Spis treści

Spis treści

Redakcja

Od Redakcji

Ulepszeniem są prace powodujące zmianę cech użytkowych środka trwałego

Tematy publikacji w pełnej wersji

Redakcja

Redaktor prowadzący: Karol Zawadzki Wydawca: Emilia Leśniewska Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski Skład: Raster studio Projekt graficzny: Dominika Raczkowska Drukarnia: Miller Nakład: 1200 egz.

Prenumerata:

Finanse jednostek oświatowych i wychowawczych Centrum Obsługi Klienta ' tel.: 22 518 29 29, : e-mail: cok@wip.pl Masz pytanie?

Skontaktuj się z nami: jo@wip.pl

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy

dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy

XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy

Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

„Finanse jednostek oświatowych i wychowawczych” chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w „Finansach jednostek oświatowych i wychowawczych” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Od Redakcji

Szanowni Czytelnicy,

Kwestia podmiotowości VAT jednostek organizacyjnych gminy, w tym podmiotów tworzących system oświaty, wciąż nie jest do końca przesądzona. Pod koniec czerwca 2013 roku Naczelny Sąd Administracyjny w składzie siedmiu sędziów podjął uchwałę, w której uznał, że jednostki budżetowe traktowane wcześniej jako odrębni podatnicy powinny rozliczać się wspólnie z gminą. Problem z ostatecznym ustaleniem tego, czy na gruncie polskiej ustawy o VAT gminne jednostki budżetowe mogą być uznane za wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, spowodował, że sędziowie wystąpili dodatkowo z prośbą o ustosunkowanie się do tej sprawy do organów europejskich.

Tymczasem resort finansów, wydając interpretacje, nadal podtrzymuje swoje stanowisko i nakazuje jednostkom oświatowym – przynajmniej do czasu ostatecznego wyjaśnienia sprawy przez trybunał europejski – odrębne rozliczenie się z VAT.

Jednym z większych problemów, z którymi spotykają się osoby ewidencjonujące VAT w placówkach oświatowych, jest poprawne stosowanie procedury odwrotnego obciążenia. Przypomnijmy, że te z jednostek, które są podatnikami, powinny go wykazać w deklaracji VAT-7. Te, które są zwolnione, wypełniają formularz VAT-9M.

redaktor prowadzący

Ulepszeniem są prace powodujące zmianę cech użytkowych środka trwałego

Jednym z częściej pojawiających się problemów związanych z pracą księgowych jednostek oświatowych jest prawidłowe rozróżnienie nakładów poniesionych na remont od tych wykorzystanych na ulepszenia. Ma to istotne znaczenie, gdyż od tego, do której kategorii zakwalifikujemy daną kwotę, zależy poprawność klasyfikacji budżetowej. W praktyce wiele kłopotów sprawia również odróżnienie zakupu materiałów od nabycia usług.

Operacje związane z majątkiem jednostek publicznych są szczególnym rodzajem zdarzeń gospodarczych. Inwestycja w środki trwałe, przywrócenie ich wartości użytkowej czy bieżąca konserwacja, oprócz konieczności ujęcia w księgach rachunkowych, musi znaleźć odzwierciedlenie w klasyfikacji budżetowej – i to już na etapie konstruowania planu, a nie dopiero udzielania zamówienia.

Do takiego zachowania zobowiązują jednostkę:

1) art. 124 ust. 1 i 4, art. 212 oraz art. 236 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którymi w planach budżetów państwa i jednostek samorządu terytorialnego istnieje obowiązek umieszczenia odrębnych informacji dotyczących planowanych kwot w zakresie wydatków majątkowych, obejmujących między innymi te poniesione na inwestycje i zakupy inwestycyjne, 2) art. 162 pkt 3 i art. 254 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, zgodnie z którymi realizacja wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, 3) przepisy rozporządzenia ministra finansów w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, z których wynika, że projekty planów finansowych, jak też plany finansowe tych podmiotów powinny pozostawać w zgodności z kwotami wynikającymi z projektu budżetu państwa czy jednostki samorządu terytorialnego – w szczegółowości do paragrafu określającego rodzaj wydatku.

Realizacja zamówień w sposób ogólnikowy – bez opisania jasno i dokładnie zakresu jego przedmiotu – może spowodować w późniejszym okresie wiele problemów dla przedstawicieli służb finansowo--księgowych. Niepoprawne przypisanie przyszłego wydatku do właściwej klasyfikacji budżetowej może skutkować przekroczeniem środków zabezpieczonych w planie finansowym jednostki, a to nie powinno się zdarzać. Stosownie do postanowień art. 54 ust. 1 pkt 3a ustawy o finansach publicznych główny księgowy, przed udzieleniem przez kierownika zamówienia, powinien wstępnie skontrolować zgodność operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym. Niestety codzienna praktyka pokazuje, że w tym temacie pojawia się wiele niedociągnięć.

Stan techniczny i wartość użytkowa

Jednym z częstszych problemów w zakresie rozliczenia zakupów dotyczących majątku jest poprawne rozróżnienie nakładów poniesionych na remont i tych przeznaczonych na ulepszenie. Jest to istotne głównie ze względu na wpływ tych działań na wartość nabytego wcześniej środka trwałego. Wpływa także na ustalenie właściwej klasyfikacji budżetowej wydatków ponoszonych w ramach działalności inwestycyjnej lub bieżącej oraz zasad ewidencji księgowej na kontach grupy aktywów trwałych lub bieżących kosztów.

I tak, przez remont należy rozumieć wykonywanie w istniejącym środku trwałym robót polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji.

Użyte materiały nie mają znaczenia

W przypadku prac nad obiektami budowlanymi w celu zakwalifikowania ich jako remont dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych, niż użyto w stanie pierwotnym. Oznacza to, że w zakres remontu wchodzi również wymiana zużytych części środka trwałego na nowe, także wówczas, gdy nowe części są nowocześniejsze i mają lepsze parametry użytkowe od części, które uległy zużyciu.

Definicja ta wynika z art. 3 pkt 8 ustawy – Prawo budowlane. Takie rozumienie remontu nakazują również sądy administracyjne. Z ich orzeczeń wynika, że najistotniejszym warunkiem dla takiej kwalifikacji jest przywrócenie pierwotnego stanu technicznego i użytkowego środka trwałego. Może być on połączony z wymianą zużytych części, pod warunkiem że w toku tej wymiany nie dojdzie do zmiany jego charakteru i funkcji tego, a wykonywane prace są wynikiem jego eksploatacji (wyroki NSA, sygn. akt SA/Sz 119/97 oraz ISA/Gd2487/98).

Pod pojęciem „ulepszenie” należy z kolei rozumieć prace polegające na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji środka trwałego. W efekcie tych działań wartość użytkowa musi przewyższać tę z dnia przyjęcia do używania. Mierzy się ją:

- okresem używania,

- zdolnością wytwórczą,

- jakością produktów uzyskiwanych za

- pomocą ulepszonego środka trwałego,

- kosztami eksploatacji lub innymi miarami.

Wskazana definicja wynika z art. 31 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Przepis ten nie określa jednak granicy wartości poniesionych nakładów, które trzeba uznać za nakłady poniesione na ulepszenie. W tym zakresie można posiłkować się art. 16g ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, który wspomina o kwocie 3.500 zł. Regulacja ta może być stosowana do celów bilansowych, jednak wyłącznie w przypadku gdy jednostka takie postanowienia zawrze w swojej polityce rachunkowości.

Rozróżniając nakłady na remont i te na ulepszenie, należy brać pod uwagę:

a) okoliczności stanowiące podstawę podjęcia decyzji o wykonaniu danych prac,

b) zakres prac będących przedmiotem zamówienia,

c) uzyskane efekty w wyniku zrealizowania zaplanowanych prac.

W związku z rozszerzeniem działalności oraz koniecznością stworzenia nowych stanowisk pracy jednostka może postanowić np. o podzieleniu sali konferencyjnej na kilka mniejszych pomieszczeń, stawiając ścianki działowe wraz z drzwiami. Tego rodzaju działania zwiększają wartość użytkową budynku, a więc stanowią jego ulepszenie. Skutkuje to tym, że poniesione wydatki będą sklasyfikowane w § 605 „Wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych” lub § 607 „Wydatki inwestycyjne samorządowych zakładów budżetowych”. Nie można ich natomiast zaksięgować w § 427 „Zakup usług remontowych”, gdyż opisane prace nie mają charakteru odtworzeniowego, natomiast skutkują istotną zmianą cech użytkowych nieruchomości (zmiana funkcjonalności części powierzchni). Operacje te należy zaksięgować jak na schemacie 1.

Zakup nowej części składowej nie zawsze będzie ulepszeniem. Jeśli np. z uwagi na awarię jednostka kupi nową sprężarkę o wartości powyżej 3.500 zł, będącą jedną z części składowych urządzenia specjalistycznego i mającą te same parametry techniczne co dotychczasowa, będziemy mieli do czynienia z przywróceniem pierwotnego stanu technicznego urządzenia. Nie spowoduje zmiany jego charakteru i funkcji przedmiotowej, lecz umożliwi wykorzystywanie go zgodnie z gospodarczym przeznaczeniem. Wymiana taka będzie zatem remontem. Z uwagi jednak na to, że sprężarka (jako część wymienna) została zamontowana własnymi siłami, poniesione wydatki będą sklasyfikowane w § 4210 „Zakup materiałów i wyposażenia”. Ewidencję tego zdarzenia obrazuje schemat 2.

Usługa remontowa lub pozostała

Z uwagi na ograniczone możliwości organizacyjne oraz finansowe kierownicy jednostek dość często decydują się na zakup materiałów w jednym roku, a na wykonanie prac dopiero w kolejnym. Zaklasyfikowanie wydatków do konkretnego paragrafu zależy w takim przypadku od zakresu i charakteru prowadzonych prac.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Ulepszeniem są prace powodujące zmianę cech użytkowych środka trwałego

Są pieniądze dla pracowników oświaty zagrożonych zwolnieniem

Pracownicy Ochotniczych Hufców Pracy otrzymają dodatek do wynagrodzenia uzależniony od skuteczności swoich działań Związek gmin podnajmujący budynek szkoły na działalność swoich organów nie płaci podatku od nieruchomości Zwiększą się wymagania lokalowe dla instytucji chcących założyć żłobek

RIO: Stosowanie przez szkoły szczególnych zasad rachunkowości nie wyłącza konieczności przestrzegania ogólnych norm prawa bilansowego W § 426 klasyfikacji budżetowej należy ujmować opłaty związane zarówno ze zużyciem energii elektrycznej, jak i z jej dostawą Ewidencja księgowa kosztu nabycia rękawic ochronnych dla pracowników szkoły zależy od liczby użytkujących je osób Szkole, jako płatnikowi, przysługuje 0,3% pobranego podatku dochodowego

W samorządowych jednostkach oświatowych zasady ewidencji zwrotu wydatków powinny być uregulowane w przepisach wewnętrznych Przy odwrotnym obciążeniu szkoła powinna ujmować VAT należny w tej samej podziałce klasyfikacji budżetowej, z której zakupiono dany towar Gmina nie ma możliwości odliczenia podatku naliczonego w związku z przebudową boisk szkolnych i urządzeń sportowych W przypadku jednostek oświatowych będących podatnikami VAT dokumentem zmniejszającym należności z tytułu usług jest faktura korygująca RIO: Gmina nie może sfinansować dowozu uczniów spoza obwodu

Organy kontrolujące realizację „Wyprawki szkolnej” nie mogą żądać od dyrekcji szkoły przedstawienia decyzji administracyjnej Informację o spełnianiu obowiązku szkolnego i rocznego przygotowania przedszkolnego należy corocznie aktualizować Organizację letniego obozu sprawnościowego jednostka oświatowa powinna zgłosić do kuratorium Odmawiając związkowcom czasu wolnego, można narazić się na kłopoty

Wymiar urlopu nauczyciela dorabiającego w innej placówce zależy od tego, która z jednostek jest jego podstawowym zakładem pracy Ustalając wymiar urlopu w przedszkolu, należy stosować Kodeks pracy

Szkoła przyjmująca pracownika, którego staż przekracza lata uprawniające do nagrody, nie musi wypłacać jubileuszówki Kierownik placówki, jako pracodawca, nie może żądać od pracownika deklaracji odnoszcej się do dalszych planów zawodowych