Kirsten Wächter

Emailing in English

Korespondencja po angielsku Zasady obowiązujące w angielskiej korespondencji elektronicznej

SAMOKSZTAŁCENIE W BIZNESIE

Wydano na licencji Cornelsen Verlag GmbH & Co. OHG, Berlin.

Przy opracowywaniu edycji polskiej wykorzystano tekst, układ graficzny oraz ilustracje z niemieckiego oryginału.

Tytuł oryginału: E-Mailing in English

Przekład: Urszula Goebel

Redakcja: Aleksandra Wielgus

Ilustracja na okładce: Tomasz Wilczkiewicz Skład: Paweł Niemiro

Wszelkie prawa zastrzeżone. Zabrania się wykorzystywania niniejszej książki i jej części do innych niż prawnie ujętych celów bez uprzedniej pisemnej zgody wydawcy. Zgodnie z prawem autorskim, bez uprzedniej zgody wydawcy zabrania się powielania, zapisywania oraz zamieszczania dzieła lub jego części w sieci komputerowej, a także w wewnętrznej sieci szkół i innych placówek oświatowych.

© Cornelsen Verlag GmbH & Co. OHG, Berlin 2007 © BC Edukacja Sp. z o.o., Warszawa 2008

Wydanie I

Druk i oprawa: Wrocławska Drukarnia Naukowa PAN

ISBN: 978-83-61059-58-5

Konwersja do formatu MOBI: Virtualo Sp. z o.o.

Przedmowa

Chyba żadna z form komunikacji nie zrewolucjonizowała naszego życia tak bardzo jak e-mail. Zaczyna on wypierać pozostałe formy – takie jak listy, faksy, rozmowy telefoniczne. Jest dziś niezbędny zarówno w zewnętrznej, jak i wewnętrznej komunikacji w firmie, która odbywa się niemalże w 90% poprzez Intranet, a więc najczęściej drogą e-mailową.

W dobie globalizacji i powszechnego dostępu do Internetu znajomość języka angielskiego okazuje się niezbędna, ponieważ wiele informacji w sieci dostępnych jest właśnie w tym języku.

Poniższa książka pokazuje, jak szybko i poprawnie napisać e-mail w języku angielskim. Przedstawia typowe błędy popełniane podczas przekładu listu elektronicznego, uwzględnia też istotne czynniki międzykulturowe. W książce znaleźć można wiele cennych sformułowań i elementów tekstowych, które po połączeniu tworzą pełną treść e-maila. Znajduje się tu także wiele wskazówek dotyczących sposobów doskonalenia umiejętności językowych oraz poprawnej interpretacji otrzymanych e-maili.

Dzięki zawartym tu ćwiczeniom i testom można samodzielnie weryfikować stan własnej wiedzy i postępy w nauce. Każdy błąd zilustrowałem autentycznym przykładem z prowadzonych przeze mnie lekcji.

Kirsten Wächter

Bochum, wiosna 2007

1. Podstawowe pojęcia

1.1 Czy znamy język Internetu?

Sześćdziesiąt miliardów e-maili dziennie – większość z nich powstaje w języku angielskim. Te dane pomagają zrozumieć, dlaczego w książce poświęconej e-mailingowi jest tak dużo odniesień do Internetu.

Źródłem dużej części tego typu listów są informacje, na które natknęliśmy się surfując po Internecie. Najczęściej dotyczą one zagadnień natury technicznej, zamówień lub rezerwacji podróży.

Bardzo ważnym aspektem jest ochrona danych. Drogą e-mailową przekazywane są często osobiste informacje. Może się zdarzyć, że trafią one w niewłaściwe ręce.

W przypadku internetowej korespondencji w języku obcym należy zachować jeszcze większą ostrożność niż w języku ojczystym.

Bardzo ważna jest więc znajomość podstawowych pojęć występujących w e-mailowej korespondencji i często spotykanych podczas surfowania po anglojęzycznych stronach internetowych. Wiele z nich przeniknęło do polskiej terminologii. Są nam niezbędne choćby wtedy, gdy pobieramy nowy aplet z serwera lub gdy zastanawiamy się, ile bajtów ma nowa aktualizacja naszego skanera antywirusowego.

A tak na marginesie: ile angielskich pojęć zawiera powyższe zdanie? Odpowiedź brzmi: pięć.

Zanim przejdziemy do szczegółowego omawiania zagadnień, proponujemy rozwiązać następujący test:

Odpowiedzi:

1. Java to nazwa wyspy, gatunek kawy i język programowania. Twórcy tego języka byli miłośnikami kawy Java, stąd jego nazwa.

2. Ciasteczka to niewielkie informacje tekstowe, wysyłane przez serwer www i zapisywane po stronie użytkownika (źródło: Wikipedia).

3. Spam jest określeniem elektronicznej, niechcianej reklamy i często równie niesmacznej jak mielona szynka w puszce, od której nazwa się wywodzi.

4. Browser pochodzi od słowa to browse – „wertować”, oznacza program, za pomocą którego można surfować, czyli przeglądać strony w Internecie.

5. Postmaster jest programem kontrolującym na serwerze przychodzącą i wychodzącą pocztę e-mailową.

6. Firewall to pierwotna nazwa zapory przeciwogniowej, chroniącej zagrożone pożarem domy. W tym przypadku dotyczy zapory sieciowej zabezpieczającej przed intruzami.

7. Trojan jest określeniem odnoszącym się do drewnianego konia, dzięki któremu Grecy zdobyli Troję. Tutaj oznacza złośliwe oprogramowanie, które podszywając się pod niektóre aplikacje, wywołuje szkody w systemie.

8. Website ma ścisły związek ze słowem site, czyli „plac, miejsce” i oznacza prezentację osoby lub firmy w sieci. Nawiązaniem do pierwotnego znaczenia (czyli placu budowy) jest pojawiająca się często informacja site under construction. Pojedyncze strony noszą nazwę pages, np. Homepage = strona startowa.

9. Bug nawiązuje do legendarnego chrząszcza, który w latach czterdziestych zniweczył jeden z pierwszych komputerowych eksperymentów – dostał się do obwodu elektrycznego testowej konstrukcji, powodując zwarcie. Odtąd mniejsze błędy oprogramowania noszą nazwę bugs.

10. Phishing pierwotnie oznaczał rodzaj połowu na rekiny. W terminologii internetowej jest to przekierowanie naiwnych użytkowników na fikcyjne strony (na przykład bankowe) w celu wyłudzenia ich danych osobowych.

1.2 Edit czy Undo? – terminologia programów poczty elektronicznej

Żeby poprawić swoją znajomość języka angielskiego, warto pracować z angielskojęzycznymi programami poczty elektronicznej i przeglądarkami internetowymi. Można w tym celu zmienić ustawienie językowe w zainstalowanym u siebie programie (np. Windows umożliwia takie ustawienie w programie Outlook) albo wykorzystać anglojęzyczne wersje programów, np. Mozilla Thunderbird. Dzięki częstemu powtarzaniu angielskich pojęć będzie je można łatwiej zapamiętać i – w konsekwencji – zastosować. Będziecie zaskoczeni, jak wiele z nich już znacie.

1.3 Skróty – od FWD do CC

E-mail jest zwięzłą formą korespondencji, dlatego też w poczcie elektronicznej używa się wielu skrótów. Nie wolno jednak mylić powszechnie stosowanych w e-mailach standardowych skrótów z tymi, które zostały przejęte z języka potocznego. W odniesieniu do tych ostatnich trzeba zachować ostrożność, należy z nich korzystać z umiarem, uzależniać ich zastosowanie od kontekstu.

Skróty angielskie tworzone są w następujący sposób:

♦ Początkowe litery: skrót powstaje przez połączenie pierwszych liter wyrazów, np. CC = Carbon Copy lub asap = as soon as possible. Z reguły nie używa się tu kropek.

♦ Formy przejęte z łaciny: e.g. = exemplum gratia (for exam-ple) lub a.m. = ante meridian (in the morning). Kropki pomijane są często także w skrótach pisanych małymi literami (am lub AM, eg lub e.g.). Częste są też zapożyczenia z języków obcych, np. francuskiego: RSVP = repondez s'il vousplatt (prośba o odpowiedź).

♦ Początek i koniec: skrót powstaje z połączenia pierwszej i ostatniej litery danego wyrazu, środek zostaje pominięty: attn = attention.

♦ Opuszczanie samogłosek: samogłoski często są pomijane, traktuje się je jako zbyteczne, np. pls = please.

♦ Opuszczanie samogłosek i spółgłosek: np. mtg = meeting, mgmt = management lub FWD = forward.

♦ Popularne są też skróty dźwiękonaśladowcze, czyli litery lub kombinacje liczb brzmiące jak angielskie słowa, np. U2 = you too, czy 4U = for you. ♦ Liczby: od pewnej wielkości wzwyż pisane są również w formie skrótowej. Zgodnie z tą zasadą k zastępuje kilo = 1000; m – million = 1 000 000 i bn – billion = 1 000 000 000. £27 k oznacza więc 27 000 funtów, a $1bn – 1 miliard dolarów.

Pamiętajmy, że w języku angielskim nie ma liczby miliard. Billion ma więc dziewięć zer, a nie dwanaście!

Podobnie jak w nagłówkach i na foliach prezentacyjnych, w języku angielskim bardzo często spotyka się zdania eliptyczne, czyli takie, w których opuszcza się rodzajnik i części orzeczenia.

Netykieta: Emoticons

Forma e-maila wniosła ze sobą nie tylko nowe nazewnictwo i skróty, ale także wpłynęła na bardziej kreatywne korzystanie z klawiatury. Zanim programy poczty elektronicznej wyposażono w funkcje, dzięki którym do tekstu można wstawiać smileys lub inne ikonki – uśmiechnięte lub smutne buźki były tworzone za pomocą klawiatury. Te symbole – w skrócie nazywane emoticons, czyli emotional icons – cieszą się w dalszym ciągu dużą popularnością.

Spróbujmy w poniższym ćwiczeniu odgadnąć znaczenie skrótów. Wskazówki pomogą nam w utworzeniu pełnego tekstu.

1.4 Wykaz najważniejszych skrótów

Często używane skróty:

ad(vert) advertisement

appt appointment

asap as soon as possible

at the mo at the moment

bcc blind carbon copy

cc carbon copy

eg for example

etc and so on/et cetera

ie in other words/that means

info information

mgmt management

mtg meeting

pls please

re regarding/about; reply

rep representative

rgds regards

w/e weekend

wk wee k

w/o without

yr your; year

Skróty dni i miesięcy:

Mon Monday

Tues Tuesday

Wed Wednesday

Thurs Thursday

Fri Friday

Sat Saturday

Sun Sunday

Jan January

Feb February

Mar March

Apr April

May May

Jun June

Jul July

Aug August

Sept September

Oct October

Nov November

Dec December

==1=:==:}^======

Skróty – e-m:il, chatroom, SMS:

2U to you

4U for you

ATB all the best

Blog weblog

BTW by the way

CU see you

FAQ frequently asked questions

FYI for your information

Fwd forward

IMO in my opinion

IOU I owe you (a favour)

LOL laughing out loud

REQ request

RU are you

Ta thanks

Thx thanks

TIA thanks in advance

URL universal resource locator

U2 you too

W8 wait

Skróty liczb:

k = kilo = 1 000 m = million = 1 000 000 bn = billion = 1,000,000 000

2. Obsług: poczty elektronicznej

Obsługa poczty elektronicznej jest dość prostą czynnością, tak przynajmniej uważa większość użytkowników Internetu. Może ona jednak kryć w sobie zasadzki. Nie trudno o to, by wysyłanie wiadomości drogą elektroniczną stało się nawykiem, nad którym ciężko będzie zapanować. Z e-mailami postępujemy bowiem najczęściej podobnie jak z telefonem, który – gdy dzwoni – automatycznie odbieramy. W przypadku e-maili również staramy się nie zwlekać z odpowiedzią, nie zważając na związane z tym niedogodności w pracy.

Zanim sami staniemy się ofiarą tzw. e-mail overload i będziemy bliscy wyrzucenia komputera przez okno, zastanówmy się jak rozsądniej korzystać z poczty elektronicznej (w dodatku w języku angielskim).

2.1 Ile e-maili potrzebuje przeciętny człowiek?

Żeby sprawdzić, czy cierpimy na syndrom e-mail overload, odpowiedzmy sobie na następujące pytania:

Wynik:

♦ Przewaga a): W tym przypadku można mówić o e-mail overload. Najwięcej czasu w pracy przeznaczasz na obsługę poczty elektronicznej, a to powoduje coraz większą frustrację i sprawia, że nie masz kiedy zająć się właściwymi obowiązkami. Konieczność obsługiwania e-maili w języku angielskim może jeszcze zwiększać stres, ponieważ tworzenie odpowiedzi na nie wymaga większego poświęcenia.

Spis treści

- Przedmowa

- 1. Podstawowe pojęcia

- 3. Planowanie i pisanie e-maili

- 4. Wszystko jest kwestią stylu

- 5. E-maile na każdą okazję

- 6. Odpowiedź na e-mail

- 7. E-mail e - sprawozdania

- 8. Pisanie e-maili -praktyczny test

- Bibliografia

- O Autorce