Redakcja

Redaktor prowadzący: Karol Zawadzki

Wydawca: Emilia Leśniewska

Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski

Skład: Raster studio

Projekt graficzny: Dominika Raczkowska

Drukarnia: Miller

Nakład: 1200 egz.

Prenumerata:

Finanse jednostek oświatowych i wychowawczych

Centrum Obsługi Klienta

' tel.: 22 518 29 29,

: e-mail: cok@wip.pl

Masz pytanie?

Skontaktuj się z nami:

jo@wip.pl

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka

ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy

dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy

XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy

Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

„Finanse jednostek oświatowych i wychowawczych” chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w „Finansach jednostek oświatowych i wychowawczych” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Od Redakcji

Szanowni Czytelnicy,

wielkimi krokami zbliża się początek kolejnego roku szkolnego, a wraz z nim kolejne dylematy.

Tym razem tematem, który wzbudza najwięcej kontrowersji, jest kwestia zapewnienia darmowych podręczników. Do tej pory rodzice mogli liczyć przede wszystkim na pomoc finansową w ramach programu „Wyprawka szkolna”. Podobnie będzie i w tym roku – według resortu edukacji na wsparcie w ramach tego projektu będzie mogło liczyć prawie pół miliona uczniów.

Jak jednak zauważyli prawodawcy pracujący nad nowelizacją ustawy o systemie oświaty, mimo angażowania od kilku lat coraz większych środków na zapewnienie pomocy uczniom, realizacja „Wyprawki” nie zaspokaja wszystkich potrzeb w tym zakresie. Przede wszystkim pomoc przewidzianą w ramach programu mogą otrzymać uczniowie pochodzący z rodzin spełniających określone kryteria dochodowe, co nie zawsze odzwierciedla rzeczywistą sytuację materialną rodziców.

Między innymi z tego powodu rząd postanowił podjąć kolejne kroki, w tym wyposażyć uczniów w darmowe podręczniki do zajęć z zakresu edukacji polonistycznej, matematycznej, przyrodniczej i społecznej. Przypominamy, że na realizację tego zadania samorządy oraz organizacje i osoby fizyczne prowadzące szkoły mogą wnioskować o przyznanie dotacji celowej.

redaktor prowadzący

Stosując konta analityczne, należy uwzględniać potrzeby zarządcze placówki

Liczba kont służących do księgowego ujęcia operacji gospodarczych w jednostkach oświatowych i wychowawczych nie może być stała. Na pewnym etapie funkcjonowania najczęściej okazuje się, że podstawowe księgowanie danego składnika majątku nie zapewnia dostatecznej informacji o jego stanie i zmianach. Prowadzi to do podziału określonego konta na kilka bardziej szczegółowych.

W celu pełnego zobrazowania zdarzeń gospodarczych występujących w placówce osoby odpowiedzialne za prowadzenie rachunkowości powinny podzielić stosowane konta na co najmniej dwa bardziej szczegółowe. Zastosowana metoda zależy od zakresu informacji, które kierownictwo bądź księgowy chce pozyskać. W praktyce funkcjonuje podział poziomy lub pionowy. Pierwszy z nich polega na wyodrębnieniu z przedmiotu ewidencji poszczególnych składników i ujęciu ich na wyodrębnionych osobnych kontach. Mogą wówczas powstać zupełnie nowe konta syntetyczne. Konto dzielone znika wtedy z ewidencji, a w jego miejsce prowadzi się kilka bardziej szczegółowych.

Jednostka może zastosować także konta analityczne. Wówczas konto główne nadal funkcjonuje, a konta analityczne służą do ewidencji szczegółowej. Zapisy prowadzone w analityce powtarza się na koncie syntetycznym w takiej samej kwocie i po tej samej stronie.

Drugi sposób podziału, czyli pionowy, polega na wydzieleniu części obrotu lub obrotów z danego konta na inne. Konta powstałe w wyniku takiego podziału to konta pomocnicze. Przykładem może być tu konto „Wynik finansowy”, w ramach którego da się wyodrębnić konto „Przychodów” i „Kosztów”.

Przesłanki prawne dzielenia kont

W jednostkach publicznych struktura i sposób prowadzenia kont analitycznych wynika z ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia ministra finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych. Zgodnie z tymi regulacjami, konta wskazane we wzorcowych planach kont mogą być dzielone na dwa konta syntetyczne lub większą ich liczbę i powinny zapewniać możliwość sporządzenia m.in. sprawozdań finansowych i budżetowych.

Przepisy prawa bilansowego nie wskazują dokładnej liczby kont analitycznych. Zależy więc od potrzeb danej jednostki. Warto pamiętać, że przyjęta struktura musi zapewnić możliwość wyodrębnienia wszystkich operacji gospodarczych istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego. Nie można jednak popadać w skrajności.

Dzieląc konta syntetyczne, księgowi powinni kierować się rachunkową zasadą istotności, która mówi, że jednostka może stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji finansowej.

Modyfikacja polityki rachunkowości

Dodanie nowego konta analitycznego nie wymaga każdorazowo zmiany postanowień określonych w regulacjach wewnętrznych.

Wybrane przez jednostkę zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, w tym tryb i częstotliwość uzgodnień, powinny być unormowane w wewnętrznej dokumentacji jednostki, opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości.

Powiązanie konta syntetycznego z kontami analitycznymi powinno zapewnić zgodność obrotów konta syntetycznego z sumą obrotów kont analitycznych prowadzonych do danego konta, a także salda konta syntetycznego z sumą sald kont analitycznych. Zgodność ta powinna być sprawdzana na koniec każdego okresu sprawozdawczego za pomocą zestawienia obrotów i sald. Obowiązkowo zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych sporządza się – zgodnie z art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości – co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Obowiązek opracowywania przez jednostki sektora finansów publicznych sprawozdań budżetowych wymusza prowadzenie dodatkowej analityki według podziałek klasyfikacji budżetowej.

Analityka przy ewidencji majątku trwałego

Konto 011 „Środki trwałe”

Ewidencja szczegółowa prowadzona w ramach konta 011 powinna umożliwiać otrzymanie danych:

o liczbie i wartości początkowej poszczególnych obiektów środków trwałych w układzie pozwalającym na nadanie środkom numerów inwentarzowych,

o osobach lub komórkach odpowiedzialnych za poszczególne środki trwałe,

niezbędnych do ustalenia zobowiązań podatkowych,

potrzebnych do należytego obliczenia umorzenia i amortyzacji,

o wartości poszczególnych grup rodzajowych środków trwałych według Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT).

Przykładowy podział konta 011 „Środki trwałe” może wyglądać następująco:

011-1 Grunty

011-2 Budynki, lokale i obiekty inżynierii lądowej i wodnej

011-3 Urządzenia techniczne i maszyny

011-4 Środki transportu

011-5 Inne środki trwałe.

Jeśli istnieje taka potrzeba, można zastosować jeszcze jeden stopień analityki, gdzie np. pierwszy symbol będzie oznaczał grupy środków trwałych odpowiadający klasyfikacji KŚT, a kolejny numer jednostki/działu/wydziału:

1 stopień: 011/6 Urządzenia techniczne, maszyny,

2 stopień: 011/6-FK1 Urządzenia techniczne i maszyny – Dział finansowo-księgowy.

Ewidencja analityczna może być prowadzona w programie księgowym z podziałem na grupy rzeczowe według pozycji bilansu, natomiast szczegółowa – według poszczególnych obiektów – w odrębnym programie komputerowym „Środki trwałe”, według grup KŚT i działów klasyfikacji budżetowej. W księdze inwentarzowej ewidencjonuje się każdy obiekt w oddzielnej pozycji, tak aby było możliwe ustalenie wartości początkowej, amortyzacji, zwiększeń czy też zmniejszeń oraz danych charakterystycznych dla każdego z tych elementów.

Konto 013 „Pozostałe środki trwałe”

Podobnie może być prowadzona ewidencja do konta 013. Wymagana jest tu szczegółowość umożliwiająca ustalenie wartości początkowej i liczby pozostałych środków trwałych oraz podział na grupy statystyczne środków trwałych. Analityczna ewidencja ilościowo-wartościowa według poszczególnych miejsc używania może być prowadzona w księgach inwentarzowych lub indywidualnych kartotekach.

Numery grup rodzajowych wyposażenia objętego ewidencją ilościowo-wartościową mogą jednocześnie stanowić analitykę dla pozostałych środków trwałych, np.:

013-01 biurka

013-02 stoły, stoliki, ławy

013-03 szafy, segmenty meblowe

013-10 aparaty telefoniczne.

080 „Środki trwałe w budowie (inwestycje)”

Obowiązkowo prowadzona ewidencja analityczna do konta 080 musi zapewniać co najmniej:

wyodrębnienie kosztów środków trwałych w budowie według poszczególnych rodzajów efektów inwestycyjnych,

skalkulowanie ceny nabycia lub kosztu wytworzenia poszczególnych obiektów środków trwałych.

Szczegółowość analityki w danej jednostce zależy od wielkości i rodzaju inwestycji. Pierwszy poziom analityki to podział konta 080 według poszczególnych zadań inwestycyjnych. Następnie należy wyodrębnić koszty według mających powstać efektów inwestycyjnych. W sytuacji gdy w wyniku prowadzonej inwestycji powstanie tylko jeden obiekt inwentarzowy, wystarczająca będzie analityka na pierwszym poziomie.

Dopiero gdy efektem inwestycji stanie się kilka obiektów, szczegółowość analityki powinna być głębsza.

W jednostkach sektora finansów publicznych często stosowany jest podział ze względu na źródło finansowania inwestycji. Przykładowo, gdy jest dotowana z budżetu państwa, a w części pokrywana ze środków własnych jednostki samorządowej, należałoby zastosować kolejny poziom analityki:

080/1/01-1 Środki z dotacji

080/1/01-2 Środki własne

080/1/02-1 Środki z dotacji

080/1/02-2 Środki własne.

W jednostkach realizujących wiele zadań inwestycyjnych ewidencja szczegółowa powinna być również prowadzona w podziale na poszczególne zadania.

PRZYKŁAD

Stosowanie ewidencji szczegółowej dla konta 080

Gmina rozpoczęła inwestycję polegającą na budowie szkoły podstawowej. W jej ramach mają powstać dwa budynki, w tym jeden przeznaczony na edukację, a drugi typowo gospodarczy. Ma powstać także boisko sportowe. Ewidencja analityczna do nakładów inwestycyjnych ponoszonych w ramach tego zadania powinna uwzględniać podział według kosztów poszczególnych obiektów oraz koszty wspólne:

Poziom I:

080/1 Środki trwałe w budowie – Szkoła podstawowa w miejscowości K.

Poziom II:

080/1/01 Budynek nr 1 (oświatowy)

080/1/02 Budynek nr 2 (gospodarczy)

080/1/03 Boisko sportowe

080/1/04 Koszty pośrednie.

130 „Rachunek bieżący jednostki”

Do tego konta analityka powinna być prowadzona według podziałek klasyfikacji budżetowej określonej w rozporządzeniu ministra finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. Pierwszy poziom analityki to podział na subkonta dochodów i wydatków, które jednostka obowiązana jest prowadzić obowiązkowo ze szczegółowością klasyfikacji budżetowej, kolejne poziomy analityki uzależnione są od potrzeb danej jednostki.

Przykładowa ewidencja analityczna do konta 130 przedstawia się następująco:

130-1 Rachunek dochodów

130-1-70005 Gospodarka gruntami i nieruchomościami

130-1-70005 – 0750 Wpływy z najmu i dzierżawy – ewidencja dochodów budżetowych pochodzących z powierzchni biurowych, magazynowych i pozostałych zlokalizowanych w nieruchomościach)

130-2 Rachunek wydatków

130-2-700 Wydatki osobowe

130-2-700-4010 Wynagrodzenia osobowe

130-2-700-4010-1 Wynagrodzenia (zasadnicze, dodatki: specjalny, stażowy, premia itp.).

130-2-700-4010-2 Wynagrodzenie za czas choroby

130-2-700-4010-3 Nagrody

130-2-700-4010-4 Godziny nadliczbowe

130-2-700-4110 Składki na ubezpieczenia społeczne

130-2-700-4170 Wynagrodzenia bezosobowe

130-2-700-4170-1 Umowy zlecenia

130-2-700-4170-2 Umowy o dzieło

130-2-700 Wydatki rzeczowe

130-2-700-4260 Zakup energii

130-2-700-4260-1 Energia elektryczna

130-2-700-4260-2 Energia cieplna

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Stosując konta analityczne, należy uwzględniać potrzeby zarządcze placówki

Organy prowadzące będą musiały wskazać, jak wykorzystały dotację na podręczniki

W 2014 roku „Wyprawka szkolna” obejmie większą grupę uczniów

Minister edukacji nie rezygnuje ze zmian w Karcie Nauczyciela

RIO: Rozliczenie gotówki w kasie musi nastąpić w dniu wpłaty

Do umorzenia wartości boiska szkolnego do celów księgowych można stosować inne stawki niż wynikające z ustawy o CIT

Przed rozpoczęciem spisu majątku szkoły przy użyciu czytników kodów należy zmodyfikować zapisy instrukcji inwentaryzacyjnej

Rozliczając delegację pracownika jednostki oświatowej, warto korzystać postanowień przyjętych przez kierownika w ragulacjach wewnętrznych

Dofinansowanie do wypoczynku dzieci zwolnione jest z PIT, pod warunkiem że organizuje go wyspecjalizowany podmiot

Wynajem szkolnego korytarza do celów sportowych objęty jest podstawową 23% stawką podatku od towarów i usług

Przedszkola niepubliczne z dotacji od jednostki samorządu terytorialnego mogą pokrywać wydatki na wynagrodzenie dyrektora oraz wychowawcy

Szkoła, która zamierza przekazać środek trwały musi uwzględniać akty wewnętrzne dotyczące gospodarowania mieniem wydane przez organ prowadzący

Do części zamówienia realizowanego po wejściu w życie zmian w ustawie ustawy o zamówieniach publicznych stosuje się nowe progi

Wniosek o przyznanie prawa do nauczania indywidualnego dla osoby pełnoletniej z upośledzeniem umysłowym powinien podpisać sam uczeń

Oddział przedszkolny działający przy szkole podstawowej może zwiększyć liczbę godzin nauczania

Dyrektor przywracający nauczyciela do pracy może przydzielić mu zajęcia inne niż wykonywane wcześniej, o ile nie zmieni się pensum

Zajęcia wspomagające może prowadzić kilku nauczycieli

Dni na poszukiwanie pracy nie przysługują, jeśli to wypowiedzenie zostało złożone z woli samego pracownika

Od wypłat odszkodowania zasądzonego z tytułu bezprawnego pozbawienia funkcji wicedyrektora szkoły należy odprowadzić składki na ZUS

Pracodawcą nauczyciela zatrudnionego w szkole prowadzonej przez stowarzyszenie jest dyrektor placówki, a nie organizacja pozarządowa