Redakcja

Redaktor:

Rafał Kuciński

Autorzy:

Rafał Kuciński

prawnik, specjalista z zakresu VAT

Katarzyna Lisowska

prawnik, konsultant w Taxpoint

Katarzyna Knapik

doradca podatkowy, wspólnik w Taxpoint

Wydawca:

Renata Grochowska-Siudaj

Korekta:

Zespół

ISBN: 978-83-269-4673-8

Copyright © by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa, tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10

DTP: Studio Raster

Druk: Miller Druk sp. z o.o.

Książka „Faktury VAT 2016 – wyjaśnienia praktyczne” chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w książce bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Informujemy, że Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Łotewskiej 9a w celu realizacji niniejszego zamówienia oraz do celów marketingowych – przesyłania materiałów promocyjnych dotyczących innych produktów i usług. Mają Państwo prawo do wglądu oraz poprawiania swoich danych, a także do wyrażenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania do celów promocyjnych. Podanie danych jest dobrowolne. Zapewniamy, że Państwa dane nie będą przekazywane bez Państwa wiedzy i zgody innym podmiotom.

Wstęp

Jak wiadomo, faktura VAT jest podstawowym dokumentem księgowym i rozliczeniowym. Jedną z jej funkcji jest dokumentowanie transakcji i umożliwienie poprawnego ich ujęcia w księgach i ewidencjach zarówno wystawcy, jak i odbiorcy faktury. Jej otrzymanie pozwala także na odliczenie wykazanego w niej podatku przez nabywcę. Faktura powinna potwierdzać w zasadzie każdą sprzedaż. Wyjątkiem są transakcje ewidencjonowane na kasie. W tej publikacji znajdą Państwo zarówno omówienie najważniejszych kwestii związanych z wystawianiem tych dokumentów, jak i wzory faktur, ważne interpretacje podatkowe i orzeczenia sądów oraz dużą porcję odpowiedzi ekspertów na pytania podatników dotyczące tej problematyki.

Życzę ciekawej lektury

Rafał Kuciński

Rozdział I. Zasady wystawiania faktur VAT

Obecne zasady fakturowania obowiązują już przeszło dwa lata. Mimo to podatnicy wciąż mają problemy z ich prawidłowym stosowaniem.

Należy pamiętać, że obecnie faktura może być wystawiona do 30 dni przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi (względnie otrzymaniem zapłaty lub jej części) – art. 106i ust. 7 ustawy o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). Ten graniczny termin nie dotyczy jednak niektórych transakcji, jeżeli faktura wskazuje, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy. Ustawodawca zrezygnował z koncepcji powiązania momentu powstania obowiązku podatkowego z datą wystawiania faktury. Powstaje on obecnie najczęściej z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi.

Dokumentowanie sprzedaży

Aktualnie podstawową zasadą jest wystawianie faktury najpóźniej 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu:

wykonania dostawy towaru lub usługi,

otrzymania przed czynnością całości lub części zapłaty.

Obowiązujący od początku funkcjonowania ustawy o VAT termin 7-dniowy przestał obowiązywać z końcem 2013 roku. W efekcie podatnicy otrzymali możliwość wystawiania jednej zbiorczej faktury dla kontrahenta za cały okres rozliczeniowy. Co istotne, zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, konieczność fakturowania otrzymanych zaliczek czy przedpłat nie dotyczy:

wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT),

zdarzeń, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, tj. przede wszystkim czynności w zakresie mediów (dostaw energii i gazu, świadczenia usług telekomunikacyjnych, dystrybucji energii, dostarczania wody, odprowadzania ścieków, recyklingu), usług ochrony, najmu, leasingu, dzierżawy oraz obsługi prawnej i biurowej.

Należy pamiętać (choć nie wynika to wprost z brzmienia przepisów), że przedsiębiorca ma możliwość uniknięcia wielokrotnego wystawiania faktur zaliczkowych i faktury końcowej, w sytuacji gdy wszystkie te czynności zamykają się w jednym miesiącu kalendarzowym. Jeden dokument podsumowujący tę transakcję może zostać wystawiony do 15. dnia kolejnego miesiąca. Natomiast dla niektórych rodzajów transakcji określony został szczególny termin fakturowania (art. 106i ust. 3, ust. 4 i ust. 5 ustawy o VAT). Dotyczy on:

usług budowlanych i budowlano-montażowych – w tym przypadku fakturę można wystawić do 30. dnia od wykonania tych usług,

dostawy książek drukowanych – fakturę można wystawić do 60. dnia od wydania towarów. Jeśli umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw – termin ten jest wydłużony do 120 dni od pierwszego wydania tych towarów,

drukowania książek – taką sprzedaż można udokumentować do 90. dnia od wykonania usługi,

usług tzw. mediów, najmu, dzierżawy, leasingu, ochrony, obsługi prawnej i biurowej – tego typu czynności można zafakturować z upływem terminu płatności,

zwrotu opakowań – fakturę trzeba wystawić do 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania; jeśli w umowie tego terminu nie określono, to czynność ta podlega zafakturowaniu najpóźniej 60. dnia od wydania opakowania.

Należy zwrócić uwagę na pewne problemy natury praktycznej, które pojawiają się na gruncie fakturowania. Po pierwsze, wystawienie faktury dokumentującej dane świadczenie 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dana czynność została wykonana. Może to negatywnie wpłynąć na rozliczenia podatkowe, w szczególności po stronie nabywcy. Należy zauważyć, że nabywca może nawet nie zdążyć otrzymać stosownej faktury, związanej ze świadczeniem otrzymanym w danym miesiącu, przed terminem płatności zaliczek na podatek dochodowy (20. dzień następnego miesiąca) bądź rozliczenia VAT (25. dzień miesiąca następnego, przy wyborze rozliczeń miesięcznych). W konsekwencji może to oznaczać, że w momencie wpłacania zaliczki na podatek dochodowy bądź w momencie rozliczania VAT za dany miesiąc podatnik nie jest uprawniony do uznania danego wydatku za koszt podatkowy oraz uniemożliwi mu to odliczenie VAT w związku z danym świadczeniem.

Ponadto, jeżeli dana faktura dokumentuje kilka świadczeń wykonanych w różnych terminach, których wartość została wyrażona w walucie obcej, podatnik zobowiązany jest do przeliczenia każdej pozycji według właściwego dla niej kursu. Jest to rezultatem zmiany reguł rozpoznawania obowiązku podatkowego. W tym miejscu należy przypomnieć, że w przypadku gdy kwoty stosowane do określenia podstawy opodatkowania są określone w walucie obcej, przeliczenia na złote dokonuje się według kursu średniego danej waluty obcej ogłoszonego przez Narodowy Bank Polski na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. Zatem jeżeli faktura ujmuje kilka transakcji rozliczanych w walucie obcej (na co pozwalają obecne przepisy), w stosunku do których obowiązek podatkowy wystąpił w różnych dniach, to do przeliczenia kwot VAT na PLN należy zastosować odpowiednie dla tych dni kursy walut.

Faktura na żądanie

W aktualnych przepisach ustawodawca wskazuje również wprost graniczny termin, w którym sprzedawca ma obowiązek wystawiania faktur na żądanie klienta. Na zgłoszenie chęci otrzymania faktury nabywca ma 3 miesiące. Termin ten liczony jest od końca miesiąca, w którym wystąpiła sprzedaż. Po upływie tego terminu sprzedawca (wedle uznania) może wystawić fakturę bez żadnych negatywnych konsekwencji. Dokument ten sprzedawca wystawi:

nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży (bądź otrzymania zaliczki) – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym wystąpiły te czynności,

nie później niż 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania – jeżeli nastąpiło to po upływie miesiąca wykonania fakturowanej czynności.

Dokumentowanie przed dostawą

Ponieważ wystawienie faktury nie kreuje momentu powstania obowiązku podatkowego, to może pojawić się sytuacja, kiedy to sprzedawca (by szybciej uzyskać zapłatę) wystawi dokument sprzedażowy przed wykonaniem transakcji (tzw. faktura ex ante). Trzeba pamiętać, że faktura generalnie może być wystawiona do 30 dni przed nabyciem prawa do rozporządzania towarem jak właściciel lub wykonaniem usługi (względnie otrzymaniem płatności lub jej części). Również od tej zasady ustawodawca przewidział pewne wyjątki. Otóż, jeżeli faktura wskazuje, jakiego okresu dotyczy, to można ją wystawić także wcześniej niż przed 30. dniem. Dotyczy to:

czynności rozliczanych w okresach rozliczeniowych,

dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, a także świadczenia usług komunalnych (tzn. dotyczących zaopatrzenia w wodę, odprowadzania ścieków oraz wywozu odpadów),

usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,

usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,

usług stałej obsługi prawnej i biurowej.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Rozdział I. Zasady wystawiania faktur VAT

Rozdział II. Refakturowanie usług – skutki w podatku dochodowym

Rozdział III. Brak faktury a rozliczanie kosztów w podatku dochodowym

Rozdział IV. Orzecznictwo i interpretacje

Rozdział V. Wzory faktur

Rozdział VI. Odpowiedzi ekspertów

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71