Redakcja

Redaktor prowadzący: Karol Zawadzki

Wydawca: Emilia Leśniewska

Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski

Skład: Raster studio

Projekt graficzny: Dominika Raczkowska

Drukarnia: Miller

Nakład: 1300 egz.

Prenumerata:

Finanse jednostek oświatowych i wychowawczych

Centrum Obsługi Klienta

' tel.: 22 518 29 29,

: e-mail: cok@wip.pl

Masz pytanie?

Skontaktuj się z nami:

jo@wip.pl

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka

ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy

dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy

XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy

Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

„Finanse jednostek oświatowych i wychowawczych” chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. W związku z tym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w „Finansach jednostek oświatowych i wychowawczych” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Od Redakcji

Szanowni Czytelnicy,

na powakacyjnym posiedzeniu sejmu szefowa resortu edukacji przedstawiła plany swojego ministerstwa na rok szkolny 2014/2015. Po pierwsze, kontynuowany ma być proces zaopatrywania szkół w darmowe – z perspektywy rodziców – podręczniki. W tym roku przygotowywane będą głównie pomoce dla uczniów klas II i III szkół podstawowych. Ministerstwo widzi także potrzebę zwiększenia zainteresowania kształceniem się młodzieży w szkołach zawodowych – w tym jednak celu należy znaleźć sposób na uściślenie współpracy szkolnictwa zawodowego z lokalnym rynkiem pracy. Zaniedbane, zdaniem ministra, zostało także nauczanie matematyki – o czym świadczą wyniki ostatnich matur. W dalszych planach resortu jest zajęcie się kwestią odpłatności za dostęp do dzienników elektronicznych. Celem ich wprowadzenia było ułatwienie dostępu rodziców do informacji o przebiegu nauczania. Wprowadzenie opłat za korzystanie z tego nowatorskiego rozwiązania wypacza jednak ideę równości i powszechności dostępu do nauki. Osoby zajmujące się rozliczeniami w jednostkach oświatowych i wychowawczy z pewnością będą zainteresowane planami ministra finansów. Chce on wprowadzenia do klasyfikacji budżetowej kolejnej cyfry identyfikującej podmioty publiczne, od których pochodzą dochody oraz do których wpływają środki. Wielu z przedstawicieli jednostek sektora budżetowego wskazuje, że wdrożenie takiego rozwiązania będzie kłopotliwe ze względu na konieczność dostosowania funkcjonujących programów księgowych.

redaktor prowadzący

Inwentaryzacja majątku może służyć jako narzędzie zarządzania jednostką

Aby sprawozdania finansowe sporządzane przez jednostki oświatowe i wychowawcze były rzetelne i prawidłowe, istnieje konieczność periodycznego ustalania rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, w tym rzeczowych aktywów obrotowych. W celu uniknięcia nieprawidłowości, inwentaryzując poszczególne składniki majątku, warto wykorzystać mechanizmy audytowe pozwalające zoptymalizować proces weryfikacji.

W obecnych realiach funkcjonowania jednostek publicznych istnieje coraz większe zapotrzebowanie na stosowanie systemów wspomagania zarządzaniem. W tym kontekście szczególnego znaczenia nabiera koncepcja audytu finansowego. Jego głównym celem jest przysporzenie wartości i usprawnienie funkcjonowania jednostki przez identyfikacje ryzyka, ocenę adekwatności i efektywności kontroli zarządczej. Jednym z jego elementów jest poprawne przeprowadzenie procesu inwentaryzacji, który odpowiednio przygotowany może posłużyć jednostce w realizacji celów zarządczych.

Jednostki oświatowe powinny postarać się, aby przeprowadzane czynności inwentaryzacyjne nie były traktowane wyłącznie jako coroczne wypełnianie obowiązków ustawowych, lecz także jako narzędzie do skutecznego gospodarowania środkami publicznymi.

Pytania pomocnicze

Przed przystąpieniem do czynności inwentaryzacyjnych warto zadać sobie kilka istotnych pytań, które pozwolą ocenić, czy w trakcie ich wykonywania nie wystąpią żadne błędy. Mają one pozwolić na ocenę, czy funkcjonujące w jednostce regulacje wewnętrzne zapewniają prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji. Przykład wstępnych pytań weryfikacyjnych na przykładzie spisu rzeczowych składników rzeczowych aktywów obrotowych prezentuje tabela 1.

Pytania weryfikacyjne warto również zadać sobie w trakcie trwania inwentaryzacji oraz po jej zakończeniu (tabela 2. i 3.). Może to pomóc nie tylko w przeprowadzaniu tegorocznej inwentaryzacji, lecz także w wyciągnięciu wniosków na przyszłość.

Dokumenty magazynowe

Wykryte podczas inwentaryzacji rzeczowych składników majątku obrotowego niezgodności mogą być związane m.in. z wcześniejszymi uchybieniami w zakresie prowadzenia gospodarki magazynowej.

W celu ich uniknięcia zalecane jest wdrożenie do stosowania dokumentów służących do potwierdzania ruchu i stanu materiałów własnych, takich jak:

PZ „Przyjęcie materiałów z zewnątrz”,

WZ „Wydanie materiałów na zewnątrz”,

RW „Pobranie materiału”,

ZW „Zwrot materiału”,

Mm „Przesunięcie magazynowe”.

Szczegółowy sposób ich stosowania można określić w instrukcji gospodarki magazynowej (wzór 1).

Prawidłową gospodarkę magazynową jednostka może zapewnić także przez:

zapewnienie przechowywania zapasów między dokonanym zakupem a zużyciem w sposób zabezpieczający przed zniszczeniem, zepsuciem, kradzieżą,

ograniczenie wysokości zapasów do wysokości potrzeb,

prowadzenie dokumentacji i ewidencji materiałów w sposób zapewniający możliwość rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych.

Polityka inwentaryzacyjna

Kompleksowe podejście do prawnych, organizacyjnych oraz rachunkowych aspektów inwentaryzacji powinna zawierać funkcjonująca w jednostce polityka inwentaryzacyjna. Może być wprowadzona zarządzeniem dyrektora, jako akt wewnętrzny o charakterze generalnym. Jej podstawowym celem jest określenie zasad, trybu i metod przeprowadzania inwentaryzacji. Powinna określać także kompetencje, odpowiedzialność osób biorących udział w inwentaryzacji, w tym kierownika jednostki, głównego księgowego, komisji inwentaryzacyjnej, przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej. Polityka inwentaryzacyjna określa też tryb postępowania oraz parametry dokumentacji inwentaryzacyjnej, w tym arkuszy spisowych. Integralną część polityki inwentaryzacyjnej stanowią załączniki (wzory, protokołów, oświadczeń, sprawozdań). Przykładową politykę inwetaryzacyjną przedstawia wzór 2.

Tabela 1. Wykaz pytań w fazie przygotowania do inwentaryzacji rzeczowych składników aktywów obrotowych

1.

Ocena fazy przygotowawczej

1.1.

Czy istnieje instrukcja, polityka, zarządzenie kierownika jednostki o inwentaryzacji?

1.2.

Czy w instrukcji, polityce, zarządzeniu o inwentaryzacji określono jednoznacznie:

1.2.1.

przedmiot spisu,

1.2.2.

datę, w której powinno się przeprowadzić działanie,

1.2.3.

miejsce spisu,

1.2.4.

czas i godzinę rozpoczęcia spisu,

1.2.5.

osoby przeprowadzające spis,

1.2.6.

osoby, które będą nadzorowały spis?

1.3.

Czy instrukcja, polityka, zarządzenie kierownika jednostki zawiera rozwiązania zapewniające:

1.3.1.

właściwą identyfikację zapasów,

1.3.2.

objęcie spisem wszystkich pozycji zapasów,

1.3.3.

uniknięcie powtórnych spisów danych zapasów,

1.3.4.

oddzielenie majątku własnego od obcego,

1.3.5.

identyfikację zapasów o obniżonej przydatności gospodarczej,

1.3.6.

zaniechanie, co do zasady, obrotu zapasami w czasie spisu oraz takie rozwiązania, które umożliwią w razie konieczności kontrolę obrotu zapasów odbywającego się w trakcie spisu,

1.3.7.

niedostępność danych ujętych w księgach na czas spisu?

1.4.

Czy w instrukcji, polityce, zarządzeniu zostały ujęte wszystkie miejsca magazynowania zapasów?

1.5.

Czy w instrukcji, polityce, zarządzeniu zostały określone procedury zliczania zapasów?

1.6.

Czy zostały określone metody nadzoru nad spisem?

1.7.

Czy instrukcja, polityka zastały zatwierdzone przez kierownika jednostki?

1.8.

Czy powołani członkowie komisji inwentaryzacyjnej:

1.8.1.

są kompetentni,

1.8.2.

nie są osobami, które odpowiadają materialnie za zapasy,

1.8.3.

nie są osobami, które zajmują się bądź odpowiadają za ewidencję zapasów?

1.9.

Czy przeprowadzono szkolenia preinwentaryzacyjne?

1.10.

Czy w aktach osobowych członków komisji znajdują się oświadczenia o zapoznaniu się i przyjęciu do stosowania zasad inwentaryzacyjnych?

Tabela 2. Wykaz pytań w trakcie trwania inwentaryzacji rzeczowych składników aktywów obrotowych

2.

Ocena fazy przeprowadzenia inwentaryzacji

2.1.

Czy magazyny prowadzone przez jednostki oświatowe lub wychowawcze są właściwie zabezpieczone (przestrzeganie norm prawa budowlanego, przepisów przeciwpożarowych) w szczególności przed zniszczeniem czy dostępem osób niepowołanych?

2.2.

Czy zostały wyodrębnione zapasy niepełnowartościowe?

2.3.

Czy zostały wyodrębnione zapasy, które nie są własnością jednostki?

2.4.

Czy zapasy są łatwe w zidentyfikowaniu (struktura składowania, oznakowania, itd.)?

2.5.

Czy osoby spisujące nie mają dostępu do danych z ewidencji zapasów?

2.6.

Czy w okresie spisu zaniechano obrotu zapasami, a jeśli nie, to czy stosowano się do procedur ujęcia obrotu zapasami następującego w czasie spisu?

2.7.

Czy arkusze spisowe wydawane są za pokwitowaniem?

2.8.

Czy poszczególne druki spisu z natury są kolejno ponumerowane i zawierają:

2.8.1.

datę i miejsce spisu,

2.8.2.

numer pozycji arkusza, nazwę, kod, jednostkę miary składnika zapasu,

2.8.3.

ilości spisane,

2.8.4.

ocenę przydatności zapasów (uszkodzenia, przeterminowanie),

2.8.5.

podpisy osób dokonujących spisu,

2.8.6.

podpisy osób materialnie odpowiedzialnych za magazyn

2.9.

Czy korekty w arkuszach są prawidłowo dokonane i autoryzowane?

2.10.

Czy wolne miejsca w arkuszach spisowych są kasowane?

2.11.

Czy wszystkie arkusze spisowe (wypełnione, niewypełnione, uszkodzone) zostały zwrócone?

2.12.

Czy osoby materialnie odpowiedzialne za zapasy są obecne w czasie przeprowadzonego spisu?

2.13.

Czy pobrano oświadczenia wstępne i końcowe od osób materialnie odpowiedzialnych przed i po przeprowadzeniu spisu?

2.14.

Czy przeliczeń zapasów nie dokonują osoby odpowiedzialne za magazyn?

2.15.

Czy wyniki spisu były weryfikowane np. przez kontrolerów spisu?

2.16.

Czy został ustanowiony prawidłowy nadzór nad osobami dokonującymi spisu i kontrolerami?

Tabela 3. Wykaz pytań w fazie rozliczenia inwentaryzacji rzeczowych składników aktywów obrotowych

3.

Ocena fazy rozliczenia

3.1.

Czy sprawdzono kompletność zwrotu arkuszy spisowych?

3.2.

Czy skonfrontowano dane z arkuszy spisowych z danymi zbiorczego zestawienia spisu?

3.3.

Czy prawidłowo sporządzono zestawienie różnic inwentaryzacyjnych?

3.4.

Czy prawidłowo przeprowadzono weryfikacje różnic?

3.5.

Czy komisja inwentaryzacyjna wypowiedziała się na temat różnic inwentaryzacyjnych

i wyciągnęła stosowne wnioski?

3.6.

Czy sprawozdanie z inwentaryzacji zawiera opinie głównego księgowego i prawnika?

3.7.

Czy wnioski zostały zatwierdzone przez kierownika jednostki?

3.8.

Czy wyniki inwentaryzacji zostały zatwierdzone przez kierownika i ujęte w księgach rachunkowych zgodnie z wyciągniętymi przez komisje wnioskami?

3.9.

Czy wprowadzenie do ksiąg rachunkowych wyników inwentaryzacji zostało dokonane zgodnie z ustawą o rachunkowości?

3.10.

Czy sprawozdanie z inwentaryzacji zostało sporządzone i przedłożone w terminie określonym zarządzeniem kierownika jednostki, polityką czy instrukcją inwentaryzacji?

Wzór 1. Wyciąg z instrukcji gospodarki magazynowej dotyczący dokumentów obrotu materiałowego

C. Dokumenty obrotu materiałowego

1. Materiały są to rzeczowe składniki majątku przeznaczone do zużycia. Prawidłowa gospodarka materiałowa wymaga spełnienia, co najmniej następujących warunków:

a) zapewnienie przechowywania zapasów materiałów w okresie między zakupem lub nieodpłatnym otrzymaniem a zużyciem, w sposób zabezpieczający przed zniszczeniem, zepsuciem lub kradzieżą,

b) ograniczenie zapasów materiałów do wysokości potrzeb,

c) prowadzenie dokumentacji i ewidencji materiałów w sposób zapewniający możliwość rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych.

2. Za stan magazynu odpowiedzialny jest magazynier.

Podczas nieobecności magazyniera otwarcie magazynu oraz przyjmowanie i wydawanie materiałów może być dokonywane wyłącznie komisyjnie, potwierdzone protokołem podpisanym przez wszystkich członków komisji.

3. Dokumenty służące do potwierdzenia ruchu i stanu materiałów własnych:

PZ „Przyjęcie materiałów z zewnątrz”,

WZ „Wydanie materiałów na zewnątrz”,

RW „Pobranie materiału”,

ZW „Zwrot materiału”,

Mm „Przesunięcie magazynowe”.

PZ „Przyjęcie materiałów z zewnątrz” jest dokumentem stwierdzającym przyjęcie materiału do magazynu i stanowi podstawę do zapisów w kartotece magazynowej i urządzeniach księgowości. Dokument PZ wystawia magazynier w 3 egzemplarzach, z których:

przy zakupach gotówkowych – oryginał otrzymuje komórka zaopatrzenia do rozliczenia z pobranych środków finansowych, jedną kopię otrzymuje księgowość, druga kopia pozostaje w magazynie,

przy zakupach bezgotówkowych – oryginał i jedną kopię otrzymuje księgowość, a druga kopia pozostaje w magazynie.

Pracownik magazynu ma obowiązek prawidłowo wystawić dowód PZ i na jego podstawie dokonać zapisów w magazynowej ewidencji ilościowej materiałów. Pracownicy księgowości mają obowiązek sprawdzić dowód PZ pod względem formalnym i rachunkowym oraz dokonać konfrontacji zawartych w nim danych z odpowiednimi rachunkami dostawców.

WZ „Wydanie materiałów na zewnątrz” jest dowodem stwierdzającym wydanie materiału z magazynu na zewnątrz jednostki i stanowi podstawę do wystawienia rachunku odbiorcy, dokonania zapisów w ilościowej ewidencji magazynowej i urządzeniach księgowości oraz stanowi dowód dostawy w jednostce pobierającej materiał. Dokument WZ wystawia magazynier w 3 egzemplarzach na podstawie zamówienia odbiorcy, zaakceptowanego przez dyrektora i głównego księgowego lub osoby upoważnione, z których jeden egzemplarz otrzymuje odbiorca, jeden – księgowość, jeden – pozostaje w magazynie.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Inwentaryzacja majątku może służyć jako narzędzie zarządzania jednostką

Resort finansów planuje rozbudować paragrafy klasyfikacji budżetowej

Minister edukacji przedstawił dalsze plany nowelizacji systemu oświaty

Nauczyciele zatrudnieni w centrach kształcenia praktycznego nie otrzymają prawa do świadczeń kompensacyjnych

Koniec z Kartą Nauczyciela w placówkach doskonalenia nauczycieli

RIO: Inwentaryzując wartości niematerialne i prawne, szkoła powinna sprawdzić, czy są one faktycznie używane przez jednostkę

Do celów bilansowych wypłatę zaliczki pracowniczej wyrażonej w walucie obcej należy przeliczyć według kursu z dnia poprzedzającego wypłatę

Wpływy związane z upomnieniem rodziców w sprawie niespełniania obowiązku szkolnego dziecka należy ujmować na koncie 720

Książki przyjęte przez bibliotekę szkolną w formie darowizny należy zewidencjonować jako pozostałe przychody operacyjne

Instrumenty nabyte przez szkołę muzyczną, których wartość przekracza 3.500 zł, mogą być spisane jednorazowo w koszty

Likwidując szkołę, jednostka samorządu terytorialnego powinna zamknąć księgi placówki na dzień zakończenia likwidacji

Termin przeksięgowania przez szkołę zrealizowanych wydatków zależy od rozwiązań przyjętych w polityce rachunkowości

Odsetki od nauczycielskiego dodatku wiejskiego wypłaconego po terminie są wolne od podatku dochodowego

Faktury wystawiane przez placówki oświatowe i wychowawcze zwolnione z VAT nie muszą zawierać wszystkich danych

RIO: Finansowanie wynagrodzenia dyrektora placówki niepublicznej z dotacji jest możliwe, tylko gdy funkcja ta jest faktycznie wykonywana

Rozbudowę monitoringu szkoły można sfinansować z wydzielonego rachunku

RIO: Wynajem pomieszczeń szkolnych na okres dłuższy niż 3 lata wymaga uzyskania zgody organu przekazującego budynek w trwały zarząd

Statut młodzieżowego ośrodka wychowawczego powinien być zgodny z ramowymi wytycznymi określonymi przez resort edukacji

Szkoła, która zdecydowała się na zatrudnienie asystenta nauczyciela, musi pamiętać o sformalizowaniu zakresu jego obowiązków

Regulamin opracowany przez radę gminy powinien zawierać jasne kryteria przyznawania nagród nauczycielom przez dyrektora

Zatrudnienie pracownika na stanowisko urzędnicze w ramach umowy na zastępstwo nie zwalnia z konieczności przeprowadzenia oceny okresowej