Spis treści

Redakcja

Od Redakcji

Na koniec roku należy skorygować odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Tematy publikacji w pełnej wersji

Redakcja

Kierownik Grupy Wydawniczej: Ewa Marmurska-Karpińska Wydawca: Katarzyna Bednarska Redaktor: Katarzyna Brzozowska Korekta: Zespół

Projekt graficzny publikacji: Piotr Fedorczyk Skład i łamanie: IGAWA Drukarnia: MDruk ISBN 978-83-269-4609-7

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o., ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa Tel.: 22 518 29 29, faks: 22 617 60 10

e-mail: ZeszytyKsiegowego@wip.pl KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

Poblikacja „Zeszyty Księgowego” chroniona jest prawem autorskim. Przedruk i sprzedaż materiałów, bez zgody wydawcy, są zabronione. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja „Zeszyty Księgowego” została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji „Zeszyty Księgowego” porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji „Zeszyty Księgowego” wskazówek i informacji itp. do konkretnych przykładów.

Centrum Obsługi Klienta: Tel: 22 518 29 29

e-mail: cok@wip.pl

Od Redakcji

Katarzyna Brzozowska

redaktor prowadząca Zeszytów Księgowego Zapraszam do kontaktu: ZeszytyKsiegowego@wip.pl

Świadczenia dla pracowników

Coraz więcej firm przyznaje pracownikom oprócz wynagrodzenia dodatkowe świadczenia. Ich zakres bywa odgórnie narzucany przez pracodawcę lub corocznie wybierany przez pracownika. Wachlarz możliwości jest bardzo szeroki. Warto jednak pamiętać, iż wybranie świadczeń, które mogą być finansowane z ZFŚS jest korzystne zarówno w sferze opodatkowania, jak i oskładkowania, wiąże się tylko niestety z określonym przez ustawodawcę limitem. Najczęściej proponowanym przez pracodawcę świadczeniem jest pakiet opieki medycznej oraz dofinansowanie wypoczynku, o którym więcej w Zeszycie poświęconym urlopom pracowników. Pracownikowi mogą być też przyznane świadczenia jednorazowe np. bony z okazji świąt lub szczepienia.

Zachęcam do lektury.

Na koniec roku należy skorygować odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

Wartość odpisów ZFŚS powinna odpowiadać rzeczywistemu stanowi zatrudnienia pracowników w danym roku. Odpisy są dokonywane od początku roku kalendarzowego, a ich podstawę stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba osób zatrudnionych u pracodawcy. W związku z tym na koniec roku konieczna jest korekta tego stanu w stosunku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych.

ZFŚS jako narzędzie polityki personalnej

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest jednym z narzędzi polityki personalnej w firmie. Pracodawcy mają świadomość, iż przekazywanie pracownikom dodatkowych składników wynagrodzenia będzie się wiązać z dodatkowymi kosztami zatrudnienia w postaci tzw. składek ZUS. Takie dodatkowe elementy będą powodowały też zasadniczo konieczność obliczenia i pobrania zaliczek na podatek dochodowy oraz składek ZUS w części obciążającej pracownika. Ponadto pracodawca musi pamiętać o tym, że jego koszty także będą wyższe niż wartość świadczenia przekazywanego pracownikowi. Częściowo rozwiązaniem problemu może być sfinansowanie dodatkowych benefitów dla pracowników ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Zgodnie z obowiązującymi przepisami ich opodatkowanie i oskładkowanie jest korzystniejsze zarówno z punktu widzenia pracownika, jak i pracodawcy. Niestety wiąże się z pewnymi obostrzeniami związanymi z zakresem przekazywanych świadczeń i tym największym ograniczeniem – wielkością budżetu, jaki może obejmować działalność socjalna w firmie.

Regulacje ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych dają obecnie dość szerokie możliwości związane z przekazywaniem świadczeń dla pracowników. Muszą się one mieścić w granicach tzw. działalności socjalnej, czyli usług świadczonych przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową z pracownikiem. Taka definicja wbrew pozorom jest bardzo szeroka. Pracodawca może ze środków funduszu finansować uczestnictwo pracownika i członków jego rodziny w różnych formach wypoczynku (wczasy, kolonie, obozy, wycieczki jedno-i kilkudniowe, turnusy rehabilitacyjne i rehabilitacyjno-lecznicze). Środki mogą być przeznaczane także na uprawianie sportów przez pracowników, np. wynajem siłowni, sal gimnastycznych, basenów, dofinansowanie zakupu sprzętu sportowego, wyjazdów sportowych. Pracodawca może przyznać środki z funduszu na szeroko rozumianą działalność kulturalną, i to nie tylko na zakup biletów do kina, teatru, kabaretu, opery i operetki, ale też wsparcie np. zespołu muzycznego czy kabaretowego. W ramach tych środków organizuje się imprezy, w trakcie których prezentowany jest program artystyczny, ale też realizowane są cele integracyjne. A przeznaczanie funduszu na paczki okazjonalne dla pracowników i ich dzieci to klasyka. Obecnie techniczne możliwości dają ogromne pole do popisu i inwencji w zakresie działalności kulturalno-oświatowej czy sportowo-rekreacyjnej. Dzięki systemowi kafeteryjnemu tak naprawdę każdy pracownik może otrzymać takie świadczenia, jakie są najbardziej jemu i jego najbliższym potrzebne.

Przy przyznawaniu świadczeń z ZFŚS trzeba jednak pamiętać o bardzo ważnej zasadzie. Należy uwzględniać kryteria socjalne, sytuację materialną, rodzinną, czasem zdrowotną pracownika i jego rodziny. Najprostsza zasada „wszystkim po równo” oznacza, iż organa ZUS i organa skarbowe zakwestionują możliwość przyznania takich świadczeń ze środków funduszu i nie będzie możliwe skorzystanie z preferencji podatkowych (częściowe lub całkowite zwolnienie z podatku w zależności od rodzaju świadczenia oraz zwolnienie z obciążenia składkami ZUS) . Tworząc reguły ZFŚS, a następnie dokonując podziału środków, należy przestrzegać regulacji prawnych i wystrzegać się populizmu.

Wyliczanie odpisu na ZFŚS

Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się przez 12. Wynika to z § 3 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 349).

Jeżeli z końcem roku okaże się, że faktyczna przeciętna liczba zatrudnionych uległa zmniejszeniu lub zwiększeniu w porównaniu z planowanym zatrudnieniem, pracodawca obowiązany jest do ponownego obliczenia wielkości odpisu na dany rok i wprowadzenia do ksiąg rachunkowych odpowiednich zapisów korygujących.

Przykład

Obliczenie przeciętnego zatrudnienia Spółka Omega sp. z o.o. zatrudniała w poszczególnych miesiącach pracowników:

Miesiąc

Liczba pracowników w przeliczeniu na pełne etaty

sty-15

33

lut-15

30,2

mar-15

32,5

kwi-15

28,5

maj-15

32,2

cze-15

36

lip-15

35,6

sie-15

39,5

wrz-15

39

paź-15

35

lis-15

33

gru-15

29

RAZEM

403,5

Zatem przeciętne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wynosi 403,5/12 = 33,63

Jeśli odpis na ZFŚS za 2015 rok uległ zwiększeniu, to należało pod datą 31 grudnia 2015 r. wprowadzić do ksiąg rachunkowych za 2015 rok uzupełniający odpis na ten fundusz:

- Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”,

- Ma „Fundusze specjalne – ZFŚS”.
Przykład

Korekta odpisu na ZFŚS

Spółka ASO sp. z o.o. planowała w marcu przeciętne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty 85 osób. Dokonano więc w trakcie 2015 roku odpisów w wysokości 85 × 1.093,93 = 92.984,05 zł

Na koniec grudnia okazało się, iż faktyczne przeciętne zatrudnienie wyniosło 87,2 osoby.

Zatem konieczne będzie uzupełnienie odpisu o (87,2 – 85) × 1093,93 = 2.406,65 zł

Zostanie to zaksięgowane:

1. Ujęcie dodatkowego odpisu w zespole 4

- Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” 2.406,65 zł

- Ma „Fundusze specjalne – ZFŚS” 2.406,65 zł

2. Ujęcie kosztu w zespole 5

- Wn „Koszty zarządu” 2.406,65 zł

- Ma „Rozliczenie kosztów” 2.406,65 zł

Ważne

W związku ze zwiększeniem odpisu na ZFŚS za 2015 rok należy też dokonać przelewu środków z bieżącego rachunku bankowego na wyodrębniony rachunek bankowy ZFŚS (w równowartości tego uzupełniającego odpisu). Jest to warunek zaliczenia tego dodatkowego odpisu do kosztów uzyskania przychodów.

Jak podkreślił w interpretacji indywidualnej dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie z 25 września 2014 r., nr IPPB5/423–672/14–2/KS, kosztem uzyskania przychodów są odpisy i zwiększenia obciążające zgodnie z przepisami ustawy o ZFŚS koszty działalności pracodawcy, pod warunkiem że środki pieniężne stanowiące ich równowartość zostaną wpłacone na rachunek ZFŚS.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Na koniec roku należy skorygować odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych Korzystne dla pracowników i przedsiębiorców zasady rozliczania bezpłatnego dowozu do firmy Przychód pracownika korzystającego ze służbowego auta w celach prywatnych rozliczamy ryczałtem Wydatki na kurs prawa jazdy dla pracownika można zaliczyć do kosztów Szczepienia przeciw grypie mogą korzystać ze zwolnienia podatkowego Przychód można obniżyć o wydatki związane z zakupem napojów dla pracowników Posiłki regeneracyjne dla pracowników przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów Udział pracownika w firmowej wigilii nie podlega opodatkowaniu

Bożonarodzeniowe wydatki mogą pomniejszyć przychód firmy

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71