Redakcja

Redaktor

Rafał Kuciński

Autorzy

Mariusz Olech

Katarzyna Trzpioła

Wydawca

Norbert Pawlikowski

Korekta

Zespół

ISBN: 978-83-269-4068-2

Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa, tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10

DTP

Raster studio

Druk

Miller Druk sp. z o.o.

Książka „Wakacje w firmie – rozliczanie wydatków od strony VAT, PIT/CIT i UOR”

chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w książce bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Informujemy, że Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Łotewskiej 9a w celu realizacji niniejszego zamówienia oraz do celów marketingowych – przesyłania materiałów promocyjnych dotyczących innych produktów i usług. Mają Państwo prawo do wglądu oraz poprawiania swoich danych, a także do wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania do celów promocyjnych. Podanie danych jest dobrowolne. Zapewniamy, że Państwa dane nie będą przekazywane bez Państwa wiedzy i zgody innym podmiotom.

WSTĘP

Sezon urlopowy oznacza dla przedsiębiorców dodatkowe koszty i utrudnienia. Jest to związane przede wszystkim z urlopami pracowników. Także księgowi w tych jednostkach mają dodatkowe obowiązki. Wynikają one z konieczności analizowania i księgowania różnych zdarzeń wynikających ze specyfiki tego okresu. Co ważne – wspomniane skutki dotyczą nie tylko zakładów pracy, jako podmiotów gospodarczych, ale również zatrudnionych przez nich pracowników. Powszechną bowiem praktyką jest dofinansowywanie przez pracodawców do letniego wypoczynku tych osób oraz członków ich rodzin – w tym dzieci. Popularnym świadczeniem jest również udostępnianie pracownikom służbowych samochodów, w celu wakacyjnego wyjazdu nad morze, jezioro czy w góry. Księgowi powinni pamiętać, że od 1 stycznia 2015 r. istotnie zmieniły się zasady opodatkowania i rozliczania tego rodzaju świadczeń.

W tej publikacji znajdziesz omówienie ww. kwestii podparte praktycznymi przykładami.

Życzę ciekawej lektury

Rafał Kuciński

Rozdział I

Przedsiębiorca może dofinansować urlop pracowników

W sezonie urlopowym wielu pracowników a także członków ich rodzin korzysta ze świadczeń od pracodawców dotyczących wakacyjnego wypoczynku. Natomiast przedsiębiorcy często otrzymują pomoc od członków swojej rodziny. Świadczenia, o których mowa, wywołują różne skutki podatkowe.

Wczasy pod gruszą pracownika i jego rodziny

Wakacyjne wsparcie ze strony zakładów pracy najczęściej ma postać dofinansowania do wypoczynku realizowanego przez pracowników oraz członków ich rodzin we własnym zakresie, określanego popularnie jako „wczasy pod gruszą”. Źródła takiego dofinansowania mogą być różne, ale z reguły pracodawcy pokrywają ponoszone w tym celu wydatki:

z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ZFŚS),

ze środków obrotowych zakładu pracy,

ze świadczenia urlopowego.

Dofinansowanie do wczasów pod gruszą z ZFŚS a przychód pracownika

Obowiązek tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wynika z ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS). W myśl jej przepisów zasadniczo ciąży on na pracodawcach:

zatrudniających według stanu na początek roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,

prowadzących działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych – bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.

Natomiast pozostałym pracodawcom, mającym mniej niż 20 pracowników, fundusz socjalny wolno utworzyć na zasadzie dobrowolności. ZFŚS zasadniczo tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych (art. 5 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Środki funduszu są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym. Obowiązki zaś związane z jego administrowaniem spoczywają na pracodawcy, który ponosi także koszty dokonywanych w tym celu odpisów. Ze środków ZFŚS pokrywane są różnego rodzaju świadczenia, w tym oczywiście także związane z szeroko rozumianym wypoczynkiem. Przy czym ich beneficjentami mogą być nie tylko pracownicy firmy, w której funkcjonuje fundusz socjalny, ale także członkowie ich rodzin oraz byli pracownicy, w tym emeryci i renciści. Należy pamiętać o tym, że jeśli dofinansowanie do wczasów pracowników czy kolonii i obozów dla ich dzieci, zakupu karnetów uprawniających do korzystania z basenów, siłowni i innych obiektów sportowych albo wycieczek krajoznawczych odbywa się ze środków ZFŚS – to przy przyznawaniu i ustalaniu wysokości tych świadczeń powinno być uwzględniane kryterium socjalne.

Oznacza to, że pracodawca w omawianym zakresie powinien kierować się sytuacją życiową, rodzinną i materialną pracownika (art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS). Zasady takiego dofinansowania muszą być określone zakładowym regulaminie funduszu socjalnego.

Ważne

Dofinansowanie do wypoczynku w postaci „wczasów pod gruszą” wypłacone ze środków ZFŚS, jako nieodpłatne świadczenie jest dla pracownika przychodem ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT.

Nie oznacza to jednak, że w każdym przypadku wartość ww. świadczenia będzie podlegać u tej osoby opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Przepisy przewidują bowiem możliwość zwolnienia od tego podatku do określonej wysokości świadczeń związanych z organizacją lub zwrotem kosztu wypoczynku pracowników, jeśli zostaną spełnione wskazane w tym zakresie, ustawowe warunki. Podstawą do zastosowania wspomnianej preferencji podatkowej będzie w takim przypadku art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT. Na jego podstawie wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej (o której mowa w ustawie o ZFŚS) rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków ZFŚS lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Przy czym rzeczowymi świadczeniami w rozumieniu tego przepisu nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary bądź usługi.

Ważne

Dofinansowanie pracownikowi z ZFŚS „wczasów pod gruszą” podlega zwolnieniu od PIT, ale tylko w ramach limitu rocznego 380 zł. Pod kątem tego zwolnienia zakład pracy powinien wziąć pod uwagę wypłacone w tym samym roku inne świadczenia z ZFŚS.

Wartość wskazanych świadczeń w roku podatkowym powinna być zatem zsumowana i jeśli w wyniku tej operacji wystąpi nadwyżka powyżej ww. kwoty 380 zł, wówczas różnicę należy zaliczyć do przychodów pracownika podlegających PIT. Następnie od tych przychodów pracodawca powinien odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz wykazać je w rocznej informacji PIT-11 (względnie w sporządzonym za pracownika zeznaniu PIT-40).

PRZYKŁAD

Dopłata do wczasów

W lipcu 2015 roku pracownik otrzymał od pracodawcy dofinansowanie do wczasów w kwocie 530 zł. Świadczenie zostało sfinansowane ze środków ZFŚS. Dotychczas w bieżącym roku pracownik nie był beneficjentem tego rodzaju świadczeń (ani ze wspomnianego funduszu, ani z funduszy związków zawodowych). Otrzymana przez niego kwota korzysta ze zwolnienia od podatku do wysokości 380 zł (art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT). Natomiast nadwyżkę ponad tę kwotę, w wysokości 150 zł (tj. 530 zł – – 380 zł), zakład pracy powinien doliczyć do pozostałych przychodów ze stosunku pracy osiągniętych przez tego pracownika w lipcu br. i opodatkować na zasadach ogólnych.

PRZYKŁAD

Kolejne świadczenie z ZFŚS

W sierpniu 2015 roku zakład pracy przekazał swojemu pracownikowi dofinansowanie do wczasów w wysokości 260 zł, sfinansowane z ZFŚS. Ponieważ wspomniany pracownik już wcześniej, tj. w marcu br., otrzymał z okazji Świąt Wielkanocnych paczkę z artykułami spożywczymi o wartości 170 zł, również pokrytą z ZFŚS, w jego przypadku trzeba opodatkować nadwyżkę łącznej wartości ww. świadczeń ponad roczny limit 380 zł, czyli 50 zł (tj. 170 zł ++ 260 zł – 380 zł). Zwolniona od PIT z tytułu dofinansowania do wypoczynku będzie natomiast kwota 210 zł (tj. 380 zł – 170 zł).

Skutki dla pracownika sfinansowania wczasów ze środków obrotowych

„Wczasy pod gruszą” mogą być dofinansowane nie tylko z ZFŚS, ale również ze środków obrotowych pracodawcy. Przy czym dotyczy to tak pracodawców, którzy nie utworzyli funduszu socjalnego, jak i firm, które z różnych względów nie zdecydowały się na pokrycie omawianych wydatków ze źródła, o którym mowa, pomimo że taki fundusz u nich funkcjonuje. Trzeba jednak podkreślić, że ze względu na mniejszą opłacalność takiego rozwiązania w praktyce dofinansowanie do wczasów czy kolonii ze środków obrotowych pracodawcy stosowane jest znacznie rzadziej niż wypłaty z ZFŚS.

Wynika to z faktu, że dofinansowanie do takiego wypoczynku wypłacone pracownikowi ze środków obrotowych zakładu pracy będzie dla tej osoby w całości przychodem podlegającym opodatkowaniu. Przepisy nie przewidują bowiem tutaj żadnych zwolnień podatkowych, tak jak w przypadku świadczeń pokrywanych ze środków ZFŚS.

PRZYKŁAD

Środki obrotowe firmy

We wrześniu 2015 roku zakład pracy przekazał swojemu pracownikowi dofinansowanie do wypoczynku na kwotę 380 zł. Wydatek, o którym mowa, został pokryty ze środków obrotowych firmy. Wartość przedmiotowego świadczenia podlega opodatkowaniu PIT w pełnej wysokości.

Dofinansowanie do letniego wypoczynku dzieci i młodzieży

Jak pokazuje praktyka, pracodawcy dofinansowują nie tylko wczasy pracowników oraz ich małżonków, ale także wypoczynek dzieci tych osób. Należy pamiętać o tym, że również w takich przypadkach wartość wspomnianych świadczeń będzie przychodem pracownika ze stosunku pracy, pomimo iż bezpośrednio dotyczą one dzieci tej osoby. Jak bowiem podkreślają organy podatkowe, wspomniane dofinansowanie jest wypłacane ze względu na łączący pracownika z zakładem pracy stosunek pracy.

Nie oznacza to jednak, że w każdym przypadku od wartości omawianego świadczenia należy odprowadzić PIT. Po spełnieniu bowiem określonych przepisami wymogów może być ono nawet całkowicie zwolnione od podatku dochodowego. Zwolnienie, o którym mowa, będzie zależeć m.in. od tego, kto był organizatorem wypoczynku, jaka była jego forma, w jakim wieku były dzieci pracownika, których dotyczy to dofinansowanie oraz od źródeł pokrycia poniesionych w tym zakresie wydatków.

Ważne

Ustawodawca zwolnił od PIT dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży pochodzące z:

funduszu socjalnego, ZFŚS oraz wypłacone zgodnie z odrębnymi przepisami wydanymi przez właściwego ministra – niezależnie od ich wysokości,

innych źródeł – do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 760 zł.

Zatem jeśli dofinansowanie wypoczynku dziecka pracownika zostanie wypłacone ze środków ZFŚS, to będzie ono zwolnione z opodatkowania w całości (art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. a ustawy o PIT). Natomiast pokrycie wspomnianego dofinansowania z innych źródeł (a więc np. ze środków obrotowych pracodawcy) spowoduje, że wolna od podatku dochodowego będzie kwota nieprzekraczająca w roku podatkowym limitu w wysokości 760 zł (art. 21 ust. 1 pkt 78 lit. b ustawy o PIT). Nadwyżkę ponad tę kwotę należy opodatkować jako przychód ze stosunku pracy rodzica (art. 12 ust. 1 ustawy o PIT).

Ważne

Aby jednak takie zwolnienie było dopuszczalne, muszą być dodatkowo spełnione także pozostałe warunki, tj.:

wypoczynek powinien być zorganizowany,

organizatorem wypoczynku musi być podmiot prowadzący działalność w tym zakresie,

wypoczynek powinien przybrać formę: wczasów, kolonii, obozu lub zimowiska, w tym również połączonego z nauką, pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych, leczniczo-opiekuńczych,

dopłata powinna dotyczyć dzieci i młodzieży uczestniczących w wypoczynku, które nie ukończyły 18. roku życia.

Przy czym należy pamiętać o tym, że limit, o którym mowa, dotyczy pracownika, a nie jego dziecka, którego pobyt na wczasach, koloniach czy obozie został sfinansowany ze środków obrotowych zakładu pracy. Oznacza to, że w przypadku tego rodzaju dopłaty do wypoczynku np. dla dwojga lub więcej dzieci o łącznej wysokości przekraczającej 760 zł – wolna od PIT będzie jedynie część omawianego wsparcia, nawet jeśli dofinansowanie na każde dziecko z osobna nie przekracza ww. kwoty.

Pobyt nad morzem czy w górach musi mieć zorganizowany charakter

Z powołanego wcześniej przepisu wynika, że nie każda dopłata do wypoczynku dziecka może korzystać ze zwolnienia, lecz tylko ta, która jest związana z wypoczynkiem o charakterze zorganizowanym, mającym postać m.in. wczasów, kolonii, obozu lub zimowiska. Co więcej, warunkiem skorzystania z omawianej preferencji podatkowej jest to, aby organizatorem wspomnianego wypoczynku był podmiot prowadzący działalność w tym zakresie. Jak wielokrotnie podkreślały organy podatkowe, do takich podmiotów zaliczają się nie tylko te, które świadczą usługi wypoczynkowe w ramach prowadzonej działalności gospodarczej (np. biura turystyczne), ale także jednostki zajmujące się statutowo tego rodzaju działalnością (np. szkoły, Kościoły, a także różnego rodzaju fundacje i stowarzyszenia), jak również podmioty prowadzące działalność agroturystyczną polegającą na wyjazdach do gospodarstw wiejskich specjalnie przygotowanych na przyjęcie wczasowiczów. Takie wnioski nasuwają się m.in. z treści interpretacji indywidualnych: dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 3 lutego 2010 r. (nr IBPBII/1/415-866/09/BD), dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 4 lutego 2011 r. (nr IPPB4/415-866/10-4/MP), a także ministra finansów z 4 grudnia 2013 r. (nr DD3/033/272/MCA/13/RD-125985/13).

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Przedsiębiorca może dofinansować urlop pracowników

Dofinansowanie do wypoczynku mogą otrzymać również byli pracownicy

Pracodawca może odwołać lub przesunąć urlop pracownika

Za niewykorzystany urlop pracodawca wypłaca ekwiwalent

Latem w rodzinnym biznesie mogą pomagać członkowie rodziny

Od służbowego samochodu na wakacjach trzeba zapłacić podatek

Dofinansowanie do wczasów nie podlega VAT

Wyjazd na urlop firmowym autem wpływa na rozliczenia VAT

Ważne jest prawidłowe ujęcie wydatków w księgach

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71