Redakcja

Kierownik Grupy Wydawniczej:

Ewa Marmurska-Karpińska

Wydawca: Katarzyna Bednarska

Redaktor: Katarzyna Brzozowska

Korekta: Zespół

Projekt graficzny publikacji: Piotr Fedorczyk

Skład i łamanie: Raster Studio

Drukarnia: MDruk

ISBN 978-83-269-4331-7

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.,

ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa

Tel.: 22 518 29 29, faks: 22 617 60 10

e-mail: ZeszytyKsiegowego@wip.pl

KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

Poblikacja „Zeszyty Księgowego” chronione jest prawem autorskim. Przedruk i sprzedaż materiałów, bez zgody wydawcy, są zabronione. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja „Zeszyty Księgowego” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji „Zeszyty Księgowego” porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Zeszyty Księgowego” wskazówek i informacji itp. do konkretnych przykładów.

Centrum Obsługi Klienta:

Tel: 22 518 29 29

e-mail: cok@wip.pl

Od redaktora

Katarzyna Brzozowska

redaktor prowadząca Zeszytów Księgowego

Zapraszam do kontaktu: ZeszytyKsiegowego@wip.pl

Czas na inwentaryzację

J uż od października większość firm mogła rozpocząć inwentaryzację, której zadaniem jest wiarygodne pokazanie stanu aktywów i pasywów jednostki. Ważną kwestią przy inwentaryzacji jest przeprowadzanie jej z odpowiednią częstotliwością, ponieważ w przeciwnym razie biegły rewident może zamieścić informacje o niedotrzymanych terminach w raporcie z badania sprawozdania finansowego. Brak inwentaryzacji powoduje najczęściej złożenie w opinii biegłego rewidenta zastrzeżenia lub odmowę wydania opinii. Przy sporządzaniu inwentaryzacji duże znaczenie ma jej odpowiednie przygotowanie, którego obszerny opis zamieściliśmy w bieżącym numerze.Wypracowanie właściwych procedur może mieć również znaczenie w zakresie bezstronności osób uczestniczących w inwentaryzacji, a co tym idzie wiarygodności jej wyników. Ważne zatem jest prawidłowe sporządzenie instrukcji inwentaryzacyjnej, której wzór zamieściliśmy na str. 46.Zachęcam do lektury.

Inwentaryzacja

Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki oraz doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do ich zgodności ze stanem faktycznym, a tym samym zapewnienie realności wynikających z nich informacji ekonomicznych zestawianych w sprawozdaniu finansowym.

Przeprowadzenie, a następnie wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg handlowych, a ujawnione w toku inwentaryzacji różnice trzeba wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji. Właściwie przeprowadzona inwentaryzacja pozwala na ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki.

Częstotliwość, terminy i formy inwentaryzacji

Z zasady inwentaryzacji dokonuje się co roku. W niektórych przypadkach możliwe jest jednak rzadsze niż raz na rok przeprowadzenie inwentaryzacji, pod warunkiem że zapasy lub środki trwałe są na terenie strzeżonym. Ustawa o rachunkowości nie zawiera definicji takiego terenu – powinna być ona wskazana w instrukcjach obowiązujących w jednostce, najlepiej bezpośrednio w instrukcji inwentaryzacyjnej, której wzór zamieściliśmy na str. 46.

Przykładowo można tam zapisać, że przez teren strzeżony rozumie się zamykane pomieszczenia z zainstalowanym systemem alarmowym lub teren odizolowany ogrodzeniem, zamykany bądź chroniony w inny sposób, np. przez dozorcę.

Termin/częstotliwość

Przedmiot inwentaryzacji

Forma inwentaryzacji

Uwagi

Ostatni dzień roku obrotowego

I.1. Aktywa pieniężne

Spis z natury

Bez środków na rachunkach bankowych

2. Papiery wartościowe, z wyjątkiem tych w postaci zdematerializowanej

Spis z natury

3. Produkty w toku produkcji

4. Materiały, towary, produkty odpisywane w koszty w momencie zakupu lub wytworzenia

Spis z natury

Ustalony w trakcie inwentaryzacji stan na dzień bilansowy jest podstawą korekty kosztów do poziomu rzeczywistego zużycia lub rzeczywistej sprzedaży

Aktywa pieniężne na rachunkach bankowych i papiery wartościowe w postaci zdematerializowanej

Potwierdzenie salda

Przynajmniej raz w roku

II.1. Zapasy towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach sprzedaży detalicznej

Spis z natury

2. Zapasy drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną

Spis z natury

Nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego i nie później niż do 15. dnia następnego roku

III. Składniki aktywów bez wymienionych w grupie I:

1. Składniki rzeczowe

Spis z natury

Stan ustalony podczas inwentaryzacji (drogą spisu z natury albo potwierdzenia salda) podlega korekcie (in plus lub in minus) o przychody (zwiększenia) i rozchody (zmniejszenia), które nastąpiły między datą inwentaryzacji a datą wyznaczenia stanu wynikającego z ksiąg, jednak nie może być ustalony po dniu bilansowym

2. Należności

Potwierdzenie salda

3. Rzeczowe składniki poza jednostką

Potwierdzenie salda

4. Zapasy obce

Spis z natury

Raz w ciągu 2 lat

IV. Objęte ewidencją ilościowo-wartościową i znajdujące się na terenie strzeżonym: 1. Towary 2. Materiały 3. Produkty gotowe 4. Półprodukty

Spis z natury

Raz w ciągu 4 lat

V.1. Środki trwałe 2. Maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie

Spis z natury

Składniki muszą się znajdować na terenie strzeżonym

Ostatni dzień roku obrotowego

VI.1. Pozostałe aktywa i pasywa

Weryfikacja

ZMIENIONE PRZEPISY

Od 1 stycznia 2016 r. zmienią się przepisy dotyczące możliwości odstąpienia od inwentaryzacji. Po zmianach będą mogły z niej zrezygnować jednostki łączące się lub dzielone, jeżeli będzie sporządzona umowa o odstąpieniu od inwentaryzacji ( z wyjątkiem spółek kapitałowych). Prawo do rezygnacji z inwentaryzacji będą miały też jednostki, które zawiesiły działalność, jeżeli zgodnie z art. 12 ust. 3b nie zamykają ksiąg rachunkowych. Do końca 2015 roku taką możliwość mają nie tylko jednostki łączące się lub dzielone (jeżeli będzie sporządzona umowa o odstąpieniu od inwentaryzacji), oraz jednostki, które ogłosiły upadłość z możliwością zawarcia układu.

Etapy rozpoczęcia prac

W procesie przygotowania do przeprowadzenia inwentaryzacji wyróżnimy kilka czynności:

Kierownik wydaje zarządzenie

Kierownik wydaje zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji i wręcza je przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej lub osobie odpowiedzialnej za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji. Po przeprowadzeniu inwentaryzacji zarządzenie pozostaje w aktach komórki finansowo-księgowej, czyli komórki prowadzącej dokumentację inwentaryzacyjną.

Powołanie zespołu przeprowadzającego inwentaryzację

Aby zapewnić wysoką jakość inwentaryzacji, na członków komisji inwentaryzacyjnej powołuje się osoby bezstronne, mające wiedzę na temat jednostki, w której realizowane są czynności inwentaryzacyjne. Kierownik jednostki powołuje przewodniczącego komisji, który odpowiada za rzetelne przeprowadzenie spisu. Przewodniczący może uczestniczyć w pracach spisowych. W takim przypadku istotne jest natomiast, aby:

przewodniczący komisji nie miał dostępu do stanów wynikających z systemu finansowo-księgowego,

przewodniczący komisji nie był osobą materialnie odpowiedzialną za inwentaryzowane składniki.

Ważne

Każdy spis z natury powinien być przeprowadzony z udziałem osób odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych materialnie za powierzone im mienie.

Określenie obowiązków i praw osób powołanych do przeprowadzenia spisu z natury

Obowiązki te powinny wynikać z instrukcji inwentaryzacyjnej i dodatkowych wytycznych wskazanych przez przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

Opracowanie planu i harmonogramu inwentaryzacji

Aby sprawnie przeprowadzić inwentaryzację, każda jednostka powinna opracować harmonogram. W tabeli na 3 stronie okładki zebraliśmy główne etapy działań ze wskazaniem, kto bierze w nich udział i jaki jest zakres obowiązków.

Organizacja szkolenia

Przeważnie główny księgowy i przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej organizują szkolenie dla osób, które będą brały udział w inwentaryzacji. Przedmiotem szkolenia są zagadnienia przygotowania, techniki dokumentacji oraz przebiegu spisów i innych czynności inwentaryzacyjnych

Przygotowanie do spisu rejonów i pól spisowych

Trzeba przede wszystkim sprawdzić, czy wszystkie zapasy są uporządkowane, oznaczone we właściwy sposób (ułożenie tych samych rodzajów artykułów w jednym miejscu, spryzmowanie towarów masowych itp.). Należy także sprawdzić ewidencję prowadzoną w polu spisowym i uzgodnić ją z działem księgowości.

Przygotowanie dokumentacji inwentaryzacyjnej i sprzętu

Komisja inwentaryzacyjna powinna przed rozpoczęciem inwentaryzacji przejrzeć aktualność arkuszy spisowych i innych dokumentów, które są niezbędne przy przeprowadzaniu prac. Należy sprawdzić, czy arkusze nie zawierają informacji o ilości lub wartości spisywanego asortymentu. Pamiętajmy, że arkusze spisowe traktuje się jako druki ścisłego zarachowania, pieczętując je, numerując oraz rejestrując ich numery przy wydaniu zespołom spisowym. Na końcu należy umieścić zapis: „Spis zakończono na pozycji nr ....”, wymieniając ostatnią liczbę porządkową spisu. Wolne pozycje powinny być zakreślone: „Z”.

Po zakończeniu spisu zwraca się zarówno arkusze wypełnione poprawnie, błędnie wypełnione, jak i arkusze niewykorzystane. Jeśli inwentaryzacja przeprowadzana drogą spisu z natury wymaga korzystania z urządzeń, to konieczne jest sprawdzenie wcześniej, czy sprzęt ten jest w pełni sprawny, np. czy urządzenia pomiarowe mają wymagane atesty i ważne homologacje. W niektórych przypadkach konieczne jest też przygotowanie odzieży ochronnej.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Inwentaryzacja

Częstotliwość, terminy i formy inwentaryzacji

Inwentaryzacja metodą spisu z natury

Inwentaryzacja metodą potwierdzenia salda

Inwentaryzacja metodą porównania zapisów w księgach rachunkowych z dokumentacją

Zasady rozliczania różnic inwentaryzacyjnych

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71