodzielnie opracowanym kwestionariuszu osobowym dla kandydata do pracy pracodawca umieścił punkty, w których kandydat ma ujawnić swój numer identyfikacji podatkowej, stan rodzinny (mąż, żona, dzieci) oraz numer PESEL. Jest to postępowanie niezgodne z przepisami prawa. Nie są to bowiem – zgodnie z Kodeksem pracy – dane, których można żądać od kandydata do pracy.

Uwaga na dane osobowe w CV

Jeżeli kandydat do pracy przysłał do danej firmy swoje CV zawierające wszystkie jego dane osobowe, z podpisaną klauzulą o zgodzie na ich przetwarzanie, to nie trzeba wymagać dodatkowo od niego wypełnienia kwestionariusza osobowego dla kandydata do pracy.

Jeżeli zaś to CV zawiera także te dane, które można zebrać dopiero od pracownika – to po jego zatrudnieniu nie trzeba także wymagać wypełnienia kwestionariusza dla pracownika.

Miejsce zamieszkania czy zameldowania

Ad 2

Kandydat ma obowiązek podania adresu zamieszkania, a nie adresu zameldowania.

Na miejsce zamieszkania składają się trzy podstawowe elementy:

• miejscowość w znaczeniu administracyjnym,

• miejsce stałego, faktycznego przebywania oraz

• wola pobytu osoby w danej miejscowości

(postanowienie SKO we Wrocławiu z 6 września 2001 r., SKO 4313/46/01, OwSS 2002/1/11).

Czym innym jest natomiast miejsce zameldowania, które ma związek z ewidencją ludności.

Gdyby w kwestionariuszu chodziło o podanie miejsca zameldowania, zostałoby to wyraźnie zaznaczone w przepisach Kodeksu pracy (art. 221 § 1 pkt 4 kp).

Ważne!

Z zasady kandydat do pracy lub pracownik powinien być zameldowany w miejscu zamieszkania. W praktyce problem rozbieżności pomiędzy adresem zameldowania a adresem zamieszkania jest wynikiem częstego nieprzestrzegania ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych. Z ustawy tej wynika bowiem obowiązek, by osoba przebywająca na terytorium RP zameldowała się w miejscu pobytu stałego lub czasowego, trwającego ponad 3 miesiące, najpóźniej w 30. dniu, licząc od dnia przybycia do tego miejsca (art. 10 ustawy z 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych).

Wymagane wykształcenie określi sam pracodawca albo pragmatyki

Ad 3

Kwalifikacje zawodowe pracowników, wymagane do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na danym stanowisku, określa sam pracodawca, chyba że chodzi o zatrudnionego, co do którego wymagania kwalifikacyjne zostały wskazane w pragmatyce służbowej. Dotyczy to w szczególności tzw. zamkniętych zawodów, np.:

• prokuratorów,

• notariuszy,

• adwokatów,

• radców prawnych.

W takim przypadku pracodawca musi się dostosować do wymagań ustawowych i powinien zatrudnić osoby spełniające ściśle określone wymagania kwalifikacyjne (patrz: przykład 2).

Przykład 2

WYMAGANIA USTAWOWE

Pracodawca prowadzący aptekę zamierza zatrudnić farmaceutę. Może to być wyłącznie osoba, która:

• ukończyła w Polsce co najmniej pięcioletnie studia na kierunku farmacja w szkole wyższej, obejmujące co najmniej sześciomiesięczną praktykę zawodową w aptece, i uzyskała tytuł magistra farmacji albo

• ukończyła w Polsce przed 1 maja 2004 r. czteroletnie lub pięcioletnie studia na kierunku farmacja w szkole wyższej i uzyskała tytuł magistra farmacji, albo

• posiada uznany w Polsce dyplom wydany przez państwo inne niż państwo członkowskie UE, potwierdzający ukończenie co najmniej pięcioletnich studiów na kierunku farmacja w szkole wyższej, obejmujących co najmniej sześciomiesięczną praktykę zawodową w aptece, albo

• posiada kwalifikacje uzyskane w państwie członkowskim UE uznane w Polsce za równoważne z dyplomem i tytułem magistra farmacji

(art. 2b ustawy z 19 kwietnia 1991 r. o izbach aptekarskich).

Szczególne wymogi kwalifikacyjne dotyczą również innych pracowników np. urzędników.

Natomiast w przypadku gdy przepisy nie wymagają spełniania określonych warunków, do zatrudnienia na danym stanowisku pracy, wówczas o wymaganiach kwalifikacyjnych wobec przyszłego pracownika decyduje sam pracodawca.

Dane dotyczące powszechnego obowiązku obrony pomogą wypełnić obowiązki wobec WKU

Ad 4

W rubryce „powszechny obowiązek obrony” pracownik powinien podać następujące dane:

• stosunek do powszechnego obowiązku obrony,

• stopień wojskowy,

• numer specjalności wojskowej,

• przynależność ewidencyjna do WKU,

• numer książeczki wojskowej,

• przydział mobilizacyjny do sił RP.

Zgodnie z przepisami dotyczącymi powszechnej obrony RP pracodawca ma obowiązek zawiadomić, nie później niż przed upływem 14 dni, wojskowych komendantów uzupełnień o:

• zatrudnieniu i zwolnieniu pracownika oraz

• jego kwalifikacjach i zajmowanym stanowisku.

Obowiązek ten istnieje m.in. w stosunku do osób podlegających obowiązkowi stawienia się do kwalifikacji wojskowej, którzy nie wywiązali się z tego zobowiązania do końca roku kalendarzowego, w którym kończą dwadzieścia cztery lata życia (art. 50 ustawy z 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony oraz § 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia z 15 czerwca 2004 r. w sprawie zawiadamiania wojskowych komendantów uzupełnień).

Konieczny podpis i wskazanie daty

Zarówno kandydat ubiegający się o zatrudnienie, jak i pracownik powinien własnoręcznie podpisać kwestionariusz oraz wpisać datę, w której składa oświadczenie – podając swoje dane osobowe.

Wskazanie daty jest konieczne, by ustalić, czy dane zostały podane w poprawny sposób, tj. czy np. najpierw osoba została zatrudniona, a następnie wypełniła kwestionariusz dla pracownika, zawierający dane, jakich można żądać dopiero od pracownika (patrz: przykład 3). Podpis jest natomiast dowodem, że dane zawarte w kwestionariuszu pochodzą od osoby, która je podała.

Przykład 3

TERMIN NA KWESTIONARIUSZ DLA PRACOWNIKA

Umowa o pracę została między stronami zawarta 19 stycznia. Zapisano w niej, że pracownik rozpoczyna pracę od 1 marca.

Zatrudniony może najwcześniej wypełnić kwestionariusz osobowy dla pracownika 1 marca lub np. w dniu następnym. Wcześniej została wprawdzie podpisana umowa o pracę, ale nie został nawiązany stosunek pracy. W kontekście wypełniania obowiązków ze stosunku pracy, w tym związanych z ujawnieniem danych osobowych o pracowniku możemy natomiast mówić dopiero z chwilą, gdy zostanie nawiązany stosunek pracy. Kodeks pracy wyraźnie określa ten moment, stanowiąc, że stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy (np. 1 marca), a jeżeli terminu tego nie określono – w dniu zawarcia umowy o pracę (art. 26 kp).

Oświadczenia o niekaralności można wymagać tylko w szczególnych okolicznościach

Zabronione jest przetwarzanie danych dotyczących skazań, orzeczeń o ukaraniu i mandatów karnych, a także innych orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym lub administracyjnym, chyba że:

• osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę na piśmie,

• przepis szczególny innej ustawy zezwala na przetwarzanie takich danych bez zgody osoby

(art. 27 ustawy o ochronie danych osobowych).

Wystarczą dane kodeksowe…

Zakres danych osobowych, których pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie i od pracownika zawarty w katalogu w art. 221 § 1 i 2 kp należy uznać za wystarczający do tego, aby można było podjąć racjonalną decyzję o zatrudnieniu danej osoby, a następnie wywiązywać się wobec niej z ustawowych obowiązków. Wśród tych danych osobowych nie ma wymienionych informacji dotyczących karalności pracownika. Natomiast w świetle przepisu art. 221 § 4 kp podstawą żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie informacji o niekaralności może być odrębny przepis rangi ustawowej nakładający obowiązek podania takich danych.

…chyba że ustawa pozwala na więcej

Należy zatem przyjąć, że tylko w przypadku wyraźnego przepisu rangi ustawowej zobowiązującego osobę ubiegającą się o zatrudnienie do:

• wykazania swojej niekaralności i

• dostarczenia w związku z tym stosownego dokumentu

pracodawca ma prawo żądać od kandydata do pracy takiej informacji. Taka regulacja prawna występuje m.in. w ustawie z 20 czerwca 1985 r. o prokuraturze czy w ustawie z 27 lipca 2001 r. – Prawo o ustroju sądów powszechnych.

Można wystąpić do Krajowego Rejestru Karnego

W pozostałych przypadkach, gdy przepis rangi ustawowej wśród przesłanek koniecznych do spełnienia od kandydata do pracy wymienia niekaralność, właściwą drogą do uzyskania takiej informacji, jak się wydaje, jest wystąpienie pracodawcy do Krajowego Rejestru Karnego. Nie ma bowiem podstawy prawnej do tego, aby od kandydata do pracy żądać dostarczenia takiej informacji.

Z ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym wynika, iż prawo do uzyskania informacji o osobach, których dane osobowe zgromadzone zostały w rejestrze, przysługuje m.in. pracodawcom.

Jednak z uprawnienia do tej informacji mogą oni korzystać tylko w zakresie niezbędnym do:

• zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także

• ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.

Ważne!

Informacje o niekaralności osoba ubiegająca się o zatrudnienie może przedstawić pracodawcy z własnej inicjatywy, po uzyskaniu ich z Krajowego Rejestru Karnego, np. jeżeli jej zdaniem mogą przyczynić się do wyboru jej kandydatury na dane stanowisko spośród wielu innych kandydatów. Każdemu przysługuje bowiem prawo do uzyskania informacji, czy jego dane osobowe zgromadzone są w rejestrze. A zatem kandydatowi do pracy, którego dane osobowe się tam znajdują, na jego wniosek, udostępnia się informację o treści wszystkich zapisów dotyczących jego osoby.

Od kandydata nie można domagać się udostępnienia zdjęcia

Nie wolno żądać od kandydata do pracy jego fotografii. Dostarczenia zdjęcia można wymagać dopiero od pracownika, np. po to, by wystawić mu legitymację, przepustkę, identyfikator itp.

Zdaniem GIODO

Przepisy nie nakładają obowiązku przekazywania pracodawcy przez kandydata do pracy swojego zdjęcia (niezależnie od formy jego udostępnienia). Zatem stwierdzić należy, że jeśli kandydat sam z własnej woli udostępni dodatkowe informacje na swój temat, np. zdjęcie, to wyrażona przez niego zgoda na wykorzystanie będzie elementem legalizującym przetwarzanie tych danych na potrzeby naboru przez pracodawcę (źródło: www.giodo.gov.pl/348/id_art/6433/j/pl/).

Jeżeli kandydat przesłał pracodawcy swoje zdjęcie razem z CV, to:

• jeżeli go zatrudniono – wolno wykorzystać to zdjęcie, np. do legitymacji czy identyfikatora. Można także – za jego zgodą – umieścić np. na stronie internetowej firmy. Jeżeli zaś pracodawca nie wystawia tego typu dokumentów – powinien je zwrócić zatrudnionemu, chyba że ten zostawi je w zakładzie z dopiskiem, że zgadza się na przetwarzanie swojego wizerunku na potrzeby firmy,

• jeżeli nie został zatrudniony – niedoszły pracodawca nie ma podstawy do przechowywania jego zdjęcia. Można je zniszczyć razem z kwestionariuszem osobowym nieprzyjętego kandydata.

Jeden kwestionariusz do części A, a drugi do części B akt osobowych

Kwestionariusz wypełniony przez kandydata do pracy przechowuje się w części A akt osobowych pracownika (§ 6 ust. 2 pkt 1 rozporządzenia w sprawie akt osobowych). Jest to bowiem dokument związany z ubieganiem się o pracę.

Pracodawca nie ma obowiązku przechowywania kwestionariuszy wypełnionych przez kandydatów do pracy, którzy nie zostali przyjęci do pracy. Można więc je zniszczyć. Pamiętajmy jednak, że zawierają one dane osobowe, za które pracodawca jest odpowiedzialny. Zgromadził je bowiem w związku z działalnością swej firmy. Zniszczenia trzeba więc dokonać w taki sposób, żeby nie dało się ustalić tożsamości osoby, której dane dotyczą. Chodzi o to, aby nie zostały one przez nikogo wtórnie pozyskane i wykorzystane. Każdy bowiem, kto administrując danymi, narusza choćby nieumyślnie obowiązek zabezpieczenia ich przed zabraniem przez osobę nieuprawnioną, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku (art. 52 ustawy o ochronie danych osobowych).

Ważne!

Obowiązek przechowywania kwestionariusza osobowego kandydata do pracy, który następnie został przyjęty do danej firmy, dotyczy tylko osoby zatrudnionej w ramach stosunku pracy (umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania, spółdzielczej umowy o pracę – art. 2 kp).

W części B akt osobowych przechowuje się dokumenty związane z zatrudnieniem. Ponieważ kwestionariusz wypełniony przez pracownika jest dokumentem wypełnionym przez osobę, która została już zatrudniona, powinno się przechowywać go właśnie w części B akt osobowych.

Dodatkowe zapisy w umowie o pracę w małych firmach

Umowa o pracę w przypadku pracodawców zatrudniających poniżej 20 pracowników pełni szczególną rolę. Nie wydają oni bowiem regulaminu pracy i regulaminu wynagradzania. Poza tym najczęściej nie działają tam związki zawodowe, więc nie obowiązują układy zbiorowe pracy ani inne porozumienia zbiorowe. A zatem pewne kwestie – które w przypadku większych pracodawców regulowane są we wspomnianych aktach wewnątrzzakładowych, u małych pracodawców mogą być określone tylko w umowach o pracę.

WZÓR

Warszawa, 25 kwietnia 2014 r.

Antkowiak & Zielińska spółka komandytowa

ul. Suzina 12

02-960 Warszawa

Umowa o pracę na czas nieokreślony

zawarta 25 kwietnia 2014 r. w Warszawie

pomiędzy:

„Antkowiak & Zielińska spółka komandytowa” z siedzibą w Warszawie przy ulicy Suzina 12, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000123456, o numerze identyfikacji podatkowej NIP: 0123456789, reprezentowaną przez Stanisławę Zielińską – komplementariusza,

zwaną dalej „Pracodawcą”,

a

Panią Michaliną Kardasińską zamieszkałą w Warszawie przy ulicy Górskiej 10 m. 14, legitymującą się dowodem osobistym seria XYZ nr 123456, wydanym przez Prezydent m. st. Warszawy,

zwaną dalej „Pracownikiem”,

zwanymi dalej łącznie „Stronami”.

Strony postanawiają zawrzeć umowę następującej treści:

§ 1

Pracodawca zatrudnia Pracownika na czas nieokreślony. Dniem rozpoczęcia pracy jest 5 maja 2014 r.

§ 2

Pracodawca zatrudnia Pracownika na stanowisku programisty baz danych.

Pracownik zobowiązuje się do:

sumiennego wykonywania pracy, w tym do dbałości o dobre imię i interesy Pracodawcy,

przestrzegania w zakładzie pracy zasad współżycia społecznego, w szczególności powstrzymania się od zachowań, które mogą zostać uznane za mobbing (wszelkiego rodzaju poniżanie, ośmieszanie i izolowanie innych pracowników z zespołu współpracowników) oraz

zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Pracodawcę na szkodę (w szczególności danych zabezpieczonych za pomocą haseł, kodów dostępu oraz dokumentów oznaczonych dopiskiem „poufne”).

§ 3

Strony uzgadniają, że miejscem wykonywania pracy jest siedziba Pracodawcy w Warszawie przy ulicy Suzina 12.

§ 4

Pracownik zostaje zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy.

§ 5

Za wykonywaną pracę Pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, na które składają się:

miesięczne wynagrodzenie zasadnicze w wysokości 4.000 (słownie: cztery tysiące) zł brutto,

premia kwartalna w wysokości 1.000 (słownie: jeden tysiąc) zł brutto, wypłacana do dnia 10. pierwszego miesiąca następnego kwartału kalendarzowego.

Pracownikowi może zostać wypłacona premia uznaniowa. O jej przyznaniu i wysokości decyduje Pracodawca, wziąwszy pod uwagę prawidłowość i rzetelność wykonywania obowiązków przez Pracownika.

§ 6

Liczba godzin nadliczbowych przepracowanych w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy nie może przekroczyć 250 godzin w roku kalendarzowym.

§ 7

Pracownikowi przysługuje w każdym dniu pracy przerwa w wymiarze 60 minut, pomiędzy godziną 12.00 a 13.00. Przerwa nie jest wliczana do czasu pracy.

§ 8

Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

Stanisława Zielińska 25 kwietnia 2014 r.

komplementariusz Michalina Kardasińska

Obowiązkowa treść umowy o pracę

Podstawowe elementy

Każda umowa o pracę powinna określać strony umowy, jej rodzaj, datę zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności:

• rodzaj pracy;

• miejsce wykonywania pracy;

• wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;

• wymiar czasu pracy;

• termin rozpoczęcia pracy.

Pomocniczy wzór umowy o pracę został zawarty w załączniku nr 2 do rozporządzenia o dokumentacji pracowniczej. Przy czym pracodawca może, lecz nie musi z niego korzystać. Wzór ten zawiera jedynie podstawowe (obligatoryjne) dane.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Rozdział I. Nawiązanie i zmiana stosunku pracy

Rozdział II. Obowiązki pracodawcy

Rozdział III. Regulaminy, obwieszczenia i wykazy

Rozdział IV. Czas pracy

Rozdział V. Urlopy wypoczynkowe

Rozdział VI. Macierzyństwo

Rozdział VII. Zwolnienia w małej firmie – obowiązki pracodawcy