Redakcja

Redaktor prowadzący:

Karol Zawadzki

Wydawca: Emilia Leśniewska

Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski

Skład: Raster studio, Norbert Bogajczyk

Projekt graficzny: Dominika Raczkowska

Drukarnia: Paper&Tinta

Nakład łączny: 1500 egz.

Prenumerata:

Aktualności rachunkowości budżetowej

Centrum Obsługi Klienta

' tel.: 22 518 29 29,

: e-mail: cok@wip.pl

Masz pytanie?

Skontaktuj się z nami:

ab@wip.pl

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka

ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264

– Sąd Rejonowy

dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy

XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy

Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

Od Redakcji

Szanowni Czytelnicy,

praca osób reprezentujących sektor publiczny wymaga szczególnej wyobraźni i zdolności planistycznych. W ostatnim kwartale roku szczególnie istotne jest odpowiednie przygotowanie się do sprawnego funkcjonowania jednostek w okresie zimowym. Zamówienie i zakup opału, nabycie, wymiana lub remont pieca grzewczego, drobne prace remontowe, zatrudnienie dodatkowej osoby z zewnątrz do odśnieżania – wszystkie te czynności trzeba także odpowiednio rozliczyć pod kątem księgowym. Należy brać przy tym pod uwagę m.in. definicję środka trwałego zawartego w ustawie o rachunkowości. Okazuje się bowiem, że modernizując centralne ogrzewanie, nie będziemy mieli do czynienia z ulepszeniem samego pieca, lecz całego budynku. Jeśli chodzi o zamawianie usług zimowego utrzymania dróg, należy z kolei pamiętać o sprawdzeniu, czy mamy do czynienia z dostawą lub usługą tego samego rodzaju. Przy tej kwalifikacji pomocniczo można korzystać z tzw. kodów CPV, które standaryzują terminologię wykorzystywaną przy opisywaniu przedmiotu zamówienia przez instytucje zamawiające.

Karol Zawadzki

redaktor prowadzący

Nakłady na modernizację centralnego ogrzewania wpływają na wartość całego budynku

Przed zbliżającym się okresem zimowym przedstawiciele jednostek publicznych powinni zadbać m.in. o sprawdzenie sprawności urządzeń grzewczych. Jeśli okaże się, że niezbędne jest poniesienie dodatkowych wydatków na ich wymianę, trzeba pamiętać, że nie stanowią one zazwyczaj oddzielnego środka trwałego.

Ostatni kwartał roku dla przedstawicieli jednostek publicznych to okres, w którym należy zintensyfikować przygotowania związane ze zbliżającym się okresem zimowym. Zakup opału, prace remontowe, zaplanowanie zakupu usług odśnieżania dróg i placów – wszystkie te zdarzenia trzeba oczywiście odpowiednio zaksięgować. Właściwe przygotowanie jednostek publicznych do sprawnego funkcjonowania w okresie zimowym wymaga zaangażowania i współpracy wszystkich komórek organizacyjnych.

W samorządach największe wydatki i obowiązki związane z sezonem zimowym dotyczą zarządców dróg. Zadania z zakresu utrzymania lokalnych dróg, ulic, mostów, placów oraz organizacji ruchu drogowego należą do zadań własnych gminy, powiatu i województwa.

Zimowe utrzymanie dróg

Sposób wyboru wykonawcy w zakresie usług zimowego utrzymania dróg (likwidacja gołoledzi, odśnieżanie ulic i chodników itp.) uzależniony jest od wartości planowanego zamówienia, które zgodnie z art. 32 ustawy Prawo zamówień publicznych, rozumianej jako całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, jest ustalone przez zamawiającego z należytą starannością.

Należy przy tym pamiętać, że od połowy kwietnia 2014 roku obowiązuje większy tzw. próg bagatelności, a więc wartość zamówienia, powyżej której muszą być stosowane procedury wynikające z ustawy o zamówieniach publicznych. Aktualnie próg ten wynosi 30.000 euro, a do przeliczenia wartości zamówienia stosuje się kurs 4,2249. Po przekroczeniu wartości zamówienia wynoszącej 126.747 zł netto zamawiająca jednostka będzie zobowiązana do przeprowadzenia zamówienia przy zastosowaniu któregoś z trybów zamówieniowych (przetarg, negocjacje itp.).

Wybór trybu zamówieniowego

Wybór sposobu udzielania zamówienia uzależniony jest od jego rodzaju. W przypadku zimowego utrzymania dróg najwłaściwszy jest przetarg nieograniczony.

Nie oznacza to jednak, że oferty mogą zgłaszać wszyscy zainteresowani. Ograniczeniem w tym zakresie może być opis sposobu oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu. Jak wskazała Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku o sygn. KIO/UZP 1794/10, wszyscy wykonawcy ubiegający się o zamówienie, także w tym trybie, zarówno muszą spełniać warunki udziału w postępowaniu, jak i sprostać pozostałym wymogom zamówienia, które są określone w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

Rzadziej stosowany jest przetarg ograniczony, który jest skierowany do wybranej liczby wykonawców. W przypadku zamówienia dotyczącego zimowego utrzymania dróg nie znajduje on uzasadnienia. Pozostałe sposoby udzielania zamówień mogą być stosowane w wyjątkowych sytuacjach, np. w postępowaniu prowadzonym uprzednio w trybie przetargu nieograniczonego.

Podział zamówienia

Badając, czy w przypadku zamawiania usługi zimowego utrzymania dróg, ale także np. usług odśnieżania posesji jednostki, nie przekroczono progu bagatelności, należy pamiętać, aby nie dokonać sztucznego podziału danego zamówienia.

Zakaz dzielenia zamówień

Zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości. Dotyczy to zwłaszcza zamówień dostaw i usług tego samego rodzaju.

Ustawa Prawo zamówień publicznych nie definiuje pojęcia dostaw i usług tego samego rodzaju. W praktyce przyjmuje się, że są to produkty lub usługi takie same lub zastępowalne, które można nabyć u jednego dostawcy. Jednak dokładne ustalenie, czy mamy do czynienia z dostawą lub usługą tego samego rodzaju, powinno być podejmowane za każdym razem indywidualnie, z uwzględnieniem takich aspektów, jak skala zamówienia oraz rynek, na którym dokonywane ma być zamówienie.

PRZYKŁAD 1

Kody CPV przy usługach zimowego utrzymania dróg

Jednostka budżetowa, w związku ze zbliżającym się sezonem zimowym, przygotowuje się do ogłoszenia zamówienia na usługę wynajmu sprzętu i pojazdów do zimowego utrzymania dróg będących w jej zarządzie oraz wynajmu samochodu ciężarowego (wraz z kierowcą) do przewozu lub dowozu materiałów. Usługi związane z wynajmem sprzętu i pojazdów do zimowego utrzymania dróg mieszczą się w kodzie CPV 90620000-9 „Usługi odśnieżania”, a wynajem samochodu ciężarowego wraz z kierowcą do transportu materiałów – w 60100000-9 „Usługi w zakresie transportu drogowego”. Wynika z tego, że nie są to usługi tego samego rodzaju, tak więc jednostka może dokonać podziału zamówienia.

Przy kwalifikacji pomocniczo można korzystać z tzw. kodów CPV, które standaryzują terminologię wykorzystywaną przy opisywaniu przedmiotu zamówienia przez instytucje zamawiające (przykład 1).

Usługi należące do tej samej grupy należy dodatkowo ocenić pod kątem tego, czy dane zamówienie może bez żadnego trudu realizować ten sam wykonawca.

Zamówienia kilkuletnie

Kolejnym etapem prowadzącym do zapewnienia usług zimowego utrzymania dróg jest zawarcie umowy z dostawcą materiałów i usługodawcą. Na dzień podpisania umowy środki na ten cel muszą być zatem ujęte w budżecie danej jednostki, bowiem zgodnie z art. 44 ustawy o finansach publicznych wydatki mogą być ponoszone na cele i w wysokościach ustalonych w planie finansowym. W przeciwnym wypadku jednostka może narazić się na zarzut naruszenia dyscypliny finansów publicznych.

Wyjątkiem jest sytuacja, w której jednostka zamierza ogłosić przetarg na usługę zimowego utrzymania dróg np. na okres 2 lat. Środki zabezpieczone będą wówczas tylko na rok bieżący. Z ustawy Prawo zamówień publicznych nie wynika zakaz wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, w sytuacji gdy zamawiający nie ma jeszcze zagwarantowanych środków na realizację określonego przedsięwzięcia, tak więc procedura dotycząca zamówienia może zostać rozpoczęta. Warunkiem zawierania umów, z których płatności wykraczają poza rok budżetowy, jest upoważnienie zawarte w uchwale w sprawie wieloletniej prognozy finansowej.

Porozumienia samorządowe

Jako że zadania z zakresu dróg należą do zadań własnych samorządów, wydatki na dany rodzaj drogi może ponosić tylko jej zarządca. Wyjątkiem są sytuacje, gdy między zarządcami zawarte zostanie porozumienie na mocy art. 19 ust. 4 ustawy o drogach publicznych, w którym w szczególności muszą być ujęte regulacje dotyczące wzajemnych rozliczeń finansowych. Omawiane porozumienie może dotyczyć także przekazania zimowego utrzymania dróg.

Warto zastanowić się nad takim rozwiązaniem w szczególności w miastach niebędących miastami na prawach powiatu, gdzie zarządcy dróg wojewódzkich czy powiatowych mogą przekazać te zadania wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta), który będzie koordynować to zadanie na wszystkich drogach na swoim terenie. Taki sposób zarządzania może wpłynąć na efektywniej i taniej przeprowadzoną akcję zimową.

Zasady zawierania omawianych porozumień między zarządcami dróg oraz sposoby wzajemnych rozliczeń nie zostały dokładnie unormowane przez ustawodawcę, dlatego też kontrowersje budzi przejmowanie tych zadań bez otrzymania środków na ich finansowanie od zarządcy. Należy pamiętać, że w ślad za przekazywanymi zadaniami i kompetencjami zarządcy drogi jednostka przekazująca powinna również przelać środki finansowe na pokrycie kosztów realizacji przekazanego zadania. Znajduje to uzasadnienie w art. 167 ust. 1 Konstytucji RP, z którego wynika, że każdej jednostce samorządu terytorialnego zapewnia się dochody adekwatne do wykonywanych przez nią zadań. W praktyce rzadko spotyka się jednak sytuację, aby wraz z przekazaniem zadania samorząd przekazujący finansował zadanie w 100%.

Jeśli już, udzielana dotacja pokrywa tylko część ponoszonych kosztów, a samorządy przejmujące rezygnują z roszczenia o wypłatę dotacji w kwocie umożliwiającej pełne sfinansowanie zadania. Dotychczas porozumienia na takich zasadach nie były kwestionowane w orzecznictwie organów nadzoru. Samorządy przejmujące powinny jednak zastanowić się nad próbą kwestionowania tego rodzaju praktyk.

Pracownicy sezonowi

Przed nadejściem sezonu zimowego jednostki publiczne powinny również zastanowić się nad zapewnieniem personelu do przeprowadzania prac doraźnych, takich jak odśnieżanie chodników lub placów przy budynkach komunalnych.

W takich przypadkach najczęstszą formą zatrudnienia są umowy o pracę na czas określony, zawierane w ramach prac interwencyjnych lub robót publicznych, w których pracodawcy na podstawie ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (dalej: ustawa o promocji zatrudnienia) korzystają z dofinansowania do kosztów poniesionych na wynagrodzenia, nagrody oraz składki na ubezpieczenia społeczne. Dofinansowanie takie odbywa się na podstawie umowy zawartej z powiatowym urzędem pracy, która określa m.in. wysokość zwrotu ponoszonych kosztów, na zasadach określonych odpowiednio w art. 51 i 57 ustawy o promocji zatrudnienia.

Wysokość dofinansowania dla pracodawcy zatrudniającego pracowników w ramach prac interwencyjnych uzależniona jest od długości okresu i wymiaru zatrudnienia. Nieco inne zasady zwrotu obowiązują przy zatrudnianiu osób w ramach robót publicznych. Ta forma skierowana jest jednak do ograniczonej grupy pracodawców wymienionych w art. 2 ust. 1 pkt 32 ustawy o promocji zatrudnienia (m.in. powiaty i gminy).

Rozliczenie refundacji

Jeżeli refundacja kosztów poniesionych z tytułu zatrudnienia bezrobotnych następuje w trakcie roku budżetowego, środki te przyjmuje się na zmniejszenie poniesionych w tym roku budżetowym wydatków, natomiast w przypadku gdy refundacja następuje po upływie roku budżetowego, środki te stanowią dochód budżetu jednostki publicznej.

PRZYKŁAD 2

Ewidencja księgowa zwrotu kosztów zatrudnienia

Miejski zarząd nieruchomościami otrzymuje z powiatowego urzędu pracy refundację części wynagrodzeń dla pracowników zatrudnionych w ramach robót publicznych. Rozliczenie dokonywane jest w okresach miesięcznych, a podstawą refundacji jest przedłożone przez jednostkę rozliczenie poniesionych kosztów za poszczególne miesiące. Wynagrodzenie dla pracowników za dany miesiąc wypłacane jest do 10. dnia następnego miesiąca.

Przyjmując założenie, że pracownicy zostali zatrudnieni od września, w bieżącym roku jednostka będzie mogła dokonać rozliczenia tylko za 2 miesiące, bowiem wydatki na wynagrodzenia za grudzień oraz składki za listopad i grudzień będą poniesione dopiero w roku następnym. Dla jednostki oznacza to, że część refundacji będzie pomniejszała koszty i wydatki roku bieżącego, a część będzie stanowiła dochód roku następnego. Ewidencja księgowa będzie wówczas wyglądała jak w dekretacji 1.

Dekretacja 1

Noty obciążeniowe dotyczące kwot do refundacji z powiatowego urzędu pracy za zorganizowanie robót publicznych za wrzesień i październik

Część kosztów wynagrodzeń brutto:

Wn 240 „Pozostałe rozrachunki”

Ma 404 „Wynagrodzenia”

Część kosztów składek na ubezpieczenie:

Wn 240 „Pozostałe rozrachunki”

Ma 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”

Otrzymanie refundacji kosztów wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostki” (analityka: wydatki)

Ma 240 „Pozostałe rozrachunki”

równocześnie obustronny zapis techniczny ujemny na koncie 130 dla zachowania czystości obrotów

Noty obciążeniowe za koszty zorganizowanych robót publicznych za listopad i grudzień (wystawione odpowiednio w styczniu i lutym roku następnego) – kwota do refundacji

Wn 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”

Ma 750 „Przychody finansowe”

Otrzymanie refundacji w 2015 roku

Wn 130 „Rachunek bieżący jednostki” (w analityce: dochody w § 097 „Wpływy z różnych dochodów”)

Ma 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych”.

Zakup opału i usług remontowych

Zamawiając materiał opałowy na zimę, jednostki publiczne, a zwłaszcza jednostki samorządu terytorialnego powinny zastanowić się nad zorganizowaniem łącznego zamówienia dla wszystkich jednostek organizacyjnych. Przy większym zamówieniu można osiągnąć niższą cenę oraz przygotować jedno zamówienie, co zmniejszy nakład pracy. Należy oczywiście przy tym pamiętać o wspomnianym progu bagatelności (30.000 euro).

Szczegóły oferty

Niezależnie od formy zamówienia, w warunkach oferty należy szczegółowo określić przedmiot zamówienia, tj. jakość opału, ilość, miejsce dostawy, sposób dostawy, terminy dostawy.

Możliwość dokonywania wspólnych zakupów wynika z art. 16 ustawy Prawo zamówień publicznych. W takiej procedurze dwie lub więcej jednostek tworzy grupę zakupową w celu przeprowadzenia zamówienia takiego samego lub o podobnym przeznaczeniu. W celu przeprowadzenia zamówienia zamawiający wyznaczają spośród siebie zamawiającego upoważnionego do przeprowadzenia postępowania i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego w ich imieniu i na ich rzecz. Dokładny zakres czynności dokonywanych przez zamawiającego powinien wynikać z pełnomocnictwa udzielonego przez każdego z zamawiających. W takim przypadku wartość zamówienia liczy się jako łączną wartość zamówień poszczególnych zamawiających.

Ewidencja zakupionego opału

Sposób rozliczania zakupionego opału musi wynikać z przyjętych w polityce rachunkowości zasad ewidencji materiałów. Jeżeli np. olej zakupiony jest do ogrzewania i zużywany jest na własne potrzeby jednostki sektora finansów publicznych, należy go zakwalifikować do rzeczowych aktywów obrotowych. Dlatego też, zgodnie z art. 17 ust. 2 ustawy o rachunkowości, jednostka, uwzględniając rodzaj i wartość posiadanych poszczególnych grup rzeczowych składników aktywów obrotowych, może wybrać jedną z czterech metod prowadzenia ewidencji rzeczowych składników obrotowych:

1) ilościowo-wartościową, w której dla każdego składnika ujmuje się obroty i stany w jednostkach naturalnych i pieniężnych,

2) ilościową obrotów i stanów, prowadzoną dla poszczególnych składników lub ich jednorodnych grup wyłącznie w jednostkach naturalnych,

3) wartościową obrotów i stanów towarów oraz opakowań, prowadzoną dla punktów obrotu detalicznego lub miejsc składowania, której przedmiotem zapisów są tylko przychody, rozchody i stany całego zapasu,

4) odpisywania w koszty wartości materiałów i towarów na dzień ich zakupu lub produktów gotowych w momencie ich wytworzenia, połączone z ustalaniem stanu tych składników aktywów i jego wyceny oraz korekty kosztów o wartość tego stanu, nie później niż na dzień bilansowy.

PRZYKŁAD 3

Księgowanie zakupu oleju opałowego

Miejski ośrodek pomocy społecznej co roku kupuje olej opałowy do ogrzewania tylko swojej siedziby. Wystarczające więc będzie stosowanie do ewidencji czwartej metody, czyli odpisywanie zakupionych materiałów od razu w koszty. Przyjęcie takiej metody musi być opisane w zasadach rachunkowości. Równocześnie należy podkreślić, że przyjęcie takiego sposobu nie zwalnia jednostki z obowiązku ustalenia na koniec roku obrotowego zapasu materiałów w celu prawidłowego ustalenia kosztów danego okresu. Zapasy materiałów podlegają wycenie zgodnie z art. 28 ust. 1 pkt ustawy o rachunkowości, według ceny nabycia. Prawidłowa ewidencja przy takim sposobie rozliczenia powinna wyglądać jak w dekretacji 2.

Dekretacja 2

Faktura za zakup opału

Wn 401 „Zużycie materiałów i energii”

Ma 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”

Zapłata za fakturę

Wn 201 „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”

Ma 130 „Rachunek bieżący jednostki”

Zinwentaryzowane materiały na koniec roku

Wn 301 „Materiały”

Ma 401 „Zużycie materiałów i energii”

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Nakłady na modernizację centralnego ogrzewania wpływają na wartość całego budynku

W samorządach największe wydatki i obowiązki związane z sezonem zimowym dotyczą zarządców dróg. Zadania z zakresu utrzymania lokalnych dróg, ulic, mostów, placów oraz organizacji ruchu drogowego należą do zadań własnych gminy, powiatu i województwa.

Naliczanie kosztów upomnienia dłużnika będzie łatwiejsze

Jeżeli zakupy realizowane w ramach zamówień publicznych różnią się tylko ceną, może być ona jedynym kryterium oceny ofert

Gminy będą mogły rozliczać dotację na przedszkola na starym wzorze

Państwo chce wesprzeć samorządy przy budowie dróg lokalnych

Jeśli ugoda sądowa w swoich skutkach przypomina umowę pożyczki, zobowiązania z tego tytułu należy wykazać w sprawozdaniu Rb-Z

Odsetki od wypłat zasiłków dla opiekunów są kosztami finansowymi

Odchylenia wynikające z zaokrągleń w deklaracji VAT-7 księguje się jako pozostałe przychody lub koszty operacyjne

Umorzenie środka trwałego niewprowadzonego wcześniej do ewidencji należy naliczyć, rozdzielając je na poszczególne lata

Zaległą wpłatę od podatników organ podatkowy samorządu terytorialnego powinien najpierw zaksięgować na należność główną i odsetki

Do celów bilansowych wypłatę zaliczki pracowniczej wyrażonej w walucie obcej należy przeliczyć według kursu z dnia poprzedzającego wypłatę

Jednostki sektora publicznego zwolnione z VAT nie będą musiały rozliczać podatku w procedurze odwróconego obciążenia

Przy wynajmie pomieszczeń szkolnych w podstawie opodatkowania VAT należy uwzględnić zarówno czynsz, jak i opłaty za media

Kwotę darowizny otrzymanej od osoby prywatnej dom dziecka powinien przekazać do budżetu jednostki nadrzędnej

NIK przedstawił rekomendacje dotyczące przyznawania stypendiów

Czasochłonność przygotowania informacji publicznej nie zwalnia podmiotu publicznego z obowiązku jej udostępniania

Wyznaczając inkasenta opłaty śmieciowej, należy dokładnie przeanalizować zgodność upoważnień z regulacjami ustawowymi

Pracownik samorządowy nie nabędzie prawa do nagrody jubileuszowej, gdy rozwiązywany stosunek pracy dotyczy osoby, która zawiesiła emeryturę

Zatrudnienie pracownika na stanowisko urzędnicze w ramach umowy na zastępstwo nie zwalnia z konieczności przeprowadzenia oceny okresowej

Sposób obliczania wynagrodzenia za okres, w którym pracownik jednostki był nieobecny, zależy od przyczyn usprawiedliwionej absencji

Zwolnienie lekarskie powoduje konieczność rezygnacji z wykorzystania zaplanowanego wcześniej urlopu okolicznościowego

Osoba zatrudniona za zgodą kuratora lub organu prowadzącego nie ma zagwarantowanego prawa do nagrody jubileuszowej