Redakcja

Publikacja „Regulamin ZFŚS 2016” to starannie wyselekcjonowane i zebrane informacje, wskazówki, porady, stanowiska urzędów oraz orzeczenia sądów. Wszystko w jednym miejscu, łatwo dostępne, kompleksowo omawiające tematykę funduszu socjalnego.

Autor

Agnieszka Fulara-Jaroszyńska

prawnik, starszy specjalista prawa pracy

Wydawca

Agnieszka Konopacka-Kuramochi

Redaktor prowadzący

Anna Makarczuk

Korekta

Zespół

Koordynator produkcji

Magdalena Huta

Opracowanie graficzne

Piotr Fedorczyk

Druk

Drukarnia Mdruk

Skład i łamanie

„Triograf” Dariusz Kołacz

ISBN 978-83-269-4279-2

Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: personel@wip.pl

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy

XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy

Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

© Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2015

Materiał został merytorycznie opracowany przez ekspertów m.in. z Państwowej Inspekcji Pracy oraz Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej.

Publikacja „Regulamin ZFŚS 2016” jest chroniona prawem autorskim. Przedruk materiałów w niej opublikowanych – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja „Regulamin ZFŚS 2016” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Regulamin ZFŚS 2016” wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Informacje o prenumeracie

tel.: 22 518 29 29

e-mail: cok@wip.pl

Wstęp

Przy ustalaniu zasad prowadzenia działalności socjalnej pracodawca ma pozostawioną dość dużą swobodę. A ta czasem bywa kłopotliwa. Trzeba bowiem poprawnie sporządzić np. regulamin ZFŚS. Nie każdy wie, jak prawidłowo określić kryterium socjalne oraz jak gospodarować takimi środkami. Problematyczna okazuje się także kwestia zagospodarowania pieniędzy, które zostały na koncie funduszu po rezygnacji z jego tworzenia.

Przepisy nie określają dokładnie, co powinna zawierać treść regulaminu ZFŚS, tak jak to jest sprecyzowane np. w przypadku regulaminu pracy. Wskazują jedynie ogólnie, że ma on regulować zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej. Wielu pracodawców ma więc wątpliwości, jak np. prawidłowo określić kryterium socjalne oraz właściwie gospodarować środkami ZFŚS. Przedstawiamy więc wzór regulaminu ZFŚS oraz warianty zapisów dotyczące np. przyznawania świadczeń oraz przeznaczenia środków na dofinansowanie wypoczynku.

Koniecznie przeczytaj:

Czy można w treści regulaminu ZFŚS jako osoby uprawnione do korzystania ze świadczeń wymienić jedynie pracowników i ich rodziny?

Czy przesłanką nabycia dopłaty do wypoczynku musi być zawsze skorzystanie przez pracownika z co najmniej 14-dniowego wypoczynku?

Jaka jest procedura rezygnacji z tworzenia ZFŚS i którzy pracodawcy mogą z niej skorzystać? Jakie dokumenty będą wówczas niezbędne?

Czy decyzja o rezygnacji z tworzenia ZFŚŚ będzie się wiązać z koniecznością wręczenia pracownikom wypowiedzeń zmieniających umowy o pracę?

Czy można zrezygnować z tworzenia ZFŚS tylko na pewien czas, np. na 2 lata?

Na jakich zasadach i przy użyciu jakich dokumentów można obniżyć wskaźnik odpisu na ZFŚŚ w swojej firmie?

W publikacji tej nie tylko proponujemy gotowe wzory zapisów poszczególnych części regulaminu ZFŚS , ale też w wielu przypadkach przedstawiamy po kilka wariantów jednego zapisu – w zależności od potrzeb pracodawcy. Dodatkowo zamieszczamy wzory wniosków pracowników o świadczenia z ZFŚS. A i dla mniejszych pracodawców, którzy nie tworzą ZFŚS, znajdzie się na pożyteczny rozdział – o świadczeniu urlopowym. Na końcu natomiast czytelnicy znajdą jeszcze odpowiedzi ekspertów na pytania pracodawców dotyczące poprawności różnych zapisów w regulaminie ZFŚS.

Zasady ogólne

Obowiązek wydawania regulaminu ZFŚS

Zgodnie z przepisami ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (patrz: Podstawa prawna), zwanej dalej „ustawą o zfśs”, regulamin ZFŚS tworzy pracodawca, który:

na dzień 1 stycznia danego roku zatrudnia co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub

prowadzi działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (tutaj liczba zatrudnianych nie ma znaczenia).

Taki pracodawca jest zobowiązany do utworzenia wewnętrznego regulaminu wykorzystania środków funduszu. Treść regulaminu ZFŚS pracodawca ustala ze związkami zawodowymi, a w przypadku ich braku – z przedstawicielem pracowników wybranym przez załogę do ich reprezentacji.

O tym, jakie pracodawca ma obowiązki socjalne wobec pracowników, decyduje stan zatrudnienia w zakładzie na dzień 1 stycznia danego roku.

Jeśli pracodawca zatrudnia

mniej niż 20 pracowników

w przeliczeniu na pełny etat

Jeśli pracodawca zatrudnia

co najmniej 20 pracowników

w przeliczeniu na pełne etaty

ZFŚS lub świadczenie urlopowe…

Pracodawca może – ale nie musi – tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych*.

Jeżeli go nie tworzy, może wypłacać świadczenie urlopowe. Wypłaca je pracownikom, którzy korzystają z co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych wypoczynku (czyli przeważnie 10 dni „roboczych”). Świadczenie urlopowe przysługuje tylko raz w roku kalendarzowym.

…albo nic

Pracodawca może zrezygnować całkowicie z prowadzenia działalności socjalnej w stosunku do swoich pracowników.

ZFŚS…

Pracodawca co do zasady musi tworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (chyba że może z niego zrezygnować – patrz dalej).

Jeżeli zatrudnia co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, nie może wybrać świadczenia urlopowego zamiast ZFŚS. Zatem nawet gdy decyduje się na likwidację ZFŚS, nie może w zamian wypłacać pracownikom świadczenia urlopowego (może jednak przyznawać dopłaty do wypoczynku z ZFŚS – jeśli zróżnicuje je według kryteriów socjalnych).

Jeśli pracodawca zatrudnia

mniej niż 20 pracowników

w przeliczeniu na pełny etat

Jeśli pracodawca zatrudnia

co najmniej 20 pracowników

w przeliczeniu na pełne etaty

Jeżeli zakład nie jest objęty układem zbiorowym pracy ani nie posiada regulaminu wynagradzania, pracodawca musi poinformować pracowników o nietworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia urlopowego (do końca stycznia danego roku kalendarzowego, w sposób przyjęty w zakładzie pracy).

W przypadku gdy w zakładzie pracy obowiązuje układ zbiorowy lub regulamin wynagradzania, postanowienie o rezygnacji ze świadczenia urlopowego (lub ZFŚS) należy zawrzeć w tych aktach (uzgodniwszy to wcześniej ze związkami, a w razie ich braku – z przedstawicielem pracowników wybranym przez załogę).

… albo nic

Decyzję o likwidacji ZFŚS trzeba uzgodnić z zakładowymi organizacjami związkowymi, a w razie ich braku – z pracownikami wybranymi przez załogę do jej reprezentacji w sprawach funduszu. Następnie postanowienie o nietworzeniu ZFŚS należy zawrzeć w układzie zbiorowym, a jeżeli go nie ma – w regulaminie wynagradzania (nie wystarcza sam zapis w regulaminie ZFŚŚ).

Gdy po likwidacji ZFŚS na koncie funduszu pozostaną jakieś niewykorzystane środki, to muszą one zostać do wyczerpania wykorzystane na cele socjalne, zgodnie z przepisami ustawy o zfśs oraz z dotychczasowym regulaminem zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

* Pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą ZFŚS niezależnie od liczby zatrudnianych pracowników (nawet poniżej 20 pełnych etatów).

Pracodawca określa w regulaminie ZFŚS zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalne (art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs).

Regulamin wchodzi w życie z dniem dowolnie wybranym przez pracodawcę – przepisy ustawy o zfśs nie przewidują bowiem konkretnego terminu jego wejścia w życie.

Treść regulaminu ZFŚS

Przepisy ustawy o zfśs nie określają dokładnie, co powinna zawierać treść regulaminu funduszu, tak jak to jest sprecyzowane np. w przypadku regulaminu pracy. Wskazują jedynie ogólnie, że mają się tam znaleźć:

zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz

zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej.

A zatem to pracodawca w uzgodnieniu ze związkami zawodowymi lub przedstawicielem pracowników kształtują szczegółową treść regulaminu.

Regulamin ZFŚS – postanowienia ogólne

W praktyce przyjęło się, że w „Postanowieniach ogólnych” regulaminu ZFŚS widnieje jego podstawa prawna, a także wskazanie środków funduszu.

Środki funduszu pochodzą z corocznie odprowadzanych odpisów. Podstawę ustalenia ich wysokości stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku lub w II półroczu poprzedniego roku – w zależności od tego, który z tych wskaźników jest wyższy. Wysokość odpisów na ZFŚS wynosi:

a) na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach – 37,5% podstawy,

b) na jednego zatrudnionego wykonującego prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy o emeryturach pomostowych – 50% podstawy,

c) na jednego pracownika młodocianego:

w pierwszym roku nauki – 5% podstawy,

w drugim roku nauki – 6% podstawy,

w trzecim roku nauki – 7% podstawy.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Wstęp

Obowiązek wydawania regulaminu ZFŚS

Treść regulaminu ZFŚS

Regulamin ZFŚS – postanowienia ogólne

Regulamin ZFŚS – administrowanie środkami funduszu

Rola związków zawodowych

Co wolno komisji socjalnej?

Osoby uprawnione do korzystania ze świadczeń ZFŚS

Kogo nie można pominąć

Regulamin ZFŚS – osoby uprawnione do korzystania z funduszu (3 warianty zapisów)

Zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych

Regulamin ZFŚS – zasady i warunki przyznawania świadczeń socjalnych (2 warianty zapisów)

Wariant 1

Wariant 2

Przeznaczenie środków funduszu

Regulamin ZFŚS – przeznaczenie środków funduszu (5 wariantów zapisów)

Wariant 1

Wariant 2

Wariant 3

Wariant 4

Wariant 5

Dofinansowanie wypoczynku

Regulamin ZFŚS – zapis dotyczący dofinansowania wypoczynku (4 warianty)

Wariant 1

Wariant 2

Wariant 3

Wariant 4

Zapomogi

Regulamin ZFŚS – zapis dotyczący bezzwrotnych zapomóg pieniężnych

Pomoc na cele mieszkaniowe

Regulamin ZFŚS – zapis dotyczący zasad i warunków otrzymywania pożyczek z ZFŚS

Postanowienia końcowe

Regulamin ZFŚS – postanowienia końcowe

Wzory wniosków o dofinansowanie różnych świadczeń z funduszu socjalnego

Konieczny warunek likwidacji ZFŚS

Nie trzeba podawać powodu

Procedura rezygnacji z ZFŚS

Stan konta

Gdy nie ma regulaminu wynagradzania

Obniżenie wskaźnika odpisu na ZFŚS

Rezygnacja z wypłacania pracownikom świadczenia urlopowego

Warunki rezygnacji ze świadczenia urlopowego

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71