Redakcja

Redakcja: Katarzyna Brzozowska

Wydawca: Norbert Pawlikowski

Autor: Praca zbiorowa

Korekta: Zespół

Skład i łamanie: Raster studio, Norbert Bogajczyk

05-071 Sulejówek, ul. Konopnickiej 46

Druk: MDRUK

Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o., Warszawa 2015

Wszelkie prawa zastrzeżone. Kopiowanie, przedrukowywanie i rozpowszechnianie całości lub fragmentów niniejszej pracy bez zgody wydawcy zabronione.

ISBN: 978-83-269-3857-3

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa

Dystrybucja:

tel.: 22 518 29 29

faks: 22 617 60 10

e-mail: cok@wip.pl

Publikacja „Kontrola SKARBOWA, ZUS I PIP. Wskazówki dla biura rachunkowego" chroniona jest prawem autorskim. Przedruk opublikowanych materiałów, bez zgody wydawcy, jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Informujemy, że Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Łotewskiej 9a w celu realizacji niniejszego zamówienia oraz do celów marketingowych – przesyłania materiałów promocyjnych dotyczących innych produktów i usług. Mają Państwo prawo do wglądu oraz poprawiania swoich danych, a także do wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania do celów promocyjnych. Podanie danych jest dobrowolne. Zapewniamy, że Państwa dane nie będą przekazywane bez Państwa wiedzy i zgody innym podmiotom.

I. Przygotowanie do kontroli PIP

Postępowanie kontrolne Państwowej Inspekcji Pracy prowadzone jest w celu ustalenia stanu faktycznego w zakresie przestrzegania prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Ponadto kontrola może dotyczyć legalności zatrudnienia.

Inspektorzy pracy mogą przystąpić do swoich czynności bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy. Jest więc inaczej niż w przypadku większości organów kontrolnych, które prowadzą kontrolę w dniach i godzinach działalności przedsiębiorcy.

WAŻNE

Przedsiębiorca ma obowiązek prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli. Niestety nie wszyscy klienci o tym pamiętają. Zdarza się, szczególnie w małych firmach, że w ogóle nie wiedzą o takim obowiązku.

Książka kontroli może być prowadzona w formie elektronicznej. Przedsiębiorca, który prowadzi książkę kontroli w formie elektronicznej, dokonuje wpisów oraz aktualizacji danych zawartych w książce kontroli. Istnieje domniemanie, że dane zawarte w książce kontroli prowadzonej w formie elektronicznej znajdują potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę.

Książka kontroli zawiera wpisy dokonywane przez organ kontroli.

Wpisy obejmują w szczególności:

oznaczenie organu kontroli,

oznaczenie upoważnienia do kontroli,

zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli,

daty podjęcia i zakończenia kontroli,

zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych.

Prowadzenie książki kontroli leży w interesie przedsiębiorcy, informuje ona bowiem przede wszystkim organy kontrolujące o tym, czy mogą u danego przedsiębiorcy i w danym czasie wszcząć kontrolę. Warto bowiem wiedzieć, że jednocześnie kontrolę może przeprowadzać tylko jeden organ.

WAŻNE

Czas trwania wszystkich kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać w odniesieniu do:

mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych;

małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych;

średnich przedsiębiorców – 24 dni robocze;

pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Od ograniczeń tych istnieją wyjątki określone w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej, m.in. Państwowa Inspekcja Pracy ma prawo kontrolować pracodawcę nawet wówczas, gdy w tym samym czasie przeprowadza kontrolę inny organ. W przypadku PIP nie ma też ograniczenia co do czasu trwania kontroli.

Ważny wyrok

Przepis art. 79 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, zobowiązujący organy kontroli do zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli, która nie może być wszczęta wcześniej niż po upływie 7 dni od dnia doręczenia takiego zawiadomienia, dotyczy wyłącznie takich organów kontroli, które uprawnione są do kontroli działalności gospodarczej przedsiębiorcy, a do takich organów nie należą organy Państwowej Inspekcji Pracy.

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Opolu z 18 listopada 2010 r., sygn. akt II SA/OP 481/10

Przygotowanie odpowiednich upoważnień

Czynności kontrolnych dokonuje się w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej. Kontrolowany jest zobowiązany do pisemnego wskazania osoby upoważnionej do reprezentowania go w trakcie kontroli, w szczególności w czasie jego nieobecności.

WZÓR

Upoważnienie do występowania w imieniu płatnika przed PIP

……………..........Wrocław, 1 kwietnia 2015 r.

pieczęć firmowa

UPOWAŻNIENIE

Ja niżej podpisany, Jan Kowalski, będący przedsiębiorcą zarejestrowanym w Ewidencji Działalności Gospodarczej pod nr. ..... niniejszym upoważniam Panią Marię Nowak, legitymującą się dowodem osobistym serii ..... nr ….., do występowania w moim imieniu przed Państwową Inspekcją Pracy w trakcie przeprowadzanych kontroli, w tym w szczególności do:

udostępniania organom kontroli dokumentów i wydawania oraz poświadczania ich kopii,

udzielania wyjaśnień w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej, obliczania wynagrodzeń i wydawania dokumentów pracownikom i innym osobom przez nie zatrudnianym.

…………………………………………….

data i podpis przedsiębiorcy

Upoważnienie dla pracownika biura

Jeżeli klient nie chce cały czas osobiście uczestniczyć w kontroli, wydawać dokumentów i udzielać wyjaśnień, a zapewne tak właśnie będzie, musi wystawić imienne upoważnienie dla wyznaczonej osoby z biura rachunkowego. Upoważnienie takie może być dostarczone organowi kontroli już po wszczęciu postępowania.

Udział biura rachunkowego w kontroli polega przede wszystkim na udostępnieniu dokumentów i złożeniu wyjaśnień w zakresie, w jakim biuro prowadzi sprawy podatnika.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

I. Przygotowanie do kontroli PIP

II. Rola biura rachunkowego w razie kontroli PIP i ZUS u klienta

III. Dokumentacja prezentująca wyniki kontroli

IV. Kilka kontroli nie może się odbywać w tym samym czasie

V. Co trzeba wiedzieć na temat kontroli skarbowej u klienta

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71