Spis treści

Redakcja

Od autora

Czynności przygotowawcze związane z zakończeniem roku budżetowego

Tematy publikacji w pełnej wersji

Redakcja

Autor:

Izabela Świderek – doktor nauk ekonomicznych w zakresie analizy ekonomiczno-finansowej oraz finansów publicznych. Autorka książek i wielu artykułów dotyczących problematyki finansów publicznych, funkcjonowania sektora finansów publicznych, w tym nowoczesnych systemów zarządzania sektorem finansów publicznych. Od 16 lat związana zawodowo z jednostkami samorządu terytorialnego. Od 2007 roku pełni funkcję skarbnika jednostki samorządu terytorialnego. Prowadzi szkolenia z zakresu rachunkowości budżetowej i zasad funkcjonowania sektora finansów publicznych.

Wydawca:

Katarzyna Bednarska

Redaktor:

Dorota Strusiewicz-Kotela Koordynator produkcji: Mariusz Jezierski

Korekta:

Zespół

Skład, łamanie:

Raster studio

Druk:

MillerDruk sp. z o.o.

ISBN 978-83-269-4318-8

Nakład: 300 egz.

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o., 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, NIP: 523-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wyskość kapitału zakładowego 200.000 zł

Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2015

Publikacja „Zamknięcie roku 2015 w jednostkach sektora publicznego” chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w niniejszej publikacji – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja „Zamknięcie roku 2015 w jednostkach sektora publicznego” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji „Zamknięcie roku 2015 w jednostkach sektora publicznego” porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Zamknięcie roku 2015 w jednostkach sektora publicznego” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Od autora

Funkcjonowanie jednostek samorządu terytorialnego oraz ich jednostek organizacyjnych związane jest nie tylko z bieżącą ewidencją zdarzeń i operacji gospodarczych w ciągu roku budżetowego, ale również z prawidłowym zakończeniem roku budżetowego. Warunkuje to sporządzenie rzetelnej sprawozdawczości finansowej i budżetowej, a także prawidłowe otwarcie ksiąg rachunkowych w kolejnym okresie obrachunkowym.

Procedura zakończenia roku budżetowego obejmuje wiele różnorodnych czynności, których realizacja zapewnia prawidłowość zamknięcia ksiąg rachunkowych, rozumianych jako trwałe uniemożliwienie dokonywania nowych zapisów lub zmian w zapisach już wprowadzonych. Stanowi także o poprawności stanów początkowych otwieranych w nowym roku budżetowym ksiąg rachunkowych. Przygotowania do zakończenia roku budżetowego w ewidencji księgowej, jak również ostateczne jego zakończenie to proces wieloetapowy, czasochłonny i dotyczący również pracowników wydziałów merytorycznych jednostki.

Książka prezentuje i omawia czynności towarzyszące zakończeniu okresu obrachunkowego. Identyfikuje i definiuje czynności przygotowawcze, które w jednostkach rozpoczynają się już w ostatnim kwartale kończącego się okresu budżetowego. Od precyzji ich określenia i umiejscowienia we właściwym przedziale czasowym będzie zależało zachowanie ustawowych terminów nałożonych na jednostki obowiązków (ewidencyjnych, inwentaryzacyjnych czy sprawozdawczych).

Jedną z czynności niezbędnych do przeprowadzenia jest inwentaryzacja. Obejmuje swym zakresem posiadany przez jednostkę majątek oraz źródła jego finansowania, pozytywnie wpływa na rzetelność informacji zawartych w księgach rachunkowych. Mająca obligatoryjny charakter, realizowana jest w różnych terminach, adekwatnych do rodzaju inwentaryzowanych elementów aktywów lub pasywów jednostki, z wykorzystaniem ustawowo określonych metod. Ranga inwentaryzacji wynika również z ustawowych sankcji przewidzianych z tytułu nieprzeprowadzenia lub nieprawidłowego przeprowadzenia (i rozliczenia) inwentaryzacji. Istniejący stan prawny w zakresie inwentaryzacji uzasadnia jej szczególne znaczenie dla rzetelności prowadzonych przez jednostkę ksiąg rachunkowych, odzwierciedlających całokształt zaistniałych w jednostce zdarzeń i operacji gospodarczych wpływających na stan posiadanych aktywów i pasywów oraz innych wielkości ekonomicznych, charakteryzujących kondycję finansową jednostki.

Kondycja finansowa jednostki determinowana jest nie tylko decyzjami podejmowanymi przez kierujących jednostką, ale zależy także od prawidłowości „postępowania” z poszczególnymi wielkościami ekonomicznymi, w związku z zakończeniem roku budżetowego. Właściwe ustalenie obrotów, sald końcowych czy odpowiednia korespondencja kont księgowych przy dokonywaniu księgowań na koniec roku znajdują odzwierciedlenie w sporządzanych przez jednostkę sprawozdaniach o różnym zakresie informacyjnym.

Końcoworoczne sprawozdania budżetowe, konstruowane na podstawie kasowej realizacji budżetu jednostki samorządu terytorialnego (oraz planu finansowego jednostek organizacyjnych) odzwierciedlają wyniki rocznych działań jednostki, skoncentrowane głównie na osiągniętych dochodach budżetowych, wysokości i zakresie wykonanych wydatków budżetowych, istniejących w jednostce zobowiązaniach czy należnościach oraz budżetowym wyniku rocznej realizacji budżetu. Z kolei sprawozdawczość finansowa, sporządzana według zasady memoriału, prezentuje zrealizowany przez jednostkę roczny wynik finansowy. Z uwagi na szczególne zasady funkcjonowania jednostek samorządu terytorialnego również sprawozdawczość finansowa sporządzana jest z uwzględnieniem szczególnych rozwiązań odnoszących się do jednostek samorządu terytorialnego. Konsekwencją są specyficzne zasady ewidencji zdarzeń gospodarczych i wykazywania ich w obowiązującej sprawozdawczości (zarówno budżetowej, jak i finansowej).

Specyfika funkcjonowania jednostek samorządu terytorialnego przejawia się również w charakterystycznych dla sektora finansów publicznych zasadach zatwierdzania rocznych sprawozdań. Odnoszą się one zarówno do terminów ich zatwierdzania, jak i zakresu prezentowanych w nich danych.

Swoiste dla sektora finansów publicznych jest sprawozdanie z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego w roku budżetowym. Ustawowo sformalizowany jest zakres danych objętych sprawozdaniem z realizacji budżetu, który może jednak zostać dostosowany do specyficznych potrzeb informacyjnych odbiorców sprawozdania, jak również termin sporządzenia oraz jego odbiorcy, co stanowi o konieczności szczególnej dbałości o zachowanie prawidłowości sekwencji czynności towarzyszących zakończeniu okresu budżetowego.

Prezentowana publikacja, mimo że głównie skierowana jest do pracowników wydziałów finansowo-księgowych i kierowników jednostek, może stanowić również źródło niezbędnych informacji dla pracowników wydziałów merytorycznych, czynnie uczestniczących w procedurze zakończenia roku budżetowego.

Rozdział I

Czynności przygotowawcze związane z zakończeniem roku budżetowego

Koniec roku dla każdej funkcjonującej na rynku jednostki, a w szczególności dla służb finansowo-księgowych, związany jest z wieloma niezbędnymi do wykonania czynnościami. Celem ich jest takie przygotowanie ksiąg rachunkowych do zamknięcia, aby uzyskane na ich podstawie informacje były rzetelne, bezbłędne i sprawdzalne. Sporządzone na podstawie tak prowadzonych ksiąg rachunkowych różnego rodzaju sprawozdania kończące rok gwarantują właściwe zobrazowanie efektów rocznej działalności jednostki. Od poprawnego zamknięcia ksiąg rachunkowych roku minionego zależy także poprawne otwarcie ksiąg rachunkowych roku następnego. Procedura zakończenia okresu obrachunkowego jest szczególnie istotną kwestią również z uwagi na fakt, że informacje roczne stanowią znaczące dane zarządcze. Analiza osiągniętych efektów rocznej działalności może stanowić potwierdzenie prawidłowości przyjętej polityki (strategii) rozwoju jednostki lub przyczynić się do konieczności jej przeformułowania.

1.1. Ustalenie terminu wpływu dokumentacji finansowej do jednostki

Niezbędne do wykonania, w związku z zakończeniem roku budżetowego, czynności tworzą cykl logicznie powiązanych i uzależnionych od siebie etapów. Zwieńczeniem ich są sprawozdania roczne (finansowe, budżetowe) oraz inne, niezbędne raporty i zestawienia (m.in. sprawozdania statystyczne).

Procedura zakończenia roku budżetowego nie musi dotyczyć wyłącznie wydziału (komórki) finansowo-księgowego. Zazwyczaj jest związana z czynnościami wykonywanymi przez wydziały merytoryczne. Z tego względu obejmuje więc wiele działań wykonywanych przez te komórki. Większość realizowanych przez jednostkę czynności znajduje swój „finał” w wydziale finansowo-księgowym, w postaci faktury (rachunku) obrazującej dokonany zakup lub dokumentu obrazującego postęp w realizacji przedsięwzięcia inwestycyjnego czy też ukazującego zmiany w posiadanym przez jednostkę majątku trwałym. Z tego względu pomocne staje się przygotowanie harmonogramu całokształtu niezbędnych czynności wpływających na prawidłowość zakończenia roku budżetowego.

Harmonogram może być przygotowywany w formie zarządzenia kierownika jednostki corocznie, ale może także stanowić stały element funkcjonowania jednostki. W tym celu musi zostać zapisany jako część dokumentacji wewnętrznej jednostki, np. może stanowić element jej polityki rachunkowości. Bez względu na umiejscowienie harmonogramu w dokumentach określających sposób funkcjonowania jednostki zawsze musi on odzwierciedlać wytyczne zawarte w przepisach powszechnie obowiązującego prawa, jak również uwzględniać specyfikę działalności jednostki i charakterystyczne dla niej czynniki.

Jednym z celów harmonogramu jest szczegółowe określenie terminu wpływu do jednostki dokumentów finansowych obrazujących zaistniałe zdarzenia i operacje gospodarcze. Ma to szczególne znaczenie w zachowaniu jednej z fundamentalnych zasad rachunkowości – zasady memoriału. Zgodnie z nią w księgach rachunkowych, a w konsekwencji również w sporządzanych na ich podstawie sprawozdaniach finansowych, należy ująć ogół zdarzeń gospodarczych dotyczących danego roku obrotowego, niezależnie od ich faktycznego momentu zapłaty. Efekty zdarzeń gospodarczych muszą być zatem ujmowane w księgach rachunkowych w momencie ich powstania, bez względu na moment zaistnienia przepływu środków pieniężnych z tego tytułu. Dodatkowo wytyczne ustawowe nakazują wprowadzenie do ksiąg rachunkowych okresu obrachunkowego w postaci zapisu każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie obrachunkowym. Konieczne więc staje się określenie terminu, do którego wpływające do jednostki dokumenty dotyczące zdarzeń minionego roku budżetowego uwzględnione będą (zostaną powiązane) z tym właśnie (czyli minionym) okresem obrachunkowym. Ustalenie takiej daty powinno znaleźć swoje odzwierciedlenie w zapisie określającym wewnętrzne uregulowania jednostki odnośnie do polityki rachunkowości. Określenie daty, do której wpływające dokumenty źródłowe uwzględnione zostaną w zapisach ksiąg rachunkowych minionego okresu, powinno uwzględniać wytyczne obowiązujących przepisów prawnych, dotyczących terminów sporządzania obligatoryjnych sprawozdań (budżetowych i finansowych). Uproszczenie dotyczące dookreślenia dat ujmowania dokumentacji w odpowiednim okresie obrachunkowym może zostać wprowadzone na mocy przepisów ustawy o rachunkowości (art. 4, ust. 4), pod warunkiem że nie będzie ono miało istotnie ujemnego wpływu na jasne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego. Istotność (zakres) wpływu wywieranego przez zastosowane uproszczenia powinna zostać przeanalizowana indywidualnie przez każdą jednostkę, z uwzględnieniem jej specyfiki (charakterystycznych cech). Punktem odniesienia dla oceny zakresu wpływu zastosowanych uproszczeń mogą być: zrealizowane przez jednostkę w ciągu roku koszty lub wydatki, zrealizowane roczne przychody lub dochody, osiągnięty wynik finansowy. Dokonany wybór, jak również ocena wpływu na sytuację finansową, majątkową oraz roczny wynik finansowy powinny zostać odzwierciedlone w zapisach polityki rachunkowości jednostki.

Regulacje prawne i wynikające z nich terminy realizacji określonych zdarzeń stanowią zatem istotną przesłankę uporządkowania czynności niezbędnych do wykonania w związku z zakończeniem roku budżetowego. Określenie dat granicznych umożliwia sprawne i terminowe wykonanie wszystkich elementów niezbędnych do zamknięcia roku budżetowego.

Przykładowy harmonogram czynności zawiera tabela 1.

Tabela 1. Harmonogram czynności w związku z zamknięciem roku budżetowego

Czynność

Termin

ustawowy

proponowany

Wybór podmiotu uprawnionego do badania sprawozdania finansowego

Nie jest określony

IV kwartał 2015 r.

Wydanie przez kierownika jednostki zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji

Nie jest określony, ale rozpoczęcie inwentaryzacji może nastąpić 3 miesiące przez zakończeniem roku budżetowego

Do 1 października 2015 r.

Przeprowadzenie inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi metodami i technikami

3 miesiące przez końcem roku – 15 dni roku następnego

Od 1 października 2015 r. do 31 grudnia 2015 r.

Określenie daty wpływu dokumentów księgowych do jednostki w celu ujęcia w księgach minionego roku budżetowego

Nie jest określony ustawowo – przyjmuje się dzień określony przez kierownika jednostki w polityce rachunkowości

Do 25 stycznia 2016 r. w jednostkach budżetowych (i do 15 lutego 2016 r. w jednostkach samorządu terytorialnego)

Ujęcie w księgach rachunkowych dokumentów źródłowych dotyczących operacji gospodarczych roku minionego

Do 31 grudnia 2015 r.

20–31 grudnia 2015 r.

Wstępna kontrola kompletności, rzetelności i poprawności zapisów w księgach rachunkowych

Nie jest określony

15–30 grudnia 2015 r.

Ujęcie w księgach pozostałych zewnętrznych dokumentów (wyroków sądów, postanowień komorniczych)

Przepisy nie określają, jednak fizyczne ujęcie w księgach rachunkowych dokonywane może być do 30 kwietnia 2016 r. w jednostkach i placówkach oraz do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego w jednostkach, w których podlega ono zatwierdzeniu

Do 25 stycznia 2016 r.

Ustalenie, zweryfikowanie i ujęcie w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych

Do dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych

Do 23 marca 2016 r.

Uzgodnienie sald kont analitycznych z właściwymi kontami syntetycznymi

Do 25 marca 2016 r.

Do 22 marca 2016 r.

Wydruk ksiąg rachunkowych

Nie później niż na koniec roku obrotowego

Do 25 marca 2016 r.

Korekta ksiąg rachunkowych

Do 31 marca 2016 r.

Do 26 marca 2016 r.

Zamknięcie ksiąg rachunkowych

Do 30 kwietnia 2016 r. lub w terminie15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego

Do 15 kwietnia 2016 r.

Weryfikacja polityki rachunkowości w celu wprowadzenia ewentualnych zmian

Przed 1 stycznia 2016 r.

Do 20 listopada 2015 r.

Źródło: opracowanie własne Procedurę zamknięcia roku budżetowego rozpoczyna wybór podmiotu, który na mocy art. 268 ustawy o finansach publicznych przeprowadzi badanie sprawozdania finansowego jednostki samorządu terytorialnego. Obowiązek badania rocznych sprawozdań finansowych dotyczy jednostek samorządu terytorialnego, w których liczba mieszkańców, ustalona przez Główny Urząd Statystyczny, na dzień 31 grudnia roku poprzedzającego rok, za który sporządzono sprawozdanie finansowe, przekracza 150 tysięcy osób. Obowiązek badania dotyczy zatem wyłącznie sprawozdania finansowego, z pominięciem sprawozdania z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego oraz sprawozdania budżetowego. Kontrola ta pozwala uzyskać dodatkowe zapewnienie w zakresie prawidłowości prowadzenia gospodarki finansowej przez jednostkę samorządu terytorialnego.

Wybór podmiotu, który przeprowadzi badanie sprawozdania finansowego, należy do kompetencji organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego. Konsekwencją dokonanego wyboru jest obowiązek zawarcia umowy przez kierownika (zarząd) jednostki. Istotne jest, aby wybór dokonany został w terminie umożliwiającym biegłemu rewidentowi uczestnictwo w inwentaryzacji składników majątku jednostki. Efektem badania jest wyrażenie przez biegłego rewidenta pisemnej opinii wraz z raportem o zgodności sprawozdania finansowego z obowiązującymi zasadami (w tym z polityką) rachunkowości. Ponadto badanie to ma określić, czy sprawozdanie finansowe rzetelnie i jasno przedstawia sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy badanej jednostki. Pisemna opinia z przeprowadzonego badania powinna w szczególności stwierdzać, czy badane sprawozdanie finansowe: 1) zostało sporządzone na podstawie prawidłowo prowadzonych ksiąg rachunkowych, 2) zostało sporządzone zgodnie z zasadami rachunkowości określonymi ustawą, 3) jest zgodne co do formy i treści z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem lub umową, 4) przedstawia rzetelnie i jasno wszystkie istotne dla oceny jednostki informacje.

Opinia określa również stwierdzone w trakcie badania poważne zagrożenia dla kontynuacji działalności przez jednostkę. W sposób jednoznaczny powinna także definiować powody wyrażenia zastrzeżeń do sprawozdania finansowego, opinii negatywnej lub odmowy wyrażenia opinii, z uwagi na zaistnienie okoliczności uniemożliwiających jej sformułowanie. Wniesione zastrzeżenia muszą w sposób jednoznaczny wskazywać na ich zasięg.

Wynikiem dokonanego przez biegłego rewidenta badania jest raport. Powinien on przedstawiać w szczególności: 1) ogólną charakterystykę jednostki (dane identyfikujące jednostkę), 2) stwierdzenie uzyskania od jednostki żądanych informacji, wyjaśnień i oświadczeń, 3) ocenę prawidłowości stosowanego systemu rachunkowości, 4) charakterystykę pozycji lub grupy pozycji sprawozdania finansowego, jeżeli zdaniem biegłego rewidenta wymagają one omówienia, 5) przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, ze wskazaniem na zjawiska, które w porównaniu z poprzednimi okresami sprawozdawczymi w istotny sposób wpływają negatywnie na tę sytuację, a zwłaszcza zagrażają kontynuacji działalności przez jednostkę. Jeżeli w toku badania biegły rewident stwierdzi istotne, mające wpływ na sprawozdanie finansowe, naruszenie prawa, statutu lub umowy spółki, informacje te powinien zawrzeć w raporcie, a w razie potrzeby również w sformułowanej opinii.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Czynności przygotowawcze związane z zakończeniem roku budżetowego

1.1. Ustalenie terminu wpływu dokumentacji finansowej do jednostki

1.2. Ustalenie terminu rocznych sprawozdań budżetowych i finansowych

Inwentaryzacja składników aktywów i pasywów jednostki

2.1. Istota i cele inwentaryzacji

2.2. Terminy i częstotliwość przeprowadzania inwentaryzacji

2.3. Formy i metody inwentaryzacji

2.4. Etapy inwentaryzacji

2.5. Różnice inwentaryzacyjne i sposób ich ujęcia w księgach rachunkowych

2.6. Wycena aktywów i pasywów na dzień bilansowy

2.7. Odpowiedzialność w zakresie inwentaryzacji

Ewidencja składników aktywów i pasywów jednostki na dzień bilansowy

3.1. Należności i zobowiązania na koniec roku budżetowego

3.2. Dochody budżetowe i środki pieniężne na koniec okresu budżetowego

3.3. Przychody i koszty na koniec roku budżetowego

3.4. Dotacje i ich rozliczenie

3.5. Rozliczenia międzyokresowe kosztów

3.6. Wydatki uznane za niewygasające z końcem roku budżetowego

Przygotowanie ksiąg rachunkowych do zamknięcia

4.1. Zapewnienie kompletności i poprawności zapisów w księgach rachunkowych jednostki

4.2. Uzgadnianie zapisów i sald kont księgi głównej

Sprawozdawczość budżetowa na koniec roku

5.1. Sprawozdania budżetowe

5.2. Sprawozdania w zakresie operacji finansowych

Sprawozdawczość finansowa na koniec roku

6.1. Bilans z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego

6.2. Bilans jednostki budżetowej, samorządowego zakładu budżetowego

6.3. Rachunek zysków i strat

6.4. Zestawienie zmian w funduszu jednostki

6.5. Łączne sprawozdania finansowe

6.6. Skonsolidowany bilans jednostki samorządu terytorialnego

Sprawozdanie z wykonania budżetu i absolutorium z wykonania budżetu

7.1. Terminy sporządzenia sprawozdania z wykonania budżetu oraz zakres informacyjny w nim zawarty

7.2. Procedura udzielania absolutorium organowi wykonawczemu samorządu terytorialnego

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71