Redakcja

Autor:

Krzysztof Chojnacki

Kierownik grupy wydawniczej:

Agnieszka Konopacka-Kuramochi

Wydawca:

Weronika Wota

Redaktor prowadzący:

Rafał Janus

Korekta:

Zespół

Skład i łamanie:

Norbert Bogajczyk

Projekt okładki:

Piotr Fedorczyk

Druk: Miller

ISBN: 978-83-269-4510-6

Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Warszawa 2016

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10

NIP: 526-19-92-256

Numer KRS: 0000098264 – Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

„Tabele i wykresy przestawne od A do Z – dynamiczna analiza dużych zbiorów danych” wraz z przysługującymi Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona www i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w książce „Tabele i wykresy przestawne od A do Z – dynamiczna analiza dużych zbiorów danych” oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji – bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło.

Publikacja „Tabele i wykresy przestawne od A do Z – dynamiczna analiza dużych zbiorów danych” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji „Tabele i wykresy przestawne od A do Z – dynamiczna analiza dużych zbiorów danych” oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Tabele i wykresy przestawne od A do Z – dynamiczna analiza dużych zbiorów danych” lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.

Wstęp

Tabela przestawna jest rozbudowanym i interakcyjnym narzędziem do szybkiego podsumowania dużych ilości danych, tworzenia analiz w interesującym nas układzie oraz o określonym stopniu szczegółowości. Dlatego, zanim zaczniesz budować skomplikowane formuły, spróbuj wykorzystać możliwości tego narzędzia. Książka wprowadza w podstawy przygotowywania tabel przestawnych, a także porusza bardzo ważny temat jakości danych. Kluczem do tworzenia raportów przestawnych jest bowiem poprawne przygotowanie danych źródłowych. Autor objaśnia podstawowe zasady, do których warto się stosować w trakcie opracowywania danych źródłowych do raportu. Jeśli zna się odpowiednie sposoby, dane można szybko przystosować do wymagań tabel przestawnych.

Ponieważ najlepiej uczyć się na praktycznych przykładach, książka zawiera instrukcje, jak utworzyć tabelę przestawną do oceny kosztów w podziale na poszczególne MPK, przeanalizować dane sprzedażowe czy skonsolidować dane z wielu arkuszy. Dowiesz się również, jak zwizualizować analizowane dane z użyciem raportów przestawnych.

W wielu przypadkach sposób tworzenia tabel przestawnych bywa uciążliwy. Dodatkowo wielu użytkowników nie do końca rozumie zasadę ich działania i budowy, więc unikają używania tej funkcji Excela. Jeśli również nie czujesz się zbyt pewnie w temacie tabel przestawnych, książka pokazuje także, jak wykorzystać do ich tworzenia makra VBA, które automatycznie będą sterować i zarządzać tabelami przestawnymi.

1. Tabele przestawne – podstawy

Kluczem do bezproblemowego zbudowania raportów przestawnych jest poprawne przygotowanie danych źródłowych. Oto kilka podstawowych zasad, do których warto się stosować w trakcie opracowywania danych źródłowych do raportu:

Należy wyraźnie zaznaczyć wiersz nagłówkowy, który powinien być pierwszym wierszem listy z danymi.

Nie łączymy tych samych kategorii danych w jednej kolumnie (np. data i miejsce urodzenia), gdyż znacznie ogranicza to możliwość zbudowania elastycznego raportu oraz modyfikacji jego układu.

Nie stosujemy scaleń komórek wewnątrz listy, a także staramy się wyeliminować puste zakresy komórek, a w szczególności wiersze.

Usuwamy komórki zawierające podsumowania liczb z danej kolumny listy.

Jeśli planujemy grupować dane okresami w gotowym raporcie przestawnym, upewnijmy się, że daty w liście źródłowej są wprowadzone w odpowiednim formacie rozpoznawalnym dla Excela (poprawnie rozpoznane daty są wyrównane do prawej krawędzi komórki).

Rysunek 1.1. przedstawia poprawnie sporządzoną listę źródłową, na której podstawie bez problemu zbudujemy raport przestawny.

Rysunek 1.1. Przykładowa lista źródłowa

1.1. Tworzenie tabeli przestawnej krok po kroku

Do zbudowania od podstaw raportu przestawnego wykorzystamy dane z rysunku 1.1.

Wykonaj następujące czynności:

1. Kliknij dowolną komórkę w obrębie listy.

2. Otwórz kartę Wstawianie i w grupie poleceń Tabele wybierz Tabela przestawna.

3. Wyświetlone zostanie okno dialogowe z oznaczonym obszarem arkusza zawierającym całą tabelę źródłową. Jeśli chcesz zmienić zakres danych pobieranych do tabeli przestawnej, to określ go tutaj.

4. U dołu okna wskaż lokalizację tabeli (nowy czy bieżący arkusz) i zatwierdź ustawienia, klikając przycisk OK.

W arkuszu pojawi się szkielet tabeli przestawnej widoczny na rysunku 1.2.

Rysunek 1.2. Szkielet tabeli przestawnej

Z prawej strony ekranu pojawi się okno Lista pól tabeli przestawnej. Będzie się uaktywniać zawsze, gdy klikniemy jedną z komórek należących do obszaru raportu przestawnego.

Okno to służy do rozplanowania pól w raporcie. Zwróćmy uwagę, że w oknie Lista pól tabeli przestawnej znajdują się nazwy odpowiadające nagłówkom poszczególnych kolumn listy danych.

Pola można też przenosić bezpośrednio na szkielet raportu, co jest wygodniejsze i bardziej intuicyjne.

Aby taką możliwość zyskać:

1. Kliknij raport prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybierz polecenie Opcje tabeli przestawnej.

2. W wyświetlonym oknie dialogowym przejdź do zakładki Wyświetlanie.

3. Uaktywnij opcję Układ klasyczny tabeli przestawnej (przeciąganie pól w siatce) i zatwierdź ustawienia przyciskiem OK. Uzyskasz efekt jak na rysunku 1.3.

Rysunek 1.3. Klasyczny układ tabeli przestawnej

Możemy teraz przystąpić do wygodnego rozplanowania pól w raporcie. Przyjmijmy, że chcemy utworzyć tabelę przestawną prezentującą wydatki poszczególnych działów na określone towary:

W tym celu:

1. Chwytamy za pomocą myszy pole Dział i przeciągamy je nad obszar arkusza opisany jako Upuść pola wierszy tutaj.

2. Następnie przycisk Towar przesuwamy nad obszar arkusza opisany jako Upuść pola kolumn tutaj.

3. Przycisk Wartość przeciągnij nad obszar arkusza opisany jako Upuść pola wartości tutaj.

Po wykonaniu tych działań powinniśmy uzyskać tabelę przestawną jak na rysunku 1.4.

Rysunek 1.4. Prosta tabela przestawna

1.2. Modyfikacja układu raportu przestawnego

Dzięki możliwości przeciągania pól w obszarze raportu z łatwością dostosujemy go do naszych potrzeb. W obecnej postaci tabela przedstawia kwotowe wartości zamówień poszczególnych działów. Nas interesują jednak inne informacje. Chcemy się dowiedzieć, ile artykułów biurowych zamawiała konkretna osoba. Dzięki tabeli przestawnej taki raport powstanie w kilka sekund.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

1. Tabele przestawne – podstawy

2. Poprawianie układu danych źródłowych, aby zbudować tabelę przestawną

3. Tabele przestawne – triki

4. Ukrywanie danych w tabeli przestawnej

5. Tabele i wykresy przestawne

6. Wizualizacja wyników sprzedażowych za pomocą tabeli przestawnej

7. Analiza dużych zbiorów danych sprzedażowych

8. Konsolidacja danych w jeden raport

9. Automatyczne generowanie dużej liczby raportów przy użyciu tabeli przestawnej

10. Tworzenie tabel przestawnych za pomocą makr

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71