Spis treści

Redakcja

Wydawanie świadectw pracy – po umowach terminowych i bezterminowych

Tematy publikacji w pełnej wersji

Świadectwo pracy – wydawanie, wypełnianie, korekty i odpisy

Odrębne zasady wydawania świadectw pracy po umowach terminowych – choć obowiązują już kilka lat – nadal powodują wiele problemów i błędów. Pracodawcy często zapominają wydać świadectwa za umowy terminowe, gdy pracownik przechodzi na umowę bezterminową. Wątpliwości budzi też np. przenoszenie urlopu wypoczynkowego do wykorzystania w trakcie kolejnej umowy. Na szczęście, niektóre dylematy rozstrzygnęły stanowiska urzędowe.

Wiele problemów powoduje także wypełnianie poszczególnych części świadectwa pracy, np. punkty dotyczące trybu rozwiązania umowy, uprawnień pracowniczych, czy okresów nieskładkowych I wreszcie kłopoty sprawia także wydawanie korekt czy odpisów świadectw pracy.

Niniejsza publikacja wyjaśnia wątpliwości z praktyki na przykładach, gotowych wzorach zapisów i grafikach.

Redakcja

Publikacja „Świadectwo pracy – wydawanie, wypełnianie, korekty i odpisy” to tabele, zestawienia i wskazówki krok po kroku, które ułatwią pracę działu kadr. Wszystkie podstawowe informacje potrzebne w pracy specjalisty personalnego zebrane w wygodnej formie, ułatwiającej ich znalezienie i zastosowanie.

Wydawca: Agnieszka Gorczyca Redaktor prowadzący: Szymon Sokolik Korekta: Zespół

Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski Opracowanie graficzne: Piotr Fedorczyk Druk: Drukarnia Miller Skład i łamanie: 6AN Studio ISBN 978-83-269-4246-4

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: personel@wip.pl NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

© Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2016

Publikacja „Świadectwo pracy – wydawanie, wypełnianie, korekty i odpisy” jest chroniona prawem autorskim. Przedruk materiałów w niej opublikowanych – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja „Świadectwo pracy – wydawanie, wypełnianie, korekty i odpisy” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Świadectwo pracy – wydawanie, wypełnianie, korekty i odpisy” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Więcej informacji: tel. 22 518 29 29

e-mail: cok@wip.pl

Wydawanie świadectw pracy – po umowach terminowych i bezterminowych

Jeśli pracownik pozostaje w zatrudnieniu na podstawie jednej lub kilku umów terminowych, pracodawca ma obowiązek wydać mu zbiorcze świadectwo pracy obejmujące te umowy (umowę) najpóźniej po 24 miesiącach od zawarcia pierwszej z nich. Jedynie w przypadku, gdy w chwili upływu tych 24 miesięcy ostatnia z umów terminowych nie jest zakończona, pracodawca musi poczekać z wydaniem zbiorczego świadectwa do jej zakończenia. Natomiast jeśli pracownik zażąda wydania świadectwa pracy za poprzednie zakończone umowy terminowe pracodawca musi wydać oddzielnie świadectwa pracy: za zakończoną umowę lub umowy (którego zażądał pracownik), a następnie za umowę, w trakcie której upłynie 24-miesięczny okres zatrudnienia na podstawie umów terminowych. Pracownik składa wspomniany wniosek na piśmie, z 7-dniowym wyprzedzeniem.

PRZYKŁAD

1. Umowa terminowa trwająca w chwili upływu 24 miesięcy

Strony zawarły umowę na zastępstwo na okres 1 roku i po niej kolejną – na czas określony na 2 lata. Świadectwo pracy wydaje się po tej drugiej umowie, niezależnie od tego, czy strony będą kontynuowały zatrudnienie, czy też nie. Jedynie w przypadku gdy pracownik po zakończeniu pierwszej umowy będzie żądał wydania za nią świadectwa, należy mu je wydać w dowolnym momencie, w którym tego zażąda (świadectwo obejmie wówczas tylko tę zakończoną umowę).

Zasady wydawania zbiorczych świadectw pracy dotyczą wszystkich umów terminowych, czyli umów:

- na czas określony,

- na czas wykonywania określonej pracy (nowelizacja Kodeksu pracy za kilka miesięcy usunie możliwość zawierania tej umowy),

- na zastępstwo, na wykonywanie prac sezonowych, na okres kadencji itd.

- na okres próbny.

Możliwość wydania zbiorczego świadectwa pracy nie obejmuje natomiast umów bezterminowych. Nie można więc wydać wspólnego, zbiorczego świadectwa pracy za umowy terminowe i umowę na czas nieokreślony, dopiero na zakończenie umowy bezterminowej. Powoduje to wiele problemów praktycznych.

Rozstajemy się wcześniej – świadectwo będzie od razu

Przepisy nie wskazują, jak postąpić, w przypadku gdy np. dwie umowy terminowe kończą się przed upływem 24 miesięcy od zawarcia pierwszej z nich, a pracodawca nie zamierza już dalej zatrudniać pracownika. Przyjęła się wykładnia, że nie można czekać ze świadectwem do upływu tych 24 miesięcy. Trzeba je wydać za obie umowy od razu po zakończeniu ostatniej z nich.

PRZYKŁAD

2. Koniec zatrudnienia przed upływem 2 lat

Pracownik 1 września 2014 r. został zatrudniony na czas określony na pół roku, a potem znowu 1 marca 2015 r. na kolejne pół roku – ponownie na czas określony. Teoretycznie, zgodnie z dosłowną interpretacją przepisów, pracownikowi należałoby wydać świadectwo pracy obejmujące zatrudnienie na te dwie umowy dopiero 31 sierpnia 2016 r., chyba że zażądałby on wydania świadectwa wcześniej (po zakończeniu pierwszej umowy – za tę umowę lub po zakończeniu drugiej umowy – za obie).

Skoro jednak pracodawca po dwu umowach terminowych (trwających łącznie rok) nie zamierza już dalej zatrudniać tego pracownika, a pracownik nie występuje z żądaniem świadectwa pracy to – według interpretacji np. inspekcji pracy – należy bez wniosku pracownika wydać mu zbiorcze świadectwo pracy obejmujące te dwie umowy już po zakończeniu drugiej z nich, czyli 31 sierpnia 2015 r..

Dużo czasu pomiędzy umowami – lepiej wydać

Kodeks pracy nie rozstrzyga również, jak ma postąpić pracodawca jeżeli pomiędzy poszczególnymi umowami terminowym występują przerwy np. w przypadku umów sezonowych, albo gdy między umowami przypada weekend albo święto. Ukształtowała się zatem wykładnia, że jeżeli po zakończeniu jednej z umów pracodawca zamierza dalej zatrudniać pracownika na kolejną umowę terminową to niedługa, kilkudniowa przerwa między umowami nie wymaga wydania świadectwa za poprzednią umowę (umowy), jeśli nie minął jeszcze 24 miesięczny termin na jego wydanie (patrz: przykład 3).

Jeśli jednak:

- przerwa miałaby być dłuższa niż np. weekend lub weekend plus dzień świąteczny albo

- pracodawca nie byłby pewien, że po przerwie zatrudni pracownika,

bezpieczniej jest wydać świadectwo za zakończoną umowę.

Część specjalistów inspekcji pracy zwraca bowiem uwagę, że nawet jeśli strony po kilku miesiącach i tak mają zamiar wznowić zatrudnienie, to pracownik nie powinien przez tak długi czas pozostawać bez świadectwa pracy, skoro nie pozostaje wówczas w zatrudnieniu (patrz: przykład 4).

PRZYKŁAD

3. Kilkudniowa przerwa między umowami

Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę terminową na 1 rok. Zakończyła się w sobotę. Następnie, w poniedziałek strony zawarły kolejną umowę terminową – na 1,5 roku. Z wydaniem świadectwa pracy można poczekać do zakończenia drugiej z tych umów. Czyli możliwe jest wydanie zbiorczego świadectwa pracy za obydwie umowy.

PRZYKŁAD

4. Kilka miesięcy odstępu między umowami

Umowa została zawarta na okres marzec – listopad 2015 roku. Zaraz po niej, jeszcze w listopadzie 2015, strony mają zamiar podpisać umowę na kolejny sezon budowlany (marzec – listopad 2016). Mimo że kolejne zatrudnienie będzie już w listopadzie niemal pewne, lepiej nie czekać do listopada 2016 roku, tylko wydać świadectwo za pierwszą umowę od razu w listopadzie 2015 r. Zdaniem części inspektorów pracy pracownik będzie bowiem dłuższy czas pozostawał bez zatrudnienia i dlatego powinien otrzymać świadectwo.

Uwaga: w praktyce pojawiła się też wątpliwość, kiedy upłyną 24 miesiące od zawarcia pierwszej umowy, gdy strony podpisały ją z opóźnionym terminem rozpoczęcia pracy. Literalna wykładnia wskazuje, że termin ten należy liczyć od dnia zawarcia umowy, a nie od dnia nawiązania stosunku pracy.

Za umowę bezterminową będzie osobne świadectwo

Wydawanie zbiorczych świadectw pracy dotyczy tylko umów terminowych. Jeżeli więc strony zawierają umowę na czas nieokreślony, to świadectwo pracy za nią wydaje się dopiero po jej zakończeniu, niezależnie od tego, jak długo miałaby trwać. Powstaje jednak pytanie, jak postąpić w odniesieniu do poprzedzających ją umów terminowych.

Wiadomo – m.in. ze stanowiska ministerstwa pracy – że nie należy wydawać zbiorczego świadectwa pracy za umowy terminowe i bezterminowe.

A zatem jeśli nawet strony łączy tylko 3-miesięczna umowa na okres próbny, a po niej zawierają już tylko umowę na czas nieokreślony, to – zgodnie ze stanowiskiem MPiPS – należy wydać za obie umowy oddzielne świadectwa pracy. Jest to dość kontrowersyjny obowiązek, bo przed wejściem w życie obecnych zasad jedno świadectwo pracy mogło obejmować zarówno umowy terminowe, jak i bezterminowe(przykłady 5 i 6). Kodeks pracy nie wskazuje jednak, kiedy w takim przypadku należy wydać świadectwo za umowę na okres próbny (czyli za umowy terminowe). Przyjęła się wykładania, zgodnie z którą można w takim przypadku wydać świadectwo już po zakończeniu umowy na okres próbny albo dopiero po 24 miesiącach od jej zawarcia, czyli w trakcie trwania umowy na czas nieokreślony (patrz: przykład 5).

ZDANIEM MINISTERSTWA PRACY:

Regulacje zawarte w art. 97 Kodeksu pracy oznaczają, że zasadą jest wydawanie oddzielnego świadectwa pracy dotyczącego umowy lub umów terminowych i oddzielnego świadectwa pracy dotyczącego umowy zawartej na czas nieokreślony. Zatem pracodawca powinien wydać (…) oddzielne świadectwa pracy dotyczące umowy na czas określony i umowy na czas nieokreślony (…).

Fragment wyjaśnień Departamentu Prawa Pracy MPiPS z 20 listopada 2013 r.

Radzimy jednak, aby w takiej sytuacji nie czekać aż 24 miesięcy z wydaniem świadectwa za umowę na okres próbny. Przechodząc na umowę bezterminową, łatwo bowiem zapomnieć, że cały czas biegnie 24-miesięczny termin na wydanie świadectwa pracy za umowę terminową. Natomiast pracownik z najprawdopodobniej nie upomni się o świadectwo za umowę sprzed lat, skoro nadal pracuje (ewentualnie mógłby się upomnieć, gdyby podjął równoległe zatrudnienie u innego pracodawcy).

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Wydawanie świadectw pracy – po umowach terminowych i bezterminowych

Rozstajemy się wcześniej – świadectwo będzie od razu

Dużo czasu pomiędzy umowami – lepiej wydać

Za umowę bezterminową będzie osobne świadectwo

Można wydać wcześniej niż nakazują przepisy

Podwładny może żądać świadectwa – za zakończone umowy

Umów terminowych sprzed 21 marca 2011 r. nowe zasady nie dotyczą

Wypełnianie poszczególnych części świadectwa pracy

Informacje na górze świadectwa

Wypełnianie ust. 1 – oznaczenie pracodawcy i okresy zatrudnienia

Należy odnotować zmianę nazwy lub przejście zakładu

Podanie wymiaru – konieczne nawet przy pełnym etacie

Wypełnianie ust. 2 – stanowiska i funkcje

Wypełnianie ust. 3 – tryb i podstawa prawna rozwiązania umowy

Porozumienie stron – nie trzeba podawać, z czyjej inicjatywy

Przy wypowiedzeniu trzeba wskazać, kto go dokonał

Zwolnienie dyscyplinarne – trzeba wskazać, który z 3 przypadków zastosowano

Pracownik długo choruje – można go zwolnić bez wypowiedzenia

Pracodawca ciężko zawinił – pracownik może odejść bez wypowiedzenia

Upływ czasu trwania umowy terminowej to nie wygaśnięcie umowy

W lit. b – tylko nietypowe przypadki wymienione wprost w rozporządzeniu

W lit. c – tylko przypadki wygaśnięcia umowy

Wypełnianie ust. 4 pkt 1 – urlop wypoczynkowy

Nie trzeba odnotowywać porozumienia przenoszącego urlop

Wypełnianie ust. 4 pkt 4 – wynagrodzenie chorobowe, dni opieki, skrócenie wypowiedzenia

Pracodawca jednostronnie skrócił okres wypowiedzenia – trzeba to zapisać

O odprawie zasadniczo się nie informuje

Wypełnianie ust. 4 pkt 8 – praca w szczególnych warunkach

Wypełnianie ust. 4 pkt 9 – dodatkowy urlop lub dodatkowe uprawnienia

Wpisuje się urlop ojcowski

Można odnotować liczbę nadgodzin

Wypełnianie ust. 5 – egzekwowana należność

Wypełnianie ust. 6 świadectwa pracy (wynagrodzenie i inne kwestie)

Pouczenie

Data wydania świadectwa, odpisy oraz korekty

Jeśli świadectwo wysyła się pocztą, to z datą ustania zatrudnienia

Umowa ustaje w dniu wolnym od pracy – można później, aby nie ponad 7 dni

Niezwłocznie – czyli bez zbędnej zwłoki

Lepiej nie czekać 7 dni w przypadku umów, które są dawno zakończone

Można wydać innej osobie, gdy ma upoważnienie z podpisem

Odpis i sprostowanie nie są obowiązkowe, ale warto je wydać

Wręcza się odpis, choć zdarza się, że urzędy chcą kserokopii

Należy odzwierciedlić stan na dzień wystawienia świadectwa

Odpis lub poprawione świadectwo oznacza się nową datą

Jeśli już koniecznie przechowywać błędną wersję, to najlepiej ją przekreślić

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71