Klaus Hoffmann

Prowadzenie zebrań i prezentacji

Jak usprawnić komunikację Jak zaktywizować uczestników

SAMOKSZTAŁCENIE W BIZNESIE

Wydano na licencji Cornelsen Verlag GmbH & Co. OHG, Berlin.

Przy opracowywaniu edycji polskiej wykorzystano tekst, układ graficzny oraz ilustracje z niemieckiego oryginału.

Tytuł oryginału: Moderieren und Präsentieren

Przekład: Olga Koszutska

Redakcja: Barbara Ciecierska

Ilustracja na okładce: Tomasz Wilczkiewicz Skład: Bernard Ptaszyński

Wszelkie prawa zastrzeżone. Zabrania się wykorzystywania niniejszej książki i jej części do innych niż prawnie ujętych celów, bez uprzedniej pisemnej zgody wydawcy. Zgodnie z prawem autorskim, bez uprzedniej zgody wydawcy zabrania się powielania, zapisywania, oraz zamieszczania dzieła lub jego części w sieci komputerowej, a także w wewnętrznej sieci szkół i innych placówek oświatowych.

© Cornelsen Verlag GmbH & Co. OHG, Berlin 2004 © BC Edukacja Sp. z o.o., Warszawa 2008

Wydanie I

Druk i oprawa: Wrocławska Drukarnia Naukowa PAN

ISBN: 978-83-61059-45-5

Konwersja do formatu MOBI: Virtualo Sp. z o.o.

Wprowadzenie

Czego możecie oczekiwać po naszym poradniku

Prowadzenie zebrań i prezentacja są często stosowanymi sposobami komunikacji między ludźmi w życiu zawodowym. Sięgnęliście zapewne po niniejszą książkę, ponieważ zajmujecie się tą tematyką: musicie prezentować lub moderować pracę grupy i szukacie inspiracji albo jesteście uczestnikami moderowanej grupy i chcecie dowiedzieć się więcej i tej formie pracy.

Sukces moderacji czy prezentacji można ocenić na podstawie oddźwięku, z jakim spotka się w grupie moderator czy wykładowca.

Dobry rezonans (oddźwięk) osoby moderującej czy prezentującej, będący reakcją odbiorców, powstaje wtedy, gdy wybrane i przygotowane treści przez moderację czy prezentację odwołują się do osobistego doświadczenia słuchaczy i jednocześnie stają się impulsem do ich dalszego rozwoju i poszerzania horyzontów. Dzięki temu może nastąpić wymiana indywidualnych opinii na gruncie wspólnych informacji. Rezonans jest ważny w tym sensie, że efekt każdej moderacji i prezentacji zależy od tego, czy osoba prowadząca jest w stanie stworzyć następujące warunki współpracy:

Zauważcie: to wszystko wymaga od osoby prowadzącej aktywności. Oczywiście, aby spotkanie się udało, aktywni muszą być również wszyscy jego uczestnicy, ale to od prowadzącego zależy sukces podjętych działań.

Osoba skutecznie moderująca/prezentująca przejmuje odpowiedzialność za proces zrozumienia treści merytorycznych.

Do zapewnienia skutecznego procesu komunikacji konieczne są:

Niezbędne know-how może być tylko wynikiem połączenia kompetencji metodycznych (technika moderacji/ prezentacji, odpowiednie narzędzia) i osobistych.

Znamy obecną tendencję – gdy dobrzy specjaliści występują (muszą występować) w roli osób prezentujących lub kiedy podejmują się moderowania grupą: jeśli przedtem odpowiednio się do tego przygotują, to główny nacisk podczas szkoleń i treningów położą na samej technice moderacji czy prezentacji. Do tego nawiązują zwykle również tytuły książek. Jako wieloletni, doświadczony trener jestem przekonany, że dzięki samej technice nie da się wypracować spodziewanego rezonansu, koniecznego do osiągnięcia trwałych efektów. Jako osoby prezentujące macie do czynienia z ludźmi i możecie wywrzeć na nich wrażenie dobrym usystematyzowaniem materiału czy jego wizualizacją. To jednak za mało do przekonania słuchaczy i podjęcia z nimi współpracy.

To samo dotyczy moderacji, w której chodzi o to, by to grupa wzięła odpowiedzialność za osiągnięte wyniki (o różnicach między moderacją a prezentacją będzie mowa dalej).

Jeśli kompetencje osobiste nie są wystarczające, to w efekcie moderacja może przebiegać w sposób niezadowalający, a prezentacja – zamienić się w spektakl jednego aktora.

Dlatego znajdziecie tutaj omówienie obu tych obszarów: w równym stopniu zajmiemy się kompetencjami osobistymi, oraz techniką moderacji i prezentacji:

Świadomie zamieściliśmy tu swego rodzaju wprowadzenie do rozdziału o kompetencjach osobistych. Zastanówcie się bez uprzedzeń nad przedstawionymi tezami i spróbujcie zastosować się do rad! Częściowo wypływają one z wiedzy psychologicznej, częściowo ich źródłem jest doświadczenie – tak czy inaczej zostały wypróbowane w praktyce. Sprawdźcie sami, co może być najbardziej przydatne w waszej sytuacji. Często, by osiągnąć większą korzyść, potrzeba bardzo prostych rozwiązań.

1. Komunikacja

W trosce o zrozumienie i porozumienie

1. 1 Jak zrozumieć innych – tworzenie tej samej częstotliwości

Niejednokrotnie podczas prezentacji czy moderacji macie do czynienia z ludźmi, których wcale nie znacie lub znacie bardzo słabo. Zawsze musicie liczyć się z tym, że wasi słuchacze czy uczestnicy prowadzonych przez was zebrań mają cele, motywy, nastawienie, które nie pokrywają się z waszymi.

Co w tej sytuacji oznacza stworzenie tych samych częstotliwości i zadbanie o to, by „zadziałała chemia” – i dlaczego jest to takie ważne? Przyczyna jest prosta: należy zacząć od tego, że bez „działania chemii” każda komunikacja będzie mało skuteczna. Jeśli będziecie ignorować różnice motywów i nastawienia, to z pewnością pojawią się również konflikty.

Dlatego obowiązuje zasada: najpierw trzeba stworzyć pozbawioną konfliktów przestrzeń komunikacji, czyli atmosferę wzajemnej akceptacji – dopiero potem można przekazywać treści, działać.

Ponieważ to od was, jako od osób moderujących/prezentujących, ma wychodzić inicjatywa, musicie osiągnąć następujące cele, by dbać o wspólne częstotliwości i uzyskać rezonans:

Moderacja może zakończyć się sukcesem wtedy, gdy powstaną wzajemne zaufanie i wiara, że uda się wspólnie wykonać wyznaczone zadanie.

Umiejętność wejścia w myślenie i nastawienie innych ludzi – co w psychologii nazywa się empatią – omówimy bliżej w rozdziale 2.4).

Nieporozumienia

Decydującym czynnikiem zaburzającym powstanie rezonansu są nieporozumienia. Musicie zawsze pamiętać, że nieporozumienia powstają z powodu różnic w systemie postrzegania – kiedy informacja dociera do adresata w formie niezgodnej z intencjami nadawcy. Możecie się o tym przekonać tylko na podstawie własnego doświadczenia (wielokrotne przeprowadzenie tej samej prezentacji/moderacji zakończone za każdym razem jej analizą lub na przykład zrobienie próby generalnej, którą zorganizujecie dla kolegów czy przyjaciół).

Ćwiczenie

Przeanalizujcie poniższy dialog. Dlaczego przechodzi on w konflikt? Które odpowiedzi sformułowalibyście inaczej? Jak?

A: Dawno się nie pokazywałeś.

B: Ale przecież codziennie rozmawialiśmy przez telefon.

A: Więc dla ciebie jest to bez różnicy?

B: Ja cieszyłem się, słysząc twój głos. A teraz ty stajesz się agresywny.

A: Tak ci się wydaje, ponieważ nie rozumiesz relacji międzyludzkich.

C: Naprawdę nie wiem, dlaczego ciągle musicie ścierać się o drobnostki.

1. 2 Jak zaakceptować innych – niepodawanie w wątpliwość cudzych podstaw etycznych

Wszyscy ludzie określają własne granice, w obrębie których się poruszają. Czują się w nich dobrze. Ustalają, co jest dla nich ważne (system wartości) i jakie są ich przekonania (wiara, zasady, przeświadczenia, doświadczenia z przeszłości). Jeśli rozpoznacie i zaakceptujecie te podstawy etyczne, to nie będziecie mieć żadnych problemów z komunikacją.

Jako osoby moderujące czy prezentujące nie popełniajcie nigdy tego błędu i nie traktujcie własnych podstaw etycznych jako obowiązujących norm.

Dlatego załóżcie po prostu, że każde zachowanie danej osoby wynika z pozytywnych – dla niej samej – zamiarów. Tylko w ten sposób możecie zrozumieć człowieka, którego macie przed sobą, i jednocześnie spotkać się z akceptacją oraz stworzyć te same częstotliwości przekazu. Jako osoby prezentujące nie jesteście przekonujący, jeśli zachowujecie się jak belfrzy i dyskwalifikujecie pewne zachowania. Spotkacie się z wewnętrznym lub zewnętrznym odrzuceniem. Jako moderatorzy (patrz rozdział 2.1) nie możecie zajmować żadnego stanowiska: musicie pozostać neutralni. I cojest równie ważne: w moderacji chodzi o to, by grupa działała na własną odpowiedzialność i tylko przy wsparciu moderatora.

W każdym razie wasza komunikacja jest tak dobra lub tak zła jak oddźwięk, z którym się spotykacie. Wasi rozmówcy są zawsze zwierciadłem waszego procesu komunikacji. To oni wam sygnalizują, co zostało zrozumiane, a co nie; co zostało przyjęte, a co odrzucone.

Taka postawa nie dla wszystkich jest oczywista. Cały czas zdarza się, że praca w grupach wiąże się z bezpośrednim prowadzeniem, za którym stoi inny obraz człowieka: wizja wygodnego pracownika, któremu przypisuje się niewielką kreatywność i ograniczone zainteresowanie.

Pomyślcie, co się zmienia, gdy próbujecie zrozumieć, zaakceptować i pozytywnie potraktować etyczne podstawy członków waszej grupy. Co się dzieje, gdy dajecie to odczuć waszym współpracownikom? W ćwiczeniu, które kończy ten rozdział, musicie dać wyraz swoim etycznym podstawom i poglądom wobec członków waszej grupy. Na czym stoicie?

Ćwiczenie

Co określa wasze podstawy etyczne?

1. Wypiszcie najważniejsze kryteria, którymi kierujecie się w kontaktach i we współpracy z innymi ludźmi.

2. Jakie pozytywne przekonania/wyobrażenia macie zwykle na temat słuchaczy, członków waszej grupy? Zanotujcie najważniejsze aspekty.

3. Przemyślcie, jak dalece oba te punkty wpływają na wasze zachowanie jako osób prezentujących/moderujących.

Spis treści

- Wprowadzenie

- 1 . Komunikacja

- 2 . Osobiste kompetencje

- 3 . Technika prezentacji

- 4 . Technika moderacji

- 5 . Strukturyzacja problemu i techniki kreatywizacji

- Bibliografia