Redakcja

Redaktor Naczelna Grupy Czasopism:

Ewa Matyszewska

Redaktor prowadzący: Karol Zawadzki

Wydawca: Emilia Leśniewska

Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski

Skład: Raster studio

Projekt graficzny: Dominika Raczkowska

Drukarnia: Miller

Nakład: 1200 egz.

Prenumerata:

Finanse jednostek oświatowych i wychowawczych

Centrum Obsługi Klienta

' tel.: 22 518 29 29,

: e-mail: cok@wip.pl

Masz pytanie?

Skontaktuj się z nami:

jo@wip.pl

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka

ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy

dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy

XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy

Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

„Finanse jednostek oświatowych i wychowawczych” chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w „Finansach jednostek oświatowych i wychowawczych” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Od Redakcji

Szanowni Czytelnicy,

Ustawa o finansach publicznych nakłada na kierowników jednostek sektora budżetowego obowiązek zapewnienia funkcjonowania adekwatnej i skutecznej kontroli zarządczej. Chodzi o to, aby działania podejmowane przez osoby odpowiedzialne za kierowanie podmiotem publicznym umożliwiały realizację celów i zadań, które zostały przyjęte w statucie, w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

Kierownicy muszą pamiętać także o formalnej stronie tego obowiązku. Aby jednak nie powielać dokumentacji i nie wprowadzać niepotrzebnej, dodatkowej papierologii można wykorzystać procedury oraz dokumenty stosowane do tej pory w działach księgowych, kadrowych czy sekretariatach. Trzeba jednak pamiętać o sprawdzeniu czy wszystkie procedury wewnętrzne, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników są spójne oraz dostępne dla wszystkich zainteresowanych.

Istotnym elementem kontroli zarządczej jest też umiejętność przewidywania ryzyk. W tym obszarze należy pamiętać, aby przy ich ustalaniu brać pod uwagę tylko te z ewentualnych przeszkód, które faktycznie mogą uniemożliwić realizację ustalonych zadań.

redaktor prowadzący

Realizując kontrolę zarządczą, placówki nie muszą tworzyć nowej dokumentacji

Ustawa o finansach publicznych nakłada na jednostki publiczne obowiązek skutecznego i efektywnego działania, z zachowaniem zasady ochrony zasobów. Wszystko to wpisuje się w system kontroli zarządczej. Oficjalne procedury w tym zakresie opracowane zostały dla jednostek państwowych, ale mogą być stosowane także przez instytucje samorządowe, w tym jednostki oświatowe i wychowawcze.

Mimo że instytucja kontroli zarządczej obowiązuje w ustawie o finansach publicznych już od kilku lat, dla wielu przedstawicieli jednostek oświatowych jest ona wciąż jedynie zbiorem suchych przepisów. Jej pomysłodawcy nieustannie przypominają, że kontroli zarządczej nie można utożsamiać wyłącznie ze zbiorem dodatkowych procedur. Jest to swego rodzaju sposób spojrzenia na organizację jednostki tak, aby skutecznie wypełniała swoje cele. Oprócz dyrekcji w realizacji tego procesu dużą rolę odgrywają także księgowi mający na co dzień styczność z finansami obsługiwanych placówek.

Najważniejsza, z punktu widzenia kontroli zarządczej, jest realizacja celów i zadań jednostki. Wszelkie jej działania powinny być więc ukierunkowane na skuteczność w tym zakresie.

System kontroli zarządczej powinien badać, czy cele i zadania zostały zrealizowane:

zgodnie z przepisami oraz procedurami wewnętrznymi,

skutecznie i efektywnie,

na podstawie wiarygodnych sprawozdań,

z zachowaniem zasady ochrony zasobów,

przy jednoczesnym przestrzeganiu zasad etycznego postępowania,

przy efektywnym i skutecznym przepływie informacji,

z uwzględnieniem ryzyka.

Jednostki oświatowe, realizując omawiany system zarządzania, mogą kierować się standardami kontroli zarządczej określonymi w komunikacie ministra finansów z 16 grudnia 2009 r. Zostały one tam pogrupowane w pięciu obszarach:

1) środowisko wewnętrzne,

2) cele i zarządzanie ryzykiem,

3) mechanizmy kontroli,

4) informacja i komunikacja,

5) monitorowanie i ocena.

W praktyce do realizacji tych standardów można wykorzystać wiele procedur oraz dokumentów, którymi do tej pory dysponowała dana placówka. Jedynym dodatkowym formularzem, który powinna mieć każda jednostka, jest oświadczenie o stanie kontroli zarządczej.

Środowisko wewnętrzne

W ramach tej grupy standardów wyróżnia się kilka kategorii, których przestrzeganie znacząco wpływa na działanie całej kontroli zarządczej.

Pierwszą z nich jest przestrzeganie wartości etycznych. Wszystkie osoby zatrudnione w jednostce oświatowej lub wychowawczej – a więc kadra kierownicza, pracownicy pedagogiczni oraz niepedagogiczni – powinny być świadome wartości etycznych przyjętych w placówce oraz respektować je podczas wykonywania powierzonych zadań. Szczególną rolę odgrywa tu dyrektor, który ma wspierać i promować przestrzeganie poprawnych zachowań przez dawanie dobrego przykładu w codziennym postępowaniu i podejmowaniu decyzji. Kultura własna pracowników wpływa ponadto na klimat społeczny, komunikację interpersonalną, a przez to podnosi (lub obniża) efektywność podejmowanych działań.

W praktyce poszczególne postanowienia w tym zakresie placówki umieszczają przeważnie w statucie. Warto także zweryfikować opis stanowisk. Jeżeli ograniczono się w tym dokumencie jedynie do opisania obowiązków związanych z pełnioną funkcją, powinien zostać rozszerzony i uzupełniony o aspekty, które dotyczą zasad etyki.

Kolejną kategorią w tym obszarze są kompetencje zawodowe. Kadra zarządzająca oraz pracownicy powinni mieć wiedzę, umiejętności i doświadczenie, które umożliwiają skuteczne wypełnianie zadań. Zatrudnianie pracowników jednostki powinno odbywać się w sposób, który zapewni wybór najlepszego i kompetentnego pracownika na dane stanowisko. Ponadto dyrektor placówki powinien umożliwić rozwój kompetencji zawodowych pracowników, a także kadry zarządzającej. Tu dużą rolę odgrywają pracownicy komórek kadrowych, którzy w praktyce przygotowują dokumentację kadrową oraz uczestniczą w rekrutacji i ustalaniu ścieżki rozwoju pracownika.

Istotnym elementem funkcjonowania środowiska wewnętrznego jest także struktura organizacyjna. W jednostce oświatowej powinna być ona dostosowana do bieżących zadań i realizowanych celów. Zakres zadań musi być określony dla każdego pracownika w sposób jasny i spójny. Ponadto warto określić indywidualnie zakresy uprawnień i odpowiedzialności. Praktyczną realizację tej części można uzyskać przez poprawne stosowanie postanowień określonych w arkuszu organizacji pracy oraz w opisach stanowisk.

Ostatnią częścią jest tzw. delegowanie uprawnień. Każda jednostka oświatowa powinna dokładnie określić (np. w zarządzeniu dyrektora lub regulaminie wewnętrznym) zakres praw powierzanych poszczególnym osobom zarządzającym lub pracownikom. Należy przy tym pamiętać, że przyjęcie odpowiedzialności za dane zadanie powinno być potwierdzone podpisem.

Cele i ryzyko

Standardy wymieniają jako jeden z głównych elementów prawidłowo funkcjonującej kontroli zarządczej obszar „Cele i zarządzanie ryzykiem”, w skład którego wchodzi m.in. kategoria „Misja”.

Praktycznie każda istniejąca placówka oświatowa ma opracowaną misję, która jest częścią statusu. Warto ją jednak zweryfikować, bowiem opracowana przez zespół kilka lat wcześniej – często w innej rzeczywistości społecznej – może być nieadekwatna do potrzeb wynikających ze zmieniającego się środowiska, potencjału, jak również zasobów szkoły czy przedszkola. Aby ułatwić to zadanie, warto, aby przedstawiciele poszczególnych współpracujących grup (dyrekcja, pracownicy, rodzice) spotkali się i wspólnie w zespole scharakteryzowali: środowisko, w którym funkcjonuje placówka, jej potencjał, oczekiwania rodziców i pracowników oraz potrzeby dzieci.

Aby misja miała zwięzły charakter, można posłużyć się następującymi pytaniami:

Kim jesteśmy jako placówka?

Komu służymy?

Jaki jest cel naszej pracy?

W jaki sposób chcemy osiągnąć nasz cel?

Jakimi wartościami kierujemy się w naszej pracy?

Co wyróżnia nasz zespół?

Opis misji musi uwzględniać specyfikę jednostki

Określenie celu funkcjonowania placówki nie może być zbyt ogólne. Powinno odnosić się do specyfiki konkretnej placówki oraz potrzeb środowiska, w którym istnieje.

Jednostki oświatowe i wychowawcze powinny także ściśle określić swoje cele i zadania oraz sposób monitorowania i oceny ich realizacji. Dokumentacją używaną w tym przypadku mogą być protokoły posiedzeń rady pedagogicznej, zarządzenia dyrektora, opisy stanowisk. Cele należy określić jasno i w co najmniej rocznej perspektywie. Można je podzielić na strategiczne i operacyjne. Pierwsza z kategorii dotyczy długofalowej, kilkuletniej wizji pracy placówki zapisanej w statucie. Określają ją horyzonty czasowe i dlatego nie może być ich zbyt wiele. Przeważnie zamykają się one w dwóch–trzech kierunkach, w których zmierza polityka jednostki. Cele operacyjne uszczegółowiają cele, strategię i określają np. plan nadzoru pedagogicznego, program wychowawczy czy program profilaktyki przedszkola.

Cele operacyjne warto z kolei rozpisać na konkretne zadania wraz z terminami ich wykonania, wyznaczeniem osób odpowiedzialnych za ich realizację oraz sugerowanym sposobem ich ewaluacji.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Realizując kontrolę zarządczą, placówki nie muszą tworzyć nowej dokumentacji

Szkoły podstawowe mogą zatrudniać asystentów nauczycieli

Od września 2014 roku będą obowiązywały nowe druki legitymacji szkolnych, świadectw ukończenia szkoły oraz dojrzałosci

Obliczając dotację dla przedszkoli niepublicznych, za „najbliższą gminę” należy uznać tę, której siedziba położona jest w najmniejszej odległości

Nie można żądać odsetek od wpłat za pobyt dziecka w pieczy zastępczej

Szkoły korzystające z grantów powinny wypełniać formularz Rb-27ZZ

Rozliczając sumy gromadzone w ramach kas pożyczkowych, szkoły nie stosują szczególnych zasad rachunkowości

Sposób ewidencji kosztów wymiany akumulatora zależy od postanowień kierownika podjętych na etapie zaciągania zobowiązania

Metody stosowania przez szkołę odpisów aktualizujących należności powinny wynikać z obowiązujących przepisów wewnętrznych

Wartość wizy wykupionej przez pracownika jednostki oświatowej należy rozliczyć jako koszt podróży służbowej

Rozliczając inwestycję polegającą na zakupie komputerów dla szkoły, gmina powinna brać pod uwagę wartość pojedynczego elementu

Od kwietnia 2014 roku sprzedaż auta służbowego używanego w jednostce należy opodatkowywać podatkiem od towarów i usług

Usługi stołówkowe świadczone uczniom przez stowarzyszenie nie podlegają rejestracji przy użyciu kas rejestrujących

Niepubliczne placówki oświatowe mogą wnioskować o wcześniejszą wypłatę dotacji z budżetu jednostki samorządu terytorialnego

Gospodarując środkami na wydzielonym rachunku jednostek oświatowych, należy brać pod uwagę dokładne zapisy uchwały organu stanowiącego

Organy państwowe nie są zgodne co do możliwości potrącania przez jednostki kwot wypłacanych z funduszu socjalnego

Autorskie programy wychowania przedszkolnego nie wymagają obowiązkowej opinii nauczyciela mianowanego lub dyplomowanego

Roczne odroczenie obowiązku szkolnego może nastąpić także na podstawie orzeczenia psychologa prowadzącego poradnię niepubliczną

Szkoła nie musi refundować zakupu okularów nauczycielowi, który wystąpi o skierowanie na dodatkowe badania lekarskie

Zwolnienie ze świadczenia pracy jest dopuszczalne tylko za zgodą pracownika

W informacji o dochodach rodziny pracownika starającego się o świadczenie socjalne nie wykazuje się faktu wymeldowania

Ksiądz uczący religii w wymiarze ponad pół etatu ma prawo do odprawy z tytułu przejścia na rentę

Zatrudnienie sekretarki nie wymaga przeprowadzania konkursu