Redakcja

Autorzy Wstęp – Elżbieta Młynarska-Wełpa

Rozdział 1. Wzorcowa lista płac – Andrzej Wilczyński

Rozdział 2. Zmiany w składkach wypadkowych – Bogdan Majkowski

Rozdział 3. Listy płac – Izabela Nowacka

Rozdział 4. Zaokrąglenia przy wypłacie wynagrodzeń – Teresa Goździewicz

Rozdział 5. Korygowanie i wyrównywanie wynagrodzeń – Aldona Salamon

Rozdział 6. Ochrona danych osobowych – Michał Culepa, Renata Majewska

Rozdział 7. Odpowiedzialność specjalisty ds. płac – Katarzyna Czajkowska-Matosiuk

Rozdział 8. Dyskryminacja przy ustalaniu wynagrodzenia – Rafał Krawczyk

Kierownik grupy wydawniczej

Agnieszka Konopacka-Kuramochi

Wydawca

Agnieszka Gorczyca

Redakcja

Renata Kajewska

Koordynator produkcji

Mariusz Jezierski

Korekta

Monika Rychalska

Skład

6AN Studio

Druk

Drukarnia Miller

Nakład: 400 egz.

ISBN 978-83-269-3893-1

Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2015

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: cok@wip.pl

NIP: 526-19-92-256, KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie

XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego,

Wysokość kapitału zakładowego 200.000 zł.

Publikacja „Wynagrodzenia w praktyce 2015” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Wynagrodzenia w praktyce 2015” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Wykaz skrótów i aktów prawnych użytych w książce

SN – Sąd Najwyższy

ZUS – Zakład Ubezpieczeń Społecznych

MPiPS – Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej

PIP – Państwowa Inspekcja Pracy

GIP – Główny Inspektorat Pracy

Kodeks pracy – ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.),

kc – ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 121),

kpc – ustawa z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 101),

ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę – ustawa z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. nr 200, poz. 1679 ze zm.),

ustawa zasiłkowa – ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 159),

ustawa systemowa – ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 121),

ustawa o ochronie danych osobowych – ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1182),

Ordynacja podatkowa – ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.),

ustawa o zwolnieniach grupowych – ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (tekst jedn.: Dz.U. nr 90, poz. 844 ze zm.),

ustawa o FUS – ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1440 ze zm.),

ustawa o ZFŚS – ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 111),

ustawa o PIT – ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.),

ustawa o CIT – ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.),

rozporządzenie składkowe – rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.),

rozporządzenie o wynagrodzeniach – rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 ze zm.),

rozporządzenie urlopowe – rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.),

rozporządzenie o nieobecnościach – rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1632).

Wstęp

Każdy pracodawca decydując się na zatrudnianie pracowników, podejmuje pewnego rodzaju wyzwanie, by sprostać nie tylko ich oczekiwaniom w zakresie wysokości wynagrodzenia, warunków pracy i możliwości rozwojowych, ale także wszelkim obowiązkom formalnoprawnym towarzyszącym roli pracodawcy. Dotyczą one zarówno codziennie widocznych relacji pomiędzy stronami stosunku pracy (gdzie możemy obserwować dokształcanie pracowników, motywowanie i nagradzanie, kształtowanie im warunków pracy, takich by podnosili swoje kwalifikacje i rozwijali się), jak i niewidocznego wprost, ale jakże ważnego elementu dbałości o przestrzeganie przepisów bhp i ppoż., braku dyskryminacji i przeciwdziałania mobbingowi idącemu w parze z terminowym i poprawnym wypłacaniem wynagrodzenia wraz ze wszystkimi jego składowymi.

W niniejszej publikacji skupiamy się przede wszystkim na tych „twardych”, ale często dla pracowników niewidocznych działaniach pracodawcy, mających na celu prawidłową administrację kadrowo-płacową. Z jednej strony pracodawca musi pamiętać o ochronie danych osobowych swoich pracowników, a z drugiej – wszystkim instytucjom uprawnionym ma obowiązek podawać te dane, zarówno w comiesięcznych rozliczeniach, jak i na żądanie. Prowadzenie akt osobowych rzadko spotyka się z zainteresowaniem podwładnych, ale już sporządzanie listy płac jest takim rodzajem działań, które często pracownik śledzi niemal na bieżąco. Zainteresowanie listą płac jest o tyle zrozumiałe, że przedsiębiorcy często sami mają problemy z prawidłowym stworzeniem listy płac dla swoich pracowników i można powiedzieć, że ich czujność wiąże się z dbałością o własny interes. Problem dotyczący naliczeń na liście płac wynika z tego, że pracodawcy mają możliwość dowolnego kształtowania swoich systemów wynagradzania, przyznając pracownikom, obok obligatoryjnych składników, jakim jest wynagrodzenie za pracę, wiele dobrowolnych składników. W większości mają one działanie motywacyjne, jednak często odzwierciedlają nie tylko świadczenia pieniężne wypłacane na rzecz pracowników, ale także różnego rodzaju świadczenia rzeczowe lub usługi sfinansowane przez pracodawcę. W praktyce oznacza to, że takie składniki należy inaczej ewidencjonować na liście płac, gdyż służą one przede wszystkim naliczeniu obciążeń publiczno-prawnych, a nie wypłaceniu tych wartości pracownikom. Sami pracownicy często nie rozumieją tego mechanizmu naliczeń i kierują do pracodawcy liczne pytania na ten temat. Pytania niejednokrotnie kończą się błędną odpowiedzią, gdyż tworzeniem listy płac w przedsiębiorstwie zajmują się osoby, które nie zawsze potrafią te mechanizmy wytłumaczyć. Chociaż same obliczenia są poprawne, to trudno je zrozumieć pracownikom. Wiedzą oni, że czasami pojawiają się błędy mające charakter rachunkowy, ale czasami te pomyłki dotyczą tego, co faktycznie powinno składać się na prawidłowe naliczanie rozmaitych składników wynagrodzenia i prawidłowe ich przekazywanie do dyspozycji pracowników. Dlatego przygotowaliśmy tę publikację jako zbiór przykładowych obliczeń na listach płac wraz z podaniem przy każdym przykładzie najważniejszych regulacji prawnych. Dzięki temu pracownicy działów płac mogą sprawdzić samych siebie.

Wszyscy pracodawcy wiedzą, że błędy w szczegółowych wyliczeniach wynagrodzeń mogą przedsiębiorcę drogo kosztować, a utracone zaufanie pracowników jeszcze trudniej odbudować niż zasoby finansowe uszczuplone z uwagi na konieczność zapłacenia odszkodowania czy odsetek. Korekta naliczeń na błędnie sporządzonej liście płac zawsze jest czasochłonna, niekiedy może okazać się bardzo trudna lub wręcz niewykonalna z uwagi na konsekwencje składkowo-podatkowe danej pomyłki lub błędu. Pokazujemy więc, jak można ustrzec się przed koniecznością dokonywania korekt, a jeśli te okażą się konieczne, w naszej publikacji Czytelnicy znajdą fachową pomoc w tym zakresie z wieloma przykładami i praktycznymi podpowiedziami. Ta książka to praktyczny przewodnik i dla samego pracodawcy, i dla pracowników kadrowo-płacowych. Można dowiedzieć się z niej nie tylko, jak sporządzić listę płac i rozliczyć na niej pracę w godzinach nadliczbowych, nocnych czy wypłacić wynagrodzenie za czas urlopu. Czytelnik znajdzie tu także sposoby naliczania potrąceń, wypłacania odpraw i ekwiwalentów urlopowych czy rozliczania nieobecności pracowniczych. Wśród przykładowych list płac każdy znajdzie dla siebie ciekawy przykład, który będzie mógł wykorzystać w bieżącej pracy. Piszemy o sytuacjach życiowych w sposób przystępny i poruszamy tematy, o których nie piszą inni. Mamy nadzieję, że lektura tej publikacji będzie dla wszystkich jej czytelników inspiracją do prawidłowego sporządzania list płac, nawet w najbardziej trudnych i wieloskładnikowych przypadkach.

Budowa listy płac

Pytanie, jak powinna wygładać lista płac, bardzo często zadają sobie nie tylko pracodawcy, płacowcy czy księgowi. O tym myślą wszyscy pracownicy, którzy patrząc na swoją indywidualną listę płac, próbują zrozumieć, o co chodzi z tymi wyliczeniami i dlaczego wynik wynagrodzenia do wypłaty tak bardzo się różni od pozycji największej, przy której często jest słowo „brutto”. Żaden przepis nie reguluje, jak powinna wyglądać lista płac, jakie informacje powinny na niej być wskazane i w jakiej kolejności.

Ważne

Nie ma przepisów, które pozwalałyby pracodawcy określić wygląd list płac dla wszystkich pracowników sporządzanych jako jeden dokument, ale już w kwestii informowania poszczególnych pracowników o ich naliczeniach ustawodawca wypowiedział się w kilku miejscach. Kodeks pracy jest tą regulacją, która przede wszystkim zobowiązuje pracodawcę, by prowadził on ewidencję dotyczącą czasu pracy i wpływu tej ewidencji na wynagrodzenie pracownika.

W art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy na pracodawcę został nałożony obowiązek prowadzenia list obecności, list płac oraz innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i potwierdzającej wysokość wypłacanego pracownikom wynagrodzenia. To pracodawca musi mieć możliwość udowodnienia, że w danym okresie pracownik był nieobecny w pracy, i wskazując długość tej nieobecności, pokazać zależność pomiędzy wypłaconym wynagrodzeniem a czasem faktycznie przepracowanym. Obowiązek ten wydaje się bardzo prosty, ale w praktyce rodzi wiele problemów i nieporozumień. Kolejnym, bardzo ważnym aktem regulującym obowiązek pracodawcy, który ma założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, jest § 8 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. To nie tylko akta osobowe mają mieć formę udokumentowanych relacji pracodawca – pracownik, ale także każda wypłata świadczeń na rzecz pracownika musi być udokumentowana. Wiąże się to bardzo ściśle z kolejnym obszarem obowiązków pracodawcy występującego w roli płatnika w kontaktach z ZUS oraz urzędem skarbowym. Pracodawca jest bowiem co miesiąc zobowiązany obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych należną od danego zatrudnionego (czy to na umowę o pracę, czy na podstawie umów cywilnoprawnych), pobrać ją z wynagrodzenia, terminowo wpłacić do właściwego urzędu skarbowego, a na koniec roku także przesłać pracownikowi i urzędowi informacje podatkowe (najczęściej PIT-11) niezbędne do rocznego rozliczenia się podatnika z urzędem skarbowym.

Comiesięczne obowiązki pracodawca ma nie tylko względem fiskusa. Przepisy zobowiązują go również do obliczania co miesiąc składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i zdrowotne, pobrania ich z wynagrodzenia, przekazania do ZUS i wypełniania odpowiednich dokumentów rozliczeniowych dla wszystkich ubezpieczonych. Praktyka pokazuje, że te obowiązki nie byłyby możliwe do zrealizowania przez pracodawców bez pomocy naliczonych list płac. To właśnie w nich mamy zarówno odzwierciedlone podstawy do naliczania składek na ubezpieczenie społeczne, jak i podstawę składki zdrowotnej, a także przychód do opodatkowania. I chociaż nie ma jednego urzędowego wzoru listy płac, to i tak w praktyce wszystkie wyglądają podobnie, gdyż na każdym pracodawcy ciążą podobne obowiązki. A dla ułatwienia rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym listy płac zawierają wiele podobnie brzmiących pozycji. Lista płac jest:

podstawą do wypłaty pensji pracownikom, po przeliczeniu wynagrodzenia od brutto do netto,

podstawą do rozliczenia pracodawcy z ZUS z tytułu naliczonych składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz wypłaconych zasiłków finansowanych z funduszu ubezpieczeń społecznych,

podstawą do rozliczenia pracodawcy z urzędem skarbowym i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy,

udokumentowaniem kosztów wynagrodzeń ponoszonych przez pracodawcę z uwzględnieniem składek na ubezpieczenia społeczne oraz fundusze finansowanych przez pracodawcę,

podstawą do sporządzenia dokumentacji księgowo-finansowej rozliczającej wydatki poniesione ze środków pracodawcy na poczet wynagrodzeń pracowniczych, tak by stosowne rozliczenie księgowe spowodowało zaliczenie ich w koszty uzyskania przychodu danej firmy,

podstawą do zweryfikowania poprawności naliczonych i należnych świadczeń na rzecz pracowników zarówno przez samych pracowników, jak i instytucje zewnętrzne do tego upoważnione.

Obok roli listy płac w zakładzie pracy pojawia się także jej zakres, który najprościej można definiować jako kalkulację wynagrodzenia pracownika:

od wyliczenia wartości wynagrodzenia zasadniczego brutto,

poprzez naliczenie składek społecznych ZUS, składki zdrowotnej i zaliczki na podatek dochodowy,

aż do naliczenia wynagrodzenia do wypłaty, gdzie od wynagrodzenia netto odejmujemy potrącenia i doliczamy dodatki.

Należy przy tym wszystkim pamiętać, że lista płac to nie pojedynczy dokument za dany miesiąc czy z danego tytułu, ale cykl wyliczeń wykonywanych w określonej kolejności z uwzględnieniem podstaw i zwolnień z naliczania składek ZUS i zaliczki na podatek w ujęciu danego roku kalendarzowego. To narastające obliczenia, bez których płatnik składek i płatnik zaliczek na podatek dochodowy nie byłby w stanie poprawnie zrealizować swoich obowiązków, gdyby nie kontynuował obliczeń miesiąc po miesiącu.

Podsumowując, na liście płac od wynagrodzenia brutto odejmujemy składki społeczne, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek i wyliczamy wynagrodzenie netto. Później obliczamy wynagrodzenie do wypłaty. Umieszczamy na niej dane pracodawcy, oznaczenie rodzaju listy płac oraz okresu, którego lista dotyczy, a także podpisy osób sporządzających i zatwierdzających listę.

Kwota do wypłaty

Wszelkie obliczenia wartości wynagrodzenia do wypłaty dokonywane są indywidualnie dla każdego pracownika z uwzględnieniem m.in. następujących składników:

wynagrodzenia zasadniczego naliczonego na podstawie stałej stawki miesięcznej z uwzględnieniem liczby dni przepracowanych w danym okresie lub na podstawie stawki godzinowej z uwzględnieniem liczby godzin przepracowanych w danym okresie przez poszczególnych pracowników,

premii, nagród, prowizji i innych elementów zmiennych uzależnionych od wyników pracy pracowników,

wynagrodzenia wraz z dodatkami za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatku za pracę w porze nocnej, dodatku za pracę w warunkach szkodliwych, wynagrodzenia za dyżur, wynagrodzenia za niezawiniony przestój czy też wynagrodzenia za czas urlopu,

stałych dodatków i ryczałtów, a także wszelkiego rodzaju ekwiwalentów,

wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłków z ubezpieczenia społecznego: chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego, wypadkowego, czy świadczenia rehabilitacyjnego,

jednorazowych nagród czy gratyfikacji,

ekwiwalentów pieniężnych za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,

odpraw i rekompensat związanych z rozwiązaniem stosunku pracy,

stałych potrąceń obowiązkowych i dobrowolnych z wynagrodzenia i zasiłków,

jednorazowych dodatków, wyrównań lub potrąceń,

świadczeń rzeczowych pozostawionych do dyspozycji pracowników,

A oprócz tego lista płac jest podstawą:

1) naliczeń składek na ubezpieczenia społeczne:

składki emerytalnej – 9,76%,

składki rentowej – 1,5%,

składki chorobowej – 2,45%;

2) naliczeń składek na ubezpieczenie zdrowotne:

w pełnej wysokości – 9%,

potrącanej z zaliczki na podatek dochodowy – 7,75%;

3) naliczeń zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych wg skali podatkowej – 18 lub 32% aż po ustalenie ostatecznej wysokości wynagrodzenia do wypłaty z danej listy płac.

ważne

Lista płac często ma postać trzech różnych wydruków:

zbiorczego wydruku całej listy płac dla wszystkich pracowników, która stanowi dokumentację płacową,

podsumowania listy płac, tzw. zbiorówki, która nie zawiera indywidualnych obliczeń poszczególnych pracowników, tylko stanowi dokumentację księgową jako suma wszystkich składników do zaksięgowania oraz

indywidualnego „paska płacowego”, który otrzymuje pracownik.

Często są one w takim samym układzie i kształcie drukowane, wybór dokonywany jest tylko w zakresie szczegółowości, w zależności od odbiorcy tej listy płac. Równie często możemy się spotkać z różnymi formami listy płac w zależności od tego, jak bardzo mamy rozbudowany system kadrowo-płacowy, który umożliwia odpowiednie grupowanie i układanie na wydruku danych płacowych. Jedno jest pewne, im mniej mamy pytań o poszczególne pozycje na liście płac, tym lepiej jest ten wydruk przygotowany i mniej budzi wątpliwości i znaków zapytania. Mamy nadzieję, że nasza publikacja pozwoli Państwu zwrócić uwagę również na ten element współpracy z pracownikiem.

Rozdział 1.

Wzorcowa lista płac

Lista płac, wraz z dokumentacją, na podstawie której została sporządzona:

stanowi udokumentowanie wydatków ze środków pracodawcy przeznaczonych na wynagrodzenia dla pracowników,

jest dowodem do rozliczenia pracodawcy z ZUS z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i zasiłków finansowanych z funduszu ubezpieczeń społecznych,

jest podstawą do odprowadzenia do urzędu skarbowego zaliczek na podatek dochodowy, naliczonych i pobranych z wynagrodzeń pracowników.

Obowiązkowe dane na każdej stronie

Podstawowe informacje dotyczące listy płac to nazwa firmy (może być w postaci pieczątki), numer strony, oznaczenie lub nazwa listy płac oraz miesiąc i rok, za jaki została sporządzona. Numer strony, oznaczenie oraz miesiąc i rok, za który została sporządzone lista, należy zamieścić na każdej stronie dokumentu. Uniemożliwi to przypadkowe przypisanie strony danej listy do innego formularza. Każda strona listy płac powinna zawierać podsumowanie wszystkich kolumn zawierających dane liczbowe. Oznacza to, że należy obliczać kwoty do przeniesienia na następną stronę listy płac.

W większych firmach listę płac zawsze podpisują – oprócz specjalistów ds. wynagrodzeń, czyli sporządzających listę – co najmniej 2 osoby, tj. osoba sprawdzająca i ta, która akceptuje listę wynagrodzeń do wypłaty. W małych firmach jednak nie ma dwóch osób do sprawdzania i akceptowania tego typu dokumentów. Wystarczy wtedy podpis osoby sporządzającej i drugiej jako sprawdzającej i zatwierdzającej do wypłaty.

Sposób sporządzenia listy płac

Listy płac nie są sporządzane według obowiązującego wzoru. Powinny jednak zawierać niezbędne elementy.

* Kwoty wyliczone na podstawie średniej płacy z ostatnich 12 miesięcy po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne.

data sporządzenia .......

sporządził ...........

sprawdził ..........

zatwierdził ...............

Objaśnienie poszczególnych kolumn

Kolumna 1. Liczba porządkowa przypisana kolejnym pracownikom

Kolumna 2. Imię i nazwisko pracownika

Kolumna 3. Wynagrodzenia zasadnicze pracownika wynikające z umowy o pracę

W przypadku płacy zasadniczej nie ma ograniczeń kwotowych, jednak wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od wysokości minimalnego wynagrodzenia w ustawie.

Kolumna 4. Wynagrodzenie zasadnicze pracownika, które wynika z umowy o pracę, pomniejszone o kwoty odpowiadające okresowi choroby, urlopu bezpłatnego, urlopu macierzyńskiego itp.

Przykład

1. Pracownik był nieobecny z powodu choroby. Przyczyna nieobecności pracownika została potwierdzona zaświadczeniem ZUS ZLA. Za okres 5 dni przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe w wysokości 80% podstawy wymiaru (pracownik nr 1). Aby obliczyć należność za część miesiąca dla pracownika otrzymującego wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej, który był nieobecny w pracy z powodu choroby, należy miesięczną stawkę wynagrodzenia podzielić przez 30 i pomnożyć przez liczbę dni nieobecności w pracy. Otrzymaną kwotę odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego pracownikowi za cały miesiąc. Stawkę za 1 dzień oblicza się w następujący sposób: 3.000 zł : 30 dni = 100 zł.

Kwota do potrącenia za 5 dni choroby wynosi: 5 dni × 100 zł = 500 zł; 3.000 zł – 500 zł = 2.500 zł.

2. Pracownica była nieobecna w pracy na skutek niezdolności do pracy z tytułu opieki nad chorym dzieckiem trwającej 5 dni. Otrzymuje ona zasiłek opiekuńczy w wysokości 80% (pracownik nr 2). Wyliczenie wynagrodzenia należnego za przepracowaną część miesiąca wygląda podobnie jak w przypadku pracownika nr 1: 3.600 zł : 30 dni = 120 zł; 120 zł × 5 dni = 600 zł; 3.600 zł – 600 zł = 3.000 zł.

Kolumna 5. Wynagrodzenie za urlop

Za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 kp).

Kolumna 6. Nagrody (premie uznaniowe)

O przyznaniu takiego świadczenia decyduje pracodawca. Jeśli ten nie przyzna nagrody, pracownik nie może jej żądać.

W przykładzie pracownik nr 1 otrzymał nagrodę w wysokości 200 zł.

Kolumna 7. Premie regulaminowe

Podobnie jak premia uznaniowa, premia regulaminowa jest dodatkowym składnikiem wynagrodzenia za pracę. Warunki jej przyznania są określone regulaminem premiowania, mogą wynikać z treści umowy o pracę lub też być zawarte w układach zbiorowych pracy.

W przeciwieństwie do premii uznaniowej, zasady przyznawania premii regulaminowej są bardzo szczegółowe i czytelne. Nie ma w nich miejsca na subiektywizm. Przykładem są regulaminy premiowania handlowców.

Przykład

Handlowiec sprzedaje miesięcznie 100 sztuk towaru. Otrzymuje wtedy 300 zł premii. Przy sprzedaży miesięcznej 101–200 sztuk towaru otrzymuje 400 premii.

Kolumna 8. Inne składniki wynagrodzenia

Są to m.in. dodatek stażowy, wynagrodzenie za przepracowane godziny nadliczbowe itp. W przykładowej liście płac pracownikowi nr 1 naliczono wynagrodzenie za przepracowane godziny nadliczbowe w kwocie 135 zł.

Kolumna 9. Wynagrodzenie chorobowe

Pracodawca ma obowiązek wypłaty wynagrodzenia chorobowego za okres 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, natomiast w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia – do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego – do okresu 33 lub 14 dni nie wlicza się dni sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny.

Wysokość wynagrodzenia chorobowego to 80% podstawy wymiaru (w przypadku niezdolności do pracy spowodowanej chorobą oraz odosobnieniem wskutek choroby zakaźnej) lub 100% podstawy wymiaru, jeśli niezdolność do pracy była spowodowana:

wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy, chorobą przypadającą w okresie ciąży lub poddaniem się niezbędnym badaniom lekarskim, przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów, oraz poddaniem się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów.

Wynagrodzenie chorobowe nie stanowi podstawy naliczania składek.

Pracownikowi nr 1 naliczono wynagrodzenie chorobowe należne za 5 dni w wysokości 350 zł, stanowiące 80% podstawy wymiaru.

Kolumna 10. Zasiłek chorobowy, macierzyński, opiekuńczy

Od 34. dnia lub odpowiednio 15. dnia choroby w roku kalendarzowym pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy finansowany przez ZUS. Kwota tego zasiłku wynosi 80% podstawy wymiaru, natomiast za okres pobytu w szpitalu 70%. W określonych sytuacjach, tj. takich samych jak w przypadku wynagrodzenia chorobowego oraz w przypadku niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy, wysokość zasiłku wynosi 100%. Wysokość zasiłku macierzyńskiego wynosi 100% podstawy wymiaru, a zasiłku opiekuńczego 80%. Wszystkie zasiłki wypłacane są z ubezpieczenia chorobowego i nie stanowią podstawy naliczania składek.

Zamieszczona lista płac przedstawia wypłatę z zasiłku chorobowego. Kolumna nr 10 dotyczy płatników zgłaszających do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób.

Na liście płac pracownicy nr 2 naliczono zasiłek opiekuńczy należny za 5 dni w kwocie 420 zł.

Kolumna 11. Wynagrodzenie brutto

Jest to suma wszystkich składników wynagrodzenia oraz zasiłków wypłacanych z ubezpieczenia chorobowego (suma kolumn 4 + 5 + 5 + 6 + 7 + 8 + 9 + 10).

Kolumna 12. Podstawa składek na ubezpieczenia społeczne

Suma składników miesięcznego wynagrodzenia stanowi podstawę składek na ubezpieczenia społeczne. Do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe nie wlicza się m.in.:

kwot wynagrodzenia chorobowego (kolumna 9),

zasiłków z ubezpieczenia chorobowego (kolumna 10),

dodatków stałych, np. dodatków stażowych przypadających na okres choroby, które zgodnie z przepisami wewnątrzzakładowymi (np. regulaminem wynagradzania) nie są zmniejszane za czas choroby.

Kwota ograniczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wynosi w 2015 roku 118.770 zł. Wynagrodzenie powyżej tej kwoty jest jednak podstawą do naliczenia składki na ubezpieczenie chorobowe, wypadkowe, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.

Uwaga: Od 1 kwietnia 2015 r. część ubezpieczonych płaci niższe składki wypadkowe. Szerzej piszemy o tej zmianie w rozdziale 2.

Kolumna 13, 14 i 15. Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika

Składka na ubezpieczenie emerytalne w części finansowanej przez pracownika wynosi 9,76% podstawy (z kolumny 12). Zakład pracy finansuje taką samą kwotę. Składka na ubezpieczenia rentowe jest finansowana w różnych częściach przez pracownika i przez pracodawcę. Z wynagrodzenia pracownika potrąca się 1,5%, pracodawca płaci 6,5% podstawy. Składka na ubezpieczenie chorobowe jest finansowana tylko przez pracownika i stanowi 2,45% podstawy wymiaru.

Kolumna 16. Koszty uzyskania przychodu

Zgodnie z przepisami ustawy z 12 listopada 2003 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. nr 202, poz. 1956 ze zm.) koszty uzyskania przychodów zostały określone kwotowo w zależności od umiejscowienia siedziby zakładu pracy w stosunku do miejsca zamieszkania danego pracownika.

Kolumna 17. Dochód do opodatkowania

Dochód do opodatkowania stanowi kwota brutto wynagrodzenia (z kolumny 11), pomniejszona o sumę składek na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika (z kolumn 13, 14 i 15) oraz o koszty uzyskania przychodu (z kolumny 14).

Dochód do opodatkowania zaokrąglany jest do pełnych złotych. Obowiązuje przy tym zasada, że kwoty groszowe wynoszące mniej niż 50 gr pomija się, a 50 i więcej groszy zaokrągla się do pełnych złotych.

1. Jeśli pracodawca przekazał pracownikom świadczenia okolicznościowe, np. bony towarowe o wartości 500 zł sfinansowane w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, to do dochodu opodatkowanego dolicza się kwotę 500 zł. Nie będzie ona jednak stanowiła podstawy naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i składki na ubezpieczenie zdrowotne.

2. Natomiast jeśli bony towarowe lub inne świadczenia rzeczowe przekazane pracownikom pracodawca sfinansował ze środków obrotowych, cała ich wartość stanowi podstawę zarówno do naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne, jak i i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT oraz § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego).

Kolumna 18. Kwota podatku dochodowego od osób fizycznych

Zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych wylicza się według skali podatkowej obowiązującej w danym roku. Podatek według wyższej skali podatkowej nalicza się od miesiąca następnego po miesiącu, w którym pracownik przekroczył próg podatkowy.

Kolumna 19. Kwota wolna od podatku

Kwota wolna od podatku stanowi 1/12 kwoty zmniejszającej podatek z pierwszego przedziału tabeli podatkowej.

Każdy pracownik przed pierwszą wypłatą powinien złożyć oświadczenie o tym, że:

nie otrzymuje emerytury lub renty,

nie osiąga dochodów z tytułu członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną,

nie osiąga dochodów, od których powinien odprowadzić zaliczki na podatek (czyli np. nie prowadzi działalności gospodarczej, nie otrzymuje wynagrodzenia ze stosunku pracy za granicą),

nie otrzymuje świadczeń pieniężnych od organu zatrudnienia.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Wykaz skrótów i aktów prawnych użytych w książce

Wstęp

Wzorcowa lista płac

Zmiany w składkach wypadkowych od 1 kwietnia 2015 r.

Listy płac

Zaokrąglenia przy wypłacie wynagrodzeń

Korygowanie i wyrównywanie wynagrodzeń

Ochrona danych osobowych

Odpowiedzialność specjalisty ds. kadr i płac

Dyskryminacja przy ustalaniu wysokości wynagrodzenia

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71