Redakcja

Autorzy:

Piotr Dynia, Jakub Kudliński

Kierownik grupy wydawniczej:

Ewa Ziętek-Maciejczyk

Wydawca:

Monika Kijok

Redaktor prowadzący:

Rafał Janus

Korekta:

Zespół

Skład i łamanie:

Norbert Bogajczyk

Projekt okładki:

Piotr Fedorczyk

Druk: Miller

ISBN: 978-83-269-3623-4

Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2015

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

„Szybkie porządkowanie danych” wraz z przysługującymi Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona www i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w „Szybkim porządkowaniu danych” oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło.

Publikacja „Szybkie porządkowanie danych” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji „Szybkie porządkowanie danych oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Szybkie porządkowanie danych” lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Wstęp

Zanim przygotujemy wykres, przeprowadzimy analizę wyników sprzedaży czy nadamy zestawieniu czytelny wygląd, musimy mieć uporządkowane dane. Niestety zbiory pochodzące z zewnętrznych źródeł, np. z systemów księgowych czy finansowych, wymagają z reguły wstępnej obróbki, która bywa żmudna i czasochłonna. Takie operacje prawie zawsze można przyspieszyć, wykorzystując różne narzędzia Excela, formuły oraz makra.

Niniejsza publikacja jest właśnie zbiorem instrukcji pokazujących, jak w praktyce szybko uporządkować zbiory danych. Czytelnik dowie się m.in., jak w arkuszu zamienić kropki na przecinki. To bardzo częsty problem pojawiający się przy importowaniu do Excela wartości liczbowych. Pokazujemy również, jak z użyciem formuł szybko wykonywać operacje na zestawieniach zawierających imiona i nazwiska, np. zamienić ich kolejność w komórce czy uzupełnić arkusz o formę grzecznościową pani/pan.

Odrębny rozdział został poświęcony tworzeniu makr, za pomocą których można usprawnić scalanie i rozdzielanie komórek oraz dodawanie do arkusza obramowań komórek nadających zestawieniu czytelności. Te niewdzięczne czynności można przeprowadzić znacznie szybciej dzięki kilku linijkom kodu VBA.

Ważnym etapem porządkowania zestawienia jest sformatowanie danych. Wprawdzie nie wpływa to na poprawność obliczeń, ale poprawia czytelność czy wręcz umożliwia zrozumienie prezentowanych danych. Przykładem są daty, które Excel traktuje jako liczby i dopiero nadanie im odpowiedniego formatowania sprawia, że stają się zrozumiałe dla użytkowników. Jest kilka sposobów, aby sprawnie zmienić formatowania komórek. Przedstawiamy je w tej książce.

Wszystkie pliki Excela z przykładami

omawianymi w książce można pobrać

ze strony:

http://online.wip.pl/download/exceltom10.zip.

1. Podstawowe funkcje operujące na tekście

Mimo że głównym przeznaczeniem arkusza kalkulacyjnego są obliczenia i różnego rodzaju analizy, to w trakcie pracy z Excelem bardzo często trzeba wykonywać operację na tekstach. Szczególnie dużo takiej pracy jest w przypadku danych, które nie zostały wcześniej uporządkowane, np. pochodzą z systemu transakcyjnego. Jeśli nie spróbujemy zautomatyzować takich zadań i wszystkie czynności będziemy wykonywać ręcznie czy na piechotę, to czeka nas wiele godzin żmudnej pracy i niepotrzebnego klikania myszą. Na początek warto poznać kilka najbardziej przydatnych funkcji operujących na tekście.

1.1. Funkcja DŁ

Ta funkcja zwraca liczbę znaków, z których składa się tekst wskazany w argumencie funkcji. Do znaków zaliczane są znaki interpunkcyjne oraz odstępy, litery i cyfry. Składnia tej funkcji jest bardzo prosta: DŁ(tekst)

Do komórek kolumny A wpisaliśmy kilka dowolnych wartości tekstowych i liczbowych. Do kolumny obok wprowadziliśmy formułę z funkcją DŁ i kopiowaliśmy w dół. Wyniki, które otrzymaliśmy, przedstawia rysunek 1. Zauważmy, że funkcja uwzględnia liczby oraz puste ciągi znaków. Ciekawym przypadkiem jest długość obliczana dla komórki zawierającej datę. W tym przypadku funkcja zwraca długość wartości liczbowej odpowiadającej danej dacie.

Rysunek 1.1. Przykład zastosowania funkcji DŁ

Wartość, której liczbę znaków chcemy zliczyć, można także wpisać bezpośrednio w formule. Teksty powinny być podane w cudzysłowie, np. =DŁ(„Excel”). W przeciwnym razie funkcja zwróci błąd #NAZWA? Natomiast liczby nie muszą być ujęte w cudzysłów.

Przeanalizujmy następujący przykład. W arkuszu znajduje się lista danych osobowych klientów. W jednej z kolumn umieszczone zostały numery identyfikacyjne. Chcemy szybko sprawdzić, które z nich są błędne. Każdy numer składa się z 10 cyfr. Wszystkie te, które mają inną liczbę znaków, są niepoprawne. Do ich oznaczenia wykorzystamy formatowanie warunkowe i formułę opartą na funkcji DŁ.

Rysunek 1.2. Przykładowe dane

Aby zaznaczyć nieprawidłowe numery:

1. Zaznaczmy zakres komórek, w których się znajdują, i na pasku Narzędzia główne wybierzmy Formatowanie warunkowe.

2. W okienku wybierzmy Nowa reguła, a następnie Użyj formuły do określenia komórek, które należy sformatować. W puste pole wpiszmy formułę:

=DŁ(B2)<>10

3. Kliknijmy przycisk Formatuj i wybierzmy sposób oznaczenia błędnych identyfikatorów.

Rysunek 1.3. Formuła wykrywająca błędne identyfikatory

4. Zatwierdźmy, klikając przycisk OK, a uzyskamy efekt przedstawiony na rysunku 1.4.

Rysunek 1.4. Komórka zawierająca błędny identyfikator została wyróżniona

Jeżeli używamy funkcji tekstowych do przetwarzania wartości liczbowych, zwróćmy uwagę, że działanie tych funkcji odnosi się do rzeczywistej wartości w komórce, a nie sposobu jej wyświetlania na ekranie. Przykładowo, jeśli do komórki, w której zastosowano format 0,00, wpiszemy liczbę 2, funkcja DŁ w odniesieniu do tej komórki poda wartość 1, mimo że w tej komórce jest wyświetlana liczba 2,00.

1.2. Funkcja FRAGMENT.TEKSTU

Funkcja zwraca znak lub ciąg znaków zawarty w dowolnym tekście, rozpoczynający się od określonej pozycji i składający się z określonej liczby znaków. Jako znaki przyjmowane są litery, cyfry i znaki interpunkcyjne. Jest bardzo przydatna funkcja, jeśli po zaimportowaniu danych z określonych komórek potrzebne są jedynie fragmenty tekstów, a pozostała zawartość jest zbędna. Można jej użyć również do podzielenia dłuższych fragmentów tekstu na kilka komórek.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

1. Podstawowe funkcje operujące na tekście

2. Złożone formuły oparte na funkcjach tekstowych

3. Szybkie modyfikowanie zawartości komórek

4. Formatowanie zestawienia

5. Sprawne poruszanie się po dużych zestawieniach

6. Porządkowanie danych o niestandardowym układzie

7. Uzupełnianie zestawienia o formę grzecznościową (pani/pan)

8. Szybkie scalanie, rozdzielanie i obramowywanie komórek – makra

9. Sortowanie według dużej liczby kryteriów

10. Poprawianie układu danych źródłowych, aby zbudować tabelę przestawną

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71