Redakcja

Autorzy:

Elżbieta Gaździk

Ewa Ostapowicz

Wydawca:

Justyna Juźwiak

Redaktor:

Lidia Pogodzińska

Koordynator produkcji:

Mariusz Jezierski

Korekta:

Zespół

Skład, łamanie:

Raster Studio

Druk:

MillerDruk, ul. Jagiellońska 82, 03-301 Warszawa

Nakład: 400

ISBN 978-83-269-3638-8

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z .o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10,

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy

XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2015

Publikacja „Polityka rachunkowości 2015 z komentarzem do planu kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych” chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w niniejszej publikacji – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja „Polityka rachunkowości 2015 z komentarzem do planu kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przykładów.

Informacje o prenumeracie:

Tel: 22 518 29 29

e-mail: cok@wip.pl

WSTĘP

Oddajemy w Państwa ręce piąte wydanie książki „Polityka rachunkowości 2015 z komentarzem do planu kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych”. Opracowanie zostało przygotowane w oparciu o uregulowania zawarte w ustawie z 27 sierpnia 2009 r o finansach publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.), oraz ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.), z uwzględnieniem wielu przepisów wykonawczych wydanych na ich podstawie, uwzględniających specyfikę działalności jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, jak również innych przepisów mających zastosowanie w określonych częściach w odniesieniu do tych jednostek.

Głównym celem niniejszego opracowania jest pomoc dla kierowników jednostek w przygotowaniu dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, jak również pomoc dla służb finansowo-księgowych w zakresie rozwiązań ewidencyjnych, które są często odmienne od rozwiązań ewidencyjnych występujących w podmiotach spoza sfery jednostek sektora finansów publicznych. Jednostki powinny jednak pamiętać, że zaproponowane w opracowaniu rozwiązania zakresu formy i treści dokumentacji dotyczącej przyjętych zasad rachunkowości oraz co do rozwiązań ewidencyjnych są propozycją do ewentualnego wykorzystania i nie mają charakteru obligatoryjnego.

Niniejsze opracowanie składa się z kilku części. Rozdział pierwszy zawiera wprowadzenie do polityki rachunkowości, w którym określono ogólne wskazówki, co ma być przedmiotem jej treści oraz jakich zasad jednostka powinna obligatoryjnie przestrzegać przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Rozdział drugi zawiera propozycje/wzór dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości w państwowych lub samorządowych jednostkach budżetowych, natomiast w rozdziale trzecim przedstawiono taką propozycję/wzór dokumentacji dla samorządowych zakładów budżetowych. Rozdział czwarty opisuje zasady funkcjonowania poszczególnych kont, jak również:

ich treść ekonomiczną,

zasady prowadzenia ewidencji analitycznej,

zasady ewidencji na poszczególnych kontach ze wskazaniem konta przeciwstawnego,

przyporządkowanie klasyfikacji budżetowej do poszczególnych kont kosztowych,

sposób wyceny oraz rodzaje dowodów księgowych będących podstawą zapisów księgowych,

charakterystykę sald poszczególnych kont.

Rozdział piąty prezentuje praktyczne rozwiązania w ewidencji księgowej operacji występujących w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych. W rozdziale tym zaprezentowano wiele przykładów zawierających rozwiązania w zakresie ewidencji księgowej zarówno dla operacji typowych, jak i nietypowych, które stwarzają najwięcej trudności w ich zaksięgowaniu. Rozdział szósty, to wykaz aktów prawnych powołanych w niniejszym opracowaniu.

Przekazywane do Państwa rąk opracowanie uwzględnia wszystkie zmiany wprowadzone w ostatnim okresie do ustawy o rachunkowości, ustawy o finansach publicznych oraz przepisów wykonawczych, w tym w szczególności dość liczne zmiany wprowadzone do rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 289).

Reasumując, zarówno jednostki budżetowe, jak i samorządowe zakłady budżetowe powinny pamiętać, że ustalane przez nie zasady rachunkowości po raz pierwszy, jak i każde ich kolejne aktualizacje wynikające ze zmian przepisów, specyfiki działalności jednostki, rozszerzenia lub zaprzestania części jej działalności – muszą zapewniać możliwość sporządzania sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych oraz innych określonych odrębnymi przepisami (§ 15 rozporządzenia). Oznacza to, że przy ich ustalaniu, a zwłaszcza przy konstruowaniu planu kont należy pamiętać o podstawowych zasadach, z których wynika, że:

konta wskazane w planach kont należy traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce lub placówce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej, w tym również przy wykorzystaniu symboli kont, które nie mają zastosowania w jednostce, 

plan kont dla budżetu jednostki samorządu terytorialnego może być uzupełniony, w miarę potrzeby, o właściwe konta planu kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, 

konta wskazane w planach kont ujętych w załącznikach do rozporządzenia mogą być dzielone na dwa lub więcej kont syntetycznych, 

zakładowy plan kont powinien uwzględniać ustalenia dysponenta części budżetowej lub zarządu jednostki samorządu terytorialnego dotyczące zasad grupowania operacji gospodarczych istotnych dla rodzaju działalności.

Prawidłowo sporządzona polityka rachunkowości pozwala wyeliminować wiele błędów, zwłaszcza tych dotyczących wyceny i ewidencji księgowej. Jednocześnie trzeba pamiętać, jak ważną rolę we właściwym funkcjonowaniu systemu rachunkowości jednostki odgrywają prawidłowy obieg oraz kontrola i przechowywanie dokumentów księgowych.

Dlatego też, oddając w Państwa ręce to wydanie książki, autorki zaktualizowały jej treść stosownie do zmian jakie wystąpiły w ostatnim okresie.

W piątym wydaniu książki, analogicznie jak w poprzednich wydaniach, zawarto przykłady zapisów różnych zdarzeń i operacji gospodarczych, występujących w jednostkach, w świetle rozwiązań wynikających z przepisów powołanych w opracowaniu.

Rozdział I. WPROWADZENIE DO POLITYKI RACHUNKOWOŚCI

Jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe, będąc jednostkami sektora finansów publicznych zobowiązanymi do prowadzenia ksiąg rachunkowych, stosownie do postanowień art. 10 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.; dalej: uor), mają obowiązek stworzyć dokumentację opisującą przyjęte przez każdą z nich zasady rachunkowości. Zasady te, zwane również polityką rachunkowości, powinny określać pojęcia wraz z ich opisem, reguły stosowane w jednostce, dokumenty i metody stosowane w czynnościach i procedurach księgowych jednostki.

Polityka rachunkowości musi nazywać i opisywać:

1) ścisłe terminy trwania roku obrotowego (zwanego również rokiem obrachunkowym) obejmującego kolejnych 12 miesięcy oraz jego podział na okresy sprawozdawcze;

2) stosowane przez jednostkę metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;

3) sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli podstawowych urządzeń księgowych służących do rejestrowania zdarzeń gospodarczych w jednostce, w tym:

a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz ksiąg głównych, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, którego podstawą sporządzenia dla państwowych i samorządowych jednostek budżetowych oraz samorządowych zakładów budżetowych jest plan kont stanowiący załącznik nr 3 do rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczpospolitej Polskiej (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r., poz. 289),

b) wykazu ksiąg rachunkowych, a w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą komputera – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych oraz ich jednoznaczne identyfikatory, wraz z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych oraz w procesach przetwarzania danych,

c) opisu procesu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera – opisu systemu informatycznego, zawierającego dokładny i szczegółowy wykaz wszystkich programów tworzących ten system, zastosowanych procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto dokładne określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,

d) systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych oraz wszystkich innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywania w nich zapisów.

Opracowanie, jak również aktualizowanie tych zasad, zgodnie z przepisami art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości należy do obowiązków kierownika każdej jednostki. Brak opracowania takiej dokumentacji oraz prowadzenie ksiąg rachunkowych wbrew przepisom ustawy o rachunkowości, stosownie do postanowień art. 77 tej ustawy, podlega karze grzywny lub karze pozbawienia wolności do lat 2, a nawet obu tym karom łącznie.

Opracowanie właściwej polityki rachunkowości ma niewątpliwie wpływ także na unikniecie ewentualnego popełnienia czynów naruszenia dyscypliny finansów publicznych, do których między innymi, stosownie do postanowień art. 18 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r., poz. 168) zaliczamy:

zaniechanie przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości,

wykazanie w sprawozdaniu budżetowym danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Aby ułatwić pracę pracownikom działów księgowych, którzy są w przeważającej części twórcami tych dokumentów, w dalszej części opracowania został zaprezentowany przykład polityki rachunkowości, do ewentualnego wykorzystania, po odpowiednim dostosowaniu tych zasad do zindywidualizowanej specyfiki jednostki od strony organizacyjno-prawnej oraz przedmiotu jej działalności.

W zależności od uznania jednostka w ramach swojej polityki rachunkowości może opracować wewnętrzne dokumenty dotyczące następujących zagadnień:

– obiegu i kontroli dokumentów księgowych,

– zasad przeprowadzania inwentaryzacji,

– zasad rejestracji, wydawania i przechowywania druków ścisłego zarachowania,

– obrotu kasowego.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe, podobnie jak wszystkie inne podmioty, powinny bezwzględnie przestrzegać nadrzędnych zasad rachunkowości, do których należą:

Zasada rzetelnego i jasnego obrazu (art. 4 ust. 1 uor). Mówi ona, że jednostki zobowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając swoją sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.

Określenie „rzetelnie” znaczy zgodnie ze stanem rzeczywistym (prawdą materialną), natomiast określenie „jasno” oznacza wymóg prowadzenia ksiąg na powszechnie uznanych zasadach, określonych w przepisach prawa.

Zasada wyższości treści nad formą (art. 4 ust. 2 uor). Zgodnie z tą zasadą zdarzenia, w tym operacje gospodarcze, ujmuje się w księgach rachunkowych i wykazuje w sprawozdaniu finansowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną.

Zasada memoriału (art. 6 ust. 1 uor). W księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami, dotyczące danego roku obrotowego, bez względu na termin ich zapłaty. Oznacza to, że niezapłacone koszty będą ujmowane jako zobowiązanie, natomiast nieopłacone przychody stanowią należności jednostki.

Zasada kasowa. Dotyczy ona wyłącznie dochodów oraz wydatków budżetu, które ujmuje się w terminie ich zapłaty, niezależnie od rocznego budżetu, którego dotyczą (art. 40 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych). Zasada ta stosowana jest wyłącznie w jednostkach budżetowych.

Zasada współmierności (art.6 ust. 2 uor). Ta norma stanowi, że do zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów do aktywów lub pasywów danego okresu sprawozdawczego zaliczane będą koszty lub przychody dotyczące przyszłych okresów oraz przypadające na ten okres sprawozdawczy koszty, które jeszcze nie zostały poniesione.

Zasada zakazu kompensat (art. 7 ust. 3 uor). Z zasady tej wynika, że wartość poszczególnych składników aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów, jak też zysków i strat nadzwyczajnych ustala się oddzielnie. Jednocześnie zabrania ona kompensowania ze sobą wartości różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i kosztów związanych z nimi oraz zysków i strat nadzwyczajnych.

Zasada istotności (art. 4 ust. 4 uor). Zgodnie z tą regułą jednostka może w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na jej sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. W bezpośrednim związku z tą zasadą pozostaje także art. 8 ust. 1 uor, w którym ustawodawca nakazuje, aby przy określaniu polityki rachunkowości zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności.

Zasada ciągłości (art. 5 ust. 1 uor). Przyjętą politykę rachunkowości należy stosować przez kolejne lata. Zasada ta nakłada bezwarunkowy obowiązek ujęcia, wykazywanych na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych, stanów aktywów i pasywów w takiej samej wysokości jak na dzień otwarcia następnego roku obrotowego.

Tak sformułowana zasada nie oznacza jednak, że jednostka nie może dokonywać żadnych zmian. Jednostka może, bez względu na datę podjęcia decyzji, od pierwszego dnia bieżącego lub następnego roku obrotowego zmienić dotychczas stosowane rozwiązania (art. 8 ust. 2 uor).

Zasada kontynuacji działalności (art. 5 ust. 2 uor). Zgodnie z tą zasadą należy przyjąć założenie, że jednostka będzie kontynuowała, w dającej się przewidzieć przyszłości, działalność w niezmniejszonym istotnie zakresie, bez postawienia jej w stan likwidacji lub upadłości, przy stosowaniu przyjętych zasad rachunkowości.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

WSTĘP

Rozdział I. WPROWADZENIE DO POLITYKI RACHUNKOWOŚCI

Rozdział II. POLITYKA RACHUNKOWOŚCI DLA JEDNOSTEK BUDŻETOWYCH

Rozdział III. POLITYKA RACHUNKOWOŚCI DLA SAMORZĄDOWYCH ZAKŁADÓW BUDŻETOWYCH

Rozdział IV. KOMENTARZ DO PLANU KONT

Rozdział V. PLAN KONT W PRZYKŁADACH

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71