Astrid Heeper Michael Schmidt

Techniki negocjacji

Jak planować, prowadzić i finalizować negocjacje

SAMOKSZTAŁCENIE W BIZNESIE

Wydano na licencji Cornelsen Verlag GmbH & Co. OHG, Berlin.

Przy opracowywaniu edycji polskiej wykorzystano tekst, układ graficzny oraz ilustracje z niemieckiego oryginału.

Tytuł oryginału: Verhandlungstechniken

Przekład: Urszula Goebel

Redakcja: Anna Konarzewska-Żuczek

Ilustracja na okładce: Tomasz Wilczkiewicz Skład: Logoscript

Wszelkie prawa zastrzeżone. Zabrania się wykorzystywania niniejszej książki i jej części do innych niż prawnie ujętych celów, bez uprzedniej pisemnej zgody wydawcy. Zgodnie z prawem autorskim, bez uprzedniej zgody wydawcy zabrania się powielania, zapisywania, oraz zamieszczania dzieła lub jego części w sieci komputerowej, a także w wewnętrznej sieci szkół i innych placówek oświatowych.

© Cornelsen Verlag GmbH & Co. OHG, Berlin 2004 © BC Edukacja Sp. z o.o., Warszawa 2008

Wydanie I

Druk i oprawa: Wrocławska Drukarnia Naukowa PAN

ISBN: 978-83-61059-05-9

Konwersja do formatu EPUB: Virtualo Sp. z o.o.
virtualo.eu

Wprowadzenie

Czego się dowiecie z tej książki?

Każdy może się znaleźć w sytuacji, w której będzie musiał coś wynegocjować. Nawet zwykłe sprawy, jak omawianie z partnerem lub dziećmi domowych zajęć czy planowanie kolejnego urlopu, wymagają negocjacji. Pertraktujemy z najemcą, sprzedawcą, hydraulikiem, prowadzimy negocjacje w sprawie wynagrodzenia, a także negocjacje handlowe.

Często całkiem nieświadomie stosujemy różne techniki negocjacyjne w zależności od tego, co chcemy osiągnąć. W wielu sytuacjach nie ma to szczególnego znaczenia, jednak w wypadku ważnych negocjacji handlowych, gdzie w grę wchodzą duże sumy pieniędzy, bardzo istotne jest odpowiednie przygotowanie.

Co to znaczy „negocjować”?

Negocjować to inaczej komunikować się z jednym lub kilkoma partnerami w celu osiągnięcia porozumienia w jakiejś sprawie (np. w kwestii warunków umowy). Chcąc osiągnąć zamierzony rezultat, negocjujący partnerzy często muszą iść na ustępstwa.

Prawdziwe negocjacje, których efektemjest zadowalający obie strony wynik, polegają na odpowiedniej umiejętności dawania i brania, ogólnie znanej pod nazwą metody Win-Win.

Porozumienie oparte na tej metodzie gwarantuje obu stronom sukces i rozwój współpracy. Lekceważenie interesów drugiej strony, forsowanie własnych interesów przez jednego z partnerów zwykle obraca się przeciwko niemu.

Negocjując, należy mieć zawsze na uwadze swoje przyszłe relacje z partnerem.

1. Przygotowanie

Podstawy skutecznej negocjacji

Nigdy nie powinniśmy przystępować do negocjacji bez przygotowania, chyba że nie zależy nam najej wyniku. Wiara we własny talent negocjatorski, niestety, nie wystarczy. Jeżeli negocjator się nie przygotuje, może w trakcie rozmowy stracić z oczu jej cel. Takie sytuacje zdarzają się zwłaszcza tym, którzy zbytnio wierząc w swoje wrodzone zdolności, uważają przygotowanie za zbyteczne, wskutek czego wypadają dość słabo w negocjacjach.

Dokładne przygotowanie do negocjacji to podstawa sukcesu.

Tylko wtedy, kiedy zostaną dokładnie określone cele negocjacji oraz metoda, jaka ma być zastosowana, można liczyć na sukces. Negocjatorowi nie wolno tracić z oczu celu rozmowy.

Sukces negocjacji zależy w dużym stopniu od tego, do jakiego stopnia negocjator potrafi ocenić pozycję negocjacyjną własną i partnera, oraz czy potrafi dostosować się do określonej sytuacji. Zawsze należy zakładać, że rozmówca jest przygotowany do negocjacji.

1.1 Własne cele i korzyści

Lista tematyczna

Na początku negocjator powinien się zastanowić, co ma być przedmiotem negocjacji, a do jakich spraw nie będzie nawiązywał.

Należy przygotować listę tematów, które będą omawiane. Tematów, które będą pominięte, nie wpisujemy na tę listę. Najlepiej sporządzić nową listę, ponieważ może się zdarzyć, że podczas negocjacji nieopatrznie nawiążemy do tych tematów, których mieliśmy nie poruszać.

Cele negocjatora

Negocjator powinien wiedzieć, jakie cele chce osiągnąć w drodze negocjacji. Jasne zdefiniowanie celów stanowi o sukcesie negocjacji.

Podczas negocjacji można dążyć do realizacji kilku celów, nie wolno jednak zapominać o celu głównym. Może nim być np. wynegocjowanie korzystniejszej ceny lub długoterminowa współpraca.

Każda umowa zawiera wiele dodatkowych aspektów, np. sposoby płatności, opłaty storno, terminy wypowiedzenia pracy. Dlatego warto też zapisać wszystkie cele poboczne na kartce,a następnie uporządkować je według priorytetów.

Możliwe wyniki negocjacji

Negocjator powinien się zastanowić, jakich wyników oczekuje w ramach negocjacji i określić:

Gotowość do ustępstw

Negocjator powinien przemyśleć, w których punktach będzie mógł ustąpić, czego te punkty dotyczą i na jakiego rodzaju ustępstwa jest przygotowany. Niekiedy ustępstwa mogą objąć wszystkie punkty negocjacji czy wszystkie aspekty umowy. Należy wziąć pod uwagę wszystkie warianty.

Jeżeli np. negocjator jest gotów pójść na kompromis w sprawie cen, jednak pod warunkiem zwiększenia zbytu towarów, to powinien wcześniej wszystko szczegółowo przedyskutować i skalkulować, uwzględniając swoją dolną granicę.

Warto znać warunki sprzedaży i ceny konkurencji. Należy więc zdobyć informacje na ten temat. Wiedza ta uchroni nas od nadmiernych ustępstw.

Najlepiej będzie zapisać w punktach, jakich ustępstw oczekujemy od partnera. Kierując się zasadą Win-Win, należy też ustalić rodzaj i formę ustępstw.

Liczby i fakty

Wszelkie decyzje dotyczące cen i warunków płatności powinny być podejmowane szybko.

1.2 Cele i korzyści partnera negocjacji

Im lepiej negocjator oszacuje korzyści partnera, tym rzadziej będzie zmuszony iść na kolejne ustępstwa.

Im więcej informacji zdobędzie negocjator na temat partnera, tym dokładnej będzie mógł ocenić jego słabe i mocne strony oraz jego pozycję negocjacyjną.

Gromadzenie i analizowanie informacji

Negocjator powinien zgromadzić wszystkie informacje o swoim partnerze negocjacji, zapisać je, a następnie przeanalizować.

Informacje mogą dotyczyć:

Ukryte korzyści

Może się zdarzyć, że rozmówca nie poinformuje negocjatora o swoich planowanych korzyściach. Ukrywając je, chce np. uniknąć osłabienia swojej pozycji negocjacyjnej.

Negocjator powinien w miarę możliwości domyślić się ukrytych korzyści, wczuć się w sytuację i zadając taktowne pytania, dotrzeć do źródła problemu. W tym wypadku jest bardzo skuteczna metoda otwartych pytań i aktywnego słuchania.

Przyczynami ukrywania korzyści mogą być:

Wiedza na temat ukrytych korzyści partnera negocjacji może bardzo wzmocnić pozycję negocjatora.

Negocjujemy kupno domu. Dowiadujemy się, że sprzedający nabył już kolejny obiekt, którego spłatę musi uregulować. Ta wiedza umocni naszą pozycję w negocjacjach. Jeżeli wiemy, że partner chce uniknąć konfliktów w drodze sądowej, będziemy mogli wykorzystać tę wiedzę przy zawieraniu porozumienia.

Osobiste korzyści

Wszyscy w większym lub mniejszym stopniu odczuwają potrzebę bezpieczeństwa, wygody, sukcesu, uznania i poszanowania. Wiedza na ten temat będzie ważnym argumentem w negocjacjach.

Do partnera odznaczającego się silną potrzebą uznania łatwiej dotrzeć, chwaląc go, okazując mu dowody uznania. Partnera, któremu bardzo zależy na bezpieczeństwie, łatwiej przekonać, wykazując mu, jak bezpieczne i pewne są proponowane warunki porozumienia. Z kolei inny partner pójdzie na żądane ustępstwa cenowe, jeżeli zostanie mu w zamian zagwarantowana stała współpraca.

Bardzo przydatne w rozmowach są też informacje na temat osobistych preferencji i antypatii partnera. Dzięki tym informacjom łatwiej jest rozpocząć negocjacje, stworzyć atmosferę sprzyjającą rozmowom. Informacje te mogą dotyczyć:no image

Cele partnera negocjacji

Podobnie jak negocjator, jego partner też prawdopodobnie zdefiniuje swoje cele. Dlatego należy spróbować postawić się w jego sytuacji, określić jego cele główne i poboczne. Bardzo pomocne będzie zapisanie ich w punktach od najważniejszego do najmniej istotnego. Następnie należy zestawić własne cele z celami partnera i spróbować odpowiedzieć na następujące pytania:

Słabe strony

Następnie należy przemyśleć swoje słabe strony. Jedynie dzięki realnej ocenie własnej pozycji negocjacyjnej będzie można osiągnąć optymalny wynik. Dostrzegając swoje słabe strony, łatwiej unikniemy błędnych technik i strategii. Mimo to należy pamiętać, aby nigdy nie okazywać swoich słabości!

Ważne jest pozytywne nastawienie, a więc wewnętrzne przekonanie, że wszystkie warunki, plany, propozycje cenowe są optymalne. Nie możemy pozwolić, aby świadomość naszych słabszych stron zdominowała rozmowę i zagroziła naszemu poczuciu pewności siebie.

Słabe strony: