Spis treści

Redakcja

Wstęp

Zamówienia dodatkowe i uzupełniające – jak ich udzielić zgodnie z ustawą Pzp

Tematy publikacji w pełnej wersji

Redakcja

Autor:

Andrzela Gawrońska-Baran

radca prawny, doktor nauk prawnych z kilkunastoletnim doświadczeniem w dziedzinie zamówień publicznych, wiceprezes Urzędu Zamówień Publicznych w latach 2007–2008, obecnie kieruje departamentem zamówień publicznych w dużej instytucji zamawiającej Redaktor prowadzący:

Klaudyna Saja-Żwirkowska

Wydawca:

Rafał Duluk

Korekta:

Zespół

Projekt okładki: Piotr Fedorczyk ISBN: 978-83-269-4646-2

Copyright © by Wiedza i Praktyka sp. z o.o., Warszawa 2016

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa

tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10

e-mail: zamowieniapubliczne@wip.pl

Skład i łamanie: Dariusz Ziach

Druk: MDruk

Redakcja zastrzega sobie prawo dokonywania zmian i skrótów w nadesłanych artykułach i ich tytułach. Artykułów ani jakichkolwiek innych materiałów niezamówionych Redakcja nie zwraca.

Wszelkie prawa do niniejszej publikacji, w tym do jej tytułu oraz do treści zawartych w zamieszczonych w niej artykułach, podlegają ochronie prawnej przewidzianej w szczególności prawem autorskim. Ich przedruk oraz rozpowszechnianie bez wiedzy i zgody Redakcji są zabronione. Zakaz ten nie dotyczy cytowania ww. materiałów w granicach dozwolonego użytku, z powołaniem się na źródło.

Wszelkie materiały zawarte w niniejszej publikacji mają charakter wyłącznie popularyzacyjno-informacyjny i nie mogą być traktowane w sposób prawnie wiążący pomiędzy Czytelnikiem a Wydawcą lub Redakcją.

Redakcja dokłada wszelkich starań, aby informacje i dane zamieszczone w tych materiałach były poprawne merytorycznie i aktualne, jednakże informacje te nie mają charakteru porady czy opinii prawnej, jako że Wydawca ani Redakcja nie świadczą żadnych usług prawnych.

Nie mogą być one również traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. Zastosowanie tych informacji w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji lub opinii prawnej.

Wobec powyższego Wydawca, Redakcja, redaktorzy ani autorzy ww. materiałów nie ponoszą odpowiedzialności prawnej, w szczególności za skutki zastosowania się lub wykorzystania w jakikolwiek sposób informacji zawartych w tych materiałach.

Wstęp

Zamówienia dodatkowe to te, które stały się konieczne w trakcie realizacji zamówienia podstawowego na skutek okoliczności, których nie można było przewidzieć na etapie przygotowania postępowania. Natomiast bez ich zlecenia i wykonania nie jest możliwe prawidłowe wykonane zamówienia podstawowego.

Natomiast cechą charakterystyczną zamówień uzupełniających, jak sama nazwa wskazuje, jest ich uzupełniający charakter w stosunku do zamówienia podstawowego. Jest to swego rodzaju „zabezpieczenie” dla zamawiającego, które pozwala w trybie zamówienia z wolnej ręki, bez przeprowadzania czasochłonnej procedury, udzielić przewidzianych wcześniej zamówień.

Możliwość udzielenia zamówień uzupełniających zamawiający powinien przewidzieć na etapie przygotowywania postępowania o zamówienie publiczne. Ponadto zamówienia uzupełniające mogą być udzielone tylko wtedy, gdy zamówienie podstawowe zostało udzielone w trybie przetargu nieograniczonego lub ograniczonego.

Wskazówki eksperta, jak krok po kroku udzielić zamówień dodatkowych i uzupełniających i nie naruszyć ustawy Pzp, można znaleźć w publikacji. Odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania z pewnością pomogą rozwiązać problemy w codziennej pracy specjalistów ds. zamówień publicznych.

Z poważaniem

Klaudyna Saja-Żwirkowska

redaktor prowadząca

Zamówienia dodatkowe i uzupełniające – jak ich udzielić zgodnie z ustawą Pzp

Przepisy ustawy Pzp stwarzają możliwość udzielenia zamówień dodatkowych (art. 67 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp) oraz zamówień uzupełniających (art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 ustawy Pzp) w trybie zamówienia z wolnej ręki, jeśli spełnione są ku temu przesłanki ustawowe. Cechą wspólną tych zamówień jest ich udzielanie wyłącznie wykonawcy zamówienia podstawowego. Więcej jest jednak pomiędzy nimi różnic, wynikających z odmienności ich celów. Są to zamówienia samoistne i niezależne od siebie. Zamawiający może zatem w jednym postępowaniu o udzielenie zamówienia przewidzieć, a następnie udzielić w ciągu 3 lat zamówień uzupełniających oraz – w przypadku zaistnienia w trakcie wykonywania zamówienia takiej konieczności – udzielić zamówień dodatkowych. Tym samym wartość procentową dla tych zamówień bierze się pod uwagę oddzielnie do wyliczania dopuszczalnej wartości zamówień uzupełniających lub dodatkowych.

Zamówienia dodatkowe

Zamówienia dodatkowe charakteryzują się tym, że ich wykonanie staje się konieczne w trakcie realizacji zamówienia podstawowego, na skutek okoliczności, których nie można było wcześniej przewidzieć na etapie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Natomiast bez ich zlecenia i wykonania nie jest możliwe prawidłowe wykonane zamówienia podstawowego tzn. takie wykonanie zamówienia, aby spełniało ono podstawowe, wymagania funkcjonalne, zgodne z potrzebami zamawiającego. Zamówienie dodatkowe może być zatem zrealizowane tylko w trakcie wykonywania zamówienia podstawowego. Nie mamy do czynienia z zamówieniem dodatkowym, jeżeli zamówienie podstawowe zostało już wykonane.

Zamówienie podstawowe

Związek pomiędzy zamówieniem podstawowym a dodatkowym musi polegać na tym, że z przyczyn technicznych lub gospodarczych oddzielenie zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego wymagałoby poniesienia niewspółmiernie wysokich kosztów (pkt 5 lit. a) lub wykonanie zamówienia podstawowego jest uzależnione od wykonania zamówienia dodatkowego (pkt 5 lit. b). Nie jest konieczne równoczesne ziszczenie się okoliczności z pkt 5 lit. a i lit. b. Pomiędzy nimi znajduje się bowiem spójnik „lub”. Niemniej jednak niektóre z robót czy usług mogą spełniać obie okoliczności.

Definicja

Przesłanka „udzielania dotychczasowemu wykonawcy zamówień dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym” odwołuje się do pojęcia „zamówienie podstawowe”, które nie zostało zdefiniowane w ustawie Pzp. W ustawie tej wskazuje się jedynie, że przedmiotem zamówienia podstawowego muszą być usługi lub roboty budowlane. Aby zatem udzielić zamówienia dodatkowego, zamawiający musi uprzednio udzielić innego zamówienia, które określa się mianem podstawowego.

Zamówienia dodatkowe na usługi lub roboty budowlane są udzielane dotychczasowemu wykonawcy zamówienia podstawowego, któremu zamówienie zostało udzielone po przeprowadzeniu postępowania w dowolnym z trybów udzielania zamówienia. W art. 67 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp nie ma bowiem odwołania do konieczności uprzedniego przeprowadzenia trybów konkurencyjnych (np. przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego), jak to ma miejsce w przypadku zamówień uzupełniających z art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 ustawy Pzp.

Zamówienia dodatkowe nie mogą być objęte zamówieniem podstawowym, czyli nie mogą to być świadczenia, do których wykonania na rzecz zamawiającego wykonawca zobowiązał się w ramach zamówienia podstawowego. Ich istota polega na tym, że wykraczają poza zakres zamówienia podstawowego, określonego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (siwz), a zwłaszcza w załączonej do niej dokumentacji projektowej opisującej przedmiot zamówienia. Nie są więc zamówieniami dodatkowymi zmiany dotychczasowej umowy, polegające na zmianie sposobu wykonania jakiegoś elementu robót budowlanych (np. przebiegu sieci wentylacyjnej) lub zmianie cech przedmiotu zamówienia bez zmiany ilości lub liczby (np. parametrów materiałów budowlanych). Możliwość uznania za zamówienia dodatkowe wyklucza zatem także sytuacja, gdy porównanie zakresów zamówienia podstawowego na usługi dodatkowego potwierdza, że te usługi się pokrywają.

Niemożliwe do przewidzenia zamówienia dodatkowe

Niemożność przewidzenia konieczności udzielenia zamówienia dodatkowego musi mieć charakter obiektywny, czyli wynikać z sytuacji, której nie można było stwierdzić na etapie przygotowania siwz dla podstawowego zamówienia przy dochowaniu należytej staranności przez zamawiającego. Nie jest wystarczające, aby dane roboty budowlane lub usługi nie zostały przewidziane na etapie zamówienia podstawowego. Zamówienia te powinny być niemożliwe do przewidzenia pomimo zachowania przez zamawiającego należytej staranności (np. uchwała KIO z 7 stycznia 2015 r., KIO/KD 116/14, uchwała KIO z 31 lipca 2013 r., KIO/KD 68/13).

Przykład

Pierwotnie przewidziany przez zamawiającego w przetargu nieograniczonym zakres zamówienia zakładał ręczny sposób nawadniania boiska. Zamawiający chce zmienić sposób nawadniania boiska na automatyczny. Nie może tego zrobić, powołując się na przesłanki udzielenia zamówienia dodatkowego. Trudno byłoby bowiem uznać, że jest to spowodowane okolicznościami, których nie można było przewidzieć choćby na etapie projektowania obiektu. Jest raczej – jak można założyć – wynikiem dążenia zamawiającego do polepszenia warunków użytkowania i pielęgnacji płyty boiska. Obiekt mógłby zostać wykonany i funkcjonować z pierwotnie przewidzianym systemem ręcznego nawadniania. Zamówienie podstawowe może zostać zatem ukończone także w przypadku niewykonania zamówienia dodatkowego. Niezbędność dla prawidłowego wykonania zamówienia podstawowego nie zachodzi, gdy zamawiający zmienia koncepcję na wykonanie zamówienia podstawowego w trakcie realizacji inwestycji czy wykonywania usługi.

Zamawiający nie może powoływać się na niemożność przewidzenia w sytuacji, gdy na skutek swych zaniechań czy też zaniedbań powstaje konieczność rozszerzenia wykonania zakresu zamówienia innego niż pierwotnie zakładany.

Orzecznictwo

Nie jest zamówieniem dodatkowym zamówienie, którego należy udzielić na skutek źle przeprowadzonego przez zamawiającego procesu inwestycyjnego (np. wyrok NSA z 22 marca 2000 r., II SA 2169/99, podobnie uchwała KIO z 13 kwietnia 2015 r., KIO/KD 20/15).

Niemożliwość przewidzenia dotyczy sytuacji ujawnienia potrzeby wykonania np. dodatkowych robót na etapie wykonawczym, w szczególności odkrycia w trakcie wykonywania robót budowlanych istnienia:

- niezinwentaryzowanej, nieobecnej kanalizacji deszczowej,

- niezewidencjonowanych instalacji,

- nieprzewidzianych kolizji z sieciami kanalizacyjnymi,

- znacznie gorszych parametrów gruntu w stosunku do przewidywanych lub zbadanych na etapie przygotowania dokumentacji zamówienia podstawowego.

Z kontroli UZP

Za spełniające przesłankę udzielenia zamówień dodatkowych w trybie art. 67 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp uznano np. w uchwale KIO z 27 sierpnia 2015 r. (KIO/KD 48/15) zamówienie na dostawę i montaż podnośnika dla osób niepełnosprawnych przy budynku. W kontrolowanej sprawie dopiero w trakcie prac ziemnych wykonanych w miejscu przeznaczonym na pochylnię zostały ujawnione kolizje z podziemnymi konstrukcjami żelbetowymi. Ze względu na zmiany rzędnych terenu w miejscu bezpośrednio przylegającym do podnośnika prace związane z wykonaniem fundamentu pod urządzenie, jak również sam montaż dźwigu musiał wykonać ten sam wykonawca, gdyż pozostawały one w ścisłym związku z podstawowym zakresem prac (fundament pod urządzenie, zasilanie energią elektryczną, przymocowanie dźwigu w taki sposób, aby jego wyjścia stanowiły wspólną płaszczyznę z nawierzchniami wykonanymi w ramach zagospodarowania terenu).

Niemożność zbudowania pochylni została zatem ujawniona na etapie wykonywania robót, a zatem spełnia przesłankę nieprzewidywalności. Bezpośrednim źródłem tej konieczności nie była decyzja zamawiającego, który nie zrezygnował z wykonania robót dostosowujących budynek do potrzeb osób niepełnosprawnych. Gdyby nie wykryto kolizji z uzbrojeniem terenu, nie byłoby konieczne zlecenie dostawy i montażu podnośnika, gdyż w takiej sytuacji przystosowanie budynku do potrzeb osób niepełnosprawnych nastąpiłoby zgodnie z planami zamawiającego poprzez budowę pochylni. Jednocześnie wykonanie tych robót było niezbędne do wykonania zamówienia podstawowego, ponieważ bez ich wykonania zamówienie podstawowe w uprzednio określonym zakresie nie zostałoby zrealizowane.

Niewspółmiernie wysokie koszty

Przesłanką, która musi być spełniona, aby zamawiający mógł udzielić zamówienia dodatkowego w trybie art. 67 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp, są też niewspółmiernie wysokie koszty oddzielenia zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego, wynikające z przyczyn technicznych lub gospodarczych.

Przy ustalaniu, czy w danym przypadku zachodzi okoliczność „niewspółmiernie wysokich kosztów oddzielenia zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego”, należy mieć na względzie zarówno koszty prowadzenia kolejnych procedur przetargowych lub negocjacyjnych, jak i szacowaną wartość zamówienia dodatkowego udzielonego po ich przeprowadzeniu. Przyczyną techniczną, która może generować niewspółmiernie wysokie koszty oddzielenia zamówienia dodatkowego od zamówienia podstawowego, może być zwłaszcza konieczność zachowania tych samych norm, parametrów lub standardów, wynikająca w sposób jednoznaczny z uprzednio zastosowanych przy wykonywaniu zamówienia podstawowego (np. unikatowy, niepowtarzalny charakter przedmiotu zamówienia podstawowego).

Wartość zamówień dodatkowych

Wartość zamówień dodatkowych – w świetle art. 67 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp – nie może przekraczać łącznie 50% wartości realizowanego zamówienia, tj. wartości zamówienia podstawowego określonego w umowie w sprawie zamówienia publicznego (tj. wartości brutto).

Dopuszczalne jest udzielenie kilku zamówień dodatkowych dotyczących tej samej umowy podstawowej. Szacowanie wartości zamówienia przeprowadzane jest dla każdego z zamówień dodatkowych odrębnie, chyba że dane zadania ze względu na ich przedmiot spełniają przesłanki do uznania ich za jedno zamówienie dodatkowe. Wartości zamówień dodatkowych nie bierze się pod uwagę przy szacowaniu wartości zamówienia podstawowego, albowiem nie są one przewidywalne. Do poszczególnych zamówień dodatkowych, które wynikają w trakcie realizacji, z uwagi na ich nieprzewidywalny charakter można więc stosować podobne zasady jak przy zamówieniach nieplanowanych. A zatem dozwolone jest traktować je jako odrębne, a w związku z tym oddzielnie szacować (stosować przepisy właściwe dla danego zamówienia dodatkowego).

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Zamówienia dodatkowe i uzupełniające – jak ich udzielić zgodnie z ustawą Pzp

Zamówienia dodatkowe

Niemożliwe do przewidzenia zamówienia dodatkowe

Wartość zamówień dodatkowych

Przebieg procedury

Wartość zamówień uzupełniających

Zamówienia uzupełniające i dodatkowe w pytaniach i odpowiedziach

Można udzielić zamówienia uzupełniającego jednemu wykonawcy konsorcjum

Zamówieniem podstawowym jest każda z części zamówienia, na którą można złożyć ofertę częściową

Można udzielić zamówienia dodatkowego, jeśli niemożliwe było przewidzenie prac wcześniej

Zamówienie uzupełniające jest realizowane na podstawie odrębnej umowy

Zamawiający może udzielić zamówienia uzupełniającego wykonawcy, który realizował zamówienie podstawowe

Można udzielić zamówienia uzupełniającego, jeśli zostało ono wcześniej przewidziane

Zamawiający musi dokładnie oszacować wartość zamówienia uzupełniającego

Zamówienie dodatkowe jest możliwe, gdy jego realizacja jest niezbędna do prawidłowego wykonania umowy

Zamówienia dodatkowe, których nie można było wcześniej zaplanować, to zamówienia odrębne

Czy konieczne jest podpisanie umowy na wykonanie robót dodatkowych

Udzielanie zamówień uzupełniających o wartości poniżej 30.000 euro

W siwz zamawiający podaje tylko informację o przewidywanych zamówieniach uzupełniających

Zamawiający nie musi udzielać wszystkich zamówień jednocześnie

Zamówienia uzupełniające mogą być realizowane na różnych terenach

Wskazówki, w jaki sposób obliczyć wartość zamówień uzupełniających

Co może zrobić zamawiający, gdy nagle potrzebuje większej ilości zamówionych już usług?

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71